Odzyskiwanie należności od kontrahentów

Niezapłacona faktura oznacza dla wierzyciela podatek należny i przychód wykazane od kwoty, której nie otrzymał. Działania podjęte wcześnie i należycie udokumentowane chronią roszczenie przed przedawnieniem i warunkują korekty podatkowe. Przy sporze co do istnienia lub wysokości należności wskazana jest porada adwokata lub radcy prawnego.

Czynności przedsądowe

Wezwanie do zapłaty. Przepisy nie określają jego formy; powinno wskazywać tytuł (numer faktury lub umowy), kwotę należności głównej i odsetek, termin oraz rachunek do zapłaty. W pozwie podaje się, czy strony podjęły próbę pozasądowego rozwiązania sporu (art. 187 § 1 pkt 3 KPC), a pozwany, który nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał żądanie przy pierwszej czynności procesowej, otrzymuje zwrot kosztów mimo uwzględnienia powództwa (art. 101 KPC).

Nota odsetkowa. Odsetki za opóźnienie i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (zob. terminy zapłaty i zatory płatnicze) w praktyce dokumentuje się notą, nie fakturą — nie są wynagrodzeniem za dostawę ani usługę, więc nie podlegają VAT. Przychodem są odsetki otrzymane, a nie naliczone (art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT, art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT).

Potwierdzenie salda. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe inwentaryzują należności co do zasady przez uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń sald (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Saldo potwierdzone przez dłużnika dokumentuje istnienie i wysokość długu, a zarazem może stanowić uznanie roszczenia.

Uznanie długu. Uznanie roszczenia przez dłużnika przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 KC), a pisemne oświadczenie o uznaniu długu wraz z wezwaniem do zapłaty pozwala dochodzić należności w postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 3 KPC).

Przedawnienie roszczeń

Termin przedawnienia biegnie od dnia wymagalności roszczenia (art. 120 § 1 KC), czyli co do zasady od dnia następującego po terminie zapłaty.

Koniec terminu przedawnienia wynoszącego co najmniej dwa lata przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Należność za towar sprzedany z terminem zapłaty 16 marca 2026 r. przedawni się zatem 31 grudnia 2028 r., a czynsz najmu lokalu z tym samym terminem — 31 grudnia 2029 r.

Bieg przedawnienia przerywa każda czynność przed sądem lub komornikiem przedsięwzięta bezpośrednio w celu dochodzenia roszczenia, a także uznanie roszczenia przez dłużnika; po przerwaniu termin biegnie na nowo (art. 123 i 124 KC). Mediacja oraz zawezwanie do próby ugodowej jedynie zawieszają bieg przedawnienia na czas trwania tych postępowań (art. 121 pkt 5 i 6 KC). Po upływie terminu dłużnik może uchylić się od zapłaty (art. 117 § 2 KC), a wierzytelność odpisana jako przedawniona nie jest kosztem uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT, art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT).

Postępowanie sądowe

Nakaz zapłaty sąd wydaje bez rozprawy w jednym z trzech trybów.

W sprawach gospodarczych powód powołuje wszystkie twierdzenia i dowody już w pozwie, a spóźnione podlegają pominięciu, chyba że strona uprawdopodobni, że wcześniej ich powołanie nie było możliwe albo potrzeba wynikła później (art. 458⁵ § 1 i 4 KPC) — dokumentację należy skompletować przed wniesieniem pozwu.

Egzekucja i rejestry dłużników

Podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy — tytuł egzekucyjny, np. prawomocny nakaz zapłaty, wyrok albo akt notarialny z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji, zaopatrzony w klauzulę wykonalności (art. 776 i 777 KPC). Egzekucję prowadzi komornik na wniosek wierzyciela. Jeżeli z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od jej kosztów, komornik umarza postępowanie (art. 824 § 1 pkt 3 KPC). Takie postanowienie, uznane przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu, w praktyce służy do udokumentowania nieściągalności dla celów podatkowych (art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT), a informację o umorzeniu egzekucji z tej przyczyny ujawnia się w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o KRZ).

