0114-KDIP3-2.4011.754.2026.2.JM

Interpretacja indywidualna

- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo, pismem z 20 sierpnia 2026 r. (data wpływu 20 sierpnia 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (…). Działalność ta jest prowadzona przede wszystkim za pośrednictwem sklepów stacjonarnych znajdujących się w lokalach handlowych. Asortyment sklepów Spółki obejmuje zarówno produkty (towary) oznaczone marką ich producenta, jak i towary oznaczone marką własną (…). Produkty marki własnej (…) powstają zasadniczo we współpracy z zewnętrznymi dostawcami.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, którzy mają lub będą mieli miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu art. 3 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownicy podlegają lub będą podlegali w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy. W ramach procesów zarządzania zasobami ludzkimi oraz budowania wizerunku pracodawcy (employer branding) Spółka stosuje ustandaryzowany proces tzw. onboardingu nowych pracowników. Jednym z elementów tego procesu jest przekazywanie nowo zatrudnionym osobom (pracownikom) zestawu narzędzi powitalnych (tzw.„Welcome Packów”; dalej: Zestawy Powitalne).

W skład Zestawu Powitalnego wchodzą przedmioty opatrzone logo Spółki lub hasłami promującymi kulturę organizacyjną (np. artykuły piśmiennicze, kubek, torba bawełniana, smycz, notatnik) oraz produkty spożywcze marek własnych Spółki. Celem przekazania Zestawu Powitalnego nie jest zaspokojenie prywatnych potrzeb pracownika, lecz:

1.  Zapewnienie sprawności operacyjnej: Wyposażenie pracownika w niezbędne przybory (notatnik, długopis, smycz do karty dostępu), które umożliwiają podjęcie obowiązków służbowych oraz udział w szkoleniach wstępnych;

2.  Identyfikację z marką: Wyposażenie pracownika w atrybuty firmowe od pierwszego dnia pracy w celu budowania więzi z organizacją Spółki;

3.  Marketing wewnętrzny: Promowanie wartości Spółki oraz ujednolicenie wizerunku zespołu poprzez nanoszenie logotypów Spółki na elementy zestawu, przez co pracownicy stają się nośnikami identyfikacji wizualnej marki, co buduje rozpoznawalność Spółki zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji;

4.  Edukację produktową i jakościową: Włączenie do zestawu produktów spożywczych marek własnych (np. kawa, herbata, ciastka) służy zapoznaniu pracownika z asortymentem handlowym Spółki.

W przypadku nowo zatrudnionych pracowników sklepów, jest to wręcz niezbędne do rzetelnego wykonywania przez tych pracowników obowiązków sprzedażowych oraz doradczych wobec klientów sieci. Przekazanie Zestawu Powitalnego ma charakter masowy i jest niezależne od wyników pracy. To oznacza, że otrzymuje go każdy nowo zatrudniony pracownik. Pracownik nie ma możliwości wyboru innych przedmiotów ani otrzymania ekwiwalentu pieniężnego zamiast paczki. Przedmioty te są wykorzystywane głównie w miejscu pracy lub podczas reprezentowania Spółki na zewnątrz. Inicjatywa przekazania zestawu leży wyłącznie po stronie Spółki. Zestaw nie jest formą wynagrodzenia za pracę, lecz nakładem poniesionym przez Spółkę jako pracodawcę w celu właściwego przygotowania pracownika do pełnienia funkcji zawodowych w miejscu nowego zatrudnienia.

Przekazanie oraz odbiór Zestawu Powitalnego mają charakter obligatoryjny dla każdego pracownika, ponieważ kwestia ta pozostaje bezpośrednio związana z organizacją procesu wdrożenia pracownika, wykonywaniem jego obowiązków służbowych oraz realizacją celów organizacyjnych i wizerunkowych Spółki. Pozostawienie pracownikom swobody odmowy mogłoby zaburzyć spójność wdrożenia oraz realizację celów wizerunkowych Spółki. Zestawy Powitalne są finansowane ze środków własnych Spółki.

Warianty zestawów powitalnych

Spółka stosuje dwa warianty Zestawów Powitalnych, których skład jest ściśle skorelowany z charakterem obowiązków służbowych wykonywanych przez daną grupę pracowników oraz specyfiką ich miejsca pracy:

1.     Zestaw dla pracowników Centrali:

Obejmuje zarówno artykuły biurowe (narzędzia pracy), jak i produkty spożywcze marek własnych (…). Wyposażenie w artykuły biurowe jest niezbędne ze względu na charakter pracy administracyjno - biurowej, wymagającej sporządzania notatek, pracy z dokumentacją oraz udziału w licznych spotkaniach i szkoleniach wdrożeniowych. Łączna wartość całego Zestawu Powitalnego nie przekracza 200 PLN brutto, przy czym w przyszłych latach wartość tego Zestawu Powitalnego może przekroczyć tę kwotę w związku ze:

• wzrostem cen/wartości produktów wchodzących w skład Zestawu Powitalnego lub
• zmianą zawartości Zestawu Powitalnego, przy czym w takim przypadku produkt jest wymieniany na inny, podobnego typu i o zbliżonej wartości.

2.     Zestaw dla pracowników jednostek sklepów:

Obejmuje wyłącznie produkty spożywcze marek własnych (…). W przypadku pracowników sklepów, osobiste zapoznanie się ze smakiem, jakością i właściwościami produktów marek własnych Spółki jest warunkiem sine qua non prawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych, w tym w szczególności aktywnej sprzedaży i rzetelnego doradztwa klientom sieci. Pracownik sklepu nie może wiarygodnie polecić klientowi konkretnej kawy czy herbaty marki własnej, jeśli sam nie miał możliwości jej uprzedniego przetestowania. Tym samym, przekazanie tych produktów leży wyłącznie w interesie gospodarczym Spółki. Ze względu na operacyjny charakter pracy w sklepach, pracownicy ci nie wykorzystują w toku codziennych obowiązków artykułów biurowych o charakterze stacjonarnym (jak np. notesy czy długopisy), w związku z czym, nie są w nie wyposażani. Spółka podkreśla, że pracownicy sklepów nie otrzymują żadnego ekwiwalentu pieniężnego ani innych świadczeń w zamian za brak artykułów biurowych w ich zestawach. Łączna wartość całego Zestawu Powitalnego nie przekracza 50 PLN brutto, przy czym w przyszłych latach wartość tego Zestawu Powitalnego może przekroczyć tę kwotę w związku ze:

• wzrostem cen/wartości produktów wchodzących w skład Zestawu Powitalnego lub
• zmianą zawartości Zestawu Powitalnego, przy czym w takim przypadku produkt jest wymieniany na inny, podobnego typu i o zbliżonej wartości.

Pomimo występowania dwóch wariantów Zestawów Powitalnych, proces ich wydawania jest ustandaryzowany i niezależny od poziomu stanowiska, działu czy indywidualnych wyników pracy.

Spółka oświadcza, że żaden z wariantów Zestawu Powitalnego nie zawiera voucherów, kart podarunkowych, bonów towarowych ani żadnych innych znaków legitymacyjnych uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. Przekazywane świadczenie ma charakter wyłącznie rzeczowy i nie jest substytutem środków pieniężnych. Spółka stosuje następujące zasady zarządzania zawartością zestawów:

• Standaryzacja marek: Wszystkie produkty spożywcze wchodzące w skład zestawów pochodzą wyłącznie z marek własnych Spółki (oznaczonych logotypem (…)). Jednocześnie, asortyment spożywczy dobierany jest w sposób zróżnicowany - Zestawy składają się z produktów najbardziej typowych i najczęściej nabywanych przez konsumentów, przy czym każdy element zestawu reprezentuje odmienną kategorię produktową (np. bakalie, słodycze, kawa, herbata). Celowe zróżnicowanie kategorii ma na celu efektywne poszerzanie wiedzy produktowej nowych pracowników w zakresie pełnego portfolio marek własnych Spółki. Zestawy powitalne służą zatem budowaniu wiedzy produktowej i zaangażowania pracownika już od pierwszego dnia zatrudnienia.
• Elastyczność asortymentowa: Dopuszcza się nieznaczne różnice w konkretnych produktach spożywczych (np. inny rodzaj kawy czy ciastek), co wynika wyłącznie z bieżącej dostępności towarowej w danej lokalizacji. W takim przypadku produkt jest wymieniany na inny, podobnego typu i o zbliżonej wartości, zawsze w ramach marek własnych.
• Realizacja strategii marketingowej: Poprzez zapoznanie się z ofertą produktową pracodawcy, pracownik nabywa wiedzę niezbędną do rzetelnego reprezentowania firmy i jej kultury organizacyjnej. Wykorzystywanie tych produktów przez pracowników wpisuje się w realizację funkcji promocyjnej i edukacyjnej Spółki.
• Ograniczony charakter ilościowy: Pracownik otrzymuje wyłącznie po jednej sztuce każdego z komponentów wchodzących w skład zestawu.
• Minimalizacja wartości przekazywanych produktów spożywczych: Produkty spożywcze marek własnych Spółki przekazywane są w standardowych opakowaniach detalicznych o najmniejszej dostępnej pojemności/gramaturze.

