0113-KDWPT.4011.703.2026.1.DS

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 września 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Zakres wniosku jest następujący:

Opis zdarzenia przyszłego

Pracodawca prowadzi działalność w dwóch zakładach - jeden z nich na terenie miejscowości, w której spółka ma siedzibę, drugi w innej miejscowości. Niektórzy z pracowników, gdy ma to uzasadnienie potrzebami operacyjnymi pracodawcy, wykonują pracę w ciągu miesiąca w obu zakładach, zgodnie z obowiązującym ich grafikiem, wskazującym też miejsce wykonywania zadań służbowych.
W przypadku tych pracowników umowa o pracę wskazuje dwa miejsca pracy. W przypadku tych pracowników pracodawca nie traktuje wykonywania pracy w zakładzie znajdującym się w innej miejscowości jako podróży służbowej, ponieważ praca jest tam stale wykonywana. Proporcja wykonywania pracy w zakładzie A i w zakładzie B może różnić się w poszczególnych miesiącach, ale nie ma miesiąca, w którym praca byłaby wykonywana tylko w jednym zakładzie (w jednej miejscowości).

W związku z powyższym Wnioskodawca, jako płatnik zaliczki na podatek dochodowy, powziął wątpliwość, czy prawidłowym będzie zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu na podstawie oświadczenia pracownika w sytuacji, gdy praca wykonywana jest w danym miesiącu częściowo w miejscowości, w której pracownik ma miejsce zamieszkania, a częściowo w miejscowości innej niż miejsce zamieszkania.

Pracodawca nie płaci dodatku za rozłąkę ani nie zwraca pracownikom kosztów dojazdu do któregokolwiek z zakładów.

Pytanie

Czy prawidłowym będzie zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu na podstawie oświadczenia pracownika w sytuacji, gdy praca wykonywana jest w danym miesiącu częściowo w miejscowości, w której pracownik ma miejsce zamieszkania, a częściowo w miejscowości innej niż miejsce zamieszkania?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „u.p.d.o.f.") ustawodawca wprowadził zryczałtowane koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy. Koszty te są zróżnicowane ze względu na liczbę stosunków pracy podatnika oraz położenie miejsca zamieszkania względem miejscowości zakładu pracy. Przepis przewiduje m.in. koszty: standardowe - 250 zł miesięcznie (limit 3000 zł rocznie) dla jednego stosunku pracy oraz podwyższone - 300 zł miesięcznie (limit 3600 zł rocznie) w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (art. 22 ust. 2 pkt 3 u.p.d.o.f.).

Czynnikiem różnicującym koszty jest siedziba zakładu pracy w relacji do miejsca zamieszkania pracownika, a w przypadku wielu stosunków pracy - także liczba zakładów pracy. Jeżeli realne koszty dojazdu (udokumentowane imiennymi biletami okresowymi) przewyższają ryczałt, pracownik może w zeznaniu rocznym przyjąć koszty faktycznie poniesione. Jednocześnie zryczałtowanych kosztów ani kosztów z biletów okresowych nie stosuje się, gdy pracodawca zwraca koszty dojazdu, chyba że zwrot ten stanowi opodatkowany przychód pracownika.

Art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f. posługuje się pojęciem „zakład pracy”, wskazując, że podwyższone koszty przysługują, gdy miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zakład pracy jest tu rozumiany jako jednostka organizacyjna pracodawcy, w której pracownik świadczy pracę; istotne jest zatem faktyczne miejsce świadczenia pracy oraz miejscowość, w której znajduje się ten zakład.

W stanie faktycznym pracodawca posiada dwa zakłady pracy w dwóch miejscowościach, a umowy o pracę przewidują wykonywanie pracy w obu tych zakładach. Oznacza to, że dla celów art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f. pracownicy:

1)    mają co najmniej jedno miejsce świadczenia pracy (zakład pracy) położone poza miejscowością ich zamieszkania;

2)    mogą realnie ponosić koszty dojazdu do jednego lub obu zakładów pracy.

