0114-KDIP4-3.4012.505.2026.2.DS

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 sierpnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy braku obowiązku podawania numeru KSeF w komunikacie płatności w sytuacji, gdy płatności dokonuje ubezpieczyciel w ramach wypłaty odszkodowania (w sytuacji, gdy nie występuje jako nabywca/sprzedawca na fakturze ustrukturyzowanej). Uzupełnili go Państwo pismem z 14 września 2026 r. (wpływ 15 września 2026 r.) - w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką akcyjną posiadającą siedzibę i zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Działalność Wnioskodawcy podlega regulacjom ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1526 ze zm., dalej: „ustawa o działalności ubezpieczeniowej”). Wnioskodawca wykonuje czynności ubezpieczeniowe związane z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych. W tym zakresie Wnioskodawca udziela ochrony na podstawie umowy zawartej z ubezpieczającym/ubezpieczonym (stosownie do art. 4 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej).

Wykonując umowy ubezpieczenia, Wnioskodawca po otrzymaniu zawiadomienia o zdarzeniu objętym ochroną ubezpieczeniową wypłaca i będzie wypłacać odszkodowania lub świadczenia na podstawie uznania roszczenia uprawnionego z umowy ubezpieczenia w wyniku ustaleń dokonanych w przeprowadzonym przez siebie postępowaniu, zawartej z nim ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu (zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej).

Zgodnie z przepisami sektorowymi dla zakładów ubezpieczeń, Wnioskodawca jest równocześnie zobowiązany spełnić świadczenie w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym). Gdyby wyjaśnienie w powyższym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności ubezpieczyciela (Wnioskodawca) albo wysokości świadczenia okazało się niemożliwe, świadczenie powinno być spełnione w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności było możliwe. Jednakże bezsporną część świadczenia ubezpieczyciel powinien spełnić w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego). Terminy wypłaty świadczeń są również określone jako część obowiązków Wnioskodawcy w stosowanych przez nią ogólnych warunkach ubezpieczenia (dalej: „OWU Wnioskodawca”).

W powyższym zakresie Wnioskodawca prowadząc działalność gospodarczą jako A. w przypadku wystąpienia objętych umową ubezpieczenia określonych zdarzeń losowych dokonuje rozliczenia faktury mającego na celu np. naprawienie szkody objętej umową ubezpieczenia. W odniesieniu do tych faktur Wnioskodawca pozostaje jedynie podmiotem finansującym, tj. Wnioskodawca nie pełni roli nabywcy usługi lub towaru wskazanego na fakturze, a stanowi jedynie płatnika/odbiorcy danej faktury, który może odpowiednio zostać wykazany przez sprzedawcę na fakturze VAT wystawionej w KSEF, ale nie musi - pozostaje to zależne wyłącznie od woli sprzedawcy, który nawiązuje bezpośrednią relację umowną wyłącznie z ubezpieczającym/ubezpieczonym. Należy wskazać, że częstokroć Wnioskodawca dokonuje rozliczenia w ramach specyficznego schematu wypłaty pomijającego podmiot w postaci ubezpieczonego, na rzecz podmiotu wykonującego świadczenie na korzyść tego ubezpieczonego.

Faktury VAT o których mowa powyżej, dotyczą w szczególności tzw. likwidacji szkód, które są rozliczane z udziałem Wnioskodawcy. W przypadku takich faktur w poleceniu zapłaty lub poleceniu przelewu (dalej: „przelew bankowy”) stosowanym obecnie przez Wnioskodawcę jest wprost wskazany tytuł płatności jako „wypłata odszkodowania”, „numer szkody”, a nie płatność za usługi lub towary wykazane na fakturze. Taka wypłata może być również dokonywana w kwocie wynikającej z faktury otrzymanej przez ubezpieczającego/ ubezpieczonego, ale może to też być inna kwota uwzględniająca jego roszczenie wobec Wnioskodawcy.

