Samochód osobowy w firmie: limity kosztów, leasing i VAT

Wydatki na samochód osobowy podlegają w podatkach dochodowych i w VAT szeregowi ograniczeń. Ich zakres zależy od tytułu, na podstawie którego przedsiębiorca korzysta z samochodu (własność wprowadzona do ewidencji środków trwałych, leasing lub najem, prywatny samochód przedsiębiorcy), od sposobu wykorzystywania (wyłącznie w działalności albo również do celów prywatnych), od napędu oraz — od 2026 r. — od emisji CO2. Zasady w PIT i CIT są co do zasady jednakowe; odrębność dotyczy samochodu prywatnego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną.

Samochód osobowy w rozumieniu ustaw podatkowych

Samochodem osobowym jest pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Definicja wyłącza m.in. pojazdy z jednym rzędem siedzeń oddzielonym od części ładunkowej ścianą lub trwałą przegrodą (podrodzaj wielozadaniowy, van albo z otwartą częścią ładunkową), pojazdy z kabiną kierowcy i nadwoziem ładunkowym jako konstrukcyjnie oddzielnymi elementami oraz wskazane pojazdy specjalne — pod warunkiem że spełnienie wymagań potwierdzają dodatkowe badanie techniczne i adnotacja w dowodzie rejestracyjnym, a w przypadku pojazdów specjalnych — dokumenty wydane zgodnie z przepisami o ruchu drogowym. Do takich pojazdów limity opisane niżej nie mają zastosowania. W VAT ograniczenie odliczenia dotyczy pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, z wyjątkiem pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą oraz pojazdów, których konstrukcja wyklucza użycie do celów prywatnych; katalog tych ostatnich odpowiada wyłączeniom z definicji w podatku dochodowym i wymaga takiego samego potwierdzenia.

Środek trwały czy samochód prywatny

Samochód prywatny, niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, pozwala zaliczyć do kosztów 20% wydatków na jego używanie i ubezpieczenie, jeżeli jest wykorzystywany również w działalności. Od 2019 r. nie rozlicza się go ewidencją przebiegu i stawkami za kilometr. Przebieg i stawki za 1 km pozostają natomiast podstawą zwrotu pracownikom kosztów używania ich prywatnych samochodów do celów służbowych — kosztem pracodawcy jest zwrot do wysokości wynikającej z przebiegu i stawek za 1 km, udokumentowany ewidencją przebiegu (poza ryczałtem na jazdy lokalne); zob. narzędzie Zwrot kosztów używania pojazdu.

Samochód, który jest własnością przedsiębiorcy i będzie używany w działalności dłużej niż rok, można wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Wartością początkową jest cena nabycia — a jeżeli samochód był używany przez podatnika przed wprowadzeniem do ewidencji i nie był wcześniej amortyzowany, cena nabycia nie wyższa od wartości rynkowej. Gdy ceny nabycia nie można ustalić, wartością początkową jest wycena przedsiębiorcy uwzględniająca ceny rynkowe i stopień zużycia.

Amortyzacja i limity wartości

Odpisy amortyzacyjne są kosztem tylko w części odpowiadającej limitowi wartości samochodu:

Emisję CO2 ustala się na podstawie danych w centralnej ewidencji pojazdów. Gdy ewidencja nie zawiera danych o emisji (np. przy części starszych i sprowadzonych samochodów), przepisy nie wskazują limitu wprost — bezpiecznie przyjmuje się wówczas limit 100 000 zł. Limity zależne od emisji obowiązują od 1 stycznia 2026 r. Do samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed tym dniem stosuje się przepisy dotychczasowe, czyli limit 150 000 zł, do końca amortyzacji.

Limit odnosi się do wartości początkowej, która przy częściowym odliczeniu VAT obejmuje nieodliczoną część podatku. Przykład: samochód spalinowy o emisji 130 g/km kupiony w 2026 r. za 200 000 zł netto i 46 000 zł VAT, odliczenie 50% VAT — wartość początkowa 223 000 zł. Roczny odpis (20%) wynosi 44 600 zł, z czego kosztem jest 100 000/223 000, czyli 20 000 zł. Wstępne obliczenia umożliwia narzędzie Samochód osobowy w działalności.

