Potwierdzenie zwrotu albo usunięcia danych osobowych

Wzór do wydruku: potwierdzenie zwrotu albo usunięcia danych osobowych powierzonych biuru rachunkowemu, sporządzane po zakończeniu świadczenia usług (art. 28 ust. 3 lit. g RODO).

Stan prawny na 2 października 2026

Strona dokumentu — biuro, z którym zawarto umowę

W oknie drukowania należy wybrać drukarkę „Zapisz jako PDF” (Chrome, Edge) albo „PDF” → „Zapisz jako PDF” (Safari). Pola niewypełnione w formularzu drukują się jako linie do uzupełnienia odręcznego. Zapisany PDF można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym (podpis.gov.pl) — bez drukowania i skanowania.

sporządzone w w dniu

Podmiot przetwarzający: Podatki.pro sp. z o.o. z siedzibą w Częstochowie, ul. Gajowa 31, 42-229 Częstochowa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000858893 (Sąd Rejonowy w Częstochowie, XVII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 573-292-11-79, REGON 386974378, kapitał zakładowy 5 000,00 zł; osoba reprezentująca

Administrator: nazwa albo imię i nazwisko
adres siedziby albo zamieszkania
NIP KRS albo wpis do CEIDG
osoba reprezentująca

Podmiot przetwarzający potwierdza Administratorowi wykonanie obowiązku zwrotu albo usunięcia danych osobowych po zakończeniu świadczenia usług, jak niżej.

Umowa powierzenia i zakończenie usług

Potwierdzenie dotyczy danych osobowych powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu przez Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z dnia (dalej: „Umowa powierzenia”, a objęte nią dane — „Dane”). Sporządza się je na podstawie § 10 ust. 3 Umowy powierzenia, w wykonaniu art. 28 ust. 3 lit. g rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
Świadczenie usług związanych z przetwarzaniem Danych zakończyło się z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o świadczenie usług księgowych, to jest z dniem .
Zgodnie z decyzją Administratora (§ 10 ust. 2 Umowy powierzenia) Podmiot przetwarzający .

Zwrot Danych

Wypełnia się w razie zwrotu; przy usunięciu Danych bez zwrotu w pkt 4 i 5 wpisuje się „nie dotyczy”.

Zakres i sposób zwrotu:
Data przekazania Danych Administratorowi:

Usunięcie Danych

Dane i ich kopie, z zastrzeżeniem pkt 7 i 8, zostały usunięte z systemów informatycznych i zbiorów dokumentów Podmiotu przetwarzającego, także u Podprocesorów wymienionych w załączniku nr 1 do Umowy powierzenia, w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, a ich kopie papierowe — zniszczone, w dniu .
Dane w kopiach zapasowych zostały usunięte albo zostaną usunięte z upływem okresu przechowywania tych kopii, najpóźniej w dniu . Do tego dnia są wyłącznie przechowywane i chronione zgodnie z Umową powierzenia; w razie odtworzenia systemów z kopii zapasowej Podmiot przetwarzający niezwłocznie usuwa odtworzone Dane.

Dane przechowywane dalej

Dane, których przechowywanie nakazuje prawo Unii lub prawo polskie (§ 10 ust. 4 Umowy powierzenia), Podmiot przetwarzający przetwarza wyłącznie w celu wykonania tego obowiązku, do czasu ich usunięcia stosuje do nich Umowę powierzenia i usuwa je po upływie okresu przechowywania. Zakres tych Danych, przepis i okres przechowywania:
Potwierdzenie nie dotyczy danych, które Podmiot przetwarzający przetwarza we własnym imieniu jako administrator (§ 1 ust. 4 i § 10 ust. 5 Umowy powierzenia): danych Administratora i osób go reprezentujących, przetwarzanych w związku z zawarciem i rozliczeniem umowy o świadczenie usług księgowych, oraz dokumentów i informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, które Podmiot przetwarzający jako instytucja obowiązana przechowuje przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z Administratorem (art. 49 ust. 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), a wyniki analiz transakcji — przez 5 lat od dnia ich przeprowadzenia (art. 49 ust. 2 tej ustawy).

Oświadczenia

Podmiot przetwarzający oświadcza, że poza przypadkami z pkt 7 i 8 nie przechowuje Danych ani ich kopii.
W razie zwrotu Administrator potwierdza podpisem odbiór Danych w zakresie i w dniu wskazanych w pkt 4 i 5.

Podmiot przetwarzający

Administrator — potwierdzenie odbioru Danych (w razie zwrotu)

Uwagi do wzoru

Potwierdzenie sporządza biuro po wykonaniu obowiązku z art. 28 ust. 3 lit. g RODO i § 10 wzoru umowy powierzenia. Wybór między zwrotem a usunięciem należy do klienta, który wskazuje go najpóźniej na 14 dni przed zakończeniem umowy o świadczenie usług; w braku wskazania dane się zwraca, a po potwierdzeniu ich odbioru usuwa pozostałe kopie. Usunięcie następuje w terminie 30 dni od zakończenia usług albo od potwierdzenia odbioru danych, a z kopii zapasowych — w terminie nie dłuższym niż 90 dni. Potwierdzenie może mieć postać elektroniczną (§ 10 ust. 3). Przy umowie powierzenia sporządzonej według innego wzoru odesłania do jej postanowień należy dostosować.
Obowiązki przechowywania ksiąg, dowodów księgowych i dokumentacji kadrowo-płacowej ciążą na kliencie jako podatniku, płatniku składek, kierowniku jednostki i pracodawcy; zwrot danych umożliwia ich wykonanie. W pkt 8 wpisuje się tylko dane, których dalsze przechowywanie przepis nakazuje biuru, ze wskazaniem przepisu i okresu (§ 10 ust. 4 wzoru umowy powierzenia), a gdy takich danych nie ma — „brak”. Jeżeli dane w kopiach zapasowych nie zostały jeszcze usunięte, w pkt 7 wpisuje się dzień, w którym upływa okres przechowywania tych kopii.
Dane, które biuro przetwarza jako administrator (pkt 9), nie podlegają zwrotowi ani usunięciu na podstawie umowy powierzenia; usuwa się je po upływie okresów wskazanych w klauzuli informacyjnej dla klientów biura. Ta sekcja nie jest drukowana.