Jednocześnie, w trakcie realizowanych procesów biznesowych dotyczących rozliczeń może się również zdarzyć sytuacja, iż Wnioskodawca działający jako inny podmiot nie otrzyma dokumentu lub kopii faktury ustrukturyzowanej, którą w całości bądź w części ma obowiązek sfinansować, a samo rozliczenie umowy ubezpieczenia (tj. finansowanie) następuje na podstawie innych informacji i danych. W tym zakresie Wnioskodawca może mieć również dostęp wyłącznie do wizualizacji faktury ustrukturyzowanej udostępnionej przez ubezpieczającego/ ubezpieczonego, której oryginał jest dostępny wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur.

Pytanie

Czy Wnioskodawca działając jako podmiot zobowiązany do wypłaty odszkodowania, tj. jako finansujący opisany w zdarzeniu przyszłym (w sytuacji gdy nie występuje jako nabywca/sprzedawca na fakturze ustrukturyzowanej), ma obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie bankowym, stosownie do art. 108g ust. 1 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca działając jako podmiot zobowiązany do wypłaty odszkodowania, tj. jako finansujący opisany w zdarzeniu przyszłym (w sytuacji gdy nie występuje jako nabywca/sprzedawca na fakturze ustrukturyzowanej), nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w przelewie bankowym, stosownie do art. 108g ust. 1 ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

1 lutego 2026 r. weszły w życie w życie przepisy nowelizujące ustawę o VAT. Przepisy te wskazują, iż „nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1, na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem polecenia przelewu, o którym mowa w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu art. 2 pkt 10 tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur” (art. 108g zdanie pierwsze ustawy o VAT w brzmieniu nadanym przez ustawę z dnia 5 sierpnia 2025 r. w sprawie zmiany ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. z 2025 r. poz. 1203).

Wskazane przepisy stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r. (art. 17 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.). Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy (zob. art. 108g ust. 1 zdanie drugie ustawy o VAT). Za fakturę ustrukturyzowaną rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę, tj. numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).

W związku z charakterem realizacji zobowiązań przez Wnioskodawcę wynikających z umów ubezpieczenia, należy stosować wyżej wskazane przepisy zgodnie z wykładnią funkcjonalną uwzględniającą techniczną naturę i specyfikę rozliczeń zmierzających do wypłaty odszkodowania/świadczeń realizowanych przez Wnioskodawcę.

Wskazane regulacje o VAT uwzględniające powyższą wykładnię, nie powinny w ocenie Wnioskodawcy zobowiązywać do podawania w tytule przelewu bankowego numeru faktury ustrukturyzowanej w KSeF w przypadku dokonywania rozliczenia, w odniesieniu do których Wnioskodawca występuje wyłącznie jako finansujący, o którym mowa w zdarzeniu przyszłym.

Zdaniem Wnioskodawcy stosując wykładnię funkcjonalną występuje on w takim przypadku jako inny podmiot dokonujący de facto wypłaty odszkodowania (świadczenia) na podstawie uznania roszczenia uprawnionego zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej, a nie jako podmiot dokonujący zapłaty za fakturę ustrukturyzowaną, do której odnosi się przepis art. 108g ust. 1 ustawy o VAT.

Wnioskodawca będący zakładem ubezpieczeń nawiązuje formalny stosunek ubezpieczeniowy wyłącznie z ubezpieczającym/ubezpieczonym zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej. W przypadku zaistnienia zdarzenia ubezpieczeniowego, Wnioskodawca jest zobowiązany do realizacji świadczenia ubezpieczeniowego (wypłaty odszkodowania) na gruncie specyficznego schematu rozliczenia pomijającego podmiot w postaci ubezpieczonego, na rzecz podmiotu wykonującego świadczenie na korzyść tego ubezpieczonego. W tym zakresie, celem Wnioskodawcy nie jest to sensu stricto zapłata za towar lub usługę, a realizacja skutków objęcia ochroną danego ryzyka wobec wystąpienia skutków zdarzeń losowych (zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej co stanowi wypłatę odszkodowania/świadczenia, do której nie odnosi się art. 108g ust. 1 ustawy o VAT).

