0113-KDIPT2-1.4011.643.2026.3.RK

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 sierpnia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 26 sierpnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, który dotyczy kosztów uzyskania przychodów oraz podatku od towarów i usług. Uzupełnił go Pan pismem z 5 października 2026 r. (wpływ 12 października 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest adwokatem wpisanym do Krajowego Rejestru Adwokatów i Aplikantów Adwokackich.

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą - Kancelarię Adwokacką, biuro swojej Kancelarii prowadzi stacjonarnie. W CEiDG przeważająca i wykonywana działalność gospodarcza została ustalona kodem 69.10.Z - działalność prawnicza.

W ramach wykonywanego zawodu adwokata, Wnioskodawca świadczy usługi prawne dla osób fizycznych oraz prawnych, które są rozliczane m.in. według stawek godzinowych rozliczanych z dokładnością do 15 minut, co wymaga precyzyjnego, niezawodnego i bezpośredniego pomiaru czasu poświęconego na poszczególne czynności (porady, analiza akt, przygotowanie pism, udział w przesłuchaniach, rozprawach, widzeniach).

Wnioskodawca planuje również uszczegółowić zasady rozliczania ww. czynności do 10 oraz 5 minut.

Okres rozliczeniowy z klientami, co do zasady odbywa się w cyklach miesięcznych (miesiąc kalendarzowy). Zakres czynności wykonywanych dla klientów jest im przedstawiany wraz z fakturą z rozbiciem na czynność oraz czas pracy poświęcony dla wykonania określonej czynności. Do tego celu Wnioskodawca prowadzi na bieżąco zestawienie czasu poświęconego na wykonanie poszczególnych czynności (z dokładnością odpowiadającą każdorazowym wymaganiom klientów).

Wnioskodawca planuje zakupić zegarek automatyczny X i zaliczyć wydatek na jego zakup bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatek ten Wnioskodawca zamierza zaliczyć również zgodnie z art. 86 ust 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Cena tego zegarka wynosi 37 200 00 zł brutto w sprzedaży przez autoryzowanego sprzedawcę, bez zniżek, promocji czy też upustów. Zegarek ten planowo miałby zostać zakupiony w grudniu 2026 r. lub na początku 2027 r. u autoryzowanego sprzedawcy zegarków X - chcąc uniknąć oszustwa polegającego na zakupie podrabianego zegarka. Dokładna data zakupu jest niedookreślenia wobec braku wiedzy na temat wydania przez Organ indywidualnej interpretacji podatkowej w sprawie, której treść w oczywisty sposób będzie miała wpływ na decyzję Wnioskodawcy w przedmiocie zakupu. Wydatek poniesiony na zakup zegarka nie zostanie Wnioskodawcy w jakikolwiek sposób zwrócony lub zrefundowany.

Wyborowi tego konkretnego modelu przyświecają jego cechy techniczne oraz specyfika przeznaczenia tego zegarka odpowiadająca potrzebie precyzyjnego mierzenia czasu. Zegarek ten odznacza się precyzyjną funkcją chronografu. Zegarek wyposażony jest w autorski mechanizm (kaliber X) z trzema sub-tarczami zliczającymi minuty i godziny, co pozwala na natychmiastowe i ciągłe odmierzanie czasu pracy dla konkretnego klienta przy konkretnych czynnościach. Zegarek posiada również 46 godzinną rezerwę chodu, która pozwoli na pozostawienie zegarka bez używania przez weekend w kancelarii lub w domu bez ryzyka zaprzestania chodu przez mechanizm zegarka.

