Przejdź do treści

0114-KDIP4-3.4012.629.2026.1.KM

Sposób dokumentowania rozliczenia płatności pomiędzy Gminą a Liderem projektu.

Sygnatura
0114-KDIP4-3.4012.629.2026.1.KM
Data wydania
Organ
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Status
Aktualna

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy sposobu dokumentowania rozliczenia płatności pomiędzy Państwem a Liderem. Uzupełnili go Państwo pismem z 31 sierpnia 2026 r. (wpływ 4 września 2026 r.) - w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Gmina (...) (dalej: „Gmina” lub „Wnioskodawca”) jest jednostką samorządu terytorialnego (dalej: „JST”). Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Gmina na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1153; dalej: „USG”), wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność. Do zadań własnych Gminy, w myśl art. 7 ust. 1 pkt 1, 3 i 15 USG należy zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty m.in. w zakresie:

  • ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej;
  • wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz;
  • utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych.

W ramach struktury Gminy funkcjonują jednostki organizacyjne, które nie posiadają osobowości prawnej i są powołane przez Gminę na podstawie odrębnych przepisów. Są nimi:

  • Urząd Gminy (…);
  • Szkoła Podstawowa w (…);
  • Szkoła Podstawowa w (…);
  • Szkoła Podstawowa w (…);
  • Szkoła Podstawowa w (…);
  • Szkoła Podstawowa w (…);
  • Zakład Wodociągowo-Kanalizacyjny i Gospodarki Mieszkaniowej w (…).

Wyżej wskazane jednostki organizacyjne podlegają tzw. centralizacji dla celów podatku VAT z Gminą.

W celu wykonywania wskazanych wcześniej zadań własnych Wnioskodawca podjął się realizacji przedsięwzięcia pn. „(…)” (dalej: „Przedsięwzięcie” lub „Projekt”). W celu realizacji Przedsięwzięcia, Wnioskodawca otrzyma wsparcie, w ramach Inwestycji (…) (dalej: „Dofinansowanie”).

Przedsięwzięcie realizowane jest w partnerstwie Wnioskodawcy, oraz następujących podmiotów:

  • Lider Projektu - Miasto i Gmina (…);
  • Miasto i Gmina (…);
  • Gmina (…).

Dofinansowanie zostanie przekazane na rachunek bankowy Gminy za pośrednictwem Miasta i Gminy (…), która pełni rolę Lidera Projektu. Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, pełną odpowiedzialność za rozliczenie finansowe całego Przedsięwzięcia oraz sprawozdawczość przed instytucją dotującą ponosi wyłącznie Lider Projektu, który w tych kwestiach reprezentuje wszystkich partnerów. Partycypacja w kosztach i wkład w inwestycję opierają się na zawartym porozumieniu, na mocy którego Partnerzy wnoszą do projektu niezbędne zasoby, w tym finansowe.

Zgodnie z zawartym porozumieniem każdy z partnerów realizuje przypisany mu zakres rzeczowy Przedsięwzięcia oraz ponosi odpowiedzialność za wykonanie powierzonych mu zadań. Poszczególni partnerzy ponoszą wydatki związane z realizacją własnego zakresu inwestycji, przy czym faktury dokumentujące nabycie towarów i usług związanych z realizacją poszczególnych zadań wystawiane są bezpośrednio na podmiot realizujący dane zadanie, tj. odpowiednio na Wnioskodawcę, Lidera lub odpowiedniego partnera.

Niezależnie od powyższego, w ramach Projektu występują również wydatki dotyczące całej Inwestycji, których nie można przyporządkować wyłącznie Wnioskodawcy, Liderowi lub pozostałym partnerom. Tego rodzaju wydatki ponoszone będą przez Lidera Projektu, natomiast pozostałe gminy (w tym Wnioskodawca) będą uczestniczyły w ich finansowaniu. Przed dokonaniem płatności Lider Projektu każdorazowo będzie obciążał partnerów przypadającą na nich częścią, tj. po 1/4 wartości kosztów objętych tym mechanizmem.