Należy podkreślić, iż nie ma uzasadnienia dla nakładania dodatkowych obowiązków na inny podmiot (Wnioskodawca), który nie uczestniczy bezpośrednio w danej transakcji realizowanej na rzecz nabywcy, a jedynie ją finansuje (pokrywa jej koszt). W tym zakresie to nabywca towaru lub usługi działa w roli podatnika VAT czynnego w tej określonej relacji, a nie Wnioskodawca. Równocześnie, taka interpretacja wspomnianych przepisów dotycząca dodatkowych obowiązków nakładanych na Wnioskodawcę może wpłynąć na uniemożliwienie wypełnienia wymogów nałożonych poprzez przepisy Kodeksu cywilnego oraz ogólne warunki ubezpieczenia Wnioskodawcy, które wprost regulują terminy wypłat świadczeń.

Podkreślenia wymaga również fakt, że w sytuacji uznania, że na Wnioskodawcy ciążyłyby dodatkowe obowiązki objęte przedmiotowym zapytaniem, wobec istniejących obecnie procesów biznesowych i regulacji innych ustaw, Wnioskodawca może nie być w stanie wywiązać się nawet z ustawowych terminów wypłaty świadczeń.

Ponadto należy zauważyć, że w sytuacji dokonywania rozliczeń jako finansujący, nie występuje on jako podatnik VAT czynny w tej relacji, co częściowo stanowi argument za brakiem spełnienia przesłanki wskazanej przez art. 108g ust. 1 ustawy o VAT. W związku z tym, że na gruncie opisywanej wypłaty odszkodowania (świadczenia), Wnioskodawca nie występuje jako podatnik VAT czynny na potrzeby transakcji, to tym bardziej na taki podmiot (Wnioskodawca) nie powinny być nakładane dodatkowe obowiązki określone w art. 108g ust. 1 ustawy o VAT.

Wnioskodawca dostrzega również, że przedmiotowy obowiązek może być w praktyce niemożliwy do realizacji w sytuacji braku otrzymania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, bądź nawet jakiegokolwiek formalnego dokumentu stanowiącego podstawę do wypłaty odszkodowania (świadczenia) przez niego (należy w tym miejscu podkreślić, że z KSeF mogą korzystać podmioty wskazane przez podatnika - art. 106nb pkt 2 ustawy o VAT, w konsekwencji czego, jeżeli Wnioskodawca nie zostanie wskazany przez podatnika/sprzedawcę, to nie będzie mógł korzystać z tego systemu). Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się do obowiązku przekazania faktury ustrukturyzowanej do zakładu ubezpieczeń, co tym bardziej może wykluczać walidację prawidłowości faktury, czy też powiązanych informacji stanowiących podstawę do finansowania.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, działając jako podmiot zobowiązany do wypłaty odszkodowania, tj. jako finansujący opisany w zdarzeniu przyszłym (w sytuacji gdy nie występuje jako nabywca/sprzedawca na fakturze ustrukturyzowanej), nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w przelewie bankowym, stosownie do art. 108g ust. 1 ustawy o VAT.