Poniżej przedstawiono przykładowy skład Zestawu Powitalnego przekazywanego przez Spółkę nowemu pracownikowi.

Kompletny pakiet wdrożeniowy o łącznej wartości 120,67 zł netto (160,61 zł brutto) składa się w całości z obradowanych produktów marki własnej (…).

Pierwszą jego część, przeznaczoną dla pracowników sklepów oraz centrali, stanowią artykuły spożywcze służące jako przedmiot szkolenia asortymentowego i umożliwiające weryfikację jakości produktów własnych spółki, w tym: (…)

Drugą część pakietu, kierowaną wyłącznie do pracowników centrali, stanowią firmowe przedmioty użytkowe wspierające organizację codziennej pracy: (…)

Spółka wskazuje ponadto, że w przypadku ustania stosunku pracy, przedmioty te nie podlegają zwrotowi ze względu na ich stopień zużycia oraz brak ekonomicznej zasadności ich dalszego wykorzystania przez Spółkę.

Pytanie

Czy przekazanie przez Spółkę nowo zatrudnianym pracownikom opisanych w stanie faktycznym niniejszego wniosku Zestawów Powitalnych rodzi po stronie tych pracowników przychód podatkowy, a tym samym, czy po stronie Spółki powstają z tego tytułu obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Spółka wyraża przekonanie, że przekazanie nowo zatrudnianym pracownikom opisanych w stanie faktycznym niniejszego wniosku Zestawów Powitalnych nie rodzi po stronie tych pracowników przychodu podatkowego, a tym samym, po stronie Spółki nie powstają z tego tytułu obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 9 ustawy o PIT: „Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku”.

Na mocy art. 11 ustawy o PIT: „Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń”.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT: „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Użyty w przytoczonej regulacji art. 12 ustawy o PIT zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Jednocześnie, zgodnie z utrwalaną linia orzeczniczą sądów administracyjnych, za przychód ze stosunku pracy nie może zostać uznane przysporzenie uzyskiwane przez pracownika, ale wyłącznie przy okazji stosunku pracy, nie pozostające w związku faktycznym z wykonywaniem pracy. Przykładowo, w wyroku z dnia z 21 maja 2014 r. (sygn. akt II FSK 1428/12) Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że: „przywołany przepis stanowi [...] o przychodach ze stosunku pracy, a nie przychodach związanych, towarzyszących albo osiągniętych przy okazji stosunku pracy. Jeżeli zatem pracownik osiągnie przychód pozostający w związku faktycznym z wykonywaniem pracy, ale nie stanowiący przychodu ze stosunku pracy, nie będzie to przychód, o którym jest mowa w art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.” (…)”. Podejście to sąd kasacyjny kontynuował również w kolejnych orzeczeniach, czego przykładem jest wyrok NSA z dnia 24.06.2016 r. (sygn. akt II FSK 1554/14).

Przepisy ustawy o PIT nie zawierają definicji pojęcia „nieodpłatnego świadczenia”. Wyraz „nieodpłatny” definiowany jest jako „niewymagający opłaty” (Internetowy Słownik Języka Polskiego PWN). Dokonując zatem wykładni gramatycznej, za „nieodpłatne świadczenie” uznać należy świadczenia niewymagające opłaty, takie za które się nie płaci, bezpłatne. Na tej podstawie w orzecznictwie sądów administracyjnych wypracowano definicję, zgodnie z którą pojęcie „nieodpłatnego świadczenia” obejmuje „wszelkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu przysporzenie majątkowe tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy” (przykładowo, NSA w wyroku z dnia 18 marca 2015 r., sygn. II FSK 1026/13).W rezultacie, nieodpłatnym świadczeniem jest takie zdarzenie, którego skutkiem (następstwem) jest nieodpłatne przysporzenie w majątku jednej osoby kosztem majątku innej osoby lub innego podmiotu (podobnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 6 listopada 2023 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.718.2023.1.KF).

