Urlopy pracownicze — wymiar, staż pracy, wynagrodzenie i ekwiwalent

Urlop wypoczynkowy jest coroczny, nieprzerwany i płatny, a pracownik nie może zrzec się prawa do niego. Pracodawca ustala jego wymiar, udziela go w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, ewidencjonuje wykorzystanie i rozlicza wynagrodzenie urlopowe albo ekwiwalent. Obok urlopu wypoczynkowego Kodeks pracy i przepisy wykonawcze przewidują urlopy i zwolnienia od pracy o odmiennych zasadach płatności.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

• 20 dni — przy okresie zatrudnienia krótszym niż 10 lat, 26 dni — przy co najmniej 10 latach.
• Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar ustala się proporcjonalnie, zaokrąglając niepełny dzień w górę.
• Urlopu udziela się w dni pracy według rozkładu czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu; przy przeliczaniu wymiaru na godziny jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom. Część dnia można udzielić tylko wtedy, gdy pozostały urlop jest krótszy niż dobowy wymiar czasu pracy w danym dniu.
• Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa w roku kalendarzowym, w którym ją podjął, prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy — w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, a prawo do kolejnych urlopów — w każdym następnym roku kalendarzowym. Przepisy o zaokrąglaniu niepełnego miesiąca i dnia (art. 155²ᵃ i 155³) dotyczą urlopu proporcjonalnego, nie tego urlopu.

Okres zatrudnienia — zmiany od 2026 r.

Do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się poprzednie zatrudnienie bez względu na przerwy i sposób jego ustania oraz — z tytułu ukończenia szkoły — okres nauki: w zasadniczej szkole zawodowej przewidziany programem czas nauki, nie więcej niż 3 lata, w średniej szkole zawodowej — nie więcej niż 5 lat (dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych — 5 lat), za średnią szkołę ogólnokształcącą 4 lata, za szkołę policealną 6 lat i za szkołę wyższą 8 lat. Okresów nauki nie sumuje się, a jeżeli pracownik uczył się w czasie zatrudnienia, wlicza się okres zatrudnienia albo okres nauki — korzystniejszy dla pracownika.

Nowelizacja Kodeksu pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) dodała art. 302¹, zgodnie z którym do okresu zatrudnienia wlicza się także m.in.:

• prowadzenie pozarolniczej działalności i współpracę przy niej — za okresy, za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• wykonywanie umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług i umowy agencyjnej — za okresy podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• pierwsze 6 miesięcy działalności gospodarczej bez obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (ulga na start — art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców),
• zawieszenie działalności w celu osobistej opieki nad dzieckiem, za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, oraz udokumentowaną pracę zarobkową za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Działalności nierejestrowanej nie wlicza się do okresu zatrudnienia — nie stanowi ona działalności gospodarczej (art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców); por. Staż pracy.

Wlicza się również udokumentowane okresy działalności lub umów, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Okresy opłacania składek i podlegania ubezpieczeniom (a okres ulgi na start — zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego) potwierdza zaświadczenie ZUS, o które pracownik występuje elektronicznie przez swój profil na PUE/eZUS. Jeżeli okresy nakładają się, wlicza się najkorzystniejszy. Pracodawcy z sektora finansów publicznych stosują nowe zasady od 1 stycznia 2026 r., pozostali — od 1 maja 2026 r. Pracownik zatrudniony w dniu, od którego pracodawca stosuje nowe zasady, ma 24 miesiące na udokumentowanie okresów; nieudokumentowanych w terminie ten pracodawca nie wlicza. Uprawnienia wynikające z nowych okresów, w tym wyższy wymiar urlopu, przysługują od dnia ich nabycia, nie wcześniej niż od wskazanych dat.

Urlop proporcjonalny

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, urlop przysługuje u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u niego w tym roku, chyba że pracownik wykorzystał już urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze. U kolejnego pracodawcy przysługuje proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku, a przy zatrudnieniu na czas krótszy — do okresu zatrudnienia w tym roku; jeżeli u poprzedniego pracodawcy pracownik wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż proporcjonalny, u kolejnego przysługuje mu odpowiednio niższy. Proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku ustala się też urlop pracownika powracającego w ciągu roku do pracy u dotychczasowego pracodawcy po trwającym co najmniej miesiąc m.in. urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym, służbie wojskowej lub nieusprawiedliwionej nieobecności; jeżeli taki okres — inny niż urlop wychowawczy — przypada po nabyciu prawa do urlopu w danym roku, wymiar urlopu obniża się proporcjonalnie, chyba że pracownik wykorzystał już urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze. Kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru; niepełny miesiąc i niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę, a gdy stosunek pracy u dotychczasowego pracodawcy ustaje i u kolejnego rozpoczyna się w tym samym miesiącu, miesiąc zaokrągla dotychczasowy pracodawca.

