0112-KDIL3.4012.556.2026.2.MS

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest:

-     prawidłowe – w zakresie braku obowiązku od 1 kwietnia 2027 r. instalowania kas fiskalnych i rejestrowania transakcji na maszynach z Grupy 1;

-     nieprawidłowe – w zakresie zwolnienia od 1 kwietnia 2027 r. z ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży na maszynach z Grupy 2;

-     prawidłowe – w zakresie obowiązku od 1 kwietnia 2027 r. ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w przypadku automatów z Grupy 3 (sprzedaż mieszana).

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 lipca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku od towarów i usług, który dotyczy obowiązku ewidencjonowania od 1 kwietnia 2027 r. na kasie rejestrującej sprzedaży dokonywanej poprzez automaty vendingowe na rzecz Klientów z Grupy 1-3.

Uzupełnili go Państwo pismami z 24 sierpnia 2026 r. (wpływ 24 sierpnia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi działalność w zakresie m.in. sprzedaży poprzez automaty vendingowe usług polegających na przygotowywaniu napojów gorących ((...)) a także artykułów spożywczych ((...)).

W związku z nadchodzącym obowiązkiem objęcia automatów bezwzględną fiskalizacją od dnia 1 kwietnia 2027 r., Wnioskodawca analizuje strukturę swoich rozliczeń oraz konieczność wyposażenia wszystkich maszyn w kasy rejestrujące.

Wnioskodawca dąży do ustalenia, czy ma obowiązek ewidencjonowania wszystkich transakcji realizowanych na danym automacie. W tym celu Wnioskodawca identyfikuje 3 scenariusze sprzedaży i rozliczeń z odbiorcami:

Grupa 1:

Maszyny są instalowane na terenie zewnętrznych firm (Klientów). Na mocy zawieranych umów B2B, pracownicy Klienta mogą pobierać z automatów produkty (np. napoje) bezkosztowo.

Maszyna rejestruje wszystkie wydania ilościowo przez wewnętrzny system telemetryczny urządzenia. Po zakończeniu ustalonego w umowie okresu rozliczeniowego – miesiąca kalendarzowego, Wnioskodawca na podstawie raportu z systemu telemetrii wystawia zbiorczą fakturę VAT na rzecz Klienta (firmy) na sumaryczną wartość pobranych produktów zgodnie z ustalonymi stawkami VAT. Nabywcą końcowym wszystkich towarów i usług jest Klient (podmiot gospodarczy), a nie poszczególni pracownicy Klienta.

Grupa 2:

Automaty dedykowane wyłącznie dla własnych pracowników Wnioskodawcy. Maszyny znajdują się na terenie firmy Wnioskodawcy i służą wyłącznie Jego własnym pracownikom. Pracownicy będą kupować towary za pomocą indywidualnych identyfikatorów (breloków/kart) otrzymanych od Pracodawcy. System telemetryczny przypisze każdą transakcję do konkretnego pracownika. Po zakończeniu miesiąca, na podstawie danych z telemetrii, Wnioskodawca wystawi każdemu pracownikowi imienną fakturę VAT za dokonane zakupy.

Grupa 3:

Automaty realizujące sprzedaż mieszaną (B2B oraz dla konsumentów zewnętrznych). Maszyny są ogólnodostępne i zainstalowane w miejscach publicznych lub na terenie Klientów, ale z otwartym dostępem dla osób trzecich (konsumentów). W tych samych urządzeniach realizowane są dwa rodzaje transakcji:

-     transakcje konsumenckie: osoby fizyczne kupują produkty na własny koszt płacąc kartą płatniczą lub gotówką bezpośrednio przy maszynie;

-     transakcje B2B: upoważnieni pracownicy Kontrahenta pobierają produkty bezgotówkowo (za 0 zł) po autoryzacji kartą pracowniczą/kodem, a system telemetryczny rejestruje te wydania na poczet miesięcznej faktury zbiorczej wystawianej na rzecz ich pracodawcy (Klienta B2B).

W uzupełnieniu do wniosku udzielili Państwo następujących odpowiedzi na pytania doprecyzowując opis sprawy:

 1)    Czy posiadają już Państwo w swojej działalności gospodarczej kasę rejestrującą? Jeżeli, tak to proszę wskazać kiedy powstał obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej i z jakiego powodu?

Państwa odpowiedź: Nie posiadają Państwo kasy rejestrującej.

 2)    Czy automaty (maszyny), o których mowa we wniosku, za pośrednictwem których sprzedawane są Państwa towary, przyjmują należność w bilonie, banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej)?

Państwa odpowiedź: Wszystkie maszyny vendingowe Wnioskodawcy mają możliwość przyjmowania należności w bilonie, przy użyciu karty płatniczej lub w innej formie bezgotówkowej. Wnioskodawca ma możliwość wyboru, jakie formy zapłaty są dostępne na danym urządzeniu spośród wymienionych (np. ma możliwość wyłączenia przyjmowania bilonu jako formy zapłaty).

 3)    Czy automaty (maszyny), o których mowa we wniosku, za pośrednictwem których sprzedawane są Państwa towary, przyjmują należność w bilonie i nie posiadają stałego zasilania elektrycznego, a towar jest wydawany mechanicznie bez użycia prądu?