Prezentowane powyżej stanowisko znajduje uzasadnienie w praktyce fiskalnej władz podatkowych:

- „(…) Biorąc pod uwagę specyficzny rodzaj relacji (Państwo w roli ubezpieczyciela), który występuje w okolicznościach analizowanej sprawy, należy mieć na względzie, że elementem przesądzającym o konieczności oznaczania danych płatności numerem KSEF powinno być przede wszystkim określenie, czy w istocie mamy do czynienia zapłaty za wyświadczoną usługę/dostawę towarów. Przepisy wskazują bowiem bezpośrednio, że numerem KSEF oznaczane mają być płatności za faktury ustrukturyzowane. Są Państwo natomiast podmiotem zobligowanym do sfinansowania określonych zdarzeń objętych umową ubezpieczenia. W takim przypadku, co do zasady, zapłata stanowi realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych. Oznacza to, że w istocie nie dokonują Państwo zapłaty za wykonanie świadczenia (usługę/dostawę towarów) związanego z likwidacją szkody, a jedynie dokonują Państwo przelewu środków w ramach szczególnej procedury - w ramach wypłaty odszkodowania, do której zobligowani są Państwo na podstawie wiążącej Państwa umowy ubezpieczeniowej. Co istotne, przepisy art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług wskazują wprost, że mają zastosowanie również w odniesieniu do płatności przez inny podmiot, jednakże płatność ta musi wynikać z wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jak natomiast wynika z opisu sprawy przedstawionego przez Państwa - każdorazowo są Państwo zobligowani jako ubezpieczyciel do wypłaty bezspornej części świadczenia w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym), co wiąże się w konsekwencji z tym, że wypłaty te nie są każdorazowo dokonywane w kwocie wynikającej z faktury otrzymanej przez ubezpieczającego/ubezpieczonego. Samo rozliczenie umowy ubezpieczenia (tzn. finansowanie) następować może na podstawie innych informacji. Działając jako inny podmiot mogą Państwo w niektórych przypadkach w ogóle nie otrzymać faktury lub jej kopii, którą w całości, bądź części mają obowiązek sfinansować. Uznać należy wobec tego, że dokonując płatności niekoniecznie działają Państwo na podstawie faktur ustrukturyzowanych, co więcej mogą Państwo w ogóle nie posiadać do nich dostępu, a i tak w wyniku specyfiki sytuacji zobowiązani będą Państwo do wypłaty świadczenia bowiem są Państwo ubezpieczycielem, którego obowiązują ramy relacji wyznaczone przez regulacje umowne z ubezpieczającym (ubezpieczonym). Zatem, w analizowanej sprawie ze względu na to, że nie tyle dokonują Państwo płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą usługi lub towaru, co wypłacają Państwo świadczenie w ramach szczególnego charakteru relacji prawnej na rzecz podmiotu likwidującego szkodę - nie będą Państwo zobligowani do oznaczania dokonywanych płatności numerem KSeF. Tym samym nie stanowią Państwo bezpośredniego uczestnika danej transakcji, a jedynie występują Państwo jako podmiot finansujący. Nie będzie to jednak "zapłata przez osobę trzecią" za towar lub usługę lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych”

- stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 maja 2024 r. (znak: 0114-KDIP4-3.4012.133.2024.1.APR);

„(…) Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 838 ze zm.): Przez działalność ubezpieczeniową rozumie się wykonywanie czynności ubezpieczeniowych związanych z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych. Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej: Zakład ubezpieczeń udziela ochrony ubezpieczeniowej na podstawie umowy ubezpieczenia zawartej z ubezpieczającym. Stosownie do art. 28 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej: Zakład ubezpieczeń wypłaca odszkodowanie lub świadczenie na podstawie uznania roszczenia uprawnionego z umowy ubezpieczenia w wyniku ustaleń dokonanych w przeprowadzonym przez siebie postępowaniu, o którym mowa w art. 29, zawartej z nim ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu. (…) związku z zawieranymi umowami ubezpieczenia Grupa po otrzymaniu zawiadomienia o zdarzeniu objętym ochroną ubezpieczeniową będzie wypłacać odszkodowania lub świadczenia na podstawie uznania roszczenia uprawnionego z umowy ubezpieczenia w wyniku ustaleń dokonanych w przeprowadzonym przez siebie postępowaniu, zawartej ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu. Grupa VAT będzie równocześnie zobowiązana spełnić świadczenie w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym). Gdyby wyjaśnienie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności ubezpieczyciela albo wysokości świadczenia w powyższym terminie okazało się niemożliwe, świadczenie powinno być spełnione w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności było możliwe. Jednakże bezsporną część świadczenia ubezpieczyciel powinien spełnić w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku. Terminy wypłaty świadczeń będą również określone jako część obowiązków Grupy w stosowanych przez nią ogólnych warunkach ubezpieczenia.