Udzielanie urlopu

• Urlopów udziela się według planu urlopów. Pracodawca nie ustala planu, jeżeli zgodziła się na to zakładowa organizacja związkowa albo organizacja taka nie działa — wtedy termin ustala się w porozumieniu z pracownikiem.
• Na wniosek pracownika urlop można podzielić, ale co najmniej jedna część obejmuje 14 kolejnych dni kalendarzowych.
• Pracodawca przesuwa urlop, jeżeli pracownik nie może go rozpocząć m.in. z powodu choroby lub urlopu macierzyńskiego, a część urlopu niewykorzystaną z tych przyczyn udziela w terminie późniejszym; odwołać pracownika z urlopu może tylko z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili jego rozpoczęcia i pokrywa związane z tym koszty.
• W okresie wypowiedzenia pracownik wykorzystuje urlop, jeżeli pracodawca go udzieli; urlop bieżący nie może wtedy przekroczyć wymiaru proporcjonalnego, a ograniczenie to nie dotyczy urlopu zaległego.

Urlop na żądanie i urlop zaległy

Urlop na żądanie — do 4 dni w roku kalendarzowym, łącznie u wszystkich pracodawców, w ramach przysługującego wymiaru. Pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a pracodawca udziela go w terminie wskazanym przez pracownika.

Urlop zaległy — urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku. Nie dotyczy to niewykorzystanych dni urlopu na żądanie.

Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent

Za czas urlopu pracownik otrzymuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby pracował. Stałe składniki miesięczne uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu urlopu, a składniki zmienne — według przeciętnej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; przy znacznych wahaniach okres ten można przedłużyć do 12 miesięcy.

Ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie za urlop niewykorzystany z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Nie wypłaca się go, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w ramach kolejnej umowy zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po poprzedniej. Ekwiwalent za dzień urlopu oblicza się, dzieląc sumę miesięcznych składników wynagrodzenia przez współczynnik ustalany co roku (liczba dni roku pomniejszona o niedziele, święta i dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, podzielona przez 12; w 2026 r. — 20,92, przy niepełnym etacie obniżany proporcjonalnie). Ekwiwalent za godzinę to ekwiwalent za dzień podzielony przez dobową normę czasu pracy pracownika; mnoży się go przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu — zob. Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent. Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli termin ten przypada przed dniem ustania stosunku pracy — w terminie 10 dni od tego dnia (gdy jest to dzień wolny od pracy — w dniu poprzedzającym). Ekwiwalent podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i opodatkowaniu jak wynagrodzenie; można go wyliczyć w kalkulatorze świadczeń pracowniczych.

Pozostałe urlopy i zwolnienia od pracy

• Zwolnienie okolicznościowe: 2 dni — ślub pracownika, urodzenie jego dziecka, zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy; 1 dzień — ślub dziecka, zgon i pogrzeb siostry, brata, teściów, babki, dziadka albo osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika.
• Zwolnienie z powodu siły wyższej przysługuje w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika; wniosek można złożyć najpóźniej w dniu zwolnienia. Przy zwolnieniu z art. 148¹ i art. 188 o wykorzystaniu w dniach albo godzinach decyduje pracownik w pierwszym wniosku w roku; przy niepełnym etacie wymiar godzinowy ustala się proporcjonalnie, zaokrąglając niepełną godzinę w górę. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, ze zwolnienia z art. 188 może korzystać jedno z nich.
• Urlop opiekuńczy służy zapewnieniu osobistej opieki lub wsparcia synowi, córce, matce, ojcu, małżonkowi albo osobie zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, wymagającym opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych; wniosek składa się co najmniej dzień wcześniej. Od złożenia wniosku do końca urlopu pracownik korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy.
• Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.
• Wynagrodzenie za płatne zwolnienia od pracy oblicza się jak wynagrodzenie urlopowe, z tym że składniki zmienne przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie.

Urlopy związane z rodzicielstwem omawia artykuł Uprawnienia rodzicielskie, a rozkłady i ewidencję czasu pracy — Czas pracy. Liczbę dni pracy w okresie urlopu można ustalić w narzędziu Dni robocze i terminy.

Podstawa prawna

• art. 103¹–103², art. 148¹, art. 152–155³, art. 161–168, art. 171–174¹, art. 188, art. 189¹, art. 302¹ i art. 302² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
• art. 5, art. 6, art. 9 i art. 10 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423),
• art. 1 pkt 8 i art. 3 ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25),
• art. 5 ust. 1 i art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480, ze zm.),
• art. 8 ust. 6 pkt 1 i art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199, ze zm.),
• art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592, ze zm.),
• art. 1 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 296),
• § 7, § 8 i § 14–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14, z 2002 r. Nr 214, poz. 1810, z 2003 r. Nr 230, poz. 2290, z 2006 r. Nr 217, poz. 1591 oraz z 2009 r. Nr 174, poz. 1353),
• § 15 i § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632),
• § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).