Klauzula informacyjna dla klientów biura

Wzór informacji o przetwarzaniu danych osobowych klientów biura rachunkowego i osób, które ich reprezentują (art. 13 i 14 RODO), do wydruku lub zapisania jako PDF.

Stan prawny na 2 października 2026

Strona dokumentu — biuro, z którym zawarto umowę

W oknie drukowania należy wybrać drukarkę „Zapisz jako PDF” (Chrome, Edge) albo „PDF” → „Zapisz jako PDF” (Safari). Pola niewypełnione w formularzu drukują się jako linie do uzupełnienia odręcznego. Zapisany PDF można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym (podpis.gov.pl) — bez drukowania i skanowania.

Niniejsza informacja jest przekazywana klientom biura rachunkowego oraz osobom, które ich reprezentują lub działają w ich imieniu (pełnomocnikom, osobom do kontaktu, beneficjentom rzeczywistym), na podstawie art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) oraz art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML).

Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych (dalej: Biuro) jest: Podatki.pro sp. z o.o. z siedzibą w Częstochowie, ul. Gajowa 31, 42-229 Częstochowa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000858893 (Sąd Rejonowy w Częstochowie, XVII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 573-292-11-79, REGON 386974378, kapitał zakładowy 5 000,00 zł. Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@podatki.pro albo pisemnie na adres Biura. Biuro nie wyznaczyło inspektora ochrony danych.

Informacja obejmuje dane, które Biuro przetwarza we własnym imieniu w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy o świadczenie usług księgowych oraz z wykonywaniem obowiązków instytucji obowiązanej. Nie obejmuje ona danych osób trzecich powierzanych Biuru przez klienta (np. pracowników, zleceniobiorców, kontrahentów, wspólników) — Biuro przetwarza je jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO), a osoby, których te dane dotyczą, informuje klient jako administrator.

Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych (także działania przed jej zawarciem); kontakt w tym zakresie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (klient — osoba fizyczna); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (osoby działające w imieniu klienta; interes Biura: należyte wykonanie umowy z klientem)	czas obowiązywania umowy lub umocowania; dalej — jak niżej
Obowiązki instytucji obowiązanej: identyfikacja i weryfikacja klienta, osoby upoważnionej i beneficjenta rzeczywistego, ocena ryzyka, monitorowanie, ustalenie statusu osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, szczególne środki ograniczające, zawiadomienia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO; art. 33–37, 43–46, 49, 74 i 117–118 ustawy AML	5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych z klientem; wyniki analiz transakcji — 5 lat od ich przeprowadzenia (art. 49 ust. 1 i 2 ustawy AML)
Obowiązki podatkowe i rachunkowe Biura (faktury za usługi, księgi)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO; art. 106b, 106e, 112 i 112a ustawy o VAT, art. 70 § 1 i art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 71–74 ustawy o rachunkowości	do przedawnienia zobowiązania podatkowego (zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku), nie krócej niż 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą
Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi; wykazanie prawidłowego wykonania obowiązków	art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interes Biura: ochrona jego praw i wykazanie zgodności z przepisami	do przedawnienia roszczeń (art. 118 i 442¹ Kodeksu cywilnego); w razie postępowania — do jego zakończenia

Po upływie tych okresów dane są usuwane.

Kategorie danych i źródło

Kategorie danych: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, PESEL lub data urodzenia, obywatelstwo, seria i numer dokumentu tożsamości wraz z kopią, firma, NIP, adres), dane kontaktowe (adres korespondencyjny, e-mail, telefon), dane o umocowaniu (funkcja, sposób reprezentacji, zakres pełnomocnictwa), informacje i oświadczenia wymagane przez ustawę AML (m.in. o statusie osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne), dane rozliczeniowe (dane do faktur, rachunek bankowy, historia płatności) oraz treść korespondencji z Biurem.

Źródło danych: dane pochodzą od Pani/Pana albo — w przypadku osób reprezentujących klienta, pełnomocników, osób do kontaktu i beneficjentów rzeczywistych — od klienta lub z publicznie dostępnych rejestrów (CEIDG, KRS, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Informacja jest wtedy przekazywana na podstawie art. 14 RODO; klienta prosimy o przekazanie jej tym osobom.

Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące Biuru usługi poczty elektronicznej (Google — usługa Google Workspace) oraz — w zakresie wynikającym z przepisów — GIIF, organy podatkowe i Krajowa Administracja Skarbowa, sądy i organy ścigania.

Dane z korespondencji e-mailowej, w tym dokumenty przesyłane e-mailem, Google może przetwarzać także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), m.in. w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework; art. 45 RODO), w których uczestniczy Google LLC, a ponadto standardowe klauzule umowne zawarte w umowie przetwarzania danych Google (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię tych zabezpieczeń można uzyskać, kierując wniosek na adres e-mail Biura.

Obowiązek podania danych i decyzje zautomatyzowane

Podanie danych niezbędnych do zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego jest wymogiem ustawowym (art. 34 i 36 ustawy AML); jeżeli Biuro nie może ich zastosować, nie nawiązuje stosunków gospodarczych, a trwające rozwiązuje (art. 41 ust. 1). Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest wymogiem umownym — niepodanie ich uniemożliwia zawarcie lub wykonywanie umowy. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Biuro nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym na profilowaniu (art. 22 RODO).

Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia (art. 15–18 i 20 RODO), w zakresie przewidzianym w RODO; prawo do usunięcia nie przysługuje, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. b i e). Biuro nie ujawnia informacji, które jest obowiązane zachować w tajemnicy: faktu przekazania zawiadomienia GIIF oraz informacji o planowaniu wszczęcia i prowadzeniu analizy dotyczącej prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (art. 54 ust. 1 ustawy AML). Wniosek można skierować na adres e-mail Biura. Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie narusza RODO.

Prawo sprzeciwu

Ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Biura (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Biuro przestanie przetwarzać te dane, chyba że wykaże ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 21 ust. 1 RODO).

Potwierdzenie zapoznania się

Potwierdzam zapoznanie się z niniejszą informacją (potwierdzenie nie jest zgodą na przetwarzanie danych).

Miejscowość i data: Imię i nazwisko:

Podpis klienta lub osoby reprezentującej klienta (potwierdzenie zapoznania się)

Uwagi do wzoru

Informację doręcza się przed zawarciem umowy i nawiązaniem stosunków gospodarczych (art. 34 ust. 5 ustawy AML; art. 13 RODO — podczas pozyskiwania danych). Wobec osób, których dane podaje klient (art. 14 RODO), informację przekazuje się w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca, a przy pierwszym kontakcie z osobą lub pierwszym ujawnieniu jej danych — najpóźniej wtedy (art. 14 ust. 3); przekazanie jej przez klienta ułatwia wykonanie tego obowiązku, ale go nie zastępuje. Podpisane potwierdzenie służy wykazaniu doręczenia (art. 5 ust. 2 RODO).
Wykaz odbiorców i informację o przekazywaniu danych poza EOG aktualizuje się przy każdej zmianie podmiotów przetwarzających dane na zlecenie Biura, spójnie z załącznikiem nr 1 do wzoru umowy powierzenia; przed użyciem usunąć zdania, które nie dotyczą Biura. Wzór nie przewiduje przetwarzania na podstawie zgody; jeżeli Biuro wysyła informacje o usługach za zgodą, dodać wiersz w tabeli (art. 6 ust. 1 lit. a, okres do cofnięcia zgody) oraz informację o prawie cofnięcia zgody (art. 13 ust. 2 lit. c). Jeżeli Biuro przetwarza dane użytkowników Strefy klienta (konta, dzienniki logowań), dopisać tę kategorię danych i okres przechowywania.
Wzór obejmuje wyłącznie dane przetwarzane przez Biuro jako administratora; dane powierzane przez klienta reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Jeżeli Biuro uzna dane finansowo-podatkowe klienta będącego osobą fizyczną za własne, a nie powierzone, rozszerzyć zakres kategorii danych i celów. Adres Prezesa UODO zweryfikować przed wydrukiem. Ta sekcja nie jest drukowana.