Rejestracja do VAT — zgłoszenie VAT-R, VAT-UE i wykreślenie z rejestru

Rejestracja w zakresie podatku od towarów i usług nadaje podatnikowi status w rejestrze prowadzonym przez naczelnika urzędu skarbowego. Od statusu zależy sposób rozliczania podatku, a kontrahenci sprawdzają go w wykazie podatników VAT. Kto jest podatnikiem i kiedy przysługuje zwolnienie, opisuje poradnik Kto jest podatnikiem VAT.

Kto i kiedy składa zgłoszenie

Podatnik składa zgłoszenie rejestracyjne przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu (art. 96 ust. 1 ustawy o VAT). Dla podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego oraz wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo rejestracja jest fakultatywna (art. 96 ust. 3). Zwolnienie podmiotowe nie przysługuje podatnikom wykonującym czynności wymienione w art. 113 ust. 13 (m.in. dostawy towarów z załącznika nr 12, usługi prawnicze, doradcze i jubilerskie) — składają oni zgłoszenie przed pierwszą czynnością. Podatnik zarejestrowany jako zwolniony, który traci zwolnienie albo z niego rezygnuje, składa aktualizację zgłoszenia.

Rejestracja jako podatnik VAT czynny warunkuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (art. 88 ust. 4). Przy wydatkach przygotowujących działalność zgłoszenie można więc złożyć już na etapie tych zakupów.

Jak złożyć zgłoszenie VAT-R

Zgłoszenie składa się na formularzu VAT-R(18):

• przez CEIDG — osoba fizyczna dołącza je do wniosku o wpis albo o zmianę wpisu (art. 6 ust. 4 pkt 2 ustawy o CEIDG); wniosek składany elektronicznie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub podpisuje w inny sposób akceptowany przez system CEIDG (art. 10 ust. 7). Zgłoszenie dołącza się także wtedy, gdy przedsiębiorca dopiero występuje we wniosku o nadanie NIP — pola NIP wówczas się nie wypełnia (objaśnienie 1 do wzoru VAT-R), a urząd skarbowy rozpatruje zgłoszenie po nadaniu numeru. Od 1 listopada 2028 r. zgłoszenie można dołączyć w CEIDG także do wniosku o publikację informacji o spółce cywilnej (art. 42b ust. 3 pkt 2 ustawy o CEIDG w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 13 marca 2026 r., Dz. U. poz. 507),
• przez e-Urząd Skarbowy — z logowaniem profilem zaufanym, bankowością elektroniczną lub aplikacją mObywatel,
• elektronicznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• na papierze — w urzędzie skarbowym albo pocztą.

Od 1 stycznia 2026 r. podania wnoszone do organów podatkowych przez ePUAP nie są skutecznie doręczane — podania w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych albo przez konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego (art. 168 § 1 Ordynacji podatkowej). Zgłoszenie osoby fizycznej trafia do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania, a osoby prawnej i jednostki organizacyjnej — według siedziby. Podmioty zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce rejestruje Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

W zgłoszeniu wskazuje się m.in. status (czynny albo zwolniony, z podstawą zwolnienia), wybór rozliczeń kwartalnych i metody kasowej oraz zamiar dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Rejestracja jest bezpłatna.

Jeżeli zgłoszenie złożył pełnomocnik, odpowiada on solidarnie z podatnikiem, do kwoty 500 000 zł, za zaległości powstałe z czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od rejestracji jako podatnik VAT czynny. Odpowiedzialność nie powstaje, gdy zaległość nie wiązała się z udziałem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej (art. 96 ust. 4b–4c).

Naczelnik urzędu skarbowego weryfikuje dane i nie dokonuje rejestracji — bez konieczności zawiadamiania podmiotu — jeżeli dane są niezgodne z prawdą, podmiot nie istnieje, kontakt z nim lub z jego pełnomocnikiem jest niemożliwy, podmiot lub pełnomocnik nie stawia się na wezwania, informacje wskazują na zamiar wykorzystania działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do wyłudzeń skarbowych albo sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności gospodarczej (art. 96 ust. 4a). Od 1 stycznia 2027 r. naczelnik nie dokonuje rejestracji także wtedy, gdy podmiot nie ustanowił przedstawiciela podatkowego pomimo takiego obowiązku albo — po wykreśleniu z rejestru z powodu niezłożenia deklaracji (ust. 9a pkt 2) — nie złożył zaległych deklaracji (art. 96 ust. 4a pkt 7 i 8 w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1270).

Status i potwierdzenie rejestracji

Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot jako podatnika VAT czynnego albo podatnika VAT zwolnionego (art. 96 ust. 4). Pisemne potwierdzenie zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego lub zwolnionego (VAT-5) naczelnik wydaje na wniosek — można go złożyć w części D zgłoszenia (poz. 74); potwierdzenie podlega opłacie skarbowej w wysokości 170 zł. Zarejestrowanie jako podatnika VAT UE naczelnik potwierdza na formularzu VAT-5UE (art. 97 ust. 9) — przepis nie uzależnia tego od wniosku. Status podatnika można bezpłatnie sprawdzić w wykazie podatników VAT (art. 96b) — zob. Biała lista podatników VAT, a numer VAT kontrahenta z innego państwa członkowskiego — w systemie VIES, np. narzędziem VIES — numer VAT-UE.

