Odliczenie straty z działalności gospodarczej

Jeżeli koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej przekroczą w roku podatkowym przychody z tego źródła, różnica stanowi stratę ze źródła przychodów. Strata nie przepada: o jej wysokość można obniżyć dochód z działalności osiągnięty w kolejnych latach. Odliczenie ma jednak limity czasowe i kwotowe, a jego możliwość zależy od formy opodatkowania w roku powstania straty i w latach odliczenia. Stratę wykazuje się w zeznaniu za rok, w którym powstała — to zeznanie jest podstawą późniejszych odliczeń.

Zasady odliczania

Stratę odlicza się w pięciu kolejnych latach podatkowych następujących po roku, w którym ją poniesiono. Podatnik wybiera jeden z dwóch sposobów:

Przykład: strata poniesiona w 2025 r. wynosi 80 000 zł. Podatnik może odliczyć po 40 000 zł w dwóch latach albo całą kwotę jednorazowo w 2026 r., jeżeli dochód z działalności za ten rok na to pozwala. Przy stracie 7 000 000 zł jednorazowo można odliczyć 5 000 000 zł, a pozostałe 2 000 000 zł — w pozostałych latach okresu odliczeń (2026–2030).

Odliczenie nie może przekroczyć dochodu z działalności w danym roku i nie tworzy nowej straty. Część nieodliczona w jednym roku przechodzi na kolejne lata, ale tylko w ramach pięcioletniego okresu i przy zachowaniu limitu 50% rocznie; po jego upływie wygasa. Straty z różnych lat rozlicza się odrębnie, każdą w jej własnym okresie. Strata zmarłego przedsiębiorcy, która nie została odliczona, może obniżać dochód przedsiębiorstwa w spadku.

Odliczenia można dokonywać już przy obliczaniu zaliczek w trakcie roku albo dopiero w zeznaniu rocznym. Jeżeli pomimo odliczenia w zaliczkach rok zakończy się stratą, odliczona zaliczkowo kwota nie przepada i pozostaje do rozliczenia w kolejnych latach okresu.

Strata ze źródła przychodów

Strata z działalności gospodarczej obniża wyłącznie dochód z tego samego źródła, czyli z pozarolniczej działalności gospodarczej. Nie pomniejsza wynagrodzenia ze stosunku pracy, dochodu z umowy zlecenia, najmu prywatnego ani dochodów kapitałowych. Działalność prowadzona w kilku miejscach lub w różnych branżach stanowi jedno źródło. Ustawa wyłącza odliczanie niektórych strat, m.in. z odpłatnego zbycia nieruchomości i rzeczy poza działalnością, z odpłatnego zbycia walut wirtualnych oraz ze źródeł, z których dochody są wolne od podatku (art. 9 ust. 3a).

Na wysokość straty przedsiębiorcy prowadzącego księgę przychodów i rozchodów wpływa różnica remanentowa — dochód (stratę) koryguje się o różnicę między wartością spisu z natury na koniec i na początek roku (art. 24 ust. 2). Brak spisu lub jego zawyżenie albo zaniżenie zmienia więc kwotę straty wykazywanej w zeznaniu.

Wspólnik spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej ustala stratę proporcjonalnie do swojego prawa do udziału w zysku i odlicza ją we własnym zeznaniu — spółki te nie są podatnikami podatku dochodowego (z wyjątkiem spółki jawnej, która stała się podatnikiem CIT). Zasady tych spółek opisuje strona Spółki osobowe.

Strata a forma opodatkowania

Przejście między skalą a podatkiem liniowym nie pozbawia prawa do odliczenia, ponieważ w obu przypadkach chodzi o to samo źródło przychodów. Stratę poniesioną przy podatku liniowym można więc odliczać po przejściu na skalę i odwrotnie.

