0111-KDIB1-3.4010.507.2026.2.JG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 sierpnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia, o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 11 września 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X z siedzibą w (…), numer KRS: (…) (dalej: „Spółka”, „X” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz posiada w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 z późn. zm., dalej: „ustawa o CIT”). Rok podatkowy Spółki jest zgodny z rokiem kalendarzowym. Wnioskodawca nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego.

X prowadzi działalność w branży (…), dostarczając swoje wyroby zarówno na rynek polski, jak i na rynki zagraniczne, w szczególności (…). Spółka należy do (…). Oferta Spółki obejmuje również (…). Produkcja jest realizowana w zakładach produkcyjnych Wnioskodawcy przy wykorzystaniu posiadanego zaplecza technologicznego i maszynowego.

Na potrzeby prowadzonej działalności operacyjnej Wnioskodawca wykorzystuje (…) wraz z innymi zintegrowanymi (…) (dalej łącznie: „System” lub „System (…)”).

System wspiera w szczególności planowanie, kompletowanie i rozliczanie (…), nadzór nad procesami produkcyjnymi oraz elektroniczny obieg dokumentów. System oraz poszczególne jego moduły są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa Wnioskodawcy i nie stanowią produktów przeznaczonych do sprzedaży na rzecz klientów.

Spółka systematycznie podejmuje działania mające na celu zapewnienie wysokiej jakości oferowanych produktów, usprawnienie procesów produkcyjnych oraz dostosowanie działalności do zmieniających się uwarunkowań technologicznych, organizacyjnych i rynkowych. Ze względu na skalę i złożoność procesów realizowanych przez Wnioskodawcę istotnym elementem jego działalności jest rozwój rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie produkcją, logistyką, sprzedażą, gospodarką magazynową, kontrolą jakości oraz finansami. Planowana działalność badawczo-rozwojowa (dalej: „działalność B+R”), będąca przedmiotem niniejszego wniosku, dotyczy tworzenia nowych oraz istotnie ulepszonych rozwiązań informatycznych przeznaczonych do wykorzystania wewnątrz przedsiębiorstwa Wnioskodawcy.

Celem Spółki jest ciągłe zwiększanie efektywności, jakości, bezpieczeństwa i kontroli realizowanych procesów, a także zapewnienie możliwości sprawnego zarządzania działalnością produkcyjną i finansową. Planowane działania B+R polegają w szczególności (…). Prace te będą wymagały łączenia aktualnej wiedzy i umiejętności z zakresu informatyki oraz oprogramowania z wiedzą dotyczącą specyfiki procesów produkcyjnych i organizacyjnych występujących w przedsiębiorstwie Spółki.

Zgodnie z przyjętą strukturą organizacyjną działalność Wnioskodawcy jest podzielona na wyspecjalizowane działy realizujące określone funkcje biznesowe. Planowane prace B+R będą prowadzone przez pracowników posiadających wiedzę i doświadczenie w zakresie (…). Zakres zaangażowania pracowników poszczególnych działów będzie każdorazowo uzależniony od przedmiotu i etapu realizowanego projektu.

Planowana działalność B+R dotycząca rozwoju Systemu (...) koncentruje się na:

·      (…) i istotnym ulepszaniu wykorzystywanych przez Spółkę modułów informatycznych oraz

·      na projektowaniu i wdrażaniu nowych modułów dostosowanych do specyficznych potrzeb Wnioskodawcy.

(…) i rozwój posiadanych modułów Systemu (...)

Prace polegają na ponownym wdrożeniu posiadanych modułów w zmienionym środowisku technologicznym i organizacyjnym, połączonym z istotnym rozszerzeniem ich funkcjonalności oraz przebudową dotychczasowej logiki biznesowej. W ramach tej części prac B+R Spółka planuje w szczególności rozwój modułów służących planowaniu, kompletowaniu i rozliczaniu produkcji, rozbudowę modułu (…) oraz rozszerzenie sposobu wykorzystania struktur (…). Prace obejmą również rozwój rozwiązań wspierających procesy logistyczne, sprzedażowe i zaopatrzeniowe, rozwój modułu zarządzania umowami i obiegiem dokumentów niefinansowych (…), a także rozbudowę funkcjonalności dotyczących kontroli jakości oraz identyfikowalności partii. Rozwojowi podlegać będą również moduły finansowo-księgowe oraz moduł środków trwałych, w szczególności w zakresie zwiększenia możliwości zarządzania majątkiem Spółki i sprawowania nad nim kontroli. Realizowane w tym zakresie prace wymagają zaprojektowania nowych lub istotnie zmienionych konfiguracji, funkcjonalności, algorytmów, modeli danych oraz scenariuszy integracji pomiędzy poszczególnymi elementami Systemu. Celem prac nie jest zatem wyłącznie techniczne odtworzenie dotychczasowych rozwiązań, lecz opracowanie nowych sposobów obsługi procesów występujących u Wnioskodawcy oraz osiągnięcie funkcjonalności, które nie były dotychczas dostępne w wykorzystywanym przez niego środowisku (...).

