Sprawozdanie finansowe — sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie w KRS

Roczne sprawozdanie finansowe sporządza każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe — spółki, fundacje, stowarzyszenia, a także przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, którzy prowadzą księgi. Sprawozdanie sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg, czyli na dzień kończący rok obrotowy, a także m.in. na dzień zakończenia działalności oraz na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej lub postawienie w stan likwidacji. Za jego sporządzenie odpowiada kierownik jednostki, nawet jeżeli prace wykonuje biuro rachunkowe.

Terminy

Jeżeli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy, składa się je w KRS w ciągu 15 dni po upływie tego terminu, a po zatwierdzeniu — ponownie, w ciągu 15 dni, wraz z uchwałą i pozostałymi dokumentami. Spółka jawna osób fizycznych albo spółka partnerska, której przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy były niższe niż równowartość 2 500 000 euro i która nie prowadzi ksiąg rachunkowych z wyboru, składa w KRS w ciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Elementy sprawozdania

Rachunek zysków i strat sporządza się w wariancie porównawczym albo kalkulacyjnym, według wyboru kierownika jednostki. Informacja dodatkowa obejmuje wprowadzenie z opisem przyjętych zasad rachunkowości oraz dodatkowe informacje i objaśnienia, w tym proponowany podział zysku lub sposób pokrycia straty.

Uproszczenia dla jednostek mikro i małych

Jednostka mikro może sporządzić bilans i rachunek zysków i strat według załącznika nr 4 do ustawy, a zamiast informacji dodatkowej przedstawić informacje uzupełniające do bilansu. Takie sprawozdanie uważa się za rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację jednostki, ale jednostka mikro korzystająca z tych uproszczeń albo ze zwolnienia ze sprawozdania z działalności nie wycenia aktywów i pasywów według wartości godziwej ani skorygowanej ceny nabycia. Jednostka mała może sporządzić bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową według załącznika nr 5.

Obie kategorie mogą nie sporządzać sprawozdania z działalności, jeżeli w informacji dodatkowej (w jednostce mikro, która jej nie sporządza — w informacjach uzupełniających do bilansu) przedstawią informacje o nabyciu udziałów (akcji) własnych. O zastosowaniu uproszczeń i zwolnienia decyduje organ zatwierdzający, w spółce z o.o. — zgromadzenie wspólników. Decyzję podejmuje się przed sporządzeniem sprawozdania, przy roku obrotowym równym kalendarzowemu — najpóźniej do 31 marca. Decyzje podjęte przed 1 stycznia 2025 r. na podstawie dawnych przepisów objęły najpóźniej sprawozdania za rok obrotowy rozpoczęty w 2024 r.

Z tych uproszczeń mogą korzystać także spółki kapitałowe — ich wyłączenie dotyczy tylko niektórych uproszczeń w wycenie. Jak jednostki duże, bez względu na wielkość, traktuje się natomiast m.in. banki, zakłady ubezpieczeń, fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, krajowe instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym lub w alternatywnym systemie obrotu — nie stosują one uproszczeń w sprawozdaniu ani zwolnienia ze sprawozdania z działalności. Organizacje pozarządowe (np. fundacje i stowarzyszenia, ale nie spółki kapitałowe) sporządzają bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową według załącznika nr 6 (albo, z wyboru, nr 1) i nie stosują załączników nr 4 i 5. Kryteria wielkości jednostek i uproszczenia w wycenie przedstawia artykuł Księgi rachunkowe.

Forma elektroniczna i podpisy

Sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS stosują strukturę logiczną i format udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych; tej samej struktury używają podatnicy przekazujący sprawozdanie Szefowi KAS.

Sprawozdanie podpisują, podając datę podpisu:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• kierownik jednostki — przy organie wieloosobowym wszyscy członkowie tego organu (np. zarządu) albo co najmniej jeden z nich, jeżeli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy, albo odmowy złożenia takich oświadczeń.

Oświadczenia i odmowy wskazują sprawozdanie, którego dotyczą, m.in. przez datę i godzinę podpisu osoby prowadzącej księgi, a członek organu podpisujący sprawozdanie w tym trybie składa podpis dopiero po złożeniu oświadczeń lub odmów przez pozostałych — dlatego osoba prowadząca księgi podpisuje plik jako pierwsza. Odmowa podpisu i odmowa złożenia oświadczenia (równoznaczna z odmową podpisu) wymagają pisemnego uzasadnienia. Oświadczenia i odmowy sporządza się elektronicznie z podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym albo na papierze z podpisem własnoręcznym — wtedy członek organu podpisujący sprawozdanie zapewnia sporządzenie ich elektronicznych kopii. Dołącza się je do sprawozdania i składa w KRS albo przekazuje Szefowi KAS razem z nim. Sprawozdanie z działalności podpisuje wyłącznie kierownik jednostki.