Zagadnienie opodatkowania nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych przez pracowników od pracodawców zostało doprecyzowane przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 listopada 2014 r. (sygn. akt K 7/13). W orzeczeniu tym, Trybunał wyjaśnił co następuje: „W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać, lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które, nawet nieujęte w umowie o pracę, w praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (...). A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają. Kryterium tym musi być obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku”.

Trybunał wskazał zatem, że nie wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracowników od pracodawców stanowią przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Zdaniem Trybunału, do przychodu pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń” mogą zostać zaliczone wyłącznie takie świadczenia, które łącznie spełniają następujące warunki:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy),
• przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Rozpatrując powyższe warunki z perspektywy opisanego stanu faktycznego należy stwierdzić, że o ile wartość Zestawu Powitalnego jest możliwa do określenia, to nie są spełnione pozostałe trzy przesłanki, tj. dobrowolność skorzystania ze świadczenia (zgoda pracownika), spełnienie go w interesie pracownika oraz korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku.

Należy bowiem zauważyć, że:

• przekazanie oraz odbiór Zestawu Powitalnego mają charakter obligatoryjny dla każdego pracownika, ponieważ kwestia ta pozostaje bezpośrednio związana z organizacją procesu wdrożenia, wykonywaniem obowiązków służbowych oraz realizacją celów organizacyjnych i wizerunkowych Spółki. Przekazanie Zestawu Powitalnego jest sformalizowanym etapem wewnętrznej procedury tzw. onboardingu, a wręczenie go pracownikowi jest odnotowywane jako element zrealizowanego szkolenia wstępnego. Pracownik nie ma możliwości odmowy udziału w tym etapie wdrożenia. Fakt, w jaki sposób pracownik ostatecznie rozporządzi przekazanymi mu materiałami (narzędziami i produktami testowymi), pozostaje wtórny wobec samej okoliczności, że organizacja procesu pracy wymaga od Spółki wyposażenia go w ten zestaw;
• przekazanie Zestawu Powitalnego następuje przede wszystkim w interesie Spółki a nie pracownika. Świadczą o tym następujące okoliczności:
• Zestaw ten stanowi element procesu wdrożenia nowo zatrudnionych osób, służy budowaniu identyfikacji pracownika z organizacją, wzmacnianiu kultury organizacyjnej oraz realizacji celów wizerunkowych Spółki. Tym samym, korzyść wynikająca z przekazania Zestawu Powitalnego jest związana przede wszystkim z prowadzoną przez Spółkę działalnością i organizacją procesu zatrudnienia, a nie z zaspokojeniem prywatnych potrzeb pracownika;
• przedmioty wchodzące w skład Zestawu Powitalnego, ze względu na trwałe oznakowanie logotypem Spółki, tracą charakter osobisty. Są one wykorzystywane w celach służbowych (narzędzia pracy) lub promocyjnych (nośniki reklamy);
• Zestaw Powitalny nie stanowi elementu wynagrodzenia za pracę ani świadczenia o charakterze motywacyjnym, lecz stanowi standardowy element wyposażenia organizacyjnego nowo zatrudnianego pracownika, przekazywany w związku z rozpoczęciem współpracy;
• pracownik otrzymuje wyłącznie po jednej sztuce każdego z komponentów wchodzących w skład zestawu. Produkty spożywcze marek własnych Spółki reprezentują zróżnicowane, najczęściej kupowane kategorie (np. bakalie, słodycze, kawa, herbata) i przekazywane są w standardowych opakowaniach detalicznych o najmniejszej dostępnej pojemności/ gramaturze, co potwierdza, że ich celem jest przede wszystkim umożliwienie pracownikowi zapoznania się z asortymentem Spółki, a nie zapewnienie mu świadczenia o istotnej wartości konsumpcyjnej;
• po stronie pracowników nie występuje korzyść majątkowa, również w postaci uniknięcia wydatku, który musieliby ponieść. Trudno bowiem założyć, że gdyby nie otrzymali towarów wchodzących w skład Zestawu Powitalnego, zdecydowaliby się na ich zakup ze środków własnych. Należy wyraźnie podkreślić, że przekazywane próbki produktów spożywczych marek własnych (m.in. w najmniejszych dostępnych gramaturach) stanowią w istocie materiał szkoleniowo - degustacyjny. Pracownik otrzymuje je nie w celu zaspokojenia głodu czy pragnienia, lecz w celu sensorycznego zapoznania się z produktem, który następnie będzie układał na półkach, sprzedawał lub o którym będzie decydował w ramach procesów zarządczych. Konsumpcja tych produktów ma charakter testowy i służbowy. Pracownik, idąc do pracy, samodzielnie zabezpiecza swoje standardowe potrzeby żywieniowe (np. kupując kanapki lub obiady), zatem otrzymanie np. jednego opakowania (…) nie zastępuje jego normalnych zakupów spożywczych i nie generuje u niego żadnych realnych oszczędności w domowym budżecie.