Projektowanie i wdrażanie nowych modułów Systemu (...)

Druga grupa prac B+R obejmuje projektowanie i implementację nowych modułów tj. takich, które do tej pory w ogóle nie są wykorzystywane w działalności Wnioskodawcy, w szczególności systemu zarządzania gospodarką magazynową (..) oraz rozwiązań (…). W ramach tych prac Spółka opracuje architekturę nowych modułów, modele i struktury danych, reguły ich przetwarzania oraz mechanizmy integracji z funkcjonującymi elementami Systemu (...).

Rozwiązania (…) mają umożliwić zastosowanie zaawansowanej analityki danych produkcyjnych i finansowych oraz wypracowanie nowych sposobów ich wykorzystywania w zarządzaniu działalnością Wnioskodawcy.

Opisane powyżej prace związane z Systemem (...), które Wnioskodawca zamierza kwalifikować jako działalność B+R, są realizowane w ramach uporządkowanego cyklu projektowego.

Cykl ten składa się zasadniczo z następujących faz:

•      Faza 1: projektowanie docelowego rozwiązania oraz określenie jego założeń funkcjonalnych i technicznych,

•      Faza 2: opracowanie i implementacja nowego lub istotnie ulepszonego rozwiązania,

•      Faza 3: weryfikacja rozwiązania, przeprowadzenie testów i pilotażu oraz wdrożenie w środowisku produkcyjnym Spółki.

Przed rozpoczęciem wskazanego cyklu projektowego Wnioskodawca prowadzi odrębny etap analityczno-przygotowawczy, obejmujący analizę obecnie funkcjonującego Systemu (...), jego konfiguracji i sposobu wykorzystania, identyfikację ograniczeń oraz luk funkcjonalnych, a także mapowanie istniejących procesów i opracowanie ich docelowego modelu. Etap ten służy wyznaczeniu obszarów wymagających rozwoju oraz określeniu ogólnych założeń przyszłych projektów. Należy podkreślić, że Wnioskodawca nie kwalifikuje prac wykonywanych na tym etapie jako działalności B+R ani zaliczał związanych z nimi wydatków do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R.

W ramach fazy 1 cyklu projektowego prowadzone są prace koncepcyjne i projektowe dotyczące docelowego kształtu nowego albo istotnie ulepszonego rozwiązania informatycznego. Pracownicy Spółki określają wymagane funkcjonalności, projektują architekturę rozwiązania, modele danych, algorytmy, elementy logiki biznesowej oraz scenariusze integracji z pozostałymi elementami środowiska informatycznego Wnioskodawcy. Na tym etapie ustalane są również cele projektu, jego zakres, harmonogram oraz podział zadań pomiędzy zaangażowanych pracowników. Podstawową trudnością jest przełożenie złożonych i wzajemnie powiązanych procesów produkcyjnych, logistycznych, magazynowych, jakościowych, sprzedażowych i finansowych na spójne rozwiązania informatyczne, których ostateczny sposób wykonania nie jest z góry znany. W fazie tej Spółka ponosi koszty wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w realizację projektu wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne finansowanymi przez Wnioskodawcę.

Faza 2 rozpoczyna się po zaakceptowaniu założeń projektowych i obejmuje zasadnicze prace nad opracowaniem oraz implementacją zaprojektowanego rozwiązania. Prace w tej fazie dotyczą w szczególności przebudowy logiki biznesowej modułów planowania i rozliczania produkcji, rozwoju modułu (…) i wykorzystania struktur (…), usprawnienia procesów logistycznych, sprzedażowych i zaopatrzeniowych, rozwoju modułu obiegu dokumentów (…), wdrożenia rozwiązań (…), rozwoju modułów finansowo-księgowych i modułu środków trwałych, opracowania rozwiązań (…) oraz rozbudowy funkcjonalności w zakresie kontroli jakości i identyfikowalności partii. Prace obejmują również tworzenie i modyfikowanie konfiguracji, mechanizmów wymiany danych oraz integracji pomiędzy poszczególnymi modułami Systemu. W fazie tej Spółka ponosi koszty wynagrodzeń pracowników uczestniczących w pracach projektowych i implementacyjnych wraz z finansowanymi przez nią składkami na ubezpieczenia społeczne.