Przy ryczałcie strata nie powstaje, bo podatek liczy się od przychodu. Ryczałtowiec może natomiast odliczyć od przychodu z działalności stratę z lat, w których rozliczał się według skali lub podatkiem liniowym. Jeżeli przychody są opodatkowane różnymi stawkami ryczałtu, odliczenia dokonuje się proporcjonalnie do udziału poszczególnych przychodów. Lata opodatkowania ryczałtem wliczają się do pięcioletniego okresu odliczeń — okres ten nie ulega zawieszeniu. Wybór formy przedsiębiorca rozważa przy wyborze formy opodatkowania.

Zawieszenie, zamknięcie i przekształcenie

Zawieszenie działalności nie wstrzymuje biegu pięcioletniego okresu. Rok, w którym działalność była zawieszona i nie przyniosła dochodu, jest jednym z lat okresu odliczeń.

Po zamknięciu działalności nieodliczona strata pozostaje stratą podatnika z pozarolniczej działalności gospodarczej. Może zostać odliczona, jeżeli przed upływem pięcioletniego okresu podatnik ponownie osiągnie dochód z tego źródła, np. po rozpoczęciu nowej działalności lub przystąpieniu do spółki cywilnej, partnerskiej albo jawnej niebędącej podatnikiem CIT.

Przy przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. spółka wstępuje w prawa podatkowe przedsiębiorcy związane z działalnością, z wyjątkiem tych, których nie można kontynuować na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych. Do takich należy prawo do odliczenia straty — ustawa o tym podatku wyłącza odliczanie strat przedsiębiorców przekształcanych. Spółka z o.o. nie obniży więc swojego dochodu o stratę z okresu działalności jednoosobowej. Stratę z lat ubiegłych przedsiębiorca może jeszcze odliczyć od dochodu jednoosobowej działalności osiągniętego w roku przekształcenia przed dniem przekształcenia, co warto uwzględnić przy planowaniu jego terminu.

Dokumentowanie i rozliczenie w zeznaniu

Strata wynika z ksiąg i zeznania za rok jej powstania — nie składa się odrębnego wniosku ani dokumentów. Wysokość straty wykazuje się w zeznaniu PIT-36 albo PIT-36L, a jej odliczenie — w pozycjach dotyczących strat z lat ubiegłych w zeznaniu za rok odliczenia; przy ryczałcie służy do tego PIT-28. Organ podatkowy może w postępowaniu określić stratę w innej wysokości niż wykazana, co zmienia kwotę dostępną do odliczenia w kolejnych latach.

Księgi i dokumenty przechowuje się co do zasady do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Ponieważ zasadność i wysokość odliczonej straty organ bada przy weryfikacji roku, w którym ją odliczono, w praktyce księgę i dowody z roku powstania straty przechowuje się do upływu przedawnienia zobowiązania za ostatni rok odliczenia, a nie tylko za rok powstania straty. Przydatne jest zestawienie strat prowadzone przez biuro: rok powstania, kwota, sposób odliczania, kwoty odliczone w kolejnych latach i pozostała część.

Pominięcie odliczenia w zeznaniu można naprawić korektą zeznania za rok mieszczący się w pięcioletnim okresie, z zachowaniem limitów z art. 9 ust. 3 (50% straty w danym roku albo jednorazowo do 5 000 000 zł). Przedsiębiorca rozpoczynający współpracę z nowym biurem powinien przekazać zeznania z ostatnich pięciu lat oraz informacje o zmianach formy opodatkowania, zawieszeniach i udziałach w spółkach. Zasady zeznania opisuje strona Zeznanie roczne przedsiębiorcy.

Podstawa prawna

• art. 8 ust. 1 i 2, art. 9 ust. 2–3b i 5, art. 24 ust. 2, art. 30c ust. 2 oraz art. 44 ust. 3 i 3f ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 11 ust. 1–3 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
• art. 7 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 24, art. 70 § 1, art. 81, art. 86 § 1 i art. 93a § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.).