W tym miejscu dodać należy, że oficjalna norma produkcyjna..... dla mechanizmów automatycznych z serii .....wynosi zazwyczaj od 0 do +7 sekund na dobę (zegarek jest celowo regulowany z lekkim odchyleniem „na plus”, aby użytkownik się nie spóźniał). Choć marka X w przypadku tej kolekcji nie wysyła mechanizmów do zewnętrznego testu chronometru (COSC), wewnętrzne standardy kontroli jakości X odpowiadają wymogom certyfikatu COSC (który wymaga dokładności w przedziale -4 do +6 sekund na dobę), a w zakresie stabilności chodu często je przewyższają. Dzięki zastosowaniu koła kolumnowego (column wheel) w zegarku oraz precyzyjnego sprzęgła, start i zatrzymanie sekundnika stopera odbywają się natychmiastowo – bez efektu „przeskakiwania”, czy opóźnienia wskazówki chronografu w momencie wciśnięcia przycisku. Sub-tarcza odmierza czas z dokładnością do 1/8 sekundy. Innymi słowy odchylenie rzędu zaledwie kilku sekund na dobę przy 46-godzinnej rezerwie chodu oznacza, że zegarek jest w pełni wiarygodnym i obiektywnym instrumentem do dokładnego odliczania czasu porad prawnych i czynności procesowych dla klientów Kancelarii Wnioskodawcy. Sztywna konstrukcja mechaniczna, odporność na zmiany ciśnienia oraz wysoka częstotliwość pracy (4 Hz) zapewniają niezmienną dokładność pomiaru nawet w trudnych warunkach terenowych (np. podczas wyjazdów, czynności w aresztach czy sądach), gdzie niedozwolona lub niedostępna jest elektronika synchronizowana cyfrowo.

Ten specyficzny zegarek został wybrany przez Wnioskodawcę ze względu na swoje unikalne funkcje oraz fakt tego (według najlepszej wiedzy Wnioskodawcy), że konkurencyjne zegarki odpowiadające wymienionym funkcjom są co do zasady droższe.

Urządzeniem spełniającym wszystkie ww. wymogi jest wymieniony przez Wnioskodawcę naręczny zegarek, odmierzający czas z dokładnością przynajmniej co do sekundy. Dodać należy, że Wnioskodawca posiada inne urządzenia pozwalające dokonywać pomiaru i podsumowywać czas realizacji konkretnego zadania (np. smartfon, laptop), to na potrzeby sporządzania wyżej opisanego zestawienia czasu pracy dla klienta, Wnioskodawca potrzebuje w pracy urządzenia podręcznego i poręcznego, posiadanego zawsze przy (na) sobie i z którego można skorzystać nawet gdy smartfon jest niedostępny lub nie można skorzystać z jego funkcji pomiarowych (np. także w trakcie rozmowy telefonicznej lub uczestnictwa w wideokonferencji z wykorzystaniem smartfonu).

Mając na względzie powyższe wyjaśnić jeszcze należy, że Wnioskodawca regularnie wykonuje czynności zawodowe w miejscach objętych bezwzględnym zakazem wnoszenia urządzeń elektronicznych wyposażonych w aparaty, mikrofony, czy moduły łączności (Bluetooth/Wi-Fi/GSM) - takich jak zakłady karne, areszty śledcze, kancelarie tajne. Ponadto część klientów, ze względu na wrażliwość poruszanych tematów, obawą przed nagrywaniem rozmów samoczynnie przez telefony (podsłuch), wprost wymagają przy spotkaniach braku jakichkolwiek urządzeń cyfrowych.

Jednocześnie Wnioskodawcę wiąże w całości rygor tajemnicy zawodowej wynikający z art. 6 ustawy z 26 maja 1982 r. o adwokaturze.

Należy również podkreślić, że zakup zegarka przez Wnioskodawcę w żaden sposób nie będzie nosił charakteru zakupu dla celów reprezentacyjnych.

Wydatek przyszły, o którym szczegółowo jest mowa we wniosku nie służy budowaniu ekskluzywnego wizerunku. Do celów reprezentacyjnych i prywatnych Wnioskodawca posiada osobny zegarek (Y), kupiony jako nowy w 2025 r. w sklepie autoryzowanego sprzedawcy zegarków Y. Zegarek Y, z uwagi na swoje przeznaczenie nie został i nie zostanie ujęty w kosztach uzyskania przychodów.

Wnioskodawca nie posiadał dotychczas innego zegarka z mechaniczną funkcją chronografu. Zegarek X będzie wykorzystywany wyłącznie w ramach i na potrzeby świadczenia usług prawnych. Poza godzinami pracy zegarek przetrzymywany będzie w rotomacie w siedzibie Kancelarii lub w domu (celem podtrzymania naciągu mechanizmu i gotowości operacyjnej do pracy), co wyklucza jego użycie osobiste. Co więcej do celów osobistych Wnioskodawca posiada już inny zegarek, który nie wymaga wymiany i należycie spełnia swoje funkcje.

Mając na względzie powyższe należy stwierdzić, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy między kosztem zakupu zegarka, a osiąganymi przychodami/obrotami z prowadzonej działalności gospodarczej.