Przekazywane środki nie stanowią wynagrodzenia za świadczenie usług ani za dostawę towarów pomiędzy partnerami (w tym Wnioskodawcą) a Liderem. Celem rozliczeń jest wyłącznie zapewnienie wspólnego finansowania kosztów realizacji Projektu. Wnioskodawca nie zawiera z Liderem odrębnych umów, których przedmiotem byłoby świadczenie usług lub dostawa towarów. Wzajemne rozliczenia mają charakter wyłącznie organizacyjny i służą podziałowi ciężaru finansowania kosztów wspólnego Przedsięwzięcia.

Celem Projektu jest zwiększenie efektywności wykorzystania energii, rozwój odnawialnych źródeł energii oraz budowa stabilnego i nowoczesnego modelu zarządzania energią na poziomie lokalnym. Przedmiotem Przedsięwzięcia jest montaż instalacji fotowoltaicznych oraz magazynów energii (dalej: „Instalacje PV”) na nieruchomościach należących do mieszkańców Gminy oraz na budynkach użyteczności publicznej.

Wnioskodawca podpisuje z zainteresowanymi mieszkańcami stosowne umowy użyczenia nieruchomości pod realizację Projektu. Zgodnie z zapisami umownymi, mieszkaniec oświadcza, że energia pozyskana z zamontowanej instalacji będzie przeznaczona wyłącznie na cele własne, w sposób niezwiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą lub rolniczą. Gmina będzie pobierać od uczestników wpłaty z tytułu wkładu własnego w wysokości stanowiącej sumę 10% kwoty netto instalacji zamontowanej na nieruchomości danego mieszkańca. Nowopowstałe instalacje przez cały okres realizacji Projektu oraz w późniejszym okresie jego trwałości pozostaną wyłączną własnością Wnioskodawcy.

Gmina planuje również montaż Instalacji PV na budynkach użyteczności publicznej. Są to budynki stanowiące własność Wnioskodawcy, nad którymi Gmina sprawuje zarząd tj.:

  • (…).

Instalacja PV zamontowana zostanie również na budynku Szkoły Podstawowej w (…) (dalej: „Szkoła”), która stanowi jednostkę budżetową Gminy. Instalacja PV zamontowana na budynku Szkoły będzie wykorzystywana przez Szkołę do wykonywania powierzonych jej zadań statutowych, a wydatki związane z tą instalacją będą przypisane do działalności prowadzonej przez tę jednostkę organizacyjną.

Moc paneli fotowoltaicznych zamontowanych na budynkach użyteczności publicznej nie będzie przekraczać 50kW. Instalacja PV pozwoli na zwiększenie samowystarczalności energetycznej budynków oraz obniżenie kosztów związanych z zużyciem energii elektrycznej. Wytworzona w Instalacji PV energia elektryczna będzie rozliczana w ramach tak zwanego „net-billingu”. Model ten przewiduje, że wyprodukowana i wprowadzona do sieci energia elektryczna będzie zapisywana wartościowo jako tzw. depozyt. Oznacza to, że nadwyżki wyprodukowanej energii elektrycznej, przekazane do sieci, zostaną rozliczone według bieżących stawek giełdowych. W praktyce Wnioskodawca dokona sprzedaży nadwyżek energii dostawcy usług energetycznych, a uzyskane w ten sposób środki będą mogły zostać wykorzystane na pokrycie kosztów zakupu energii z sieci w okresach, gdy własna produkcja okaże się niewystarczająca.

Faktury za wprowadzenie ewentualnie powstałych nadwyżek energii do sieci będą wystawiane przez Wnioskodawcę, jako stronę umowy z dostawcą energii. Gmina będzie formalnym właścicielem Instalacji PV oraz podmiotem uprawnionym do rozliczania energii wprowadzonej do sieci. Wnioskodawca wskazuje że wprowadzanie energii elektrycznej do sieci, będzie czynnością generującą po stronie Wnioskodawcy podatek VAT należny.

W związku z powyższym efekty realizacji inwestycji częściowo będą wykorzystywane do:

a) czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług - zadania własne gminy z zakresu zaopatrzenia w energię elektryczną,

b) czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług - wprowadzanie nadwyżek energii elektrycznej do sieci, traktowane jako jej sprzedaż (Gmina działa jako prosument).