Badanie przez biegłego rewidenta

Badaniu podlega zawsze sprawozdanie spółki akcyjnej (poza spółką w organizacji na dzień bilansowy) oraz m.in. banków, zakładów ubezpieczeń, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych i funduszy inwestycyjnych, a także sprawozdanie spółki przejmującej lub nowo zawiązanej za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie, i sprawozdanie sporządzone według MSR. Pozostałe jednostki kontynuujące działalność poddają sprawozdanie badaniu, jeżeli w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z trzech warunków (kwoty w euro przelicza się po średnim kursie NBP z dnia bilansowego):

• średnioroczne zatrudnienie co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty,
• suma aktywów bilansu na koniec roku co najmniej 3 125 000 euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów co najmniej 6 250 000 euro.

Firmę audytorską wybiera organ zatwierdzający, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy stanowią inaczej; kierownik jednostki nie może dokonać tego wyboru. Umowę o badanie zawiera kierownik jednostki w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych, a pierwszą umowę o badanie ustawowe — na co najmniej dwa lata. W jednostce podlegającej badaniu podział zysku jest dopuszczalny dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania poprzedzonym opinią biegłego rewidenta bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami — podział dokonany bez spełnienia tego warunku jest nieważny z mocy prawa.

Zatwierdzenie

Organem zatwierdzającym jest w spółce z o.o. zgromadzenie wspólników, w spółce akcyjnej — walne zgromadzenie, a w spółkach osobowych (poza komandytowo-akcyjną) i w spółce cywilnej — wspólnicy. Zwyczajne zgromadzenie spółki kapitałowej, poza zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, rozstrzyga o podziale zysku albo pokryciu straty (w spółce z o.o. — jeżeli umowa spółki nie wyłączyła tych spraw spod kompetencji zgromadzenia) i o absolutorium dla członków organów (spółka z o.o.). W jednostce niepodlegającej badaniu podział wyniku również następuje dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania.

Złożenie w KRS i przekazanie Szefowi KAS

Dokumenty składa się przez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Zgłoszenie obejmuje:

• roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z badania — jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu,
• odpis uchwały (postanowienia) o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku albo pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności — jeżeli jednostka ma obowiązek je sporządzać,
• odmowy podpisu, oświadczenia członków zarządu i odmowy ich złożenia — jeżeli je sporządzono.

Zgłoszenie podpisuje co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL ujawniono w KRS, wpisana jako uprawniona do reprezentacji, prokurent, likwidator, syndyk albo zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym; może go dokonać również umocowany adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dokumenty spełniają wymogi ustawy o rachunkowości. Biuro rachunkowe przygotowuje pliki, ale zgłoszenie podpisuje osoba wskazana w ustawie. Sprawozdanie i sprawozdanie z badania zamieszczone w repozytorium trafiają automatycznie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, dlatego podmioty składające je w KRS nie przekazują ich odrębnie Szefowi KAS. Podatnicy podatku dochodowego spoza rejestru przedsiębiorców przesyłają sprawozdanie Szefowi KAS elektronicznie w terminach wskazanych w tabeli (obowiązek z ustawy o CIT nie dotyczy podmiotów zwolnionych podmiotowo); podatnicy CIT dołączają odmowy podpisu i oświadczenia, jeżeli je sporządzono, sprawozdanie z badania — jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu, a spółki — także odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie.

Sankcje

• Niezłożenie w KRS sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności lub sprawozdania z badania, a także niepoddanie sprawozdania badaniu — grzywna albo kara ograniczenia wolności.
• Dopuszczenie do niesporządzenia sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności, sporządzenia ich niezgodnie z ustawą lub zawarcia w nich nierzetelnych danych — grzywna albo kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie.
• Sąd rejestrowy wzywa do złożenia dokumentów w dodatkowym 7-dniowym terminie pod rygorem grzywny, którą może ponawiać.
• Jeżeli mimo wezwania nie złożono sprawozdań za 2 kolejne lata obrotowe, sąd wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania likwidacji.

Sprawozdanie za rok, w którym spółka zakończyła działalność, omawia artykuł Likwidacja spółki. Obsługę w tym zakresie opisuje strona Księgi rachunkowe.

Podstawa prawna

• art. 3 ust. 1 pkt 6 i 7, ust. 1h i ust. 2, art. 4 ust. 5, art. 12 ust. 2, art. 28a, art. 45 ust. 1f, 1g, 2–4, art. 46 ust. 5 pkt 4–6 i ust. 6, art. 47 ust. 4, art. 48, art. 49 ust. 1, 4 i 5, art. 49a, art. 49c, art. 52, art. 53, art. 64 ust. 1 i 3, art. 66 ust. 4 i 5, art. 69 ust. 1, 2 i 3a, art. 70a, art. 77 i art. 79 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, 640, 644 i 1206),
• art. 14 ust. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o rachunkowości, ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1863),
• art. 19e ust. 1–3a i 6, art. 20 ust. 1g, art. 24 i art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 869, z późn. zm.),
• art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 45 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 191 § 2, art. 231 i art. 395 ustawy z dnia 15 września 2000 r. — Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18, z późn. zm.).