Odliczanie składek ZUS przedsiębiorcy w podatku dochodowym

Składki, które przedsiębiorca opłaca za siebie i za osoby współpracujące, w różny sposób obniżają podatek dochodowy. O zasadach decydują rodzaj składki i forma opodatkowania: składki społeczne — emerytalną, rentową, chorobową i wypadkową — można co do zasady odliczyć przy każdej formie, natomiast składka zdrowotna pomniejsza podstawę opodatkowania wyłącznie przy podatku liniowym i ryczałcie. We wszystkich przypadkach liczy się składka zapłacona w roku podatkowym, a nie należna. Wysokość samych składek opisują strony Składki społeczne przedsiębiorcy i Składka zdrowotna.

Zestawienie według formy opodatkowania

Porównanie form opodatkowania z uwzględnieniem składek ułatwia narzędzie Porównanie form opodatkowania, a wysokość składek — narzędzie Składki ZUS przedsiębiorcy.

Składki społeczne: odliczenie albo koszt

Przy skali podatkowej i podatku liniowym przedsiębiorca wybiera, czy zapłacone składki społeczne odliczy od dochodu, czy zaliczy do kosztów uzyskania przychodów. Tej samej składki nie można rozliczyć dwukrotnie. Wybór ma praktyczne skutki:

• składka odliczona od dochodu, która nie znalazła pokrycia w dochodzie danego roku, przepada — nie przenosi się jej na kolejne lata,
• składka ujęta w kosztach zwiększa koszty działalności, a więc może powiększyć stratę, którą odlicza się w kolejnych pięciu latach,
• przy skali odliczenie od dochodu obejmuje łączny dochód opodatkowany według skali, np. także wynagrodzenie z umowy o pracę,
• przy podatku liniowym składki można odliczyć od dochodu z działalności opodatkowanego liniowo albo od dochodów opodatkowanych według skali, np. z etatu.

Przy ryczałcie składki społeczne odlicza się od przychodu opodatkowanego ryczałtem, jeżeli nie zostały odliczone od dochodu (np. z umowy o pracę, opodatkowanego według skali) ani zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Gdy przychody są opodatkowane różnymi stawkami, odliczenia dokonuje się proporcjonalnie do udziału przychodów objętych poszczególnymi stawkami.

Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy nie są składkami na ubezpieczenia społeczne. Przy skali i podatku liniowym ujmuje się je w kosztach, a przy ryczałcie nie pomniejszają podstawy opodatkowania.

Składek sfinansowanych z budżetu państwa w ramach zwolnienia z opłacania składek za jeden miesiąc w roku (tzw. wakacji składkowych) nie odlicza się ani nie zalicza do kosztów, ponieważ przedsiębiorca ich nie poniósł. Przy uldze na start przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu działalności — według ZUS ani obowiązkowo, ani dobrowolnie — a zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oznacza rezygnację z ulgi. Z tytułu działalności opłaca wówczas tylko składkę zdrowotną, więc nie ma składek społecznych do odliczenia.

Składka zdrowotna według formy opodatkowania

Skala podatkowa — składka zdrowotna nie pomniejsza ani dochodu, ani podatku i nie jest kosztem uzyskania przychodów. Dotyczy to także składki opłacanej za osobę współpracującą.

Podatek liniowy — zapłacone składki zdrowotne z tytułu działalności i za osoby współpracujące można odliczyć od dochodu albo zaliczyć do kosztów. Łączna kwota rozliczona obiema drogami nie może przekroczyć rocznego limitu, który w 2026 r. wynosi 14 100 zł. Limit jest corocznie podwyższany wskaźnikiem wzrostu kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a jego wysokość minister właściwy do spraw finansów publicznych ogłasza w „Monitorze Polskim” do końca roku poprzedzającego.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — od przychodu z działalności odlicza się 50% składek zdrowotnych zapłaconych w roku podatkowym, zarówno własnych, jak i za osoby współpracujące, o ile nie zostały zwrócone.

Moment odliczenia

O roku i miesiącu odliczenia decyduje data zapłaty, a nie okres, za który należy się składka. Składki za grudzień 2025 r. zapłacone w styczniu 2026 r. rozlicza się w 2026 r. Przy terminie płatności przypadającym na 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który opłaca się składki, w danym roku rozlicza się zwykle składki za okres od grudnia roku poprzedniego do listopada. Zaległe składki zapłacone po terminie odlicza się w roku zapłaty.

Ta sama zasada obejmuje dopłatę wynikającą z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej — przy podatku liniowym wlicza się ją do limitu roku, w którym została zapłacona. Składkę zdrowotną rozlicza się jednak tylko wtedy, gdy została zapłacona z tytułu działalności opodatkowanej podatkiem liniowym albo ryczałtem — według stanowiska organów podatkowych składek dotyczących okresu opodatkowania w innej formie, np. składki za grudzień zapłaconej w styczniu po zmianie formy opodatkowania, nie rozlicza się; tak samo nie rozlicza się dopłaty z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za rok, w którym działalność była opodatkowana w innej formie. Odliczeń można dokonywać już w zaliczkach na podatek (w ryczałcie — przy obliczaniu ryczałtu za miesiąc lub kwartał), a ostatecznie dokonuje się ich w zeznaniu rocznym. Wysokość składek ustala się na podstawie dokumentów potwierdzających zapłatę.

Opisane zasady dotyczą składek na własne ubezpieczenia przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących. Składki, które przedsiębiorca jako płatnik finansuje za pracowników — na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika oraz na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych — nie są odliczane od dochodu, lecz stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, jeżeli zostały opłacone w terminie; składki nieopłacone nie są kosztem. Przy ryczałcie nie pomniejszają przychodu.

Składki za osobę współpracującą

Składki społeczne i zdrowotne za osobę współpracującą opłaca przedsiębiorca i to on je rozlicza — według tych samych zasad co składki własne. Osobą współpracującą jest małżonek, dziecko, rodzic lub inna osoba wymieniona w art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu działalności. Osoba współpracująca nie odlicza tych składek w swoim zeznaniu. Przy skali składka zdrowotna za współpracownika nie podlega rozliczeniu, przy podatku liniowym mieści się we wspólnym limicie, a przy ryczałcie odlicza się jej 50%.

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe

Składka na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy jest składką na ubezpieczenie społeczne i podlega rozliczeniu tak jak pozostałe składki społeczne. To samo dotyczy składek na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe, np. opłacanych z tytułu działalności przez przedsiębiorcę, który jest jednocześnie pracownikiem i na swój wniosek przystąpił do tych ubezpieczeń także z tytułu działalności (art. 9 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Zwrot nadpłaconych składek

Jeżeli ZUS zwróci nadpłacone składki, które wcześniej odliczono od dochodu lub przychodu, kwoty poprzednio odliczone dolicza się odpowiednio w zeznaniu za rok, w którym otrzymano zwrot. Składek zwróconych przed dokonaniem odliczenia w ogóle się nie odlicza. Zwrot składek wcześniej zaliczonych do kosztów organy podatkowe traktują jako przychód z działalności w dacie jego otrzymania — z przychodów wyłączone są tylko zwrócone wydatki niezaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to również nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej przy podatku liniowym i ryczałcie.

Co przekazać biuru rachunkowemu

Biuro potrzebuje potwierdzeń zapłaty składek z datą obciążenia rachunku, informacji o zgłoszeniu do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i o osobach współpracujących, a także o innych tytułach do ubezpieczeń — zasady opisuje strona Zbieg tytułów ubezpieczeń. Należy też przekazywać informacje o korektach dokumentów rozliczeniowych, nadpłatach i zwrotach z ZUS. Sposób rozliczania składek społecznych — odliczenie albo koszt — warto ustalić z biurem na początku roku.

Podstawa prawna

• art. 9 ust. 3, art. 14 ust. 3 pkt 3a, art. 22 ust. 1 i 6bb, art. 23 ust. 1 pkt 55a i 58 oraz ust. 3d, art. 26 ust. 1 pkt 2, ust. 7 pkt 4 i ust. 13a, art. 30c ust. 2–3 oraz art. 45 ust. 3a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 11 ust. 1–3 oraz art. 21 ust. 2a i 3 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843, z późn. zm.),
• obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie wysokości kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne zaliczanej do kosztów uzyskania przychodów lub odliczanej od dochodu, w roku 2026 (M.P. poz. 1274),
• art. 8 ust. 11, art. 9 ust. 1, art. 16 ust. 4a, art. 17a i art. 47 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.),
• art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, z późn. zm.),
• ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461, z późn. zm.).