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma możliwości bezpośredniego przyporządkowania w całości lub w części podatku naliczonego związanego z realizacją Przedsięwzięcia do poszczególnych rodzajów wykonywanych czynności.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu sprawy

Mieszkańcy Gminy biorący udział w Projekcie zostali wyłonieni w drodze naboru prowadzonego przez Urząd Gminy. Informacja o prowadzonym naborze znajdowała się na stronie internetowej Urzędu Gminy, a osoby zainteresowane mogły zgłosić się do udziału w Projekcie poprzez złożenie i podpisanie odpowiednich ankiet oraz umów użyczenia nieruchomości.

Udział mieszkańców Gminy w Projekcie jest dobrowolny.

Montaż Instalacji PV będzie realizowany przez wyłonionego w ramach przetargu wykonawcy.

Realizując Projekt celem Wnioskodawcy nie będzie stałe i zorganizowane wykonywanie tego typu działalności w celach zarobkowych.

Realizacja Projektu nie będzie miała na celu osiągania przez Wnioskodawcę stałego dochodu ani zysków z tego tytułu. Gmina nie będzie osiągała żadnych dochodów ani zysków z tytułu realizacji przedmiotowego Projektu.

Przedmiotowe dofinansowanie będzie pokrywało 90% wartości kosztów kwalifikowalnych Projektu (tzn. kosztów związanych z montażem instalacji fotowoltaicznych oraz magazynów energii u mieszkańców). Natomiast wpłaty mieszkańców będą pokrywać 10% kosztów kwalifikowalnych projektu oraz 100% kosztów niekwalifikowalnych i koszty podatku VAT. W przypadku montażu instalacji fotowoltaicznych oraz magazynów energii u mieszkańców Gmina nie będzie ponosiła żadnych wydatków - wkładu własnego. Gmina będzie jedynie ponosiła koszty wkładu własnego (10% kosztów kwalifikowalnych projektu oraz 100% kosztów niekwalifikowalnych i koszty podatku VAT) w przypadku montażu instalacji fotowoltaicznych i magazynów energii na budynkach użyteczności publicznej.

Pytanie oznaczone we wniosku nr 6

Czy przekazywanie pomiędzy Wnioskodawcą a Liderem Projektu środków pieniężnych stanowiących partycypację w kosztach wspólnej realizacji Przedsięwzięcia stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, a w konsekwencji powinna być dokumentowana fakturami VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 6.

W ocenie Wnioskodawcy, przekazywanie pomiędzy Wnioskodawcą a Liderem Projektu środków pieniężnych stanowiących partycypację w kosztach wspólnej realizacji Przedsięwzięcia nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

W myśl przytoczonego już wcześniej 29a ust. 1 UPTU, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Z definicji świadczenia usług wynika, że usługami są wszelkie odpłatne świadczenia, niebędące dostawą towarów w rozumieniu przepisów UPTU. Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy).

Jak wskazano w wyroku TSUE z 3 marca 1994 r. w sprawie C-16/93 R. J. Tolsma przeciwko Inspecteur der Omzetbelasting Leeuwarden: „Czynność podlega opodatkowaniu wyłącznie wtedy, gdy istnieje związek prawny między usługodawcą i usługobiorcą, w ramach którego następuje świadczenie wzajemne, przy czym wynagrodzenie otrzymane przez usługodawcę stanowi wartość faktycznie przekazaną w zamian za usługi świadczone na rzecz usługobiorcy”.

Z analizy treści powyższego orzeczenia wynika, że usługa będzie podlegać opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Przy czym, związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.

Ponadto, w myśl wyroku TSUE z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council przeciwko Commissioners of Customs and Excise: „Czynność można uznać za dokonaną odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub usługę) pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miałaby być opodatkowana tym podatkiem”.

Odpłatność oznacza więc wykonanie czynności za wynagrodzeniem, przy czym zgodnie z przytoczonym powyżej orzeczeniem, istotą wynagrodzenia jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy świadczeniem a otrzymaną zapłatą. Tylko wówczas bowiem można mówić o świadczeniu odpłatnym podlegającym opodatkowaniu VAT, gdy pomiędzy wykonanym świadczeniem a otrzymanym ekwiwalentem zachodzi relacja wzajemności.