W fazie 3 przeprowadzana jest weryfikacja zgodności opracowanego rozwiązania z założeniami funkcjonalnymi i technicznymi danego projektu. Wnioskodawca wykonuje testy poszczególnych funkcjonalności i integracji, sprawdza prawidłowość przetwarzania danych oraz przeprowadza pilotaż rozwiązania w warunkach odpowiadających rzeczywistym procesom Spółki. Jeżeli podczas testów zostaną ujawnione niezgodności lub ograniczenia wymagające zmiany zaprojektowanego rozwiązania, pracownicy Spółki opracowują niezbędne modyfikacje, wdrażają je i ponownie przeprowadzają testy. Prace są kontynuowane do momentu uzyskania rozwiązania odpowiadającego przyjętym założeniom projektowym, po czym dopiero nastąpi jego implementacja w środowisku produkcyjnym Wnioskodawcy. Z realizacją tej fazy są związane koszty wynagrodzeń pracowników wykonujących testy, opracowujących modyfikacje i uczestniczących we wdrożeniu wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne finansowanymi przez Spółkę.

W konsekwencji prace, które Wnioskodawca zamierza zaliczać do działalności B+R, mają charakter twórczy, systematyczny i projektowy. Projekt jest realizowany w celu opracowania określonego nowego albo istotnie ulepszonego rozwiązania informatycznego, przez wyznaczonych pracowników, zgodnie z ustalonym zakresem, harmonogramem i podziałem zadań. Rezultatem prowadzonych prac będą nowe lub (…), dostosowane do specyficznych potrzeb Wnioskodawcy i wykorzystywane w jego działalności produkcyjnej, logistycznej, jakościowej, sprzedażowej lub finansowej.

Opracowywane moduły będą dostosowywane do specyfiki procesów występujących w przedsiębiorstwie Spółki. Prace nie będą ograniczały się do standardowej konfiguracji i uruchomienia gotowego oprogramowania, lecz będą wymagały zaprojektowania funkcjonalności, logiki biznesowej, przepływów danych i integracji odpowiadających indywidualnym potrzebom Wnioskodawcy. Opracowane rozwiązania zostaną poddane testom i pilotażowi, a zidentyfikowane podczas weryfikacji niezgodności lub ograniczenia będą skutkowały wprowadzeniem kolejnych modyfikacji oraz ponownym przeprowadzeniem testów. Dopiero po uzyskaniu zgodności z przyjętymi założeniami projektowymi rozwiązania zostaną wdrożone w środowisku produkcyjnym Spółki.

Prace wykonywane w ramach opisanych projektów nie będą miały charakteru standardowych, rutynowych ani okresowych zmian w Systemie. Ich przedmiotem będzie opracowywanie rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy albo różniących się w istotnym stopniu od rozwiązań wcześniej przez niego wykorzystywanych. Oryginalność projektów będzie wynikała w szczególności z konieczności połączenia wiedzy informatycznej z wiedzą o specyficznych procesach produkcyjnych, logistycznych, magazynowych, jakościowych, sprzedażowych i finansowych Spółki oraz opracowania nowych funkcjonalności, algorytmów, modeli danych i mechanizmów integracyjnych.

Planowana działalność B+R będzie miała charakter twórczy i będzie prowadziła do zwiększenia zasobów wiedzy Wnioskodawcy oraz wykorzystania posiadanej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Prace będą podejmowane w sposób systematyczny, według opisanego powyżej cyklu projektowego, na podstawie określonych celów, harmonogramów, etapów i zakresów odpowiedzialności oraz przy wykorzystaniu zaplanowanych zasobów osobowych i technicznych. Efektem projektów będą nowe albo istotnie ulepszone rozwiązania informatyczne wykorzystywane na potrzeby wewnętrzne Spółki, służące zwiększeniu efektywności, jakości, bezpieczeństwa i możliwości kontrolowania jej procesów.

Wnioskodawca podkreśla, że nie zalicza do działalności B+R prac wykonywanych w ramach obecnie prowadzonej analizy Systemu, standardowych wdrożeń gotowych modułów, bieżącego utrzymania i serwisowania systemów, usuwania usterek, prostych aktualizacji ani zmian wynikających wyłącznie z konieczności dostosowania oprogramowania do zmieniających się przepisów prawa.

W związku z realizacją opisanej działalności Wnioskodawca zamierza korzystać z odliczenia przewidzianego w art. 18d ust. 1 ustawy o CIT, tj. odliczać od podstawy opodatkowania koszty kwalifikowane działalności B+R w latach podatkowych, w których zostaną one poniesione. Odliczeniu będą podlegały wyłącznie koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne finansowanymi przez Spółkę, w części odpowiadającej proporcji czasu pracy przeznaczonego na realizację działalności B+R w ogólnym czasie pracy danego pracownika w danym miesiącu.

