Praca zdalna — zasady, koszty, podatek i składki

Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Kodeks pracy przewiduje pracę zdalną uzgodnioną, wykonywaną na polecenie pracodawcy oraz okazjonalną — różnią się one trybem wprowadzenia i zakresem stosowanych przepisów; przy pracy zdalnej okazjonalnej nie powstaje m.in. obowiązek pokrywania kosztów.

Podstawy wykonywania pracy zdalnej

Po wiążącym wniosku o zaprzestanie pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia strony ustalają termin powrotu do poprzednich warunków, nie dłuższy niż 30 dni; w braku porozumienia powrót następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od otrzymania wniosku. Odmowa przez pracownika zgody na podjęcie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, wniosek o pracę zdalną złożony przez pracownika uprzywilejowanego ani zaprzestanie pracy zdalnej w trybie wiążącego wniosku nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę.

Wnioski pracowników uprzywilejowanych

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4. roku życia, rodzica dziecka z zaświadczeniem wydanym na podstawie ustawy „Za życiem”, orzeczeniem o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności albo opinią lub orzeczeniem wydanym na podstawie Prawa oświatowego (także po ukończeniu przez dziecko 18 lat) oraz przez pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Odmowa jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy. O przyczynie odmowy pracodawca informuje w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku. Z tych samych względów — i tylko z nich — może wobec tych pracowników wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej.

Porozumienie, regulamin albo polecenie

Zasady pracy zdalnej określa zakładowy układ zbiorowy pracy albo porozumienie z zakładową organizacją związkową, a jeżeli nie zostanie zawarte w ciągu 30 dni albo związki nie działają — regulamin, w drugim przypadku wydany po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Bez porozumienia lub regulaminu praca zdalna jest dopuszczalna, a jej zasady określa się w poleceniu albo w porozumieniu z pracownikiem. Dokumenty te regulują w szczególności: grupy pracowników objęte pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów i ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, sposób porozumiewania się i potwierdzania obecności, zasady kontroli oraz obsługi i serwisu powierzonych narzędzi pracy.

Koszty pracy zdalnej

Pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne;
2. zapewnić ich instalację, serwis i konserwację albo pokryć niezbędne koszty z tym związane, a także pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, jeżeli ich zwrot przewidziano w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu;
4. zapewnić szkolenia i pomoc techniczną.

Jeżeli strony uzgodnią, że pracownik korzysta z własnych materiałów i narzędzi, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrywania kosztów albo wypłaty ekwiwalentu można zastąpić ryczałtem odpowiadającym przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Ich wysokość ustala się, biorąc pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych. W praktyce wysokość ryczałtu dokumentuje się kalkulacją (moc urządzeń, liczba godzin pracy, cena energii, część abonamentu), która wykazuje, że odpowiada on przewidywanym kosztom. Zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu określone w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu powinny rozstrzygać także sposób rozliczania dni, w których praca zdalna nie jest wykonywana (np. urlop, niezdolność do pracy). Przy pracy zdalnej okazjonalnej obowiązek pokrywania kosztów nie powstaje.

Podatek dochodowy i składki

Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów oraz wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych — wynika to wprost z art. 67²⁵ Kodeksu pracy. Płatnik nie pobiera od tych kwot zaliczki i nie wykazuje ich w PIT-11.

Podstawą wymiaru składek pracownika jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 4 pkt 9 i art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), dlatego świadczenia te nie wchodzą też do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani do podstawy wpłat do PPK, ustalanej od podstawy składek emerytalnej i rentowej. Wyłączenie obejmuje kwoty odpowiadające kosztom pracy zdalnej — ryczałt przewyższający przewidywane koszty nie jest w tej części ryczałtem w rozumieniu art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy, a nadwyżka może zostać uznana za przychód ze stosunku pracy. U pracodawcy wydatki te są kosztami uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

