Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za urlop — zasady obliczania w 2026 r.

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownik otrzymuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 KP), a za urlop niewykorzystany z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy — ekwiwalent pieniężny (art. 171 KP). Sposób obliczania obu świadczeń określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. (bez tekstu jednolitego, ostatnio zmienione w 2009 r.). Wymiar i udzielanie urlopu opisuje artykuł Urlopy pracownicze.

Składniki pomijane

Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent ustala się z uwzględnieniem wszystkich składników wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyjątkiem wymienionych w § 6 rozporządzenia:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i niezawinionego przestoju,
• nagród jubileuszowych, odpraw oraz wynagrodzenia i odszkodowania przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy,
• wynagrodzenia za czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności, wynagrodzenia chorobowego oraz ekwiwalentu za urlop,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego i należności z tytułu udziału w zysku,
• wyrównania do minimalnego wynagrodzenia,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego.

W praktyce pomija się też składniki, których pracodawca nie obniża za czas urlopu (np. premię miesięczną przysługującą w pełnej wysokości mimo urlopu) — ich wliczenie oznaczałoby podwójną zapłatę za ten sam okres.

Składniki stałe i zmienne

Miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu jest miesiąc, w którym stosunek pracy ustał.

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego

Składników stałych nie oblicza się odrębnie: pracownik zachowuje je za miesiąc urlopu bez obniżenia. Pracownik wynagradzany wyłącznie stałą stawką miesięczną otrzymuje więc za miesiąc, w którym korzystał z urlopu, zwykłe wynagrodzenie.

Składniki zmienne z 3 miesięcy dzieli się przez liczbę godzin, w których pracownik faktycznie wykonywał pracę w tym okresie, a wynik mnoży przez liczbę godzin, które przepracowałby w czasie urlopu według rozkładu czasu pracy. Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy albo przez pełny miesiąc kalendarzowy (pełne miesiące) tego okresu wynagrodzenie zmienne pracownikowi nie przysługiwało, np. z powodu choroby, uwzględnia się najbliższe miesiące, za które przysługiwało; jeżeli otrzymał je za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy, podstawę stanowi wynagrodzenie wypłacone za okres faktycznie przepracowany (§ 11). Zmiana składników zmiennych lub ich wysokości, wprowadzona przed rozpoczęciem urlopu albo w miesiącu urlopu, wymaga ponownego ustalenia podstawy z jej uwzględnieniem (§ 10).

Przykład 1. Pracownik zatrudniony na pełny etat otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 6 000 zł i prowizję od sprzedaży. Prowizja za lipiec, sierpień i wrzesień 2026 r. wyniosła łącznie 3 300 zł, a pracownik przepracował w tych miesiącach pełny wymiar: 184 + 160 + 176 = 520 godzin. W październiku wykorzystuje 5 dni urlopu (40 godzin).

Obliczenie ekwiwalentu

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie za urlop niewykorzystany z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy — w czasie zatrudnienia urlopu nie można zastąpić świadczeniem pieniężnym. Pracodawca nie wypłaca go, jeżeli strony uzgodnią wykorzystanie urlopu w ramach kolejnej umowy o pracę zawartej z nim bezpośrednio po poprzedniej (art. 171 § 3 KP). Ekwiwalent obejmuje urlop bieżący w wymiarze proporcjonalnym za rok ustania stosunku pracy oraz urlop zaległy.

Według § 18 rozporządzenia ekwiwalent oblicza się w trzech krokach:

1. suma miesięcznych składników : współczynnik urlopowy = ekwiwalent za 1 dzień,
2. ekwiwalent za 1 dzień : dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika (zwykle 8) = ekwiwalent za 1 godzinę,
3. ekwiwalent za 1 godzinę × liczba godzin niewykorzystanego urlopu.

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy, wynagrodzenie zmienne faktycznie wypłacone dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, i mnoży przez liczbę dni, które przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy według obowiązującego go rozkładu (§ 16 ust. 2).

Współczynnik urlopowy na 2026 r.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w roku niedziele, święta i dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a wynik dzieli się przez 12 (§ 19 ust. 2). Stosuje się współczynnik roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.