Wobec niespełnienia przesłanek wskazanych przez Trybunał Konstytucyjny, Zestaw Powitalny nie stanowi, w ocenie Spółki, dla pracownika nieodpłatnego świadczenia skutkującego powstaniem przychodu podatkowego w PIT. Brak uzyskania przychodu podatkowego przez nowo zatrudnionych pracowników w związku z otrzymaniem Zestawu Powitalnego ma znaczenie dla oceny obowiązków Spółki jako płatnika PIT. Na podstawie art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622): „Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu”.

Podmioty zobowiązane do pełnienia funkcji płatnika PIT zostały określone w art. 32 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem: „Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy”.

W myśl art. 38 ust. 1 analizowanej ustawy: „Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a”.

W świetle przedstawionej powyżej argumentacji dotyczącej braku przychodu podatkowego u nowo zatrudnianych pracowników w związku z otrzymaniem od Spółki Zestawu Powitalnego, należy stwierdzić, że po stronie Spółki nie powstają z tego tytułu obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Na potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego stanowiska Spółki pragnie powołać się na interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 grudnia  2023 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.868.2023.1.DJ), w której organ stwierdził, że „w przypadku gdy przekazują Państwo plecaki z logo firmy w celu budowania pozytywnego wizerunku i relacji z nowymi pracownikami, to ww. świadczenie nie stanowi dla tych pracowników przysporzenia w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym, wartość przedmiotowych świadczeń nie skutkuje powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, nie są Państwo obowiązani z tego tytułu do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych”.

Przedmioty takie jak notes, długopis czy smycz opatrzone logotypem Spółki stanowią w istocie narzędzia pracy oraz elementy wyposażenia stanowiska pracy. Powierzenie ich pracownikowi w celu wykonywania obowiązków służbowych (np. przenoszenia karty dostępu, sporządzania notatek służbowych na szkoleniach) ze swojej natury nie może stanowić przychodu pracownika, ponieważ są to narzędzia należące do sfery kosztowej pracodawcy.

Reasumując, Pana zdaniem, przekazanie przez Spółkę nowo zatrudnianym pracownikom opisanych w stanie faktycznym wniosku Zestawów Powitalnych nie rodzi po stronie tych pracowników przychodu podatkowego, a tym samym, po stronie Spółki nie powstają z tego tytułu obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Brzmienie tego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jak wynika z art. 11 ust. 2 tej ustawy:

Stosownie do art. 11 ust. 2a ww. ustawy:

Przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Co do zasady o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika, jest że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Według art. 12 ust. 1 ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

W myśl art. 12 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 12 ust. 3 cytowanej ustawy:

Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na mocy 38 ust. 1 tej ustawy wynika, że:

Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika (pracownika) powstaniem przysporzenia majątkowego, uzyskane bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy i mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W opisie sprawy, Spółka wskazała, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, którzy mają lub będą mieli miejsce zamieszkania na terytorium Polski. W ramach procesów zarządzania zasobami ludzkimi oraz budowania wizerunku pracodawcy nowo zatrudnionym pracownikom Spółka przekazuje zestawy narzędzi powitalnych (tzw. „Welcome Pack”; dalej: Zestawy Powitalne). W skład Zestawu Powitalnego wchodzą przedmioty opatrzone logo Spółki lub hasłami promującymi kulturę organizacyjną (np. artykuły piśmiennicze, kubek, torba bawełniana, smycz, notatnik) oraz produkty spożywcze marek własnych Spółki oznaczone logotypem Spółki. Przekazanie Zestawu Powitalnego ma charakter masowy i jest niezależne od wyników pracy. To oznacza, że otrzymuje go każdy nowo zatrudniony pracownik. Pracownik nie ma możliwości wyboru innych przedmiotów ani otrzymania ekwiwalentu pieniężnego zamiast paczki. Przedmioty te są wykorzystywane głównie w miejscu pracy lub podczas reprezentowania Spółki na zewnątrz. Inicjatywa przekazania zestawu leży wyłącznie po stronie Spółki. Zestaw nie jest formą wynagrodzenia za pracę, lecz nakładem poniesionym przez Spółkę jako pracodawcę w celu właściwego przygotowania pracownika do pełnienia funkcji zawodowych w miejscu nowego zatrudnienia.

Przekazanie oraz odbiór Zestawu Powitalnego mają charakter obligatoryjny dla każdego pracownika, ponieważ kwestia ta pozostaje bezpośrednio związana z organizacją procesu wdrożenia pracownika, wykonywaniem jego obowiązków służbowych oraz realizacją celów organizacyjnych i wizerunkowych Spółki. Zestawy Powitalne są finansowane ze środków własnych Spółki.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji pojęcia „nieodpłatnego świadczenia”. Dokonując zatem wykładni gramatycznej, za „nieodpłatne świadczenie” uznać należy świadczenia „niewymagające opłaty, takie za które się nie płaci, bezpłatne” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa 2003 r.).

W rezultacie, należy przyjąć, że nieodpłatnym świadczeniem jest takie zdarzenie, którego skutkiem (następstwem) jest nieodpłatne przysporzenie majątku jednej osobie, kosztem majątku innej osoby, innego podmiotu.

Dla celów podatkowych przyjmuje się - co znajduje potwierdzenie w orzecznictwie - że pojęcie nieodpłatnego świadczenia ma szerszy zakres niż w prawie cywilnym. Obejmuje ono bowiem wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Kwestia opodatkowania nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych przez pracowników od pracodawców budziła wątpliwości po stronie pracowników oraz pracodawców i prowadziła do sporów interpretacyjnych. Orzecznictwo sądów administracyjnych w tej materii również było niejednolite. Zagadnienie to zostało ostatecznie rozstrzygnięte przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13.

W wyroku tym Trybunał Konstytucyjny wskazał, że nie wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracowników od pracodawców można uznać za przychód w rozumieniu ustawy:

Zgodnie z ww. wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego, za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą być uznane takie świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Mając na uwadze opisany we wniosku opis sprawy, powołane przepisy prawa podatkowego oraz stanowisko Trybunału Konstytucyjnego stwierdzić należy, że obiektywne kryterium - wystąpienia po stronie pracowników przysporzenia majątkowego (korzyści) - nie jest spełnione, gdy pracodawca wręcza w ramach promocji pozytywnego wizerunku firmy na rzecz swoich pracowników zestawy powitalne w skład którego wchodzą produkty oznaczone logo firmy oraz produkty marki własnej oznaczone logotypem Spółki. W tym przypadku, po stronie pracowników nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie sposób bowiem zakładać, że gdyby pracownicy nie otrzymali tych produktów, to wydaliby pieniądze na ich zakup.

Zatem, w przypadku gdy przekazują i będą Państwo przekazywać nowozatrudnionym pracownikom zestawy powitalne zawierające produkty z logo firmy i produkty marki własnej z logotypem Spółki w celu budowania pozytywnego wizerunku i relacji z nowymi pracownikami, to ww. świadczenie nie stanowi dla tych pracowników przysporzenia w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z tym, po stronie tych osób wartość przedmiotowych świadczeń nie skutkuje i nie będzie skutkować powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, nie są i nie będą Państwo obowiązani z tego tytułu do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

W odniesieniu do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnej, stwierdzić należy, że została ona wydana w indywidualnych sprawach i nie ma zastosowania, ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.