Kody QR i wizualizacja faktury z KSeF

Faktura ustrukturyzowana jest plikiem XML zapisanym w Krajowym Systemie e-Faktur. Wydruk, plik PDF czy obraz na ekranie telefonu to jedynie wizualizacja tego pliku. Jeżeli faktura trafia do obrotu poza systemem, ustawa o VAT wymaga oznaczenia jej kodem umożliwiającym dostęp do niej w KSeF i weryfikację jej danych (kodem weryfikującym) — zgodnie z rozporządzeniem w sprawie korzystania z KSeF w postaci linku albo kodu QR — który pozwala sprawdzić, czy dokument odpowiada fakturze w KSeF (art. 106gb ust. 5, § 9 ust. 8 i 9 rozporządzenia).

Kiedy potrzebna jest wizualizacja

• Nabywcy z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT otrzymują fakturę w sposób z nimi uzgodniony. Chodzi o przypadki, gdy miejsce świadczenia znajduje się poza Polską, nabywca nie ma w kraju siedziby ani uczestniczącego w transakcji stałego miejsca prowadzenia działalności, jest podatnikiem z innego państwa UE korzystającym w Polsce ze zwolnienia w procedurze SME (art. 113a ust. 1), nie posługuje się NIP albo jest konsumentem.
• Użycie faktury poza KSeF — np. przedłożenie wydruku bankowi lub leasingodawcy. Obowiązek oznaczenia ciąży wtedy na podatniku, a także na innym podmiocie, który posługuje się fakturą poza systemem, np. na nabywcy (art. 106gb ust. 5 pkt 2 i ust. 5a).
• Tryby offline — faktura wystawiona poza systemem i przekazana przed nadaniem numeru KSeF nabywcy z art. 106gb ust. 4, a w trybie awaryjnym — każdemu nabywcy, który uzgodnił odbiór poza KSeF (Tryby wystawiania faktur).

Nabywca krajowy posługujący się NIP otrzymuje fakturę w KSeF; wydruk przekazany mu dodatkowo nie zastępuje faktury w systemie (Odbieranie faktur w KSeF).

Kod QR I — weryfikacja faktury

Kod zawiera link złożony z adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, daty wystawienia faktury (w strukturze FA(3) — pole P_1), NIP sprzedawcy (także przy samofakturowaniu) oraz wyróżnika faktury — ciągu znaków obliczonego na podstawie 256-bitowego skrótu pliku faktury, według specyfikacji MF algorytmem SHA-256 (§ 2 pkt 6 i § 9 ust. 1 rozporządzenia). Według dokumentacji MF program do fakturowania generuje kod lokalnie, na podstawie danych faktury. Bezpośrednio pod kodem zamieszcza się:

• numer KSeF — gdy faktura ma już numer (faktura online albo faktura offline po nadaniu numeru),
• napis „OFFLINE” — gdy fakturę z trybu offline udostępnia się poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu (§ 9 ust. 3–5 rozporządzenia).

Kod QR II — weryfikacja wystawcy

Drugi kod stosuje się wyłącznie na fakturach z trybów offline24, niedostępności i awaryjnego, udostępnianych poza KSeF przed ich przesłaniem do systemu. Kod zawiera adres zasobu oprogramowania interfejsowego, typ i wartość identyfikatora kontekstu (np. NIP), NIP sprzedawcy, identyfikator certyfikatu KSeF i wyróżnik faktury — opatrzone certyfikatem KSeF. Pod kodem zamieszcza się napis „CERTYFIKAT” (art. 106nda ust. 6 pkt 2, § 9 ust. 10 rozporządzenia).

Do utworzenia tego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF przeznaczony do trybu offline (w materiałach MF — certyfikat typu 2), który podatnik ma obowiązek pobrać z systemu (art. 106nda ust. 7); certyfikat jest ważny nie dłużej niż 2 lata (§ 6 ust. 2 rozporządzenia; Certyfikaty KSeF). Według MF weryfikacja zwraca informację, czy certyfikat istnieje, jest aktywny i czy jego właściciel ma uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy; danych osobowych właściciela certyfikatu system nie ujawnia.

Zestawienie oznaczeń

Co zawiera wizualizacja

Przepisy nie określają wzoru wizualizacji. Według MF (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.5) powinna ona spełniać następujące warunki:

• Treść zgodna z plikiem XML — układ dokumentu ustala wystawca lub program, ale dane nie mogą być sprzeczne z fakturą w KSeF. Dopuszczalne są elementy bez znaczenia dla systemu, np. logo czy dane kontaktowe.
• Adnotacje, które występują (np. „metoda kasowa”, „odwrotne obciążenie”). Informacji o braku adnotacji zapisanej w pliku nie trzeba przenosić na wizualizację.
• Język — wizualizacja może być w języku obcym lub dwujęzyczna, jeżeli merytorycznie odpowiada plikowi XML.
• Dane handlowe — termin i forma płatności, rachunek bankowy czy opis dostawy powinny znaleźć się w pliku XML, a nie wyłącznie na wizualizacji, bo tylko wtedy nabywca przejmie je automatycznie do swojego programu.

