Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej

Wykreślenie wpisu z CEIDG kończy działalność formalnie, ale rozliczenia z nią związane trwają dłużej: spis z natury dla VAT, remanent likwidacyjny, ostatnie zaliczki i zeznanie roczne, zakończenie pracy kasy rejestrującej, obowiązki wobec pracowników i przechowywanie dokumentacji. Jeżeli przerwa ma być czasowa, rozwiązaniem może być zawieszenie działalności, a przekazanie firmy następcy opisują poradniki Zarząd sukcesyjny oraz Sprzedaż i darowizna przedsiębiorstwa.

Wykreślenie z CEIDG

Przedsiębiorca składa wniosek o wykreślenie z CEIDG na formularzu elektronicznym albo w postaci papierowej (formularz CEIDG-1) w wybranym urzędzie gminy lub przesyłką rejestrowaną z podpisem poświadczonym notarialnie. Od 1 listopada 2028 r. wniosek będzie można złożyć wyłącznie na formularzu elektronicznym. Wniosek jest bezpłatny i może go złożyć pełnomocnik. We wniosku wskazuje się datę zaprzestania wykonywania działalności. Przepisy nie wyznaczają terminu na złożenie wniosku, jednak do czasu wykreślenia przedsiębiorca figuruje w rejestrach ZUS i urzędu skarbowego jako prowadzący działalność. CEIDG przekazuje dane z wniosku naczelnikowi urzędu skarbowego, GUS oraz ZUS albo KRUS. Wykreślenie nie usuwa danych z CEIDG.

ZUS i składka zdrowotna

• Obowiązek ubezpieczeń społecznych przedsiębiorcy trwa do dnia zaprzestania działalności, a na podstawie wniosku o wykreślenie z CEIDG ZUS wyrejestrowuje go jako płatnika składek (ZUS ZWPA). Za niepełny ostatni miesiąc najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zmniejsza się proporcjonalnie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom. Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna — za miesiąc zakończenia działalności należy się w pełnej wysokości.
• Zgłoszone przez przedsiębiorcę osoby — pracowników, zleceniobiorców, osoby współpracujące — wyrejestrowuje się z ubezpieczeń (ZUS ZWUA), a zgłoszonych członków rodziny — z ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS ZCNA), w terminie 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń. Zgłoszenia te można dołączyć do wniosku o wykreślenie z CEIDG albo złożyć bezpośrednio w ZUS.
• Roczne rozliczenie składki zdrowotnej (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt) za rok zakończenia działalności wykazuje się w dokumencie rozliczeniowym za miesiąc, w którym upływa termin złożenia zeznania rocznego (za kwiecień następnego roku, do 20 maja), także wtedy, gdy przedsiębiorca nie jest już płatnikiem składek.

VAT: zgłoszenie VAT-Z i spis z natury

Czynny podatnik VAT zgłasza naczelnikowi urzędu skarbowego zaprzestanie wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu na formularzu VAT-Z; zgłoszenie jest podstawą wykreślenia z rejestru VAT. Wniosek do CEIDG go nie zastępuje. Ustawa nie określa terminu zgłoszenia; Ministerstwo Finansów wskazuje termin 7 dni od dnia zaprzestania czynności.

Na dzień zaprzestania działalności podatnik sporządza spis z natury towarów własnej produkcji oraz towarów nabytych i niesprzedanych, jeżeli przy ich nabyciu lub wytworzeniu przysługiwało odliczenie VAT. Spis obejmuje nie tylko towary handlowe i materiały, lecz także środki trwałe i wyposażenie.