Przychody osiągane są z umów o współpracy, przy realizacji których niezbędne jest rejestrowanie czasu poświęcanego na realizację poszczególnych usług (wymaganie wynika z treści samych umów, jak i z przepisów powszechnie obowiązującego prawa). Zaś brak odpowiedniego urządzenia uniemożliwiałby rejestrowanie i raportowanie czasu świadczenia usług, co byłoby niezgodne z umowami i z obowiązującym prawem, i uniemożliwiałoby realizację zawartych umów, a tym samym osiąganie dochodów z tych umów.

W piśmie z 5 października 2026 r. stanowiącym uzupełnienie wniosku wskazał Pan, że faktura dokumentująca zakup zegarka, o którym mowa w opisie sprawy zostanie wystawiona na kupującego Wnioskodawcę - Kancelaria Adwokacka.

Opłata za spotkanie z klientami będzie ustalana na podstawie wyniku czasowego poświęconego na to spotkanie (rozpoczęcie spotkania będzie wiązało się z użyciem zegarka w zakresie naliczania przez Wnioskodawcę czasu do momentu zakończenia tego spotkania i zatrzymania zegarka). Kolejno czas spotkania zostanie odniesiony proporcjonalnie do kwoty ustalonej z klientem za godzinę pracy. Sporządzony opis obrazuje następujący wzór W = S * H, gdzie W - to wynagrodzenie, S - stawka ustalona w umowie z klientem za godzinę pracy, H - to poświęcony czas pracy z dokładnością do 5, 10, 15 minut w zależności od treści umowy zawartej z klientem).

To wyniki pracy zegarka - odmierzonego czasu, będą stanowiły podstawę wpisu czasu poświęconego na wykonanie czynności i następnie do ustalenia podstawy wynagrodzenia.

Co do zasady klientowi na koniec miesiąca jest przesyłane zestawienie miesięcznych czynności ze wskazaniem: daty wykonania czynności, opisem czynności, wskazaniem czasu pracy poświęconego na wykonanie czynności, należnym wynagrodzeniem odpowiadającym wzorowi wskazanemu wyżej.

Obowiązek dokumentowania czasu pracy nad czynnościami wykonywanymi dla klienta i odpowiadającej tym czynnościom stawki kwotowej wynika wprost z umowy (źródło obowiązku), to zaś w całości koresponduje z art. 353¹ § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r., poz. 795) dalej: , „KC”, kolejno z art. 735 § 1 i 2 KC.

W tym miejscu należy wskazać, że usługi świadczone przez adwokata w przeważającej mierze odpowiadają umowom o świadczenie usług, gdzie zgodnie z brzmieniem art. 750 KC: do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu - w tym więc również art. 735 § 1 i 2 KC.

Dodać należy, że Wnioskodawcę jako adwokata wiążą przepisy ustawy z 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1564). Z art. 80 ustawy prawo o adwokaturze wynika m. in. obowiązek adwokata postępowania zgodnego z zasadami etyki, te zaś określa Zbiór Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu (Kodeks Etyki Adwokackiej) wydany na podstawie uchwały nr  .... Naczelnej Rady Adwokackiej z 19 listopada 2011 r. ws. ogłoszenia jednolitego tekstu Zbioru Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu (Kodeksu Etyki Adwokackiej) uchwalony przez Naczelną Radę Adwokacką 10 października 1998 r. (uchwała nr ....) ze zmianami wprowadzonymi uchwałą Naczelnej Rady Adwokackiej nr .... z 19 listopada 2005 r., uchwałami Naczelnej Rady Adwokackiej nr....z 19 listopada 2011 r. oraz uchwałą ....Naczelnej Rady Adwokackiej z 25 czerwca 2016 r. (dalej: „KEA”). Obowiązek zaś przedstawienia stawek wynagrodzenia i metod jego obliczania wynika z § 23a ust. 3 lit. m) oraz z § 23a ust. 4 KEA.

Kancelarię Adwokacką Wnioskodawca prowadzi od 2 listopada 2023 r.

Prowadzona przez Wnioskodawcę działalność gospodarcza w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczana jest na zasadzie podatku liniowego, dokumentacja księgowa jest prowadzona w drodze podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Pytania

1.    Czy wydatek na zakup zegarka automatycznego z funkcją chronografu X, stanowi koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej ustawy o PIT?

2.    Czy Wnioskodawca może odliczyć podatek VAT naliczony przy zakupie zegarka automatycznego z funkcją chronografu X od podatku VAT należnego w prowadzonej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług?