W przypadku wystąpienia objętych umową ubezpieczenia określonych zdarzeń losowych Grupa będzie dokonywać rozliczenia faktury, mającego na celu np. naprawienie szkody objętej ubezpieczeniem. W stosunku do tych faktur Grupa pozostanie jedynie podmiotem finansującym, tj. nie będzie nabywcą usługi lub towaru wskazanego na fakturze. W tym kontekście, częstokroć Grupa będzie dokonywać rozliczenia w ramach specyficznego schematu wypłaty pomijającego podmiot w postaci ubezpieczonego, na rzecz podmiotu wykonującego świadczenie na korzyść tego ubezpieczonego. Wspomniane faktury dotyczą w szczególności tzw. likwidacji szkód, które będą rozliczane z udziałem Grupy. W przypadku takich faktur w poleceniu zapłaty lub poleceniu przelewu (komunikacie płatności), stosowanym obecnie przez Państwa, będzie wprost wskazany tytuł płatności jako "wypłata odszkodowania", a nie płatność za usługi lub towary wykazane na fakturze. Taka wypłata będzie mogła być również dokonywana w kwocie wynikającej z faktury otrzymanej przez ubezpieczającego/ubezpieczonego, ale może to też być inna kwota uwzględniająca jego roszczenie względem Grupy. (…) Przenosząc powyższe na grunt przedmiotowej sprawy należy zauważyć, że przepisy ustawy rozgraniczają dwie możliwe sytuacje. Pierwsza z nich odnosi się do przypadku, w którym to płatności dokonuje sam nabywca - podatnik VAT czynny bezpośrednio na rzecz dostawcy - innego podatnika VAT czynnego i taka sytuacja nie występuje w przedmiotowej sprawie. Możliwa jest również sytuacja, w której to płatności dokonuje podatnik inny niż nabywca towaru lub usługi - mowa tu np. „o płatnościach dokonywanych przez osoby trzecie” i wówczas również on objęty jest obowiązkiem podania numeru identyfikującego faktury w KSeF. Oznacza to, że ustawodawca uszczegółowił przepisy, poprzez wskazanie, że rozszerza obligatoryjnie stosowanie (podawanie) numeru KSeF także na podmioty, które dokonują płatności za bezpośredniego nabywcę. Biorąc pod uwagę specyficzny rodzaj relacji (Grupy w roli ubezpieczyciela), który występuje w okolicznościach analizowanej sprawy, należy mieć na względzie, że elementem przesądzającym o konieczności oznaczania danych płatności numerem KSeF powinno być przede wszystkim określenie, czy w istocie mamy do czynienia z zapłatą za wyświadczoną usługę/dostawę towarów. Przepisy wskazują bowiem bezpośrednio, że numerem KSeF oznaczane mają być płatności za faktury ustrukturyzowane.

Grupa będzie natomiast podmiotem zobligowanym do sfinansowania określonych zdarzeń objętych umową ubezpieczenia. W takim przypadku, co do zasady, zapłata stanowi realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych lub uposażonych. Oznacza to, że w istocie Grupa nie będzie dokonywała zapłaty za wykonanie świadczenia (usługę/dostawę towarów) związanego z likwidacją szkody, a jedynie będzie dokonywała przelewu środków w ramach szczególnej procedury - w ramach wypłaty odszkodowania, do której będzie zobligowana na podstawie wiążącej Grupę umowy ubezpieczeniowej. Co istotne, przepisy art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług wskazują wprost, że mają zastosowanie również w odniesieniu do płatności przez inny podmiot, jednakże płatność ta musi wynikać z wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jak natomiast wynika z przedstawionego przez Państwa opisu sprawy - każdorazowo Grupa będzie zobligowana jako ubezpieczyciel do wypłaty bezspornej części świadczenia w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym), co wiąże się w konsekwencji z tym, że wypłaty te nie będą każdorazowo dokonywane w kwocie wynikającej z faktury otrzymanej przez ubezpieczającego/ubezpieczonego. Samo rozliczenie umowy ubezpieczenia (tzn. finansowanie) następować może na podstawie innych informacji. Grupa, działająca w imieniu innego podmiotu może w niektórych przypadkach w ogóle nie otrzymać faktury lub jej kopii, którą w całości, bądź części będzie miała obowiązek sfinansować. Uznać należy wobec tego, że dokonując płatności niekoniecznie Grupa będzie działać na podstawie faktur ustrukturyzowanych, co więcej Grupa może w ogóle nie posiadać do nich dostępu, a i tak w wyniku specyfiki sytuacji zobowiązana będzie do wypłaty świadczenia bowiem Grupa będzie ubezpieczycielem, którego obowiązują ramy relacji wyznaczone przez regulacje umowne z ubezpieczającym (ubezpieczonym). Zatem, w analizowanej sprawie ze względu na to, że nie tyle Grupa będzie dokonywała płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą usługi lub towaru, co będzie wypłacała świadczenie w ramach szczególnego charakteru relacji prawnej na rzecz podmiotu likwidującego szkodę - Grupa VAT nie będzie zobligowana do oznaczania dokonywanych płatności numerem KSeF. Tym samym, Grupa VAT nie będzie stanowić bezpośredniego uczestnika danej transakcji, a jedynie będzie występować jako podmiot finansujący. Nie będzie to jednak "zapłata przez osobę trzecią" za towar lub usługę lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych.

- stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 grudnia 2024 r. (znak: 0114-KDIP4-3.4012.673.2024.1.APR).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług rozumie się każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu. Powołane przepisy wskazują, że pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż nie obejmuje wyłącznie działań podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności bądź sytuacji. Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy). Co istotne, nie każde powstrzymanie się od działania czy tolerowanie czynności lub sytuacji może zostać uznane za usługę, w rozumieniu przepisów ustawy.

Nie każda czynność stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Aby dana czynność podlegała opodatkowaniu tym podatkiem musi być wykonana przez podatnika.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy:

Treść powołanych przepisów wskazuje, że za podatnika podatku VAT będzie uznany tylko taki podmiot, który dokonuje czynności zmierzających do wykorzystania nabytych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Powołaną wyżej ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzony został obowiązek oznaczania płatności za faktury przez podanie w tytule płatności numeru identyfikującego te faktury w KSeF.

Na podstawie art. 108g ust. 1-4 ustawy:

Co istotne, zgodnie z art. 17 pkt 2 ww. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw:

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1526 ze zm.):

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej:

Stosownie do art. 28 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej:

Natomiast na podstawie art. 817 § 1 i § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 795):

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo spółką akcyjną posiadającą siedzibę i zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i są zarejestrowani jako podatnik VAT czynny. Państwa działalność podlega regulacjom ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.

Wykonują Państwo czynności ubezpieczeniowe związane z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych. W tym zakresie udzielają Państwo ochrony na podstawie umowy zawartej z ubezpieczającym/ubezpieczonym.

Wykonując umowy ubezpieczenia, po otrzymaniu zawiadomienia o zdarzeniu objętym ochroną ubezpieczeniową, wypłacają Państwo i będą Państwo wypłacać odszkodowania lub świadczenia na podstawie uznania roszczenia uprawnionego z umowy ubezpieczenia w wyniku ustaleń dokonanych w przeprowadzonym przez Państwa postępowaniu, zawartej z nim ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu.

Są Państwo zobowiązani spełnić świadczenie w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym). Gdyby wyjaśnienie w powyższym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności ubezpieczyciela (Państwa) albo wysokości świadczenia okazało się niemożliwe, świadczenie powinno być spełnione w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności było możliwe. Jednakże bezsporną część świadczenia ubezpieczyciel powinien spełnić w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku.

W przypadku wystąpienia objętych umową ubezpieczenia określonych zdarzeń losowych dokonują Państwo rozliczenia faktury mającego na celu np. naprawienie szkody objętej umową ubezpieczenia. W odniesieniu do tych faktur pozostają Państwo jedynie podmiotem finansującym, tj. nie pełnią Państwo roli nabywcy usługi lub towaru wskazanego na fakturze, a stanowią jedynie płatnika/ odbiorcę danej faktury, który może odpowiednio zostać wykazany przez sprzedawcę na fakturze VAT wystawionej w KSEF, ale nie muszą - pozostaje to zależne wyłącznie od woli sprzedawcy, który nawiązuje bezpośrednią relację umowną wyłącznie z ubezpieczającym/ubezpieczonym.

Faktury o których mowa powyżej, dotyczą w szczególności tzw. likwidacji szkód, które są rozliczane z Państwa udziałem. W przypadku takich faktur w poleceniu zapłaty lub poleceniu przelewu stosowanym obecnie przez Państwa jest wprost wskazany tytuł płatności jako „wypłata odszkodowania”, „numer szkody”, a nie płatność za usługi lub towary wykazane na fakturze. Taka wypłata może być również dokonywana w kwocie wynikającej z faktury otrzymanej przez ubezpieczającego/ ubezpieczonego, ale może to też być inna kwota uwzględniająca jego roszczenie wobec Państwa.

Jednocześnie, w trakcie realizowanych procesów biznesowych dotyczących rozliczeń może się również zdarzyć sytuacja, że działając jako inny podmiot nie otrzymają Państwo dokumentu lub kopii faktury ustrukturyzowanej, którą w całości bądź w części mają Państwo obowiązek sfinansować, a samo rozliczenie umowy ubezpieczenia (tj. finansowanie) następuje na podstawie innych informacji i danych. W tym zakresie mogą Państwo mieć również dostęp wyłącznie do wizualizacji faktury ustrukturyzowanej udostępnionej przez ubezpieczającego/ ubezpieczonego, której oryginał jest dostępny wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania (w sytuacji gdy nie występują Państwo jako nabywca/ sprzedawca na fakturze ustrukturyzowanej), mają Państwo obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie bankowym, stosownie do art. 108g ust. 1 ustawy.

Zgodnie z założeniami wynikającymi z treści art. 108g ustawy, nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Ustawodawca bardzo wyraźnie sprecyzował kryteria, które spełniać musi dana płatność, aby konieczne było jej oznaczenie numerem KSeF. Łącznie spełnione muszą być następujące warunki:

• płatności dokonuje zarejestrowany podatnik VAT czynny;
• płatność dokonywana jest za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny;
• płatność dokonywana jest za pośrednictwem instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Ponadto, zobligowany do podania numeru KSeF jest również podatnik inny, aniżeli nabywca towaru lub usługi, jeśli dokonuje on płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Z przepisów wynika jednoznacznie, że wyłączone z obowiązku oznaczania numerem KSeF są te płatności, które uiszczone zostałyby za pomocą karty płatniczej, bądź też gotówki, bowiem w takim przypadku nie istnieje możliwość podania tytułu przelewu. Nie jest natomiast konieczne oznaczanie numerem KSeF faktur, które wystawione zostałyby w czasie trwania awarii.

Przenosząc powyższe na grunt przedmiotowej sprawy należy zauważyć, że przepisy ustawy rozgraniczają dwie możliwe sytuacje. Pierwsza z nich odnosi się do przypadku, w którym to płatności dokonuje sam nabywca - podatnik VAT czynny bezpośrednio na rzecz dostawcy - innego podatnika VAT czynnego i taka sytuacja nie występuje w przedmiotowej sprawie. Możliwa jest również sytuacja, w której to płatności dokonuje podatnik inny niż nabywca towaru lub usługi - mowa tu np. „o płatnościach dokonywanych przez osoby trzecie” i wówczas również on objęty jest obowiązkiem podania numeru identyfikującego faktury w KSeF. Oznacza to, że ustawodawca uszczegółowił przepisy, poprzez wskazanie, że rozszerza obligatoryjnie stosowanie (podawanie) numeru KSeF także na podmioty, które dokonują płatności za bezpośredniego nabywcę.

Biorąc pod uwagę specyficzny rodzaj relacji (Państwo w roli ubezpieczyciela), który występuje w okolicznościach analizowanej sprawy, należy mieć na względzie, że elementem przesądzającym o konieczności oznaczania danych płatności numerem KSeF powinno być przede wszystkim określenie, czy w istocie mamy do czynienia z zapłatą za wyświadczoną usługę/dostawę towarów. Przepisy wskazują bowiem bezpośrednio, że numerem KSeF oznaczane mają być płatności za faktury ustrukturyzowane.

Będą Państwo natomiast podmiotem zobligowanym do sfinansowania określonych zdarzeń objętych umową ubezpieczenia. W takim przypadku, co do zasady, zapłata stanowić będzie realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych. Oznacza to, że w istocie nie dokonują Państwo zapłaty za wykonanie świadczenia (usługę/dostawę towarów) związanego z likwidacją szkody, a jedynie dokonują Państwo przelewu środków w ramach szczególnej procedury - w ramach wypłaty odszkodowania, do której są Państwo zobligowani na podstawie wiążącej Państwa umowy ubezpieczeniowej.

Co istotne, przepisy art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług wskazują wprost, że mają zastosowanie również w odniesieniu do płatności przez inny podmiot, jednakże płatność ta musi wynikać z wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jak natomiast wynika z przedstawionych przez Państwa informacji - są Państwo zobligowani do wypłaty bezspornej części świadczenia w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym). Działając jako inny podmiot mogą Państwo w niektórych przypadkach w ogóle nie otrzymać faktury ustrukturyzowanej, ani jej wizualizacji. W takim wypadku, rozliczenie umowy ubezpieczenia, tj. finansowanie, może nastąpić na podstawie innych informacji i danych.

Wobec tego uznać należy, że dokonując płatności niekoniecznie działają Państwo na podstawie faktur ustrukturyzowanych, co więcej mogą Państwo w ogóle nie posiadać do nich dostępu, a i tak w wyniku specyfiki sytuacji będą Państwo zobowiązani do wypłaty świadczenia, bowiem są Państwo ubezpieczycielem, którego obowiązują ramy relacji wyznaczone przez regulacje umowne z ubezpieczającym (ubezpieczonym).

Zatem, w analizowanej sprawie ze względu na to, że nie tyle dokonują Państwo płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą usługi lub towaru, co wypłacają Państwo świadczenie w ramach szczególnego charakteru relacji prawnej na rzecz podmiotu likwidującego szkodę - nie będą Państwo zobligowani do oznaczania dokonywanych płatności numerem KSeF. Tym samym, nie będą Państwo stanowić bezpośredniego uczestnika danej transakcji, a jedynie będą Państwo występować jako podmiot finansujący. Nie będzie to jednak „zapłata przez osobę trzecią” za towar lub usługę lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych.

W konsekwencji, występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania i jednocześnie nie występując jako nabywca / sprzedawca na fakturze ustrukturyzowanej, nie będą Państwo mieli obowiązku podania numeru KSeF w przelewie bankowym.

Państwa stanowisko jest zatem prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.