Samochody osobowe są wyłączone z jednorazowej amortyzacji. Dla samochodu używanego — wykorzystywanego przez inny podmiot co najmniej 6 miesięcy przed nabyciem — można ustalić indywidualną stawkę, przy okresie amortyzacji nie krótszym niż 30 miesięcy. Szerzej: Środki trwałe i amortyzacja.

Koszty eksploatacji: 75% albo 100%

Jeżeli samochód jest wykorzystywany również do celów prywatnych, kosztem jest 75% wydatków eksploatacyjnych: paliwa, serwisu, napraw i części, opon, myjni, opłat za autostrady, parkingi i badania techniczne. Kwota wydatku obejmuje nieodliczony VAT — np. przy paliwie za 1000 zł netto i 230 zł VAT, z odliczeniem 115 zł, kosztem jest 75% z 1115 zł, czyli 836,25 zł. Według objaśnień Ministra Finansów użytkiem prywatnym jest także korzystanie z samochodu do celów prywatnych przez pracowników, zleceniobiorców lub członków zarządu. Wartość takiego świadczenia pracownika wynosi ryczałtowo 250 zł miesięcznie (moc silnika do 60 kW, samochód elektryczny albo napędzany wodorem) lub 400 zł miesięcznie.

100% wydatków przysługuje, gdy samochód jest używany wyłącznie w działalności. Nieprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, oznacza uznanie, że samochód jest wykorzystywany również do celów prywatnych. Nie dotyczy to podatnika, który na podstawie ustawy o VAT nie ma obowiązku prowadzenia tej ewidencji (np. nie przysługuje mu prawo do odliczenia VAT), z wyjątkiem podatnika, który nie prowadzi jej dlatego, że odlicza 50% VAT. Ograniczenie 75% nie obejmuje odpisów amortyzacyjnych ani części raty leasingowej stanowiącej spłatę wartości samochodu — te podlegają limitom wartości.

Ubezpieczenie

Składki na ubezpieczenie samochodu osobowego są kosztem w części, w jakiej 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej do ubezpieczenia. Ten limit nie zależy od napędu ani emisji i nie zmienił się w 2026 r. Według objaśnień Ministra Finansów obejmuje on wyłącznie składki kalkulowane od wartości samochodu (AC, GAP); składki OC i NNW nie podlegają temu ograniczeniu. Składki ubezpieczeniowe nie są objęte ograniczeniem 75%: dotyczy ono wydatków z tytułu kosztów używania samochodu, a składki ustawa reguluje odrębnie; objaśnienia nie wymieniają ich wśród wydatków eksploatacyjnych.

VAT: 50% albo 100%

Od wydatków na pojazd samochodowy wykorzystywany również do celów prywatnych odlicza się 50% VAT — dotyczy to nabycia, rat leasingowych i czynszu najmu, paliwa, napraw i pozostałych wydatków eksploatacyjnych. Pełne odliczenie przysługuje, gdy sposób używania (określony w zasadach ustalonych przez podatnika) wyklucza użytek prywatny, co potwierdza ewidencja przebiegu pojazdu, oraz gdy podatnik złoży informację VAT-26 do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu poniesienia pierwszego wydatku, nie później niż w dniu przesłania JPK_V7. Spóźniona informacja oznacza uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie w działalności dopiero od miesiąca jej złożenia. Zmiana sposobu wykorzystywania w ciągu 60 miesięcy od miesiąca nabycia, importu lub oddania do używania (przy wartości początkowej do 15 000 zł — 12 miesięcy) rodzi obowiązek albo prawo korekty odliczenia. Szerzej: Odliczenie VAT.