W 2026 r.: (365 − 52 niedziele − 10 świąt przypadających w inne dni niż niedziela − 52 dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) : 12 = 251 : 12 = 20,92. Wśród świąt są dwa przypadające w sobotę (15 sierpnia i 26 grudnia) — za każde z nich pracownikowi przysługuje inny dzień wolny (art. 130 § 2 KP), więc dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia jest 52 (50 sobót niebędących świętami i 2 dni wyznaczone w zamian) — oraz Wigilia, dzień wolny od pracy od 2025 r. Ta sama metoda daje dla 2027 r. również 20,92.

Przy niepełnym wymiarze współczynnik obniża się proporcjonalnie (§ 19 ust. 3), a ekwiwalent za dzień nadal dzieli się przez dobową normę czasu pracy (zwykle 8), a nie przez dobowy wymiar czasu pracy pracownika — zob. Zatrudnienie na część etatu.

Przykład 2. Umowa pracownika z przykładu 1 rozwiązuje się 31 października 2026 r.; niewykorzystane pozostało 6 dni (48 godzin) urlopu. W 12 miesiącach przed październikiem pracownik otrzymał premie kwartalne w łącznej kwocie 6 000 zł.

Kwoty zaokrąglono do grosza na każdym etapie. Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu za 3 000 zł, któremu pozostało 40 godzin urlopu, otrzyma: 3 000 zł : 10,46 = 286,81 zł; 286,81 zł : 8 = 35,85 zł; 35,85 zł × 40 h = 1 434,00 zł.

Termin wypłaty

Wynagrodzenie urlopowe wypłaca się w zwykłym terminie wypłaty wynagrodzenia. Ekwiwalent od 27 stycznia 2026 r. wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 KP, a jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy — w ciągu 10 dni od tego dnia; gdy ostatni dzień terminu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 171 § 4–5). W przykładzie 2 termin upływa 10 listopada 2026 r. zarówno przy wypłacie wynagrodzeń do 10. dnia następnego miesiąca, jak i w ostatnim dniu roboczym miesiąca. Pozostałe rozliczenia opisuje artykuł Rozwiązanie umowy o pracę.

Składki i podatek

Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent są przychodem ze stosunku pracy. Wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP oraz do podstawy wpłat do PPK.

Zaliczkę na podatek pobiera się jak od wynagrodzenia, z zastrzeżeniem art. 31a ust. 7 ustawy o PIT: po ustaniu stosunku pracy płatnik pomija oświadczenia i wnioski pracownika, z wyjątkiem wniosków o niestosowanie zwolnienia dla młodych, miesięcznych kosztów lub kosztów 50%. Od ekwiwalentu wypłaconego po dniu rozwiązania umowy zaliczkę oblicza się więc bez pomniejszenia z oświadczenia PIT-2 i bez podwyższonych kosztów uzyskania przychodów; ostatecznie podatek rozlicza pracownik w zeznaniu rocznym — zob. Zaliczki na PIT od wynagrodzeń.

U pracodawcy ekwiwalent jest kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który jest należny, jeżeli wypłacono go w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, a w przeciwnym razie — w miesiącu wypłaty. Ekwiwalent wylicza kalkulator świadczeń pracowniczych; zakres obsługi płacowej opisuje strona Kadry i płace.

Podstawa prawna

• art. 85, art. 130 § 2, art. 154, art. 155¹, art. 171 i art. 172 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
• art. 1 pkt 8 ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25),
• § 6–12 i § 14–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14, z 2002 r. Nr 214, poz. 1810, z 2003 r. Nr 230, poz. 2290, z 2006 r. Nr 217, poz. 1591 oraz z 2009 r. Nr 174, poz. 1353),
• art. 1 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 296),
• art. 12 ust. 1, art. 22 ust. 6ba, art. 31a ust. 7, art. 31b i art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15 ust. 4g ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 18 ust. 1 i art. 20 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.) oraz § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316) — wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent nie są wymienione wśród przychodów wyłączonych z podstawy,
• art. 81 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461, z późn. zm.),
• art. 2 ust. 1 pkt 40 i art. 26–28 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 192, z późn. zm.).