Kod nanosi się na fakturę przed jej przekazaniem. Jeżeli faktura jest przesyłana jako dane ustrukturyzowane (np. EDI), na których nie da się go umieścić, wraz z fakturą przesyła się odrębny link lub znak graficzny z odpowiednim numerem albo napisem. Kod QR musi być zgodny z normą ISO/IEC 18004:2024 (§ 9 ust. 8, 9, 12 i 13 rozporządzenia). Według MF przy wydruku faktury z KSeF do pliku PDF kod QR z numerem KSeF jest dodawany automatycznie; bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów nie obsługują jednak trybów offline, więc nie tworzą kodu „CERTYFIKAT”. Biuro zaleca program TaxMachine: po przyjęciu faktury przez KSeF wydruk i plik PDF z programu zawierają kod I z numerem KSeF; kodu II program nie tworzy, bo nie wystawia faktur w trybach offline.

Jak nabywca sprawdza fakturę

1. Skanuje kod QR lub otwiera link — bez logowania do KSeF (art. 106gb ust. 3). System informuje, czy faktura znajduje się w KSeF, i — według MF — pokazuje m.in. numer KSeF, NIP sprzedawcy, datę wystawienia, datę nadania numeru, tryb wystawienia oraz to, czy plik w KSeF jest zgodny z plikiem, dla którego wygenerowano kod (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 5.5).
2. Aby pobrać fakturę (według MF — w formacie XML lub PDF), podaje numer faktury, NIP lub inny identyfikator nabywcy albo informację o jego braku oraz kwotę należności ogółem (§ 7 rozporządzenia). Według MF kilkukrotne podanie błędnych danych czasowo blokuje pobranie faktury.
3. Przy fakturze offline skanuje także kod „CERTYFIKAT”, aby potwierdzić tożsamość wystawcy.

Bez kodu QR dostęp do faktury uzyskuje się po podaniu numeru KSeF, numeru faktury, identyfikatora nabywcy, jego imienia i nazwiska lub nazwy (albo informacji o braku tych danych) oraz kwoty należności ogółem (§ 8 rozporządzenia); według MF usługa jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF przed zalogowaniem. Konsumentowi lub nabywcy bez NIP, który odbiera fakturę w KSeF, sprzedawca przekazuje kod weryfikujący i dane identyfikujące fakturę (art. 106gb ust. 6) — wydruk nie jest wtedy potrzebny.

Niezgodność lub brak faktury w KSeF

• Kod z numerem KSeF, a faktury brak w systemie — dokument nie odpowiada żadnej fakturze w KSeF. Nie należy go traktować jak faktury ani regulować płatności przed wyjaśnieniem sprawy ze sprzedawcą.
• Kod z napisem „OFFLINE” lub potwierdzenie transakcji, a faktury brak w systemie — do upływu terminu na przesłanie faktury do KSeF (art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4, art. 106nh ust. 2) jest to stan zwykły; po jego upływie należy wezwać sprzedawcę do przesłania faktury. Nabywca krajowy z NIP, który ma jedynie potwierdzenie transakcji, otrzymuje fakturę dopiero w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3, art. 106nda ust. 11) — od tej daty zależy m.in. okres, w którym powstaje prawo do odliczenia VAT (art. 86 ust. 10b pkt 1).
• Dane w KSeF inne niż na wydruku — rozstrzyga treść faktury w KSeF. Błędną wizualizację sprzedawca zastępuje prawidłową, a błąd w samej fakturze usuwa fakturą korygującą; noty korygującej nie stosuje się od 1 lutego 2026 r. (art. 106k uchylono).
• Negatywna weryfikacja certyfikatu — kod „CERTYFIKAT” nie potwierdza uprawnień wystawcy; dokument wymaga wyjaśnienia ze sprzedawcą.

Według MF, jeżeli KSeF odrzucił fakturę offline z powodu niezgodności ze wzorem, sprzedawca przesyła poprawiony plik ze wskazaniem skrótu pliku pierwotnego (tzw. korekta techniczna, możliwa tylko w sesji interaktywnej); dzięki temu kod QR z pierwotnej wizualizacji pozwala zweryfikować fakturę przyjętą przez system (podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 3.4).

Faktura przekazana poza KSeF

• Zaginięcie lub zniszczenie po przesłaniu — na wniosek nabywcy z art. 106gb ust. 4 sprzedawca udostępnia fakturę ponownie, z kodem QR i numerem KSeF (art. 106l ust. 1).
• Zaginięcie faktury offline przed przesłaniem — sprzedawca wystawia ją ponownie według danych z faktury; dokument może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT” i oznacza się go oboma kodami QR (art. 106nda ust. 14 i 15). Fakturę z trybu awaryjnego sprzedawca może też, na wniosek nabywcy, udostępnić ponownie przed jej przesłaniem do KSeF (art. 106nf ust. 13 i 14).
• Potwierdzenie transakcji — według MF dobrowolny dokument, nieuregulowany w przepisach, który nie jest fakturą i nie ma charakteru podatkowego (podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.6). Wydaje się go np. przy kasie, gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF. Zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, kwotę należności ogółem oraz dwa kody QR z nagłówkami „sprawdź fakturę w KSeF” i „zweryfikuj wystawcę faktury”, bez napisów pod kodami.

Podstawa prawna

• art. 86 ust. 10b pkt 1, art. 106gb ust. 3–6, art. 106k (uchylony), art. 106l ust. 1, art. 106na, art. 106nda ust. 2–16, art. 106nf ust. 3, 4, 8, 8a, 13 i 14 oraz art. 106nh ust. 2 i 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• § 2 pkt 3 i 6, § 6 ust. 2 oraz § 7–9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815, z 2026 r. poz. 169).