• Obowiązek podatkowy powstaje w dniu zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia — koszt wytworzenia, określone na ten dzień.
• Podatek wykazuje się w pliku JPK_V7 za okres obejmujący dzień zaprzestania i wpłaca w terminie płatności za ten okres — do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu (kwartale). Informację o spisie, ustalonej na jego podstawie wartości towarów i kwocie podatku składa się najpóźniej w dniu złożenia tej deklaracji.
• Spisu nie sporządzają podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego.
• Przy środkach trwałych, dla których nie upłynął okres korekty (5 lat, a przy nieruchomościach 10 lat), Ministerstwo Finansów wskazuje obowiązek korekty podatku naliczonego (art. 91 ustawy o VAT), jeżeli sporządzenie spisu powoduje zmianę przeznaczenia tych składników (podatki.gov.pl — zakończenie działalności).
• Dostawa towarów objętych spisem w ciągu 12 miesięcy od zaprzestania działalności jest zwolniona z VAT, jeżeli podatek od spisu został rozliczony.
• Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wykazana w deklaracji za ostatni okres podlega zwrotowi na rachunek wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym, dlatego rachunek ten powinien pozostać czynny do otrzymania zwrotu.

PIT: remanent likwidacyjny i majątek po likwidacji

Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów sporządza i wpisuje do księgi spis z natury na dzień likwidacji działalności. Różnica między remanentem początkowym a likwidacyjnym koryguje koszty ostatniego roku — wydatki na towary, które nie zostały sprzedane, nie obniżają dochodu. Na dzień likwidacji sporządza się też — również przy ryczałcie — wykaz składników majątku, w tym środków trwałych, z datą nabycia, wydatkami na nabycie i częścią tych wydatków zaliczoną do kosztów, wartością początkową, metodą amortyzacji i sumą odpisów amortyzacyjnych. Od miesiąca następującego po miesiącu zaprzestania działalności składniki te nie podlegają amortyzacji (amortyzacja środków trwałych).

Sprzedaż składników majątku pozostałych na dzień likwidacji — towarów, wyposażenia, środków trwałych — jest przychodem z działalności gospodarczej, chyba że od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji upłynęło 6 lat, a sprzedaż nie następuje w wykonaniu działalności. Dochodem jest różnica między przychodem a wydatkami na nabycie zbywanych składników niezaliczonymi do kosztów uzyskania przychodów; sprzedaż ta nie wymaga prowadzenia księgi. Analogiczny sześcioletni okres — liczony od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania — dotyczy środków trwałych i innych składników majątku wycofanych z działalności przed jej zakończeniem.

Korekty przychodów i kosztów dokonywane po likwidacji (inne niż korekty błędów rachunkowych i oczywistych omyłek) ujmuje się w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją.

Ostatnie zaliczki i zeznanie roczne

• Zaliczkę na podatek dochodowy albo ryczałt za miesiąc (kwartał), w którym zakończono działalność, wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu (kwartale), a za grudzień (IV kwartał) — do 20 stycznia.
• Zeznanie za rok zakończenia działalności (PIT-36, PIT-36L, PIT-28) składa się w terminie ogólnym, od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku.
• W tym samym terminie przesyła się w strukturach JPK księgę albo ewidencję przychodów oraz ewidencję (wykaz) środków trwałych za rok zakończenia działalności — po raz pierwszy za 2026 r. przez podatników rozliczających VAT miesięcznie (JPK_V7M), za 2027 r. przez pozostałych, w tym rozliczających VAT kwartalnie i zwolnionych z VAT (pliki JPK).
• Przedsiębiorca będący płatnikiem składa deklarację PIT-4R i informacje PIT-11 najpóźniej w dniu zaprzestania działalności, a nie w terminach przypadających po zakończeniu roku.

Kasa rejestrująca

Po raporcie fiskalnym dobowym (przy kasach z kopią elektroniczną lub papierową — także po raporcie okresowym miesięcznym) przedsiębiorca — przy udziale serwisanta — dokonuje odczytu pamięci fiskalnej (raport fiskalny rozliczeniowy) i sporządza protokół; kasa online przechodzi przedtem w tryb tylko do odczytu — automatycznie albo przy pomocy serwisanta. W terminie 5 dni od sporządzenia protokołu składa go naczelnikowi urzędu skarbowego wraz z raportem rozliczeniowym i wnioskiem o wyrejestrowanie kasy. Dane z pamięci chronionej kasy online zapisuje się na zewnętrznym nośniku.

