Pojazdy z pełnym odliczeniem VAT — ewidencja przebiegu, VAT-26, vany i pick-upy

Od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi odlicza się co do zasady 50% podatku naliczonego (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Pełne odliczenie przysługuje, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, gdy jego konstrukcja wyklucza użycie prywatne albo czyni je nieistotnym, a także gdy jest konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą i wynika to z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym (art. 86a ust. 3 i 4). Rozliczenie samochodu o użytku mieszanym omawia poradnik Samochód osobowy w firmie.

Zakres ograniczenia

Ograniczenie dotyczy pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (art. 2 pkt 34) i obejmuje wydatki na nabycie, import, wytworzenie, części składowe, najem, dzierżawę i leasing, paliwo, naprawy oraz eksploatację (art. 86a ust. 2). Od pojazdów cięższych podatek odlicza się na zasadach ogólnych. O pełnym odliczeniu nie decyduje ładowność ani wpis „ciężarowy” w dowodzie rejestracyjnym, lecz spełnienie warunków art. 86a.

Pojazdy wykorzystywane wyłącznie do działalności

Pojazd uznaje się za wykorzystywany wyłącznie do działalności, jeżeli sposób jego wykorzystywania, zwłaszcza określony w ustalonych przez podatnika zasadach używania i potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza użycie do celów niezwiązanych z działalnością (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i ust. 4 pkt 1). Zasady określają zwykle miejsce przechowywania pojazdu po godzinach pracy, wydawanie kluczy, zakaz przejazdów prywatnych i kontrolę. Sama ewidencja nie wystarcza, jeżeli faktyczny sposób używania nie wyklucza użytku prywatnego; w praktyce organy podatkowe kwestionują pełne odliczenie m.in. wtedy, gdy pojazd po godzinach pracy pozostaje w swobodnej dyspozycji przedsiębiorcy, który nie ma innego samochodu do celów osobistych.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencję prowadzi się od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia wykorzystywania pojazdu wyłącznie w działalności (art. 86a ust. 6 i 7):

Wpisy kierujących, którzy nie są podatnikiem, podatnik potwierdza na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Przy udostępnieniu pojazdu osobie niebędącej pracownikiem wpis sporządza udostępniający, podając m.in. stan licznika w dniu wydania i zwrotu (art. 86a ust. 8). Ewidencji nie prowadzi się dla pojazdów przeznaczonych wyłącznie do odprzedaży, sprzedaży (pojazdy wytworzone przez podatnika) lub oddania w odpłatne używanie, jeżeli stanowi to przedmiot działalności podatnika (art. 86a ust. 5 pkt 1), a także dla pojazdów specjalnych pomocy drogowej, pogrzebowych i bankowozów typu A i B w działalności wskazanej w rozporządzeniu z 28 maja 2014 r. (usługi pomocy drogowej, pogrzebowe, transport wartości pieniężnych).

Informacja VAT-26

Podatnik obowiązany do prowadzenia ewidencji składa naczelnikowi urzędu skarbowego informację VAT-26 do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem, nie później jednak niż w dniu przesłania pliku JPK_V7 za ten okres (art. 86a ust. 12). Pierwszym wydatkiem może być zaliczka na poczet nabycia albo opłata wstępna w leasingu. Informację aktualizuje się do końca miesiąca, w którym zmienił się sposób wykorzystywania pojazdu (ust. 14).

Po terminie pojazd uznaje się za wykorzystywany wyłącznie do działalności dopiero od pierwszego dnia miesiąca złożenia informacji (ust. 13). Od wcześniejszych wydatków odlicza się 50%, a podatek od nabycia pojazdu można skorygować w górę proporcjonalnie do pozostałego okresu korekty (art. 90b ust. 3).

