Choroba pracownika — wynagrodzenie chorobowe, zasiłek i kontrola zwolnień

Nieobecność pracownika z powodu choroby usprawiedliwia zaświadczenie lekarskie, a świadczenie za ten czas finansuje najpierw pracodawca, a następnie Fundusz Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca ustala prawo do wynagrodzenia chorobowego i jego wysokość, a pracodawca będący płatnikiem zasiłków — także prawo do zasiłku; świadczenia wykazuje się na liście płac i w dokumentach rozliczeniowych ZUS. Od 13 kwietnia 2026 r. obowiązują ponadto nowe zasady dotyczące pracy w czasie zwolnienia lekarskiego i jego kontroli.

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy

• Limit 33 albo 14 dni liczy się łącznie w roku kalendarzowym, także z dniami, za które wynagrodzenie wypłacił poprzedni pracodawca — informację o nich zawiera świadectwo pracy. Krótszy limit stosuje się od roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat.
• Liczbę ubezpieczonych, od której zależy status płatnika zasiłków, ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku.
• Oba świadczenia przysługują za każdy dzień niezdolności do pracy, łącznie z dniami wolnymi od pracy.
• Na równi z chorobą traktuje się m.in. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną (kwarantannę, izolację) oraz badania kandydata na dawcę komórek, tkanek i narządów.
• Prawo do świadczeń powstaje po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego; wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia, jeżeli przerwa nie przekroczyła 30 dni. Bez okresu wyczekiwania świadczenie przysługuje m.in. absolwentowi zgłoszonemu do ubezpieczenia w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły lub uczelni, w razie wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz osobie z co najmniej 10-letnim okresem obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego.

Niezdolność do pracy spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową nie jest objęta art. 92 Kodeksu pracy — od pierwszego dnia przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100% podstawy.

Wysokość i podstawa wymiaru

Świadczenie wynosi 80% podstawy wymiaru, także za okres pobytu w szpitalu. 100% przysługuje, jeżeli niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży albo powstała wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy, badań kandydata na dawcę lub zabiegu pobrania komórek, tkanek i narządów. Przepisy prawa pracy obowiązujące u pracodawcy (np. układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) mogą przewidywać wyższe wynagrodzenie chorobowe.

Podstawa wymiaru jest wspólna dla wynagrodzenia chorobowego i zasiłku:

• stanowi ją przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy; przy krótszym okresie ubezpieczenia — za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia, a jeżeli niezdolność powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia — wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc,
• wynagrodzenie przyjmuje się po odliczeniu potrąconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika (co do zasady 13,71%),
• pomija się miesiące, w których pracownik z przyczyn usprawiedliwionych przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, a wynagrodzenie z pozostałych miesięcy z nieobecnościami uzupełnia się,
• nie uwzględnia się składników, do których pracownik zachowuje prawo w czasie choroby, jeżeli są wypłacane za ten okres; składniki kwartalne i roczne wlicza się w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za cztery poprzednie kwartały albo za poprzedni rok,
• przy pełnym etacie podstawa nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia pomniejszonego o 13,71%,
• podstawy nie ustala się na nowo, jeżeli przerwa między okresami pobierania świadczeń była krótsza niż miesiąc kalendarzowy.

Świadczenie za jeden dzień oblicza się, mnożąc 1/30 podstawy wymiaru przez właściwy procent. Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy oblicza narzędzie Świadczenia pracownicze.

Okres zasiłkowy

Świadczenia z tytułu choroby przysługują najdłużej przez 182 dni, a jeżeli niezdolność do pracy spowodowała gruźlica lub przypada w okresie ciąży — przez 270 dni. Do okresu zasiłkowego wlicza się dni, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe, oraz poprzednie okresy niezdolności do pracy, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 60 dni — niezależnie od przyczyny choroby (nie wlicza się ich, jeżeli niezdolność po przerwie przypada w okresie ciąży). Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego pracownikowi nadal niezdolnemu do pracy przysługuje świadczenie rehabilitacyjne (do 12 miesięcy; 90% podstawy przez pierwsze 3 miesiące, następnie 75%, w okresie ciąży 100%), jeżeli dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy — orzeka o tym lekarz orzecznik ZUS.

Po niezdolności do pracy spowodowanej chorobą i trwającej dłużej niż 30 dni pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. W czasie choroby pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę, dopóki nie upłynął okres uprawniający do rozwiązania jej bez wypowiedzenia; po jego upływie długotrwała niezdolność do pracy może uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia — zasady opisuje artykuł Rozwiązanie umowy o pracę.

Zwolnienie lekarskie (e-ZLA)

Lekarz wystawia zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy w postaci elektronicznej. ZUS udostępnia je pracodawcy na profilu informacyjnym płatnika składek (PUE/eZUS) najpóźniej w dniu następującym po jego otrzymaniu, bez numeru statystycznego choroby. Wydruk zaświadczenia albo formularz papierowy, wystawiane wyjątkowo, pracownik dostarcza pracodawcy nieposiadającemu profilu informacyjnego albo do ZUS, jeżeli to ZUS wypłaca zasiłek. Niezależnie od zaświadczenia pracownik zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności.