Tym samym spełniony jest podstawowy warunek zastosowania podwyższonych kosztów -zamieszkanie poza miejscowością zakładu pracy (co najmniej jednego z zakładów, w którym praca jest faktycznie wykonywana), przy braku dodatku za rozłąkę.

Zgodnie z art. 32 u.p.d.o.f. płatnik (pracodawca) oblicza i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy od przychodów ze stosunku pracy z uwzględnieniem przysługujących pracownikowi kosztów uzyskania przychodów oraz przewidzianych zwolnień. Co do zasady płatnik automatycznie stosuje koszty standardowe, a podwyższone koszty mogą być zastosowane po złożeniu przez podatnika oświadczenia, że spełnia warunki ich stosowania (np. zamieszkuje poza miejscowością, w której położony jest zakład pracy, nie otrzymuje dodatku za rozłąkę). Oświadczenie ma więc charakter materialnoprawnego oświadczenia podatnika co do spełnienia przesłanek ustawowych. Po jego złożeniu płatnik nie ma podstaw do kwestionowania podwyższonych kosztów, o ile stan faktyczny przedstawiony w oświadczeniu jest zgodny z rzeczywistością.

W analizowanym przypadku pracownicy mają formalnie wskazane w umowach dwa miejsca pracy (dwa zakłady pracodawcy), mieszkają poza miejscowością, w której znajdują się zakłady pracy (co najmniej jeden z nich), nie otrzymują dodatku za rozłąkę (warunek z art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 u.p.d.o.f.). Złożenie przez nich oświadczenia o spełnieniu tych warunków uprawnia pracodawcę do stosowania podwyższonych kosztów przy obliczaniu zaliczek.

Art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f. przewiduje odmienne limity kosztów dla podatników uzyskujących przychody z jednego stosunku pracy (pkt 1 i 3) oraz równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy (pkt 2 i 4), przy czym w drugim przypadku limity roczne są wyższe (4500 zł lub 5400 zł). W praktyce do „podwyższonych kosztów” zalicza się zarówno sytuację dojazdu do jednego zakładu pracy w innej miejscowości, jak i równoczesne uzyskiwanie przychodów z kilku stosunków pracy, gdzie koszty są kumulowane z zastrzeżeniem limitu rocznego.

W stanie faktycznym nie mamy kilku stosunków pracy, lecz jeden stosunek pracy z dwoma miejscami wykonywania pracy. Sam fakt istnienia dwóch zakładów nie wyłącza jednak prawa do podwyższonych kosztów, gdyż przepis uzależnia je od relacji miejsca zamieszkania do miejscowości zakładu pracy, a nie od liczby miejsc pracy wskazanych w umowie, czy od czasu świadczenia pracy w miejscu pracy. Kluczowe jest więc to, że pracownik dojeżdża do zakładu pracy położonego w innej miejscowości niż jego miejsce zamieszkania, koszt dojazdu nie jest refundowany w sposób zwolniony z podatku.

Stanowisko własne:

W świetle art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f., art. 32 u.p.d.o.f. oraz utrwalonych poglądów doktryny zakład pracy - dla celów podatkowych - jest rozumiany jako jednostka organizacyjna pracodawcy, w której pracownik świadczy pracę. W stanie faktycznym są to dwa zakłady pracy w dwóch miejscowościach. Jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, w którym faktycznie wykonuje pracę, oraz pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, przysługuje mu prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Podatnik może złożyć płatnikowi oświadczenie o spełnieniu warunku uprawniającego do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, a płatnik ma obowiązek stosować te koszty przy obliczaniu zaliczek. Sam fakt, że w umowie o pracę wskazano dwa miejsca wykonywania pracy (dwa zakłady pracy) nie wyłącza prawa do podwyższonych kosztów. Istotne jest, że pracownik zamieszkuje poza miejscowością zakładu pracy i faktycznie wykonuje pracę w zakładzie (lub zakładach) położonych w innej miejscowości niż jego miejsce zamieszkania, przy braku dodatku za rozłąkę.