Wnioskodawca zaznacza, że w latach podatkowych, w których będzie realizował opisaną działalność B+R:

•      będzie wyodrębniał w prowadzonej ewidencji rachunkowej koszty działalności B+R, zgodnie z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT;

•      będzie prowadził ewidencję czasu pracy pracowników pozwalającą ustalić liczbę godzin przeznaczonych na realizację poszczególnych projektów B+R;

•      nie będzie korzystał w odniesieniu do odliczanych kosztów ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 i 34a ustawy o CIT;

•      będzie odliczał wyłącznie koszty kwalifikowane określone w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT;

•      dokona odliczenia zgodnie z limitami określonymi w art. 18d ust. 7 ustawy o CIT;

•      koszty przedstawione do odliczenia nie zostaną mu zwrócone w żadnej formie ani odliczone od podstawy opodatkowania na innej podstawie.

W odpowiedzi na wezwanie, pismem z 11 września 2026 r., uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego, następująco:

1. Na czym konkretnie polega twórczość prac będących przedmiotem wniosku?

Twórczość prac będących przedmiotem Wniosku polega na opracowywaniu przez pracowników Spółki nowych lub istotnie ulepszonych rozwiązań informatycznych, dostosowanych do specyficznych procesów i potrzeb Wnioskodawcy. Prace nie polegają na standardowej konfiguracji ani technicznym odtworzeniu istniejących rozwiązań, lecz wymagają samodzielnego zaprojektowania nowych lub istotnie zmienionych funkcjonalności, algorytmów, modeli i struktur danych, elementów logiki biznesowej oraz mechanizmów integracji pomiędzy poszczególnymi elementami Systemu (...).

Twórczy charakter prac przejawia się w szczególności w konieczności przełożenia złożonych i wzajemnie powiązanych procesów (…) Spółki na rozwiązania informatyczne, których ostateczny sposób wykonania nie jest z góry znany. Pracownicy muszą zatem samodzielnie wypracować sposób osiągnięcia zakładanych funkcjonalności, łącząc wiedzę informatyczną z wiedzą dotyczącą specyfiki działalności Spółki.

Rezultatem prac będą rozwiązania niewystępujące dotychczas w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy albo istotnie różniące się od rozwiązań dotychczas wykorzystywanych. Prace o charakterze standardowym, rutynowym i okresowym, w tym bieżące utrzymanie i serwisowanie Systemu, usuwanie usterek, proste aktualizacje oraz standardowe wdrożenia gotowych modułów, nie są przez Spółkę zaliczane do działalności B+R.

2. Czy wydatki, które zamierzacie Państwo odliczyć w ramach ulgi B+R, stanowią dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Tak - wydatki, które Wnioskodawca zamierza odliczyć w ramach ulgi B+R, będą stanowiły dla niego koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT.

3. Czy przedmiotem pytania nr 2 jest również zaliczenie do kosztów kwalifikowanych wynagrodzenia za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracowników?

Wnioskodawca zamierza zaliczać do kosztów kwalifikowanych koszty wynagrodzeń pracowników wraz z odpowiadającymi im składkami na ubezpieczenia społeczne w takiej części, w jakiej czas przeznaczony przez danego pracownika na realizację działalności B+R pozostaje w jego ogólnym czasie pracy w danym miesiącu.

W konsekwencji czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracownika nie będzie stanowił czasu przeznaczonego na realizację działalności B+R. Czas ten będzie natomiast uwzględniany przy ustalaniu ogólnego czasu pracy pracownika w danym miesiącu, stanowiącego podstawę do obliczenia proporcji, o której mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT.

4. Czy koszty wynagrodzeń pracowników stanowią należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Tak - koszty wynagrodzeń pracowników, których dotyczy pytanie nr 2 Wniosku, stanowią należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Wnioskodawca zamierza bowiem rozliczać w ramach ulgi B+R wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz finansowane przez niego składki na ubezpieczenia społeczne od tych należności.

5. Czy uzyskują Państwo również przychody z zysków kapitałowych, jednakże w stosunku do tych przychodów nie zamierzają Państwo korzystać z odliczenia w ramach tzw. ulgi na działalność badawczo-rozwojową?

Do tej pory tj. do końca 2025 r. Wnioskodawca nie uzyskiwał przychodów z zysków kapitałowych, jednakże w 2026 r. i potencjalnie w kolejnych latach podatkowych planowane jest uzyskiwanie również przychodów z zysków kapitałowych, jednak w stosunku do tych przychodów Wnioskodawca nie zamierza korzystać z odliczenia w ramach ulgi B+R. Odliczenie będzie dokonywane wyłącznie zgodnie z zasadami określonymi w art. 18d ust. 1 ustawy o CIT, tj. w odniesieniu do podstawy opodatkowania dotyczącej przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Pytania

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym planowane przez Spółkę prace dotyczące opisanego w zdarzeniu przyszłym rozwoju Systemu (...), stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, co uprawnia Wnioskodawcę do korzystania z ulgi B+R, tj. do dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 18d ust. 1 ustawy o CIT?