Przedmiotem interpretacji jest odpowiedź na pytanie Nr 1 dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych natomiast w zakresie pytania Nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie (przedstawione we wniosku i jego uzupełnieniu)

W ocenie Wnioskodawcy, wydatek na zakup opisanego zegarka X spełnia wszystkie przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, i może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Jak wielokrotnie podkreślał Naczelny Sąd Administracyjny wydatek można zaliczyć do kosztów, gdy został faktycznie poniesiony i jest należycie udokumentowany, jest definitywny (bezzwrotny), pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, nie został wymieniony w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT.

W przedmiotowej sprawie kluczowe jest ustalenie, że zakup zegarka stanowi funkcjonalne narzędzie pracy, niezbędne do prawidłowego wykonywania i rozliczania usług prawnych, a nie wydatek o charakterze osobistym lub reprezentacyjnym.

Pojęcie reprezentacji zostało ukształtowane m.in. w wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, gdzie Sąd uznał, że reprezentacja w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PIT, stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W tym kontekście reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wobec tego wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu.

Zegarek X w opisanym zdarzeniu przyszłym nie służy budowaniu wizerunku (kreowaniu jego, czy też dla celów reprezentacyjnych). Wnioskodawca w sposób jasny rozdziela przedmiot funkcjonalny od reprezentacyjnego - funkcję wizerunkową/prywatną pełni zegarek Y, który świadomie nie został zaliczony do kosztów podatkowych. Przedmiotowy zegarek IWC został wybrany wyłącznie ze względu na cechy użytkowe (mechaniczny chronograf) i brak możliwości wniesienia innych urządzeń w miejsca objęte klauzulą poufności lub zakazem elektroniki.

Ponad powyższe, zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą WSA i NSA, o zakwalifikowaniu danego przedmiotu do kosztów decyduje jego faktyczne wykorzystanie w działalności (profil i specyfika branży). Ocena, czy dany wydatek służy działalności, musi uwzględniać specyfikę danego zawodu i realne warunki jego wykonywania.

Dla adwokata (Wnioskodawcy) precyzyjne rozliczenie czasu pracy wedle stawek godzinowych (minutowych) bez użycia elektroniki (w aresztach, sądach, kancelariach tajnych) stanowi bezpośredni element rzetelnego wykonania usługi i rozliczenia z klientami. Brak możliwości zastosowania smartfona, czy smartwatcha czyni zegarek chronograficzny jedynym dozwolonym prawnie i fizycznie narzędziem pomiarowym.

Dotychczas wyrażone stanowisko Wnioskodawcy pozostaje przy tym zgodne z dotychczasowym poglądem Organu podatkowego wyrażonym w wydawanych interpretacjach indywidualnych, w których wielokrotnie potwierdzał, że zakupy przedmiotów wykraczających poza standardowe wyposażenie biurowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy, o ile wynika to z pragmatyki i specyfiki świadczonych usług. Sytuacja Wnioskodawcy, w tym stanowisko Wnioskodawcy pozostają zgodne w całości z pismami Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z:

• 17 maja 2024 r. Nr 0115-KDIT3.4011.153.2024.3.JS,
• 15 stycznia 2024 r. Nr 0113-KDIPT1-2.4012.724.2023.4.SM,
• 30 września 2025 r. Nr 0112-KDIL2-2.4011.686.2025.1.AA.

Wnioskodawca jednocześnie podkreśla, że wyklucza użytek osobisty zegarka (przechowywanie w rotomacie w Kancelarii/domu poza godzinami pracy, brak noszenia w czasie wolnym), co wpisuje się w utrwalony pogląd sądów administracyjnych, że o braku osobistego charakteru wydatku świadczą wprowadzone przez podatnika obiektywne mechanizmy gwarantujące użycie sprzętu wyłącznie w celach służbowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, wobec podatku dochodowego od osób fizycznych istnieje adekwatny związek przyczynowo-skutkowy w zakresie zadanego we wniosku pytania Nr 1.

Wnioskodawca jest adwokatem i prowadzi Kancelarię adwokacką w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Związek przyczynowo-skutkowy opiera się na fakcie świadczenia przez Wnioskodawcę usług prawnych (pomocy prawnej) dla klientów.

Usługi te rozliczane są m.in. według stawek godzinowych rozliczanych z dokładnością do 15 minut, co wymaga precyzyjnego, niezawodnego i bezpośredniego pomiaru czasu poświęconego na poszczególne czynności (porady, analiza akt, przygotowanie pism, udział w przesłuchaniach, rozprawach, widzeniach). Wnioskodawca planuje również uszczegółowić zasady rozliczania ww. czynności do 10 oraz 5 minut. Okres rozliczeniowy z klientami co do zasady odbywa się w cyklach miesięcznych (miesiąc kalendarzowy).

Zakres czynności wykonywanych dla klientów jest im przedstawiany wraz z fakturą z rozbiciem na czynność oraz czas pracy poświęcony dla wykonania określonej czynności. Do tego celu Wnioskodawca prowadzi na bieżąco zestawienie czasu poświęconego na wykonanie poszczególnych czynności (z dokładnością odpowiadającą każdorazowym wymaganiom klientów). Innymi słowy zakup zegarka o specyfikacji ujawnionej we wniosku pozwoli Wnioskodawcy na osiągnięcie celu polegającego na prawidłowym ustaleniu należnego wynagrodzenia w oparciu o czas poświęcony na realizację konkretnej czynności umówionej do wykonania z klientem, zwłaszcza w sytuacjach lub miejscach, gdzie nie jest możliwe korzystanie z elektroniki np. komputera-laptopa, czy telefonu komórkowego.

W tym miejscu wrócić należy do okoliczności przywołanych we wniosku, bowiem Wnioskodawca regularnie wykonuje czynności zawodowe w miejscach objętych bezwzględnym zakazem wnoszenia urządzeń elektronicznych wyposażonych w aparaty, mikrofony czy moduły łączności (Bluetooth/Wi-Fi/GSM) - takich jak zakłady karne, areszty śledcze. Ponadto część klientów, ze względu na wrażliwość poruszanych tematów, obawą przed nagrywaniem rozmów samoczynnie przez telefony (podsłuch), wprost wymagają przy spotkaniach braku jakichkolwiek urządzeń cyfrowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatek na zegarek opisany we wniosku w całości stanowi koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem, bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu, bądź zachowanie źródła przychodu.

Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

• cel to „to, do czego się zmierza, dąży, to, co chce się osiągnąć”;
• celowość oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,
• zabezpieczyć oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Przez sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem.

Zgodnie z orzecznictwem, nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danego przychodu (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r. sygn. akt SA/Wr 1242/94). Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny. Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r. sygn. akt SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745).

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Pamiętać przy tym należy, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodu z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawarto katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu wskazać należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą - Kancelarię adwokacką od 2 listopada 2023 r. W ramach wykonywanego zawodu adwokata, świadczy Pan usługi prawne dla osób fizycznych oraz prawnych, które są rozliczane m.in. według stawek godzinowych rozliczanych z dokładnością do 15 minut, co wymaga precyzyjnego, niezawodnego i bezpośredniego pomiaru czasu poświęconego na poszczególne czynności (porady, analiza akt, przygotowanie pism, udział w przesłuchaniach, rozprawach, widzeniach). Opłata za spotkanie z klientami będzie ustalana na podstawie wyniku czasowego poświęconego na to spotkanie (rozpoczęcie spotkania będzie wiązało się z użyciem zegarka w zakresie naliczania przez Pana czasu do momentu zakończenia tego spotkania i zatrzymania zegarka). Kolejno czas spotkania zostanie odniesiony proporcjonalnie do kwoty ustalonej z klientem za godzinę pracy. Sporządzony opis obrazuje następujący wzór:  W = S * H, gdzie W - to wynagrodzenie, S - stawka ustalona w umowie z klientem za godzinę pracy, H - to poświęcony czas pracy z dokładnością do 5, 10, 15 minut w zależności od treści umowy zawartej z klientem. To wyniki pracy zegarka - odmierzonego czasu, będą stanowiły podstawę wpisu czasu poświęconego na wykonanie czynności i następnie do ustalenia podstawy wynagrodzenia. Co do zasady klientowi na koniec miesiąca jest przesyłane zestawienie miesięcznych czynności ze wskazaniem: daty wykonania czynności, opisem czynności, wskazaniem czasu pracy poświęconego na wykonanie czynności, należnym wynagrodzeniem. Planuje Pan w grudniu 2026 r. lub na początku 2027 r. zakupić zegarek automatyczny X i zaliczyć wydatek na jego zakup bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zegarek IWC będzie wykorzystywany wyłącznie w ramach i na potrzeby świadczenia usług prawnych. Poza godzinami pracy zegarek przetrzymywany będzie w rotomacie w siedzibie Kancelarii lub w domu celem podtrzymania naciągu mechanizmu i gotowości operacyjnej do pracy, co wyklucza jego użycie osobiste. Stwierdza Pan, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy między kosztem zakupu zegarka, a osiąganymi przychodami/obrotami z prowadzonej działalności gospodarczej. Wskazuje Pan, że przychody osiągane są z umów o współpracy, przy realizacji których niezbędne jest rejestrowanie czasu poświęcanego na realizację poszczególnych usług (wymaganie wynika z treści samych umów, jak i z przepisów powszechnie obowiązującego prawa), zaś brak odpowiedniego urządzenia uniemożliwiałby rejestrowanie i raportowanie czasu świadczenia usług, co byłoby niezgodne z umowami i z obowiązującym prawem i uniemożliwiałoby realizację zawartych umów, a tym samym osiąganie dochodów z tych umów. Zakup zegarka przez Pana w żaden sposób nie będzie nosił charakteru zakupu dla celów reprezentacyjnych, nie służy budowaniu ekskluzywnego wizerunku.

Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku należy do podatnika i nie może następować w oderwaniu od konkretnego zdarzenia przyszłego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności.

Mając na uwadze powyższe okoliczności wynikające z powołanych przepisów prawa, w świetle zaprezentowanego opisu zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, istnieją podstawy by można było mówić o związku przyczynowo-skutkowym między poniesionym wydatkiem związanym z zakupem zegarka automatycznego X, z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą - Kancelarią adwokacką i uzyskiwaniem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodów. Wskazuje Pan, że przychody osiągane są z umów o współpracy, przy realizacji których niezbędne jest rejestrowanie czasu poświęcanego na realizację poszczególnych usług (wymaganie wynika z treści samych umów, jak i z przepisów powszechnie obowiązującego prawa). Zaś brak odpowiedniego urządzenia uniemożliwiałby rejestrowanie i raportowanie czasu świadczenia usług, co byłoby niezgodne z umowami i z obowiązującym prawem, i uniemożliwiałoby realizację zawartych umów, a tym samym osiąganie dochodów z tych umów. Opłata za spotkanie z klientami będzie ustalana na podstawie wyniku czasowego poświęconego na to spotkanie (rozpoczęcie spotkania będzie wiązało się z użyciem zegarka w zakresie naliczania przez Pana czasu do momentu zakończenia tego spotkania i zatrzymania zegarka). Kolejno czas spotkania zostanie odniesiony proporcjonalnie do kwoty ustalonej z klientem za godzinę pracy. To wyniki pracy zegarka - odmierzonego czasu, będą stanowiły podstawę wpisu czasu poświęconego na wykonanie czynności i następnie do ustalenia podstawy wynagrodzenia. Wobec powyższego istnieje związek pomiędzy kosztem zakupu zegarka, a osiąganymi przychodami/obrotami z prowadzonej działalności gospodarczej.

Zauważyć również należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ww. przepis nie znajdzie u Pana zastosowania ponieważ wydatek związany z zakupem zegarka w Pana przypadku nie ma charakteru reprezentacji, tzn. jego zakup nie jest celem ponoszonych kosztów stworzenia Pana wizerunku, czy wykreowania pozytywnych relacji z klientami.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy i powołane wyżej przepisy prawa wskazać należy, że wydatek, który zostanie poniesiony przez Pana w związku zakupem zegarka automatycznego z funkcją chronografu X, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy jednak wskazać, że to do Pana, jako podmiotu odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanego we wniosku wydatku do kosztów uzyskania przychodu należy obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Przy wydawaniu interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w zakresie sformułowanego pytania Nr 1, inne kwestie nie podlegały ocenie. W zakresie podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

W odniesieniu do powołanych przez Pana interpretacji należy stwierdzić, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące w sprawie będącej przedmiotem Pana wniosku.

Natomiast w odniesieniu do przywołanego orzecznictwa sądowego, stwierdzić należy, że na ocenę prawidłowości analizowanej kwestii nie może wpłynąć powołane orzecznictwo sądowe, ponieważ zapadło ono w odniesieniu do indywidualnego i właściwego tylko temu orzecznictwu opisu sprawy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.