Sprzedaż konsumentom w UE — WSTO, usługi TBE i procedura OSS

Towary wysyłane do konsumentów w innych państwach Unii oraz świadczone na ich rzecz usługi elektroniczne po przekroczeniu progu podlegają VAT w państwie nabywcy. Procedura unijna (One Stop Shop, OSS) pozwala rozliczyć ten podatek w Polsce, w jednej kwartalnej deklaracji, bez rejestracji w każdym państwie konsumpcji (dział XII rozdział 6a ustawy o VAT).

Transakcje objęte procedurą

• Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO) — dostawa towarów wysyłanych lub transportowanych przez dostawcę albo na jego rzecz do nabywcy w innym państwie członkowskim, który nie rozlicza wewnątrzwspólnotowego nabycia: konsumenta, podmiotu zwolnionego, osoby prawnej niebędącej podatnikiem (art. 2 pkt 22a). Definicja nie obejmuje nowych środków transportu ani towarów instalowanych lub montowanych. Miejscem dostawy jest państwo zakończenia transportu (art. 22 ust. 1 pkt 1a).
• Usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne (TBE) na rzecz osób niebędących podatnikami — opodatkowane w państwie siedziby lub miejsca zamieszkania usługobiorcy (art. 28k ust. 1).
• Inne usługi na rzecz konsumentów, których miejscem świadczenia jest państwo członkowskie inne niż Polska, np. usługi związane z nieruchomością położoną za granicą (art. 130a pkt 1a).

Transakcje z przedsiębiorcami zidentyfikowanymi do VAT omawiają poradniki Wewnątrzwspólnotowe dostawy i nabycia oraz Usługi transgraniczne.

Próg 10 000 euro

Dostawca mający siedzibę wyłącznie w Polsce, wysyłający towary z Polski, opodatkuje WSTO i usługi TBE według polskich przepisów, dopóki łączna wartość tych transakcji w danym i w poprzednim roku, bez podatku, nie przekroczy 10 000 euro — w przeliczeniu ustawowym 42 000 zł (art. 22a ust. 1 pkt 3, art. 28k ust. 2 pkt 3). Próg obejmuje łącznie sprzedaż do wszystkich państw członkowskich.

Wybór opodatkowania w państwie konsumpcji zgłasza się elektronicznie naczelnikowi urzędu skarbowego do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu wyboru (art. 22a ust. 3, art. 28k ust. 4, art. 28p). Wiąże on przez 2 lata od pierwszej transakcji rozliczonej w ten sposób (art. 22a ust. 5, art. 28k ust. 5). Dostawca towarów, który nie jest zidentyfikowany na potrzeby procedury unijnej, w ciągu 30 dni od pierwszej dostawy po wyborze przedstawia naczelnikowi urzędu skarbowego dokument potwierdzający zawiadomienie organu podatkowego państwa nabywcy o zamiarze rozliczania tam podatku (art. 22a ust. 4).

Rejestracja — zgłoszenie VIU-R

Zgłoszenie VIU-R składa się elektronicznie (system e-Deklaracje) do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który obsługuje OSS dla podatników z siedzibą w Polsce. W procedurze używa się dotychczasowego numeru identyfikacyjnego VAT (art. 130b ust. 5). Procedura obejmuje wszystkie transakcje nią objęte, we wszystkich państwach konsumpcji — nie można jej stosować wybiórczo (art. 130b ust. 1).

Procedurę stosuje się od pierwszego dnia kwartału następującego po złożeniu zgłoszenia. Wcześniejszą pierwszą transakcję procedura obejmuje od dnia jej dokonania, jeżeli zgłoszenie złożono do 10. dnia następnego miesiąca (art. 57d rozporządzenia 282/2011); po tym terminie sprzedaż z bieżącego kwartału rozlicza się przez rejestrację w poszczególnych państwach.

Zmianę danych i zaprzestanie sprzedaży objętej procedurą zgłasza się do 10. dnia miesiąca następującego po zdarzeniu (art. 130b ust. 7), a dobrowolną rezygnację — co najmniej 15 dni przed końcem kwartału poprzedzającego (art. 57g rozporządzenia 282/2011).

Deklaracja VIU-DO i zapłata

Terminy przypadają na 30 kwietnia, 31 lipca, 31 października i 31 stycznia. Deklarację składa się w systemie e-Deklaracje, nie wcześniej niż po zakończeniu kwartału. W tytule przelewu podaje się wyłącznie numer referencyjny deklaracji (UNR), np. PL/PL1234567890/Q4.2026; wpłata na mikrorachunek podatkowy nie zostanie przekazana państwom konsumpcji. Według wyjaśnień MF („Zasady rozliczania podatku VAT w procedurze unijnej”, podatki.gov.pl) termin złożenia deklaracji nie przesuwa się, a wpłata musi wpłynąć na rachunek urzędu najpóźniej w ostatnim dniu roboczym terminu — za IV kwartał 2026 r. deklarację można złożyć do niedzieli 31 stycznia 2027 r., a podatek musi wpłynąć do piątku 29 stycznia 2027 r.