Pojazdy, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny

Pojazdy wymienione w art. 86a ust. 9 i w rozporządzeniu z 27 marca 2014 r. uznaje się za wykorzystywane wyłącznie do działalności bez ewidencji przebiegu i bez VAT-26:

Furgony i pick-upy z dwoma rzędami siedzeń o masie całkowitej do 3,5 tony nie spełniają tych warunków — pełne odliczenie wymaga dla nich ewidencji i VAT-26. Jeżeli po wydaniu zaświadczenia pojazd zmieniono tak, że przestał spełniać wymagania (np. usunięto przegrodę), traci on status pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do działalności od dnia zmian (art. 86a ust. 11). Pełne odliczenie przysługuje także od towarów montowanych w pojeździe, np. taksometru, i usług ich montażu oraz naprawy, jeżeli obiektywnie służą wyłącznie działalności (art. 86a ust. 3 pkt 2).

Korekta przy zmianie sposobu wykorzystywania

Zmiana sposobu wykorzystywania pojazdu w ciągu 60 miesięcy od miesiąca nabycia, importu lub oddania do używania wymaga korekty podatku odliczonego przy nabyciu (art. 90b):

• przejście z użytku wyłącznie firmowego na mieszany — obowiązek korekty zmniejszającej,
• przejście z użytku mieszanego na wyłącznie firmowy — prawo do korekty zwiększającej,
• sprzedaż w okresie korekty — traktowana jak przejście na użytek wyłącznie firmowy do końca okresu, co przy pojeździe rozliczanym z odliczeniem 50% uprawnia do korekty zwiększającej.

Korektę ujmuje się w rozliczeniu za okres zmiany, proporcjonalnie do pozostałego okresu korekty; przy wartości początkowej do 15 000 zł okres ten wynosi 12 miesięcy. Przykład: samochód kupiony w marcu 2026 r., VAT 34 500 zł odliczony w całości; od marca 2028 r. jest używany także prywatnie. Pozostało 36 z 60 miesięcy, więc w JPK_V7 za marzec 2028 r. zmniejsza się podatek naliczony o (34 500 − 17 250) × 36/60 = 10 350 zł. W leasingu operacyjnym podatek od każdej raty odlicza się według sposobu wykorzystywania pojazdu w okresie, którego rata dotyczy. Szerzej: Korekta odliczenia VAT.

Skutki w PIT i CIT

Pojazdy z art. 86a ust. 9 pkt 1 i 2, potwierdzone zaświadczeniem stacji kontroli i adnotacją w dowodzie rejestracyjnym, nie są samochodami osobowymi również w podatkach dochodowych (art. 5a pkt 19a i art. 5d ustawy o PIT, art. 4a pkt 9a i art. 4c ustawy o CIT); to samo dotyczy wymienionych pojazdów specjalnych i pojazdów przewożących więcej niż 9 osób. Nie stosuje się do nich limitów wartości, ograniczenia wydatków eksploatacyjnych do 75% ani limitów składek i opłat leasingowych, a wyłączenie samochodów osobowych z amortyzacji degresywnej i jednorazowej ich nie obejmuje (art. 22k ust. 1 i 7 ustawy o PIT).

Samochód osobowy wykorzystywany wyłącznie w działalności pozwala zaliczyć do kosztów 100% wydatków eksploatacyjnych, lecz limity wartości (100 000 zł, 150 000 zł albo 225 000 zł) nadal obowiązują. Brak ewidencji prowadzonej dla VAT oznacza przyjęcie użytku mieszanego, chyba że podatnik nie ma obowiązku jej prowadzenia z innego powodu niż wybór odliczenia 50% (art. 23 ust. 5f i 5g ustawy o PIT, art. 16 ust. 5f i 5g ustawy o CIT).

Zasady używania, ewidencję, dowód rejestracyjny i zaświadczenie ze stacji kontroli przechowuje się przez okres przedawnienia. Rozliczenie podatku naliczonego obejmuje usługa VAT, JPK i KSeF.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 34, art. 86a, art. 90b i art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (Dz. U. poz. 407),
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 maja 2014 r. w sprawie przypadków, w których nie stosuje się warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (Dz. U. poz. 709),
• rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 września 2021 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz. U. poz. 1790),
• art. 5a pkt 19a, art. 5d, art. 22k ust. 1 i 7 oraz art. 23 ust. 1 pkt 4, 46a, 47 i 47a oraz ust. 5f–5h ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 4a pkt 9a, art. 4c oraz art. 16 ust. 1 pkt 4, 49, 49a i 51 oraz ust. 5f–5h ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.).