Praca i aktywność w czasie zwolnienia

Ubezpieczony traci prawo do zasiłku za cały okres zwolnienia, jeżeli w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową lub podejmuje aktywność niezgodną z celem zwolnienia. Od 13 kwietnia 2026 r. przepisy definiują oba pojęcia:

• praca zarobkowa — każda czynność o charakterze zarobkowym, bez względu na podstawę prawną jej wykonywania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia wymagają istotne okoliczności; istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy,
• aktywność niezgodna z celem zwolnienia — wszelkie działania utrudniające lub wydłużające leczenie albo rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego oraz czynności incydentalnych, których podjęcia wymagają istotne okoliczności.

Wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie miałby prawa do zasiłku, dlatego te same zasady dotyczą pierwszych 33 (14) dni choroby. Pracownikowi na zwolnieniu nie należy więc zlecać żadnych czynności służbowych. Osoba ubezpieczona z kilku tytułów otrzymuje odrębne zwolnienie dla każdego z nich. Od 1 stycznia 2027 r. na jej żądanie będzie można nie wystawić zwolnienia z tytułu, w ramach którego praca zarobkowa może być wykonywana z uwagi na jej rodzaj — informuje ona wówczas płatnika zasiłków o okresie zwolnienia wystawionego z innego tytułu — a okres zasiłkowy będzie jeden, niezależnie od liczby tytułów.

Kontrola zwolnień lekarskich

W imieniu pracodawcy kontrolę prowadzi osoba upoważniona, która okazuje upoważnienie wraz z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości; wzory upoważnienia i protokołu kontroli określa rozporządzenie z 8 kwietnia 2026 r. Czynności kontrolne wykonuje się w miejscu zamieszkania, pobytu lub pracy, a jeżeli wymaga tego cel kontroli — w innym miejscu, bez ustalania z góry stałych terminów, środkami proporcjonalnymi do celu i z poszanowaniem prywatności. Ustalenia opisuje protokół sporządzany w dwóch egzemplarzach; kontrolowany może zgłosić do niego zastrzeżenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu, a rozpatruje je ZUS — także wtedy, gdy kontrolę przeprowadził pracodawca. Wątpliwości, czy zwolnienie było wykorzystywane niezgodnie z celem, rozstrzyga ZUS.

Utratę prawa do wynagrodzenia chorobowego stwierdza pracodawca — przepisy nie przewidują w tej sprawie decyzji ZUS. O ustaniu prawa do zasiłku, także wypłacanego przez płatnika zasiłków, rozstrzyga ZUS; protokół kontroli jest podstawą wszczęcia tego postępowania i dowodem w nim.

Rozliczenie na liście płac i w ZUS

• Wynagrodzenie miesięczne w stałej stawce pomniejsza się o 1/30 za każdy dzień niezdolności do pracy wskazany w zaświadczeniu lekarskim.
• Od wynagrodzenia chorobowego i zasiłków nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne. Stanowią one przychód podlegający opodatkowaniu: wynagrodzenie chorobowe — ze stosunku pracy, a zasiłki — z innych źródeł. Zaliczkę na podatek pobiera pracodawca, a od zasiłku wypłacanego przez ZUS — ZUS.
• Wypłacone przez pracodawcę wynagrodzenie chorobowe i zasiłki wykazuje się w imiennym raporcie miesięcznym (ZUS RSA). Płatnik zasiłków rozlicza wypłacone zasiłki w deklaracji ZUS DRA w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.
• Pracodawca, który nie wypłaca zasiłków, przekazuje do ZUS zaświadczenie płatnika składek (ZUS Z-3) z danymi do ustalenia podstawy wymiaru, a dokumenty otrzymane od pracownika — niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania.
• Płatnik zasiłków wypłaca je w terminach wypłaty wynagrodzeń, nie później niż w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku. Roszczenie o zasiłek przedawnia się po 6 miesiącach od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje, a jeżeli niewypłacenie zasiłku było następstwem błędu płatnika zasiłków albo ZUS — po 3 latach.

Zasiłki przysługujące przedsiębiorcy z tytułu własnego ubezpieczenia omawia artykuł Zasiłki dla przedsiębiorcy, a zakres obsługi kadrowo-płacowej — strona Kadry i płace.

Podstawa prawna

• art. 41, art. 53 § 1 pkt 1, art. 92 i art. 229 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
• art. 3 pkt 3, art. 4, art. 6, art. 8, art. 9, art. 11, art. 12, art. 17, art. 18, art. 19, art. 36–38, art. 41–43, art. 45, art. 55, art. 55a, art. 58, art. 59 ust. 3 i 12, art. 61, art. 61b, art. 62, art. 64, art. 67 i art. 68–68g ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 854 ze zm.),
• ustawa z dnia 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 26) — w zakresie art. 13 i art. 43,
• art. 18 ust. 2, art. 20 ust. 1, art. 41 ust. 3 pkt 8 oraz art. 46 ust. 2 i ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 199 ze zm.),
• art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.),
• art. 12 ust. 1, art. 20 ust. 1–2, art. 32 ust. 1 oraz art. 34 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.),
• art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 2 i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1644 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 kwietnia 2026 r. w sprawie wzoru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy i wzoru protokołu tej kontroli (Dz.U. poz. 503),
• § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927),
• § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632),
• § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1016).