2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez Wnioskodawcę, w części odpowiadającej proporcji czasu pracy przeznaczonego na realizację opisanej działalności B+R w ogólnym czasie pracy danego pracownika w danym miesiącu, z wyłączeniem kosztów dotyczących etapu analityczno-przygotowawczego, będą stanowiły koszty kwalifikowane określone w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, podlegające odliczeniu na podstawie art. 18d ust. 1 tej ustawy? (część pytania z wyłączeniem wynagrodzenia wypłacanego pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracownika)

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, planowane przez Spółkę prace dotyczące ponownego wdrożenia i istotnego ulepszenia istniejących modułów Systemu (...) oraz zaprojektowania i wdrożenia nowych modułów stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 i pkt 28 ustawy o CIT, co uprawnia Wnioskodawcę do korzystania z ulgi B+R tj. do dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 18d ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy o CIT, podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Zgodnie z art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Definicja badań naukowych i prac rozwojowych została przedstawiona w ustawie - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (dalej: „PSWiN”). Przez badania naukowe, zgodnie z art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 PSWiN, rozumie się:

•      badania podstawowe - prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;

•      badania aplikacyjne - prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Natomiast, zgodnie z art. 4 ust. 3 PSWiN, przez prace rozwojowe należy rozumieć nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Określona działalność spełnia definicję prac rozwojowych, a w konsekwencji kwalifikuje się do ulgi B+R, jeżeli łącznie zachodzą następujące przesłanki:

•      działalność ma charakter twórczy;

•      działalność jest podejmowana w sposób systematyczny;

•      działalność ma na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań;

•      prace realizowane w ramach projektu nie stanowią działalności rutynowej ani okresowej.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego słowo „twórczy” oznacza „mający na celu tworzenie, odkrywczy, kreatywny”. W Objaśnieniach podatkowych z dnia 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej - IP Box (dalej: „Objaśnienia”), we fragmencie odnoszącym się do wykładni słowa „twórczy”, wskazano: „W doktrynie prawa autorskiego cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”.

W ocenie Wnioskodawcy, planowana działalność B+R w ramach realizowanych projektów ma charakter twórczy, zaangażowani pracownicy opracowują nowe oraz istotnie ulepszają istniejące rozwiązania informatyczne wspierające procesy produkcyjne, logistyczne, magazynowe, jakościowe, sprzedażowe i finansowe Spółki.

Ponadto, rezultat działalności podejmowanej przez Spółkę:

•      będzie odpowiednio ustalony i uzewnętrzniony - rezultatem prac B+R będzie opracowanie i wdrożenie nowych albo istotnie ulepszonych funkcjonalności, algorytmów, modeli danych, mechanizmów integracyjnych oraz modułów Systemu (...);

•      będzie miał charakter indywidualny - nie będzie wynikiem wyłącznie mechanicznych działań, lecz określonych procesów myślowych wymagających od pracowników Spółki kreatywności oraz połączenia wiedzy informatycznej z wiedzą dotyczącą procesów występujących u Wnioskodawcy;

•      będzie miał charakter oryginalny - opracowane rozwiązania będą dostosowane do specyficznych potrzeb Spółki i będą różniły się od rozwiązań dotychczas wykorzystywanych w jej działalności.

Prace realizowane przez Spółkę w ramach rozwoju Systemu (...) mają zatem charakter twórczy i są ukierunkowane na tworzenie nowych oraz istotne ulepszanie istniejących funkcjonalności Systemu (...), projektowanie i wdrażanie nowych modułów, opracowywanie algorytmów, modeli danych i mechanizmów integracyjnych, jak również optymalizację procesów produkcyjnych, logistycznych, magazynowych, jakościowych, sprzedażowych i finansowych Spółki.