Sprzedaż w złotych przelicza się na euro jednym kursem EBC z końca kwartału. Stawki ustala się według przepisów państwa konsumpcji — zestawia je baza Komisji Europejskiej (Taxes in Europe Database).

Faktury i KSeF

• Poza OSS WSTO dokumentuje się fakturą obowiązkowo (art. 106b ust. 1 pkt 2); według objaśnień MF z 1 września 2021 r. stosuje się wtedy przepisy o fakturowaniu państwa, w którym dostawa jest opodatkowana.
• W OSS z Polską jako państwem identyfikacji faktura nie jest obowiązkowa, także na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 1 pkt 2, ust. 3 pkt 1 lit. b), lecz można ją wystawić (art. 106b ust. 4a). Stosuje się wtedy polskie przepisy o fakturowaniu (art. 106a pkt 3), a na fakturze podaje się stawkę państwa konsumpcji (art. 106e ust. 1 pkt 12).
• KSeF — faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności nie musi być wystawiona w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Wyłączenie z art. 106ga ust. 2 pkt 3 obejmuje procedurę nieunijną, szczególną procedurę dla usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób i procedurę importu (dział XII rozdziały 7, 7a i 9), lecz nie procedurę unijną — faktura OSS dla nabywcy niebędącego konsumentem, np. osoby prawnej niebędącej podatnikiem, jest wystawiana w KSeF (struktura FA(3) ma pola dla OSS). Zob. KSeF — obowiązek i terminy.

Ewidencja, JPK_V7 i odliczenie

Ewidencję transakcji objętych procedurą prowadzi się elektronicznie, w zakresie z art. 63c rozporządzenia 282/2011 — obejmuje m.in. państwo konsumpcji, datę, podstawę opodatkowania z walutą, stawkę, płatności oraz dane użyte do ustalenia miejsca opodatkowania. Przechowuje się ją 10 lat od końca roku transakcji (art. 130d).

Transakcji rozliczanych w OSS nie wykazuje się w JPK_V7 — podatek od nich deklaruje się w VIU-DO (dla WSTO wskazują to wprost objaśnienia MF z 1 września 2021 r.). WSTO opodatkowana w Polsce, poniżej progu, trafia do JPK_V7 z polskim VAT i oznaczeniem WSTO_EE, a WSTO rozliczana poza procedurą przez rejestrację w państwie nabywcy — jako sprzedaż poza terytorium kraju (pole K_11, sama podstawa opodatkowania) z oznaczeniem WSTO_EE. Opodatkowanie w państwie nabywcy wymaga dowodów dostarczenia towaru otrzymanych przed terminem złożenia deklaracji; ich brak także w następnym okresie oznacza dostawę krajową z polskim VAT, również przy stosowaniu OSS, a późniejsze otrzymanie dowodów uprawnia do korekty podatku należnego (art. 22a ust. 7–11). Zasady ewidencji omawia poradnik JPK_V7 i ewidencja VAT.

Deklaracja VIU-DO nie zawiera podatku naliczonego. Polski VAT od zakupów związanych ze sprzedażą w OSS odlicza się w JPK_V7 na zasadach ogólnych (art. 86 ust. 8 pkt 1), a podatek zapłacony w państwie konsumpcji odzyskuje się w procedurze zwrotu VAT-REFUND, chyba że podatnik jest tam zarejestrowany z tytułu innych czynności i rozlicza go w tamtejszej deklaracji (objaśnienia MF z 1 września 2021 r.) — zob. Odliczenie VAT.

Procedura importu (IOSS)

Odrębna procedura dotyczy sprzedaży na odległość towarów importowanych spoza Unii w przesyłkach o wartości rzeczywistej do 150 euro, z wyłączeniem wyrobów akcyzowych (art. 138a pkt 2). Sprzedawca pobiera w cenie VAT państwa nabywcy, a import jest zwolniony, jeżeli organ celny otrzymał ważny numer IOSS (art. 45 ust. 1 pkt 11). Rejestracja następuje zgłoszeniem VII-R, deklaracja VII-DO jest miesięczna, składana i opłacana w euro do końca następnego miesiąca, bez przesunięcia terminu na dzień roboczy (art. 138g). Procedura obejmuje wszystkie transakcje tego rodzaju (art. 138b ust. 2); podatnik spoza Unii korzysta z niej przez jednego pośrednika ustanowionego umową na piśmie, który odpowiada solidarnie za rozliczany podatek (art. 138b ust. 1 pkt 2, art. 138c, art. 138d). Skutki po stronie nabywcy omawia poradnik Import towarów.

Monitorowanie progu, rozdzielenie ewidencji OSS i JPK_V7 oraz kwartalne terminy wpłat w euro obejmuje usługa VAT, JPK i KSeF.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 22a, art. 22 ust. 1 pkt 1a, art. 22a, art. 28k, art. 28p, art. 45 ust. 1 pkt 11, art. 86 ust. 8 pkt 1, art. 106a pkt 3, art. 106b, art. 106e ust. 1 pkt 12, art. 106ga ust. 2 i 4, art. 130a–130d, art. 138a–138g ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 57d, art. 57g, art. 60 i art. 63c rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE,
• Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z dnia 1 września 2021 r. w zakresie pakietu „VAT e-commerce”.