Jak wskazano w opisie sprawy, Wnioskodawca, partnerzy oraz Lider realizują wspólne przedsięwzięcie na podstawie zawartego porozumienia. Każdy z podmiotów odpowiada za realizację przypisanego mu zakresu rzeczowego Projektu oraz ponosi związane z nim wydatki. Jednocześnie występują koszty dotyczące całego Projektu, których nie można przypisać wyłącznie Wnioskodawcy, jednemu z partnerów lub Liderowi. W takich przypadkach Lider może technicznie ponieść określony wydatek, natomiast pozostali uczestniczą w jego finansowaniu poprzez zwrot odpowiedniej części kosztu.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 UPTU, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Natomiast przez „sprzedaż” na gruncie art. 2 pkt 22 UPTU rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Stosownie do art. 106b ust. 2 UPTU, podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Z przywołanych wyżej przepisów wynika, że podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę w sytuacji gdy realizuje dostawy towarów bądź świadczy usługi opodatkowane VAT na rzecz innego podatnika, a także zwolnione z podatku, jeżeli nabywca odpowiednio towaru lub usługi zażąda wystawienia faktury, dokumentującej takie czynności.

W sprawie będącej przedmiotem niniejszego wniosku, czynności przekazywania środków pomiędzy Wnioskodawcą a Liderem stanowią wyłącznie partycypację w kosztach wspólnych Projektu. Nie stanowią one wynagrodzenia za jakiekolwiek świadczenie wzajemne, wobec czego pozostają poza zakresem opodatkowania podatkiem od towarów i usług. W konsekwencji rozliczenia te nie powinny być dokumentowane fakturami VAT, lecz przykładowo notami księgowymi.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na mocy art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (…) podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Natomiast w świetle art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo jednostką samorządu terytorialnego i zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wykonują Państwo zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność.

W celu wykonywania zadań własnych podjęli się Państwo realizacji przedsięwzięcia pn. „(…)” (Przedsięwzięcie lub Projekt). W celu realizacji Przedsięwzięcia, otrzymają Państwo wsparcie, w ramach Inwestycji (…)(Dofinansowanie).

Przedsięwzięcie realizowane jest w partnerstwie, Państwa oraz następujących podmiotów:

  • Lider Projektu - Miasto i Gmina (…),
  • Miasto i Gmina (…),
  • Gmina (…).

Dofinansowanie zostanie przekazane na Państwa rachunek bankowy za pośrednictwem Miasta i Gminy (…), która pełni rolę Lidera Projektu. Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, pełną odpowiedzialność za rozliczenie finansowe całego Przedsięwzięcia oraz sprawozdawczość przed instytucją dotującą ponosi wyłącznie Lider Projektu, który w tych kwestiach reprezentuje wszystkich partnerów. Partycypacja w kosztach i wkład w inwestycję opierają się na zawartym porozumieniu, na mocy którego Partnerzy wnoszą do projektu niezbędne zasoby, w tym finansowe.

Zgodnie z zawartym porozumieniem każdy z partnerów realizuje przypisany mu zakres rzeczowy Przedsięwzięcia oraz ponosi odpowiedzialność za wykonanie powierzonych mu zadań. Poszczególni partnerzy ponoszą wydatki związane z realizacją własnego zakresu inwestycji, przy czym faktury dokumentujące nabycie towarów i usług związanych z realizacją poszczególnych zadań wystawiane są bezpośrednio na podmiot realizujący dane zadanie, tj. odpowiednio na Państwa, Lidera lub odpowiedniego partnera.

Niezależnie od powyższego, w ramach Projektu występują również wydatki dotyczące całej Inwestycji, których nie można przyporządkować wyłącznie Państwu, Liderowi lub pozostałym partnerom. Tego rodzaju wydatki ponoszone będą przez Lidera Projektu, natomiast pozostałe gminy (w tym Państwo) będą uczestniczyły w ich finansowaniu. Przed dokonaniem płatności Lider Projektu każdorazowo będzie obciążał partnerów przypadającą na nich częścią, tj. po 1/4 wartości kosztów objętych tym mechanizmem.

