Księgi rachunkowe — obowiązek, otwarcie, inwentaryzacja i zamknięcie

Księgi rachunkowe prowadzi się według ustawy o rachunkowości. W odróżnieniu od podatkowej księgi przychodów i rozchodów służą nie tylko ustaleniu dochodu, lecz także wycenie aktywów i pasywów, ustaleniu wyniku finansowego i sporządzeniu sprawozdania finansowego.

Kto prowadzi księgi rachunkowe

Próg w euro przelicza się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy. O obowiązku prowadzenia ksiąg w 2026 r. rozstrzygały przychody za 2025 r. porównane z kwotą 10 646 500 zł (kurs 4,2586 zł); kwota na 2027 r. zależy od kursu z 1 października 2026 r. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wiąże ten sam próg z przychodami w rozumieniu art. 14 tej ustawy, obejmującymi również m.in. przychody ze sprzedaży składników majątku — obowiązek prowadzenia ksiąg może więc wynikać z każdej z tych ustaw. Podmiot poniżej progu może prowadzić księgi dobrowolnie od początku następnego roku obrotowego, jeżeli przed jego rozpoczęciem zawiadomi urząd skarbowy właściwy w sprawach podatku dochodowego (osoba fizyczna i wspólnicy spółki cywilnej — także przez CEIDG); podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych informuje ponadto o prowadzeniu ksiąg w zeznaniu za rok, w którym były prowadzone. Porównanie form prawnych zawiera artykuł Formy prowadzenia działalności, a obowiązki spółek osobowych — Spółki osobowe.

Otwarcie ksiąg

Księgi otwiera się — w ciągu 15 dni od zdarzenia — na dzień:

• rozpoczęcia działalności, to jest pierwszego zdarzenia wywołującego skutki majątkowe lub finansowe — w spółce z o.o. np. wniesienia wkładów na kapitał zakładowy; księgi otwiera już spółka w organizacji, przed wpisem do KRS,
• rozpoczęcia każdego następnego roku obrotowego,
• zmiany formy prawnej oraz wpisu do rejestru połączenia lub podziału, w wyniku którego powstaje nowa jednostka,
• rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Jednostka, która wcześniej nie prowadziła ksiąg rachunkowych, sporządza inwentarz potwierdzony inwentaryzacją — stanowi on podstawę bilansu otwarcia. Jeżeli księgi są prowadzone poza siedzibą jednostki, np. w biurze rachunkowym, kierownik jednostki powiadamia urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w terminie 15 dni od ich wydania. Dane biura i adres przechowywania dokumentacji rachunkowej aktualizuje się w terminie 7 dni od zmiany — podmioty wpisane do KRS zgłoszeniem NIP-8, spółki cywilne zgłoszeniem NIP-2 (od 1 listopada 2028 r. spółki cywilne, o których informacje publikuje się w CEIDG — wnioskiem do CEIDG), osoby fizyczne w CEIDG.

Polityka rachunkowości i zakładowy plan kont

Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację zasad (polityki) rachunkowości, sporządzoną w języku polskim. Obejmuje ona w szczególności:

• określenie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych,
• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sposób prowadzenia ksiąg: zakładowy plan kont (wykaz kont księgi głównej, zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z księgą główną), wykaz ksiąg lub zbiorów danych oraz opis systemu informatycznego z wersją oprogramowania i datą rozpoczęcia jego eksploatacji,
• system ochrony danych i ich zbiorów.

Przyjęte zasady stosuje się w sposób ciągły, a ich zmiana wywiera skutek od pierwszego dnia roku obrotowego. Projekt polityki przygotowuje zwykle biuro rachunkowe, jednak przyjmuje ją kierownik jednostki — w spółce zarząd.

Elementy ksiąg

Każde zdarzenie wprowadza się do ksiąg okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiło. Księgi prowadzi się rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco — dane z ksiąg muszą pozwalać na terminowe sporządzenie deklaracji podatkowych i sprawozdań, wpłaty i wypłaty gotówkowe oraz obrót detaliczny ujmuje się w dniu ich dokonania, a zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy powstaje najpóźniej 85. dnia po dniu bilansowym. Z tego względu umowa z biurem określa termin przekazywania dokumentów za każdy miesiąc.

Inwentaryzacja

Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego:

Termin uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończono do 15. dnia roku następnego, a stan ustalono przez dopisanie lub odpisanie od stanu ze spisu lub potwierdzenia salda zwiększeń i zmniejszeń do dnia porównania z księgami, który nie może przypadać po dniu bilansowym (nie dotyczy to m.in. aktywów pieniężnych, papierów wartościowych i produkcji w toku). Zapasy w strzeżonych składowiskach objęte ewidencją ilościowo-wartościową można inwentaryzować raz na 2 lata, a nieruchomości i środki trwałe na terenie strzeżonym — raz na 4 lata. Inwentaryzację przeprowadza się także na dzień zakończenia działalności i na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji lub ogłoszenie upadłości.

Zamknięcie ksiąg

Księgi zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, a także m.in. na dzień zakończenia działalności, na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej oraz na dzień poprzedzający postawienie w stan likwidacji — nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tych zdarzeń (zob. likwidacja spółki). Przy przekształceniu spółki osobowej lub cywilnej w inną spółkę osobową albo spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową można nie zamykać i nie otwierać ksiąg. Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdza najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od tego dnia (sprawozdanie finansowe). Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki kontynuującej działalność następuje najpóźniej w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego i polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów. Za rok, w którym działalność była zawieszona przez cały czas, można nie zamykać ksiąg i nie przeprowadzać inwentaryzacji, jeżeli jednostka nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych i nie wystąpiły inne zdarzenia o skutkach majątkowych lub finansowych (zawieszenie działalności spółki).

Po zakończeniu roku podatnicy objęci obowiązkiem przesyłają księgi urzędowi skarbowemu w postaci plików JPK (JPK_KR_PD). Obowiązek obejmuje po raz pierwszy księgi za rok podatkowy (obrotowy) rozpoczęty po 31 grudnia 2024 r. — podatkowe grupy kapitałowe oraz podatników podatku dochodowego od osób prawnych i spółki niebędące osobami prawnymi z przychodem za poprzedni rok powyżej równowartości 50 mln euro, po 31 grudnia 2025 r. — podatników przesyłających JPK_V7M, a po 31 grudnia 2026 r. — pozostałych. Od 1 lipca 2026 r. podatnik podatku dochodowego od osób prawnych i spółka niebędąca osobą prawną, której wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, przesyłają księgi do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku, a podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych — do 31 lipca; za 2026 r. termin upływa 2 sierpnia 2027 r., ponieważ 31 lipca 2027 r. przypada w sobotę.

Przechowywanie

Ordynacja podatkowa wymaga ponadto przechowywania ksiąg i dokumentów do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który zwykle kończy się później. Faktur przechowywanych w Krajowym Systemie e-Faktur nie trzeba odrębnie archiwizować w jednostce, dopóki pozostają w tym systemie.

Odpowiedzialność kierownika jednostki

Kierownikiem jednostki są członkowie zarządu (innego organu zarządzającego) — bez pełnomocników, w tym prokurentów; w spółce jawnej i cywilnej — wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółce partnerskiej — wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd, w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej — komplementariusze prowadzący sprawy spółki, u przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną — on sam, a w likwidacji i upadłości — likwidator lub syndyk. Kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, także wtedy, gdy ich wykonanie powierzył biuru rachunkowemu. Przyjęcie odpowiedzialności przez biuro stwierdza się na piśmie — zwykle w umowie, która określa zakres powierzonych czynności. Odpowiedzialności za inwentaryzację w formie spisu z natury nie można przenieść na biuro. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, a nie wskazano osoby odpowiedzialnej, odpowiadają wszyscy jego członkowie.

Dopuszczenie do nieprowadzenia ksiąg, prowadzenia ich wbrew przepisom lub podawania w nich nierzetelnych danych jest przestępstwem zagrożonym grzywną albo karą pozbawienia wolności do lat 2, albo obiema tymi karami łącznie. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nie wymaga licencji — czynności te mogą wykonywać osoby mające pełną zdolność do czynności prawnych i niekarane prawomocnie za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwa skarbowe ani przestępstwa określone w ustawie o rachunkowości. Przedsiębiorca świadczący takie usługi jest obowiązany zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Zakres usługi: Księgi rachunkowe, nawiązanie współpracy: Zostań klientem.

Jednostki mikro i małe

Status ustala się na podstawie danych za rok obrotowy i rok go poprzedzający: jednostka nie przekracza co najmniej dwóch z trzech wielkości, a traci status dopiero wtedy, gdy przekroczy dwie z nich w obu tych latach.

Jednostki mikro i małe mogą kwalifikować umowy leasingu według przepisów podatkowych i odstąpić od ustalania aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego. Rezygnacja z odpisów aktualizujących i rezerw, amortyzacja według przepisów podatkowych oraz rezygnacja z biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów przyszłych świadczeń pracowniczych nie przysługują jednak jednostkom sektora finansów publicznych, spółkom kapitałowym, spółkom komandytowo-akcyjnym ani spółkom jawnym i komandytowym, w których wszystkimi wspólnikami odpowiadającymi bez ograniczenia są spółki kapitałowe, komandytowo-akcyjne lub podobne spółki zagraniczne. Przy stosowaniu tych uproszczeń jak jednostki duże, bez względu na wielkość, traktuje się m.in. banki, zakłady ubezpieczeń, fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, krajowe instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym lub w alternatywnym systemie obrotu.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2 i 5, art. 3 ust. 1 pkt 1a, 1b i 6, ust. 1h, 3 i 6, art. 4 ust. 5, art. 5 ust. 1, art. 7 ust. 2b i 2c, art. 8 ust. 2, art. 10, art. 11 ust. 2, art. 11a, art. 12, art. 13 ust. 1, art. 14–18, art. 19, art. 20 ust. 1, art. 24, art. 26, art. 27, art. 32 ust. 7 i 8, art. 37 ust. 10, art. 39 ust. 6 i 7, art. 52 ust. 1, art. 53 ust. 1, art. 73a, art. 74, art. 76a ust. 3, art. 76h i art. 77 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, 640, 644 i 1206),
• art. 5 ust. 2b, 2c, 3, 4 i 5a oraz art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 151, z późn. zm.),
• art. 3 pkt 4, art. 12 § 5 i art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• art. 9 ust. 1c i 1e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 14, art. 24a ust. 1e, 4, 5 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 66 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105, z późn. zm.),
• ustawa z dnia 15 maja 2026 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. poz. 779).