Rejestracja jako podatnik VAT UE

Przed pierwszą czynnością wewnątrzwspólnotową podatnik zawiadamia o niej w zgłoszeniu VAT-R (część C.3) i zostaje zarejestrowany jako podatnik VAT UE (art. 97 ust. 1–4). W transakcjach tych posługuje się numerem NIP poprzedzonym kodem PL.

Podatnik zwolniony, który nie był dotąd zarejestrowany, składa w takim przypadku VAT-R ze statusem zwolnionym i zgłoszeniem VAT-UE. Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów rozlicza w deklaracji VAT-8, składanej za okresy miesięczne do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu (art. 99 ust. 8), a podatek od importu usług — jeżeli nie składa deklaracji VAT-8 — w deklaracji VAT-9M, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego (art. 99 ust. 9). Zaprzestanie transakcji wewnątrzwspólnotowych zgłasza się aktualizacją VAT-R w terminie 15 dni (art. 97 ust. 13). Szczegóły rozliczeń opisują poradniki Wewnątrzwspólnotowe dostawy i nabycia oraz Usługi transgraniczne.

Aktualizacja i zaprzestanie działalności

• Zmiana danych — aktualizację VAT-R składa się w terminie 7 dni od zmiany (art. 96 ust. 12). Nie jest wymagana, gdy zmieniają się wyłącznie dane aktualizowane na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (u przedsiębiorców wpisanych do CEIDG — przez wniosek do CEIDG); do 31 grudnia 2026 r. aktualizacja jest jednak wymagana, gdy zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek nie obowiązuje (skreślenie zdania trzeciego art. 96 ust. 12 ustawą z dnia 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1270).
• Zaprzestanie działalności — podatnik zgłasza je na formularzu VAT-Z(6); zgłoszenie jest podstawą wykreślenia z rejestru (art. 96 ust. 6). Od 1 stycznia 2027 r. zgłoszenia nie składa podatnik wpisany do CEIDG, który złożył wniosek o wykreślenie z ewidencji i nie prowadzi innej działalności opodatkowanej, ani podatnik wpisany do KRS, który złożył wniosek o wykreślenie z rejestru, jeżeli wpis o wykreśleniu przekazano do Centralnego Rejestru Podmiotów — Krajowej Ewidencji Podatników; podstawą wykreślenia z rejestru VAT jest wtedy wniosek o wykreślenie (art. 96 ust. 6a–6b w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 września 2026 r.). Rozliczenia przy zamknięciu firmy opisuje poradnik Zamknięcie działalności.

Wykreślenie z urzędu i przywrócenie rejestracji

Naczelnik urzędu skarbowego wykreśla podatnika bez zawiadomienia, jeżeli podatnik nie istnieje, nie ma z nim kontaktu, dane w zgłoszeniu są nieprawdziwe, podatnik lub pełnomocnik nie stawia się na wezwania organów, informacje wskazują na zamiar wykorzystania działalności banków do wyłudzeń skarbowych albo sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności (art. 96 ust. 9). Od 1 stycznia 2027 r. brak kontaktu jest podstawą wykreślenia, gdy nie można skontaktować się z podatnikiem, jego pełnomocnikiem ani przedstawicielem podatkowym, a dodatkową podstawą jest nieustanowienie kolejnego przedstawiciela podatkowego pomimo takiego obowiązku (art. 96 ust. 9 pkt 2 i 7 w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 września 2026 r.). Wykreśleniu podlega także podatnik, który (art. 96 ust. 9a):

1. zawiesił działalność gospodarczą na co najmniej 6 kolejnych miesięcy,
2. nie złożył deklaracji za 3 kolejne miesiące albo za kwartał,
3. przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały składał deklaracje bez sprzedaży i bez zakupów z podatkiem do odliczenia,
4. wystawiał faktury dokumentujące czynności niedokonane,
5. prowadząc działalność, wiedział lub miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy biorący udział w dostawie tego samego towaru lub usługi uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.

Podatnik, który w okresie zawieszenia zamierza wykonywać czynności opodatkowane, zawiadamia o tym urząd przed zawieszeniem albo przed rozpoczęciem tych czynności, wskazując okres ich wykonywania — od 1 stycznia 2027 r. wyrażony datami (art. 96 ust. 9b) — por. Zawieszenie działalności. Po upływie terminu na wniosek o przywrócenie pozostaje nowe zgłoszenie rejestracyjne (od 1 stycznia 2027 r. — po złożeniu zaległych deklaracji, jeżeli przyczyną wykreślenia było ich niezłożenie; art. 96 ust. 4a pkt 8). Do czasu przywrócenia podatnik nie odlicza podatku naliczonego, a kontrahenci widzą w wykazie brak czynnego statusu. Wykreślenie z rejestru VAT oznacza również wykreślenie z rejestru VAT-UE (art. 97 ust. 16).

Podstawa prawna

• art. 10 ust. 1 pkt 2 i ust. 6, art. 88 ust. 4, art. 96, art. 96b, art. 97, art. 99 ust. 8–9 i art. 113 ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 1 pkt 18 ustawy z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 1270) — od 1 stycznia 2027 r.,
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 marca 2020 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją w zakresie podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r. poz. 1152) — wzory VAT-R(18), VAT-5(3), VAT-5UE(3), VAT-Z(6),
• art. 6 ust. 4 pkt 2 i art. 10 ust. 7 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2026 r. poz. 30, z późn. zm.); art. 42b ust. 3 pkt 2 tej ustawy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 13 marca 2026 r. (Dz. U. poz. 507) — od 1 listopada 2028 r.,
• art. 168 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• część I ust. 16 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1154, z późn. zm.).