Przekazywane środki nie stanowią wynagrodzenia za świadczenie usług ani za dostawę towarów pomiędzy partnerami (w tym Państwa) a Liderem. Celem rozliczeń jest wyłącznie zapewnienie wspólnego finansowania kosztów realizacji Projektu. Nie zawierają Państwo z Liderem odrębnych umów, których przedmiotem byłoby świadczenie usług lub dostawa towarów. Wzajemne rozliczenia mają charakter wyłącznie organizacyjny i służą podziałowi ciężaru finansowania kosztów wspólnego Przedsięwzięcia.

Państwa wątpliwości przedstawione w pytaniu nr 6 dotyczą ustalenia, czy przekazywanie pomiędzy Państwem a Liderem Projektu środków pieniężnych powinno być dokumentowane fakturami VAT.

Jak stwierdzono w interpretacji wydanej 24 września 2026 r. znak 0114-KDIP4-3.4012.476.2026.2.KM przekazywane pomiędzy Państwem a Liderem Projektu środki pieniężne stanowiące partycypację w kosztach wspólnej realizacji Przedsięwzięcia nie stanowią wynagrodzenia za świadczone usługi lub dostawy towarów. Są to wyłącznie wewnętrzne przepływy pieniężne związane z realizacją Projektu, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej dokumentowania wskazać należy, ze zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do art. 106b ust. 2 ustawy:

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów - co do zasady - podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika.

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich jej elementów. Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

Jak stwierdzono, rozliczenia pomiędzy Państwem a Liderem nie są związane z wykonywaniem czynności podlegających opodatkowaniu VAT na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, w związku z tym, nie są Państwo zobowiązani do udokumentowania tych czynności fakturą.

Kwestię wystawiania not księgowych regulują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.), i wskazują one jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia zapisu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Nota księgowa nie jest zatem dokumentem przewidzianym przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług i jako taka nie jest objęta regulacją tych przepisów, brak jest jednakże przeciwwskazań na gruncie przepisów dotyczących podatku od towarów i usług dla takiego sposobu dokumentowania.

W konsekwencji stwierdzić należy, że nie powinni Państwo dokumentować rozliczeń pomiędzy Państwem a Liderem poprzez wystawienie faktury, lecz mogą Państwo wystawić inny dokument, np. notę księgową, zgodnie z wymogami określonymi dla dowodów księgowych, o których mowa ww. przepisach ustawy o rachunkowości. Jednakże jak podkreślono, nota księgowa nie jest dokumentem przewidzianym przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług i jako taka nie jest objęta regulacją tych przepisów.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 6 w części dotyczącej dokumentowania rozliczeń pomiędzy Państwem a Liderem jest zatem prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Podkreślam, że przedmiotowa interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Jednocześnie informuję, że ta interpretacja wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko dla Państwa, nie dotyczy zaś skutków prawnopodatkowych wynikających z przedstawionego opisu sprawy dla Partnerów i Lidera projektu.

Ta interpretacja jest rozstrzygnięciem w zakresie części pytania nr 6 dotyczącej dokumentowania rozliczeń pomiędzy Państwem a Liderem. W pozostałej części zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  • Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
  • Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

  • Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

  • w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
  • w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Źródło: system EUREKA Ministerstwa Finansów (Krajowa Informacja Skarbowa) ↗. Dokument urzędowy — nie stanowi przedmiotu prawa autorskiego (art. 4 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Interpretacja indywidualna chroni wyłącznie wnioskodawcę, któremu została wydana, i tylko w zakresie, w jakim stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe odpowiada opisowi z wniosku. Dla innych podatników ma charakter informacyjny.

Interpretacja a sytuacja podatnika

Stanowisko organu przedstawione w interpretacji dotyczy stanu faktycznego opisanego we wniosku. Ocena, czy odnosi się ono do sytuacji innego podatnika, wymaga analizy jego dokumentów — w ramach obsługi księgowej zajmuje się tym biuro.