Z kolei „systematyczność” oznacza prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według określonego systemu. Słowo „systematycznie” odnosi się zatem również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. Zgodnie z wydanymi Objaśnieniami przypisanie systematyczności danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu, przez jaki działalność taka ma być prowadzona, ani też od istnienia planu prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt B+R, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Planowana przez Spółkę działalność badawczo-rozwojowa opisana w treści zdarzenia przyszłego jest i będzie prowadzona w sposób systematyczny, zgodnie z przyjętym cyklem projektowym, z podziałem na trzy fazy oraz na podstawie ustalonego harmonogramu. Prace są zatem prowadzone w sposób uporządkowany, według określonego planu oraz przez wyznaczone osoby posiadające właściwe kompetencje i doświadczenie. Tym samym prace realizowane przez Wnioskodawcę w ramach rozwoju Systemu (...) należy uznać za działalność podejmowaną w sposób systematyczny.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, opisana we wniosku działalność Spółki spełnia definicję prac rozwojowych, ponieważ Spółka wykorzystuje dostępną wiedzę i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych i oprogramowania, do projektowania i tworzenia nowych oraz istotnie ulepszonych modułów, funkcjonalności, algorytmów, modeli danych i mechanizmów integracyjnych Systemu (...). Prace badawczo-rozwojowe realizowane przez Wnioskodawcę nie są nakierowane na wprowadzanie rutynowych ani okresowych zmian do wykorzystywanych rozwiązań informatycznych. Działania Spółki mają charakter twórczy i kreatywny oraz mają prowadzić do powstania rozwiązań posiadających cechę nowości, również w sytuacji, gdy modyfikowane będą rozwiązania już funkcjonujące.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, spełnia on wszystkie przesłanki działalności badawczo- rozwojowej w rozumieniu art. 4a pkt 26 i pkt 28 ustawy o CIT oraz wynikające z definicji prac rozwojowych zawartej w PSWiN. Prace B+R związane z rozwojem Systemu (...) wpisują się w definicję działalności badawczo-rozwojowej zawartą w ustawie o CIT, ponieważ mają charakter twórczy, nie obejmują zmian o charakterze rutynowym ani okresowym oraz są prowadzone w sposób systematyczny, według określonych harmonogramów i wytycznych, przez pracowników posiadających odpowiednie kompetencje i doświadczenie. W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, planowana przez Spółkę działalność B+R, opisana szczegółowo w opisie zdarzenia przyszłego, spełnia definicje wskazane w art. 4a pkt 26 oraz pkt 28 ustawy o CIT, a tym samym stanowi działalność badawczo-rozwojową, co uprawni Wnioskodawcę do korzystania z ulgi B+R, o której mowa w art. 18d ust. 1 ustawy o CIT.

Ad. 2

Zdaniem Wnioskodawcy, ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez Wnioskodawcę, w części odpowiadającej proporcji czasu pracy przeznaczonego na realizację opisanej działalności B+R w ogólnym czasie pracy danego pracownika w danym miesiącu, z wyłączeniem kosztów dotyczących etapu analityczno-przygotowawczego, stanowią koszty kwalifikowane określone w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, podlegające odliczeniu na podstawie art. 18d ust. 1 tej ustawy.

Stosownie do art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Z powyższego przepisu wynika, że do kosztów kwalifikowanych mogą zostać zaliczone należności wynikające ze stosunku pracy, w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, dodatki, premie i inne składniki wynagrodzenia stanowiące przychody, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz finansowane przez pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne od tych należności. Warunkiem dokonania odliczenia jest ustalenie części wskazanych kosztów odpowiadającej proporcji czasu pracy przeznaczonego przez pracownika na działalność B+R w jego ogólnym czasie pracy w danym miesiącu.

Wnioskodawca zamierza zaliczać do kosztów kwalifikowanych wyłącznie wynagrodzenia i odpowiadające im składki na ubezpieczenia społeczne dotyczące czasu pracy przeznaczonego na prace rozwojowe związane z ponownym wdrożeniem i rozwojem posiadanych modułów oraz wdrożeniem nowych modułów Systemu (...). W kosztach kwalifikowanych nie będą uwzględniane wynagrodzenia dotyczące etapu analityczno-przygotowawczego ani czasu przeznaczonego na standardowe wdrożenia, bieżące utrzymanie i serwisowanie Systemu oraz inne czynności niestanowiące działalności B+R.

Wnioskodawca prowadzi i będzie prowadził ewidencję czasu pracy pozwalającą ustalić czas przeznaczony przez poszczególnych pracowników na realizację działalności B+R. Na podstawie tej ewidencji ustalana będzie proporcja czasu pracy przeznaczonego na działalność B+R w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Odpowiednia część wynagrodzenia i składek na ubezpieczenia społeczne zostanie przypisana do działalności B+R i ujęta w pomocniczej ewidencji kosztów prowadzonej w arkuszach kalkulacyjnych.

Niezależnie od prowadzonej ewidencji pomocniczej Wnioskodawca wyodrębnia i będzie wyodrębniał koszty działalności B+R w prowadzonej ewidencji rachunkowej zgodnie z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT. Koszty przedstawione do odliczenia będą stanowiły koszty uzyskania przychodów Spółki, nie zostaną Wnioskodawcy zwrócone w żadnej formie ani odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Odliczenie zostanie dokonane zgodnie z limitami przewidzianymi w art. 18d ust. 7 ustawy o CIT.