Dlatego pracodawca, jako płatnik, jest uprawniony - po złożeniu przez pracowników stosownych oświadczeń - do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, niezależnie od tego, że umowy o pracę przewidują dwa miejsca wykonywania pracy i niezależnie od tego, w jakiej proporcji czasu pracy pracownicy świadczą pracę w poszczególnych zakładach.

Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, w którym pracodawca posiada dwa zakłady pracy w dwóch miejscowościach, a pracownicy mają w umowie o pracę wskazane dwa miejsca wykonywania pracy (te zakłady), mieszkają poza miejscowością zakładu pracy, świadczą pracę w obu zakładach w poszczególnych miesiącach i nie otrzymują dodatku za rozłąkę, pracownicy mają prawo składać oświadczenia o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 3 u.p.d.o.f., a Wnioskodawca jako płatnik ma prawo uwzględniać te koszty przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z tego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w tej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Według art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie natomiast do art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Kolejno art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że:

Zgodnie natomiast z art. 32 ust. 7 tej ustawy:

Koszty uzyskania przychodów zostały natomiast uregulowane w przepisach rozdziału 4 omawianej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Natomiast z art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że:

Przy czym, w myśl art. 22 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wskazać należy, że miejsce wykonywania pracy może być określone poprzez podanie adresu osoby fizycznej lub jednostki organizacyjnej będącej pracodawcą. Miejscem tym może być zarówno siedziba pracodawcy jak i określona jednostka organizacyjna poza tą siedzibą. Prawo w zasadzie nie ogranicza stron co do sposobu określenia miejsca pracy.

Jak wynika z powyższych przepisów prawo do stosowania podwyższonych kosztów uzależnia od zamieszkania podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zatem istotnym jest to, czy miejsce zamieszkania pracownika oraz miejsce wykonywania pracy są odrębnymi miejscowościami. Jeżeli zatem pracownik w danym miesiącu świadczy pracę poza miejscem swojego zamieszkania, to spełnia warunki do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca (Pracodawca, Spółka) prowadzi działalność w dwóch zakładach - jeden z nich na terenie miejscowości, w której Spółka ma siedzibę, drugi w innej miejscowości. Niektórzy z pracowników, gdy ma to uzasadnienie potrzebami operacyjnymi pracodawcy, wykonują pracę w ciągu miesiąca w obu zakładach, zgodnie z obowiązującym ich grafikiem, wskazującym też miejsce wykonywania zadań służbowych. Praca w danym miesiącu wykonywana jest częściowo w miejscowości, w której pracownik ma miejsce zamieszkania, a częściowo w miejscowości innej niż miejsce zamieszkania. W przypadku tych pracowników umowa o pracę wskazuje dwa miejsca pracy. Pracodawca nie płaci dodatku za rozłąkę, nie traktuje wykonywania pracy w zakładzie znajdującym się w innej miejscowości jako podróży służbowej, ponieważ praca jest tam stale wykonywana, ponadto nie płaci dodatku za rozłąkę ani nie zwraca pracownikom kosztów dojazdu do któregokolwiek z zakładów.

Reasumując, w świetle powyższych wyjaśnień należy stwierdzić, że w przypadku gdy pracownik, któremu w umowie o pracę określono miejsce wykonywania pracy w dwóch zakładach, złożył pracodawcy oświadczenie o tym, że praca wykonywana jest w danym miesiącu częściowo w miejscowości, w której pracownik ma miejsce zamieszkania, a częściowo w miejscowości innej niż miejsce zamieszkania, pracownik świadczy pracę w obu zakładach w poszczególnych miesiącach, nie otrzymuje dodatku za rozłąkę a ponadto pracodawca nie zwraca pracownikowi kosztów dojazdu do któregokolwiek zakładu, to spełnione są przesłanki do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przez Pracodawcę, zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

Państwa stanowisko w tym zakresie uznano za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.