Leasing operacyjny i finansowy

W leasingu operacyjnym część opłaty stanowiąca spłatę wartości samochodu jest kosztem w proporcji, w jakiej limit (100 000 zł, 150 000 zł albo 225 000 zł) pozostaje do wartości samochodu z umowy, powiększonej o nieodliczony VAT. Część przekraczająca spłatę wartości nie jest limitowana, a część opłaty obejmująca koszty eksploatacji podlega ograniczeniu 75%. Przepis przejściowy obejmuje wyłącznie pojazdy wprowadzone do ewidencji środków trwałych podatnika, a samochód w leasingu operacyjnym nie jest środkiem trwałym korzystającego. Według stanowiska Ministra Finansów i interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nowe limity stosuje się więc do opłat leasingowych ponoszonych od 1 stycznia 2026 r., także z umów zawartych wcześniej.

Wykup z leasingu i sprzedaż

• Sprzedaż samochodu będącego środkiem trwałym jest przychodem z działalności. Kosztem jest wartość początkowa w części nieprzekraczającej limitu, pomniejszona o odpisy zaliczone do kosztów.
• Sprzedaż samochodu wykupionego po 31 grudnia 2021 r. z leasingu operacyjnego jest przychodem z działalności także wtedy, gdy wykupiono go do majątku prywatnego — chyba że od pierwszego dnia miesiąca następującego po wycofaniu z działalności upłynęło 6 lat.
• Czynny podatnik VAT sprzedaje samochód z VAT. Zwolnienie przysługuje tylko wtedy, gdy samochód był wykorzystywany wyłącznie do działalności zwolnionej od podatku i przy jego nabyciu nie przysługiwało prawo do odliczenia — sam brak VAT przy zakupie (np. od osoby prywatnej) nie wystarcza. Sprzedaż w 60-miesięcznym okresie korekty samochodu rozliczanego z odliczeniem 50% uprawnia do korekty zwiększającej odliczenie za pozostały okres.

Spadek, darowizna i wycofanie

Po śmierci przedsiębiorcy przedsiębiorstwo w spadku kontynuuje amortyzację według dotychczasowej wartości początkowej — zob. Zarząd sukcesyjny. Samochód nabyty w spadku i wprowadzony do działalności spadkobiercy wycenia się według wartości rynkowej z dnia nabycia; odpisy są kosztem także wtedy, gdy nabycie było zwolnione od podatku od spadków i darowizn. Przy darowiźnie zwolnionej z tego podatku odpisy nie są kosztem, chyba że darczyńca amortyzował samochód.

Wycofanie samochodu do majątku prywatnego nie rodzi przychodu w dniu wycofania, ale jego sprzedaż przed upływem 6 lat jest przychodem z działalności. W VAT przekazanie na cele osobiste podlega opodatkowaniu, jeżeli przy nabyciu przysługiwało choćby częściowe prawo do odliczenia. Szerzej: Wycofanie środka trwałego.

Podstawa prawna

• art. 5a pkt 19a, art. 5d, art. 10 ust. 2 pkt 3 i 4, art. 12 ust. 2a, art. 14 ust. 2 pkt 1 i 19, art. 22g ust. 1 pkt 1 i 3, ust. 8 i 13a, art. 22j ust. 1 pkt 2 i ust. 2, art. 22k ust. 7, art. 23 ust. 1 pkt 4, 36, 45a, 46, 46a, 47 i 47a oraz ust. 3b, 5–5h i 9, art. 23b ust. 1, art. 23f ust. 1, art. 24 ust. 2a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 16 ust. 1 pkt 4, 49, 49a i 51 oraz ust. 3b, 5a–5j ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 2 pkt 34, art. 7 ust. 1 pkt 2, ust. 2 i 9, art. 43 ust. 1 pkt 2, art. 86a oraz art. 90b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.),
• art. 30 ustawy z dnia 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2269),
• art. 51 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105, z późn. zm.),
• objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z dnia 9 kwietnia 2020 r. dotyczące wykorzystywania samochodu osobowego w prowadzonej działalności.