Informację o zobowiązaniu dłużnika niebędącego konsumentem, np. przedsiębiorcy, wierzyciel może przekazać do biura informacji gospodarczej, jeżeli (art. 15 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych):

• łączna kwota wymagalnych zobowiązań dłużnika wobec wierzyciela wynosi co najmniej 500 zł i są one wymagalne od co najmniej 30 dni,
• upłynął co najmniej miesiąc od wysłania listem poleconym (lub na adres do doręczeń elektronicznych, a e-mailem — gdy przewiduje to umowa) wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania danych, wskazującym firmę i adres siedziby biura.

Wezwanie informuje dłużnika o możliwości zgłoszenia wierzycielowi sprzeciwu wobec zamiaru przekazania danych; wierzyciel, który mimo sprzeciwu kwestionującego istnienie zobowiązania lub podnoszącego jego przedawnienie przekazuje informację do biura, zamieszcza w niej te dane (art. 15a). Otwarte postępowania restrukturyzacyjne i upadłościowe kontrahenta sprawdza się w rejestrach publicznych — zob. weryfikacja kontrahenta.

Skutki podatkowe nieściągalnych należności

Odpis aktualizujący (art. 35b ustawy o rachunkowości) jest kosztem podatkowym tylko po spełnieniu tych warunków; po ustaniu jego przyczyny kwota odpisu staje się przychodem (art. 14 ust. 2 pkt 7c ustawy o PIT, art. 12 ust. 1 pkt 4e ustawy o CIT). Tej samej wierzytelności nie rozlicza się dwukrotnie — w uldze na złe długi i w kosztach (art. 26i ust. 12 i 13 ustawy o PIT, art. 18f ust. 12 i 13 ustawy o CIT). Zapłata lub zbycie wierzytelności po korekcie rodzi obowiązek korekty odwrotnej. U dłużnika obowiązki są lustrzane: korekta odliczonego VAT (art. 89b ustawy o VAT) i zwiększenie podstawy opodatkowania. Zob. ulga na złe długi w VAT i narzędzie ulga na złe długi.

Dokumentowanie

Do postępowania sądowego i korekt podatkowych potrzebne są:

• umowa lub zamówienie, protokół odbioru i faktura z dowodem doręczenia (przy KSeF — numer faktury i data jego przydzielenia),
• wezwania do zapłaty i noty odsetkowe z potwierdzeniem nadania,
• potwierdzenia sald i oświadczenia o uznaniu długu,
• orzeczenia sądu i postanowienia komornika,
• zestawienie należności przeterminowanych z terminem zapłaty i datą 90. dnia.

Biuro rachunkowe powinno też otrzymywać informacje o zapłacie częściowej, kompensacie i sprzedaży wierzytelności, które zmieniają rozliczenie ulgi na złe długi.

Podstawa prawna

• art. 117–125, art. 554, art. 646 i art. 751 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795, z późn. zm.),
• art. 101, art. 187, art. 458⁵, art. 480¹, art. 485, art. 492, art. 493, art. 499, art. 505, art. 505²⁸–505³⁷, art. 776, art. 777 i art. 824 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2026 r. poz. 468, z późn. zm.),
• art. 7 i art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790),
• art. 15 i art. 15a ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. z 2025 r. poz. 85, z późn. zm.),
• art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1584),
• art. 26 i art. 35b ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, z późn. zm.),
• art. 89a i art. 89b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, z późn. zm.),
• art. 14 ust. 2 pkt 7c i ust. 3 pkt 2, art. 23 ust. 1 pkt 17, 20 i 21 oraz ust. 2 i 3 i art. 26i ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 12 ust. 1 pkt 4e i ust. 4 pkt 2, art. 16 ust. 1 pkt 20, 25 i 26a oraz ust. 2 i 2a i art. 18f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.).