W konsekwencji, wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w opisane prace rozwojowe dotyczące Systemu (...), wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne finansowanymi przez Wnioskodawcę, w części odpowiadającej proporcji czasu pracy przeznaczonego na działalność B+R, stanowią koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, podlegające odliczeniu na podstawie art. 18d ust. 1 tej ustawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Ad. 1

Zgodnie z art. 4a pkt 26 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „updop”, „ustawa o CIT”):

W myśl art. 4a pkt 27 updop,

W myśl art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,

Stosownie do treści art. 4a pkt 28 updop,

W myśl art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,

W celu skorzystania z ulgi na działalność badawczo-rozwojową, należy przeprowadzić analizę nakierowaną na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową (tj. tych aktywności podatnika, które spełniają definicje wskazane w art. 4a pkt 26-28 updop).

Ustawodawca wprowadził definicję działalności badawczo-rozwojowej w art. 4a pkt 26 updop, zgodnie z którą (jak już wyżej wskazano) przez działalność badawczo-rozwojową, należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwa rodzaje aktywności - badania podstawowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Z ustawowej definicji wynika zatem, że taka działalność musi mieć charakter twórczy. Posłużenie się tym sformułowaniem wskazuje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. Jak podaje słownik języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność - zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy - mający na celu tworzenie, tworzyć - powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Po drugie, z art. 4a pkt 26 updop, wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny. W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Po trzecie, taka działalność musi mieć określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej (np. przedsiębiorstwa przemysłowe dysponujące własnym zapleczem badawczo-rozwojowym, laboratoria, zakłady i ośrodki badawczo-rozwojowe, działy badawczo-technologiczne, biura konstrukcyjne i technologiczne, zakłady rozwoju technik, biura studiów i projektów itp.). Prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Co oznacza, że aktywność podatnika winna być nastawiona na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym (które nie mają odtwórczego charakteru), związane z postępem naukowym, czy technologicznym.

Na powyższe kryteria wskazał także Minister Finansów w Objaśnieniach podatkowych z 15 lipca 2019 roku dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej (dalej także: „Objaśnienia MF”), które w części 3.2.1. poświęcone są pojęciu działalności badawczo-rozwojowej, która znajduje zastosowanie m.in. do korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej przewidzianej w art. 18d updop - co zostało wskazane w samej treści objaśnień (por. pkt 31 Objaśnień MF).

Zgodnie z Objaśnieniami MF, przez działalność twórczą należy rozumieć zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, powstania czegoś, a twórczość działalności badawczo-rozwojowej przejawiać się może m.in.: opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Dodatkowo warto nadmienić, że walidacja (według Słownika języka polskiego PWN rozumiana jako ogół czynności mających na celu zbadanie odpowiedniości, trafności lub dokładności czegoś) nowego lub ulepszonego produktu/technologii/rozwiązań zwłaszcza w warunkach rzeczywistego funkcjonowania, gdzie głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne, a których ostateczny kształt nie został określony została wyróżniona w Objaśnieniach MF jako typowe przejawy działalności twórczej w znaczeniu przyjmowanym dla potrzeb definicji prac badawczo-rozwojowych (por. pkt 36 Objaśnień MF).

Co więcej, jak podkreślono w Objaśnieniach MF, istotnym elementem tego rodzaju działalności jest kreatywna aktywność wynikająca z działalności człowieka.

Jak wskazano w Objaśnieniach MF (na co zwrócił już uwagę Organ powyżej), w świetle obowiązujących w Polsce znaczeń pojęcia „systematyczność”, prowadzenie działalności w taki sposób może oznaczać realizację tego rodzaju działań:

-     w znaczeniu pierwszym - w sposób stały, od dłuższego czasu (regularnie), bądź

-     w znaczeniu drugim - w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (planowo, metodycznie).

Dla potrzeb definicji działalności badawczo-rozwojowej, kryterium to należy rozumieć zgodnie z drugim znaczeniem. W świetle powyższego, oznacza to, że kryterium systematyczności jest spełnione, gdy działalność prowadzona jest w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (metodycznie, zgodnie z planem).

Należy jeszcze raz zaakcentować, że trzecim kryterium uznania danej działalności za badawczo-rozwojową jest zwiększanie zasobów wiedzy (zgodnie z Objaśnieniami MF – pkt 43, to pojęcie odnosi się przede wszystkim do badań naukowych) lub wykorzystania istniejących zasobów wiedzy (na co nakierowane są przede wszystkim prace rozwojowe, obejmujące zdobywanie, łączenie i kształtowanie wiedzy) do tworzenia nowych zastosowań (nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług).