• Pracą zdalną nie mogą być objęte m.in. prace szczególnie niebezpieczne, prace z niebezpiecznymi czynnikami chemicznymi lub szkodliwymi czynnikami biologicznymi oraz prace powodujące intensywne brudzenie.
• Ocena ryzyka zawodowego uwzględnia wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne; może mieć postać uniwersalnej oceny dla grup stanowisk. Na jej podstawie pracodawca opracowuje informację o ergonomicznej organizacji stanowiska, zasadach bezpiecznej pracy i postępowaniu w sytuacjach awaryjnych.
• Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik oświadcza, że zapoznał się z oceną ryzyka i informacją, oraz potwierdza, że na stanowisku w uzgodnionym miejscu zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Potwierdza też zapoznanie się z procedurami ochrony danych osobowych.
• Szkolenie wstępne BHP osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe do pracy zdalnej uzgodnionej przy zawarciu umowy o pracę może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; pracownik potwierdza ukończenie szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej.
• Wobec pracownika wykonującego pracę zdalną pracodawca nie realizuje m.in. obowiązków dotyczących pierwszej pomocy i ewakuacji (art. 209¹ KP), pomieszczeń pracy (art. 213 i 214 KP), posiłków i napojów profilaktycznych (art. 232 KP) oraz urządzeń higieniczno-sanitarnych (art. 233 KP). Nie stosuje się też zwolnienia pracowników administracyjno-biurowych ze szkoleń okresowych BHP (art. 237³ § 2² KP) — z wyjątkiem pracy zdalnej okazjonalnej (zob. obowiązki BHP pracodawcy).
• Oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej dokonuje się w terminie uzgodnionym przez członków zespołu powypadkowego z pracownikiem, a gdy ze względu na stan zdrowia nie jest on w stanie go uzgodnić — z jego domownikiem; zespół powypadkowy może od nich odstąpić, jeżeli okoliczności wypadku nie budzą wątpliwości.

Kontrola i równe traktowanie

Kontrolę wykonywania pracy, BHP oraz ochrony informacji przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu pracy zdalnej i w godzinach pracy, bez naruszania prywatności pracownika i domowników. Jeżeli przy pracy uzgodnionej w trakcie zatrudnienia kontrola wykaże uchybienia w przestrzeganiu zasad BHP albo wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, pracodawca wyznacza termin ich usunięcia albo cofa zgodę na pracę zdalną. Pracownik nie może być dyskryminowany z powodu pracy zdalnej ani odmowy jej wykonywania.

Praca zdalna z zagranicy

Uzgodnienie miejsca pracy zdalnej poza Polską wymaga odrębnej analizy:

• ubezpieczenia społeczne — przy pracy w dwóch lub więcej państwach UE, EOG lub w Szwajcarii ustawodawstwo właściwe ustala się według rozporządzenia (WE) nr 883/2004; wykonywanie w państwie zamieszkania co najmniej 25% pracy może przenieść obowiązek ubezpieczeń do tego państwa. Na podstawie porozumienia ramowego w sprawie zwyczajowej telepracy transgranicznej, do którego ZUS przystąpił od 1 lipca 2023 r., pracownik wykonujący w państwie zamieszkania mniej niż 50% pracy może na wniosek pozostać objęty ustawodawstwem państwa siedziby pracodawcy, jeżeli oba państwa są stronami porozumienia. Podleganie polskim przepisom potwierdza zaświadczenie A1;
• podatek dochodowy — wynagrodzenie za pracę fizycznie wykonywaną za granicą może podlegać opodatkowaniu w państwie jej wykonywania na zasadach umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, a dłuższy pobyt może zmienić rezydencję podatkową pracownika — zob. dochody zagraniczne;
• pracodawca — stała praca zdalna z innego państwa może rodzić ryzyko powstania tam zakładu i obowiązków płatnika według tamtejszych przepisów.

W rozliczeniach kadrowo-płacowych

Ryczałt lub ekwiwalent ujmuje się na liście płac jako składnik, który nie stanowi przychodu — bez zaliczki na podatek i bez składek — a dni okazjonalnej pracy zdalnej ewidencjonuje się, bo ich liczbę podaje się w świadectwie pracy (zob. rozwiązanie umowy o pracę). Wynagrodzenie netto i koszt pracodawcy można wyliczyć w kalkulatorze wynagrodzeń; zakres obsługi opisuje strona Kadry i płace.

Podstawa prawna

• art. 67¹⁸–67³⁴, art. 142¹ § 1 i art. 237³ § 2² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, z późn. zm.),
• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.),
• art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1461, z późn. zm.),
• art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2026 r. poz. 192 i 989),
• art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 12a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1016),
• art. 13 i art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, art. 14 ust. 8 i art. 18 rozporządzenia (WE) nr 987/2009 oraz Porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej.