Podatek u źródła (WHT) — wypłaty na rzecz nierezydentów

Podatek u źródła (ang. withholding tax, WHT) jest podatkiem dochodowym nierezydenta od przychodów uzyskanych w Polsce, który za niego oblicza, pobiera i wpłaca polski płatnik. Płatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Właściwą ustawę wyznacza status odbiorcy: przy wypłacie na rzecz osoby prawnej — a także zagranicznej spółki niemającej osobowości prawnej, którą państwo siedziby traktuje jak osobę prawną i opodatkowuje od całości dochodów — stosuje się przepisy o CIT, a na rzecz osoby fizycznej — o PIT. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, który płaci zagranicznej spółce, jest więc płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Należności objęte podatkiem

Podatek oblicza się od przychodu, bez pomniejszania go o koszty. Należność w walucie obcej przelicza się na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (kursy walut). Wynagrodzenie za towary i usługi spoza katalogu co do zasady nie podlega podatkowi u źródła. Skutki wypłaty w VAT ocenia się odrębnie (Usługi transgraniczne).

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Stawki ustawowe stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Umowy zwykle przewidują obniżone stawki dla odsetek, należności licencyjnych i dywidend, a zysk z usług przypisują państwu rezydencji odbiorcy, jeżeli nie ma on w Polsce zakładu. Zastosowanie stawki umownej albo niepobranie podatku wymaga udokumentowania siedziby (miejsca zamieszkania) odbiorcy certyfikatem rezydencji:

• certyfikat bez wskazanego okresu ważności uwzględnia się przez 12 miesięcy od dnia wydania,
• kopia certyfikatu wystarcza, jeżeli jej treść nie budzi uzasadnionych wątpliwości,
• przy zmianie rezydencji podatnik niezwłocznie przedstawia nowy certyfikat — jeśli tego zaniecha, za niepobranie podatku odpowiada on, a nie płatnik, chyba że zmiana siedziby wynika z dokumentu posiadanego przez płatnika, np. faktury lub umowy.

Odrębnie od umów ustawa zwalnia z podatku odsetki i należności licencyjne wypłacane spółce z innego państwa UE lub EOG powiązanej kapitałowo co najmniej w 25% oraz dywidendy wypłacane spółce mającej co najmniej 10% udziałów — przy nieprzerwanym posiadaniu przez 2 lata. Wypłacającym musi być spółka mająca siedzibę lub zarząd w Polsce (przy odsetkach i należnościach licencyjnych — także położony w Polsce zakład spółki z UE), dlatego zwolnień tych nie stosuje przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność. Zastosowanie zwolnienia wymaga certyfikatu rezydencji i pisemnego oświadczenia odbiorcy (Dywidenda i wypłata zysku).

Należyta staranność i rzeczywisty właściciel

Płatnik stosujący stawkę obniżoną, zwolnienie lub niepobranie podatku musi dochować należytej staranności przy weryfikacji warunków. Jej zakres zależy od charakteru i skali działalności płatnika oraz od powiązań z odbiorcą. Za podatek niepobrany lub pobrany w zaniżonej wysokości płatnik odpowiada całym swoim majątkiem.

Przy odsetkach, należnościach licencyjnych i dywidendach istotny jest status rzeczywistego właściciela. Jest nim podmiot, który otrzymuje należność dla własnej korzyści i ponosi ryzyko jej utraty, nie jest pośrednikiem zobowiązanym do jej przekazania dalej oraz — jeżeli należność wiąże się z działalnością — prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w państwie siedziby. Minister Finansów wydał w tej sprawie objaśnienia podatkowe z 3 lipca 2025 r.; test rzeczywistego właściciela odnosi się w nich do należności pasywnych, a nie do usług niematerialnych. Pojęcia tego nie należy mylić z beneficjentem rzeczywistym zgłaszanym do rejestru (CRBR).

Mechanizm pay and refund powyżej 2 000 000 zł

Jeżeli suma odsetek, należności licencyjnych i dywidend wypłaconych temu samemu podmiotowi powiązanemu przekroczy w roku podatkowym płatnika 2 000 000 zł, od nadwyżki pobiera się podatek według stawki ustawowej, bez zwolnień i stawek umownych. Podatnik albo płatnik, który poniósł ciężar podatku, może następnie złożyć elektronicznie wniosek o zwrot; zwrot następuje co do zasady w terminie 6 miesięcy od wpływu wniosku, a przy wątpliwościach organ może ten termin przedłużyć do zakończenia weryfikacji. Mechanizm nie obejmuje usług niematerialnych ani wypłat na rzecz podatników z siedzibą w Polsce. W PIT obejmuje ponadto przychody z działalności wykonywanej osobiście wymienione w art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, a nie dotyczy dywidend wypłacanych polskim rezydentom. Przy roku podatkowym innym niż 12-miesięczny limit oblicza się proporcjonalnie — 1/12 kwoty za każdy rozpoczęty miesiąc.

Poboru według stawki ustawowej można uniknąć na dwa sposoby:

• oświadczenie płatnika (WH-OSC w CIT, WH-OSP w PIT), składane elektronicznie przez kierownika jednostki — nie przez pełnomocnika — najpóźniej ostatniego dnia drugiego miesiąca po miesiącu przekroczenia limitu (złożenie oświadczenia po wypłacie nie zwalnia z dochowania należytej staranności przed nią); obejmuje dalsze wypłaty do końca roku podatkowego, pod warunkiem złożenia kolejnego oświadczenia do końca miesiąca następującego po tym roku,
• opinia o stosowaniu preferencji — wydawana na wniosek (opłata 2000 zł) w terminie do 6 miesięcy, ważna 36 miesięcy od wydania; dotyczy zwolnień dla spółek z UE i EOG oraz preferencji z umów.

Terminy, deklaracje i informacje

Terminy roczne podano dla roku podatkowego równego kalendarzowemu. Informację IFT-2R albo IFT-1R sporządza się także wtedy, gdy na podstawie umowy lub ustawy podatku nie pobrano; przesyła się ją urzędowi elektronicznie. Uchybienia można naprawić korektą i czynnym żalem (Korekta deklaracji i czynny żal).

Typowe przypadki w małej firmie

• Reklama internetowa. Usługodawcą bywa spółka z innego państwa UE. Zakup reklamy jest w praktyce kwalifikowany jako usługa reklamowa objęta katalogiem. Przy umowie przypisującej zysk z usług państwu rezydencji i przy aktualnym certyfikacie rezydencji podatku się nie pobiera, ale pozostaje obowiązek informacji IFT-2R. Certyfikat powinien dotyczyć podmiotu wskazanego na fakturze i okresu płatności.
• Oprogramowanie. Opłata za prawo do korzystania z utworu może być należnością licencyjną, podczas gdy nabycie standardowego programu na własny użytek, bez prawa do jego zwielokrotniania i rozpowszechniania, często nie jest traktowane jako należność licencyjna w rozumieniu umów. Przy usługach w chmurze kwalifikacja zależy od treści umowy — wymaga ona analizy przed pierwszą płatnością, a przy wątpliwościach warto rozważyć interpretację indywidualną.
• Zleceniobiorcy i doradcy z zagranicy. Wynagrodzenie osoby fizycznej za usługi doradcze, prawne lub księgowe podlega podatkowi u źródła według ustawy o PIT; obowiązki płatnika obejmują PIT-8AR i IFT-1R (Obowiązki płatnika PIT).
• Najem sprzętu i środków transportu od zagranicznego właściciela co do zasady mieści się w należnościach za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego, w tym środka transportu.

Biuro rachunkowe przy księgowaniu faktur zagranicznych wskazuje płatności objęte katalogiem. Certyfikat rezydencji uzyskuje od kontrahenta przedsiębiorca, a ocena powiązań i charakteru świadczenia wymaga jego informacji — najlepiej przed dokonaniem wypłaty (Weryfikacja kontrahenta). Transakcje z podmiotami powiązanymi wymagają także analizy cen transferowych.

Podstawa prawna

• art. 1 ust. 3 pkt 2, art. 3 ust. 2, art. 4a pkt 29, art. 11a ust. 1 pkt 4, art. 12 ust. 2, art. 21, art. 22 ust. 1 i 4–4d, art. 22a, art. 26 ust. 1, 1c, 1f, 1i–1n, 2e–2l, 3–3d, 7–7j i 8, art. 26a ust. 1, art. 26b oraz art. 28b ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554, z późn. zm.),
• art. 29, art. 30a ust. 1 i 2, art. 41 ust. 4, 4aa, 9a i 12–23, art. 41d oraz art. 42 ust. 1, 1a, 2, 4 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.),
• art. 8 i art. 30 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622, z późn. zm.),
• Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z dnia 3 lipca 2025 r. — Stosowanie tzw. klauzuli rzeczywistego właściciela dla celów podatku u źródła,
• umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarte przez Rzeczpospolitą Polską.