Dokumentacja pracownicza — akta osobowe, przechowywanie i dane pracowników

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracowników oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca prowadzi ją w postaci papierowej albo elektronicznej, a zakres, układ i sposób przechowywania dokumentów określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474). Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych, także wtedy, gdy czynności kadrowe wykonuje biuro rachunkowe.

Akta osobowe

Akta osobowe zakłada się odrębnie dla każdego pracownika. Składają się z pięciu części:

W każdej części dokumenty układa się chronologicznie, numeruje i ujmuje w wykazie. W częściach D i E każdą karę i kontrolę wyodrębnia się (D1, E1…), aby po zatarciu kary albo upływie okresu przechowywania usunąć ją w całości. W aktach papierowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata albo pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z oryginałem.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Obok akt osobowych pracodawca prowadzi dla każdego pracownika:

• dokumentację czasu pracy — ewidencję czasu pracy, wnioski pracownika (m.in. o indywidualny rozkład czasu pracy, zwolnienie na opiekę nad dzieckiem, urlop opiekuńczy) i dokumenty dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych,
• dokumentację urlopu wypoczynkowego,
• kartę albo listę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń oraz wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kartę przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Zakres ewidencji omawia artykuł Czas pracy, a listę płac — Wynagrodzenie za pracę.

Okres przechowywania

Skrócenie okresu dla zatrudnień z lat 1999–2018 wymaga złożenia w ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadczenie zobowiązuje płatnika do przekazania raportów (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych — pracowników i zleceniobiorców — zgłoszonych przez niego po raz pierwszy w tym okresie. Analogiczne okresy przechowywania list płac i kart wynagrodzeń przewiduje ustawa o emeryturach i rentach z FUS.

Okres przechowywania wydłuża się, gdy dokumentacja może stanowić dowód w postępowaniu: do jego prawomocnego zakończenia (nie krócej jednak niż do upływu okresu podstawowego), jeżeli pracodawca jest stroną, albo o 12 miesięcy, jeżeli powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. Przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika kontynuuje się dotychczasową dokumentację, a okres liczy się od końca roku, w którym ustał ostatni stosunek pracy.

Postać papierowa i elektroniczna

Dokumentacja elektroniczna jest równoważna papierowej. Papierową przechowuje się w pomieszczeniu zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych, o odpowiedniej temperaturze i wilgotności. Elektroniczną prowadzi się w systemie, który chroni ją przed utratą i nieuprawnionym dostępem, zapewnia integralność treści, rejestruje osoby wprowadzające zmiany i umożliwia eksport oraz wydruk. Dokument papierowy dołączany do akt elektronicznych skanuje się i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy; oryginał pracownik odbiera w uzgodnionym terminie, a nieodebrany pracodawca może zniszczyć.

Pracodawca może zmienić postać dokumentacji:

• z papierowej na elektroniczną — przez skan opatrzony kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem osoby przez niego upoważnionej,
• z elektronicznej na papierową — przez wydruk podpisany przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

O zmianie informuje się pracowników, wskazując możliwość odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni; byłych pracowników zawiadamia się w postaci papierowej lub elektronicznej, z takim samym terminem. Doręczenie następuje za pokwitowaniem. Nieodebraną poprzednią postać pracodawca może zniszczyć.

Wydanie dokumentacji po ustaniu zatrudnienia

Wraz ze świadectwem pracy pracownik otrzymuje informację o okresie przechowywania dokumentacji, o możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu oraz o zniszczeniu dokumentacji nieodebranej. Zniszczenie — w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści — następuje w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu odbioru. Akta papierowe wydaje się osobiście (także osobie upoważnionej) i za pokwitowaniem, elektroniczne — na nośniku danych albo środkami komunikacji elektronicznej, po identyfikacji odbiorcy i z dowodem doręczenia.

Na wniosek pracownika, byłego pracownika albo — po jego śmierci — uprawnionego członka rodziny pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji w terminie 30 dni od otrzymania wniosku. Termin wydania świadectwa pracy opisuje artykuł Rozwiązanie umowy o pracę.

Dane osobowe kandydata i pracownika

• Od kandydata pracodawca żąda imienia i nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych, a wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia — gdy są niezbędne na danym stanowisku. Od 24 grudnia 2025 r. nie żąda informacji o wynagrodzeniu w obecnym ani poprzednich stosunkach pracy.
• Od pracownika — dodatkowo adresu zamieszkania, numeru PESEL, numeru rachunku płatniczego, danych członków rodziny potrzebnych do korzystania ze szczególnych uprawnień oraz innych danych, gdy wymaga tego przepis prawa.

Dane podaje się w formie oświadczenia; pracodawca może żądać ich udokumentowania. Inne dane mogą być przetwarzane na podstawie zgody, z wyłączeniem danych o wyrokach skazujących; odmowa zgody nie może powodować negatywnych konsekwencji. Dane szczególnych kategorii, np. o zdrowiu, na podstawie zgody — tylko wtedy, gdy przekazanie nastąpiło z inicjatywy pracownika. Dane biometryczne pracownika bez zgody są dopuszczalne wyłącznie do kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji albo pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Dane kandydatów niezatrudnionych — zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) — usuwa się co do zasady po zakończeniu rekrutacji, chyba że kandydat zgodził się na ich wykorzystanie w przyszłych naborach.

Monitoring i kontrola trzeźwości

Monitoring nie obejmuje pomieszczeń związków zawodowych, a pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki i palarnie — tylko wyjątkowo, gdy jest to niezbędne i nie narusza godności pracowników; monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga ponadto uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a gdy jej nie ma — przedstawicieli pracowników. Teren monitorowany oznacza się najpóźniej dzień przed uruchomieniem. Te same zasady informowania dotyczą kontroli służbowej poczty elektronicznej.

Kontrolę trzeźwości przeprowadza się urządzeniem z ważnym dokumentem kalibracji lub wzorcowania. Wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu lub stan nietrzeźwości albo uzasadnione podejrzenie takiego stanu oznacza niedopuszczenie do pracy; na żądanie pracodawcy lub pracownika badanie przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (Policja). Informację przechowuje się dłużej, gdy zastosowano karę porządkową albo gdy stanowi dowód w postępowaniu.

Dokumentacja prowadzona przez biuro rachunkowe

Powierzenie spraw kadrowych biuru nie przenosi odpowiedzialności — pracodawca pozostaje administratorem danych i adresatem obowiązków z Kodeksu pracy. Biuro przetwarza dane pracowników na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO), która określa m.in. zakres i cel przetwarzania, kategorie danych i osób, środki bezpieczeństwa oraz zwrot danych po zakończeniu współpracy. Strony ustalają także, kto przechowuje oryginały dokumentów papierowych i kto — jako osoba upoważniona przez pracodawcę (art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy) — opatruje odwzorowania cyfrowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do danych szczególnych kategorii dopuszcza się tylko osoby z pisemnym upoważnieniem.

Nieprowadzenie dokumentacji, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres albo pozostawienie w warunkach grożących zniszczeniem jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł. Zakres obsługi opisuje strona Kadry i płace; dokumenty dotyczące pracy zdalnej — artykuł Praca zdalna.

Podstawa prawna

• art. 22¹–22³, art. 94 pkt 9a i 9b, art. 94⁴–94¹², art. 97 i art. 281 § 1 pkt 6–7 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474),
• art. 7 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357),
• art. 4 pkt 6a i art. 41a–41f ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199),
• art. 125a ust. 4–4b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1749),
• art. 5, art. 9, art. 10 i art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).