Jeżeli działalność zakończono przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, odliczone lub zwrócone kwoty ulgi na zakup kasy podlegają zwrotowi — do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym zakończono działalność, a w przypadku podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione lub korzystających ze zwolnienia podmiotowego — do końca miesiąca następującego po miesiącu zakończenia działalności. Zasady ewidencji opisuje narzędzie Obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej.

Faktury, KSeF i przechowywanie dokumentacji

• Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku ich wystawienia; faktury spoza KSeF przechowuje się samodzielnie.
• Księgę, ewidencje, dowody księgowe i deklaracje przechowuje się do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego — 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty dotyczące PIT za 2026 r. (termin płatności 30 kwietnia 2027 r.) przechowuje się więc co do zasady do końca 2032 r. (przechowywanie dokumentów).
• Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej należy do danych zgłoszenia identyfikacyjnego; jego zmianę zgłasza się w terminie 7 dni, także we wniosku do CEIDG.

Pracownicy

• W razie likwidacji pracodawcy nie stosuje się przepisów o szczególnej ochronie pracowników przed wypowiedzeniem, ale okresy wypowiedzenia obowiązują.
• Świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy.
• Dokumentację pracowniczą przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał, chyba że odrębne przepisy przewidują okres dłuższy. Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. okres ustala się według przepisów dotychczasowych (50 lat od zakończenia pracy); przy stosunkach pracy nawiązanych od 1 stycznia 1999 r. skraca się on do 10 lat od końca roku, w którym złożono raport informacyjny (ZUS RIA). Przechowanie można powierzyć wyspecjalizowanemu podmiotowi.

Harmonogram zamknięcia warto uzgodnić z biurem przed wskazaniem daty w CEIDG — kontakt.

Podstawa prawna

• art. 5 ust. 2 pkt 5, art. 6 ust. 2–4, art. 8 ust. 2, art. 10 ust. 8–9, art. 12 ust. 1, art. 13, art. 15 ust. 1 pkt 2 i ust. 3, art. 33 oraz art. 38–39 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2026 r. poz. 30, z późn. zm.),
• art. 1 pkt 7 i pkt 13 lit. d oraz art. 31 pkt 4 ustawy z dnia 13 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 507),
• art. 2 pkt 6, art. 14 ust. 1 pkt 2, ust. 2, 4–8 i 9a, art. 29a ust. 2, art. 87 ust. 2, art. 96 ust. 6, art. 103 ust. 1 i 2, art. 111 ust. 3a pkt 13, ust. 5 i 6 oraz art. 112aa ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• załącznik nr 4 (wzór VAT-Z) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 marca 2020 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1152),
• art. 10 ust. 2 pkt 3, art. 14 ust. 1p, ust. 2 pkt 17 lit. a i ust. 3 pkt 12 lit. a, art. 22 ust. 7f, art. 22c pkt 5, art. 24 ust. 2, 3a i 3b, art. 24a ust. 1e i ust. 3 pkt 4 lit. a, art. 38 ust. 1b, art. 42g ust. 2, art. 44 ust. 6 i art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 15 ust. 12, art. 20 ust. 6 oraz art. 21 ust. 1, 1a i 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
• art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105, z późn. zm.),
• art. 70 § 1 i art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• art. 5 ust. 4 i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 151, z późn. zm.),
• art. 13 pkt 4, art. 18 ust. 9, art. 36 ust. 11, art. 36b i art. 47 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.),
• art. 74 ust. 1, art. 79 ust. 2 oraz art. 81 ust. 2k i 2ka ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461, z późn. zm.),
• art. 41¹ § 1, art. 94 pkt 9b i art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz. U. z 2026 r. poz. 1245),
• art. 7 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357),
• § 20 ust. 1 i § 22 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299),
• § 32 i § 35 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 845),
• § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. poz. 820).