Jednocześnie, jak zauważono w treści cytowanych Objaśnień MF, ustawodawca nie zdefiniował sformułowania „zwiększania zasobów wiedzy, jednak przyjąć można, że sformułowanie to należy rozumieć z perspektywy danego podatnika a kluczowym jest element celowościowy (tj. zwiększenie poziomu wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań), bez względu na to, czy zdobywana wiedza stanowić będzie nowość tylko z perspektywy danego podmiotu, albo czy po jej zastosowaniu będzie służyć wyłącznie jednemu podmiotowi, czy też znajdzie szersze zastosowanie (por. pkt 45 Objaśnień MF).

Z opisu sprawy wynika, że twórczość prac będących przedmiotem wniosku polega na opracowywaniu przez pracowników Spółki nowych lub istotnie ulepszonych rozwiązań informatycznych, dostosowanych do specyficznych procesów i potrzeb Wnioskodawcy. Prace nie polegają na standardowej konfiguracji ani technicznym odtworzeniu istniejących rozwiązań, lecz wymagają samodzielnego zaprojektowania nowych lub istotnie zmienionych funkcjonalności, algorytmów, modeli i struktur danych, elementów logiki biznesowej oraz mechanizmów integracji pomiędzy poszczególnymi elementami Systemu (...). Twórczy charakter prac przejawia się w szczególności w konieczności przełożenia złożonych i wzajemnie powiązanych procesów produkcyjnych, logistycznych, magazynowych, jakościowych, sprzedażowych i finansowych Spółki na rozwiązania informatyczne, których ostateczny sposób wykonania nie jest z góry znany. Prace będą podejmowane w sposób systematyczny, według opisanego cyklu projektowego, na podstawie określonych celów, harmonogramów, etapów i zakresów odpowiedzialności oraz przy wykorzystaniu zaplanowanych zasobów osobowych i technicznych. Planowana działalność B+R będzie prowadziła do zwiększenia zasobów wiedzy Wnioskodawcy oraz wykorzystania posiadanej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Odnosząc cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, zgodzić się z Państwem należy, że planowane przez Państwa Spółkę prace dotyczące ponownego wdrożenia i istotnego ulepszenia istniejących modułów Systemu (...) oraz zaprojektowania i wdrożenia nowych modułów stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 i pkt 28 ustawy o CIT, co uprawnia Państwa do korzystania z ulgi B+R tj. do dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 18d ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Ad. 2

Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy o CIT,

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową zostały wymienione w art. 18d ust. 2-3 updop.

Na podstawie art. 18d ust. 2 pkt 1 updop,

Stosownie do art. 18d ust. 5 updop,

Zgodnie z treścią art. 18d ust. 6 updop,

Natomiast, w myśl art. 18d ust. 7 updop,

W myśl art. 18d ust. 8 updop,

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop:

Należy także zwrócić uwagę na brzmienie przepisu art. 9 ust. 1b updop, zgodnie z którym

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z zasadą, przyjętą w orzecznictwie jak i w doktrynie prawa podatkowego, ulgi podatkowe, w tym ulga badawczo-rozwojowa, są wyjątkiem od zasady równości i powszechności opodatkowania, tak więc przepisy regulujące prawo do ulgi winny być interpretowane ściśle.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób prawnych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

-     podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową, koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu updop,

-     koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2 - 3 updop,

-     ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu updop, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów,

-     jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu,

-     w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b updop, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

-     podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

-     kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w updop,

-     koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane m.in. należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest, aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla Wnioskodawcy koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Dodatkowo, wskazać należy, że w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 18 maja 2017 r. o Uldze B+R, zostało wyraźnie wskazane, że (...) prowadzenie tego rodzaju ewidencji przewidziane jest wprost w propozycji legislacyjnej przedstawionej w „projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego działalności innowacyjnej”. Ustawodawca proponuje tam, aby wynagrodzenia i składki stanowiły koszty kwalifikowane (stanowiące bazę do wyliczenia ulgi B+R) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm., dalej: „updof”):

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 updof, zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Wobec powyższego, zgadzam się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez Państwa, w części odpowiadającej proporcji czasu pracy przeznaczonego na realizację opisanej działalności B+R w ogólnym czasie pracy danego pracownika w danym miesiącu, z wyłączeniem kosztów dotyczących etapu analityczno-przygotowawczego, stanowią koszty kwalifikowane określone w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, podlegające odliczeniu na podstawie art. 18d ust. 1 tej ustawy.

Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 2, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

W części pytania nr 2 dotyczącej kosztów wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracownika wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.