Państwa odpowiedź: Każde urządzenie Wnioskodawcy posiada podłączenie do zasilania elektronicznego i jest ono wymagane do dokonania sprzedaży. Ponadto, każde z urządzeń ma możliwość przyjmowania bilonu, z możliwością wyłączenia takiej opcji zapłaty na rzecz innej formy (bezgotówkowej).

 4)    Czy rozpoczęli Państwo w 2024 r. prowadzenie ewidencji na kasie rejestrującej:

a)  dostawy towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar i/lub

b)  świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez Klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w:

-     bilonie lub banknotach, lub

-     innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę lub czynność jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła?

Jeżeli tak, to należy wskazać, jaką sprzedaż Państwo ewidencjonowali.

Państwa odpowiedź: Nie, Wnioskodawca nie posiada kas rejestrujących. Każdy automat vendingowy posiada moduł telemetryczny, który rejestruje każdorazowo sprzedaż w systemie telemetrycznym.

 5)    We własnym stanowisku wskazali Państwo, że:

-     należy jednoznacznie wskazać:

a)  czy dostawa towarów, o których mowa w Państwa wniosku (dla Grupy 1-3), jest dostawą towarów dokonywaną zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 lit w) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem, tj. dostawą towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez Klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar?

b)  Czy świadczenie usług, o których mowa w Państwa wniosku (dla Grupy 1-3), jest świadczeniem usług dokonywanych zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 1 lit o) ww. rozporządzenia, tj. przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez Klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej)?

Jeżeli nie, to należy wskazać jak Państwo swoje czynności klasyfikują.

Państwa odpowiedź: Wnioskodawca błędnie sformułował zdanie. Dostawa towarów i usług, o których mowa we wniosku, jest dostawą towarów i usług dokonywaną zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 lit w) oraz § 4 ust. 2 pkt 1 lit o) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

 6)    Czy w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2027 r. kontynuują Państwo lub rozpoczynają dostawę towarów lub świadczenie usług, innych niż wymienione w § 8 ust. 3 rozporządzenia, przy użyciu urządzeń, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w) lub pkt 2 lit. o), o których mowa w ww. rozporządzeniu?

 7)    Czy przed dniem 1 stycznia 2025 r. zaprzestali Państwo dostawy towarów lub świadczenia usług, innych niż wymienione w § 8 ust. 3 rozporządzenia, przy użyciu urządzeń, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w) lub pkt 2 lit. o), a następnie w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2027 r. rozpoczną dostawę tych towarów lub świadczenie tych usług?

Państwa odpowiedź do pytania 6 i 7: Wnioskodawca zarówno przed dniem 1 stycznia 2025 r. jak i w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2027 r. kontynuuje dostawę towarów (sprzedaż przekąsek i napojów zimnych z maszyn vendingowych) i świadczenie usług (przygotowywanie napojów gorących, takich jaka (...), czekolada, barszcz przy użyciu maszyn vendingowych) czyli innych niż wymienione w § 8 ust. 3 rozporządzenia.

 8)    Proszę opisać, jak będzie przebiegał cały proces sprzedaży, krok po kroku, w każdym modelu sprzedaży odrębnie, dla poszczególnych grup odbiorców, tj. dla Grupy 1, Grupy 2 i Grupy 3 (jakie czynności nabywca będzie wykonywał, jakie informacje będą się wyświetlać, co otrzymuje nabywca na potwierdzenie transakcji, czy jest dokonywana płatność).

Państwa odpowiedź: Grupa 1: produkty pobierają pracownicy i goście Klienta. Wnioskodawca wystawia po miesiącu rozliczeniowym zbiorczą fakturę VAT dla Klienta na podstawie danych telemetrycznych. Dostęp do zakupu produktów jest ograniczony lokalizacją automatu (automat znajduje się na terenie Klienta, z którym Wnioskodawca ma podpisaną umowę współpracy) i dodatkowo może być wymagana autoryzacja nośnikiem A. W tym przypadku nie ma możliwości zakupu produktów za pomocą bilonu, banknotów lub kart płatniczych. Całość sprzedaży odbywa się w sposób bezgotówkowy i bezkosztowy dla pracownika Klienta w momencie pobrania produktu. Transakcje mogą odbywać się tu w następujących formach:

a)  W automacie ustawione jest darmowe (bezkosztowe dla pracownika Klienta) wydanie produktów.

Opis pobrania produktu z automatu:

-     Pracownik Klienta wybiera na panelu urządzenia odpowiedni produkt (np. kawę czarną);

-     Po zatwierdzeniu wyboru maszyna wydaje Klientowi gotowy produkt oraz rejestruje w systemie telemetrycznym fakt wydania produktu (zapisany w bazie danych rekord zawiera m.in. informacje o numerze identyfikacyjnym urządzenia, dokładnym czasie wydania produktu, ilości oraz rodzaju produktu);

-     Po zakończeniu okresu rozliczeniowego Wnioskodawca pobiera z rejestru transakcji (systemu telemetrycznego) zbiorczą listę transakcji i na jej podstawie wystawia Klientowi fakturę VAT z odroczonym terminem płatności, zgodnie z warunkami zawartymi w umowie.

Do faktury załączona jest specyfikacja przygotowana na podstawie rejestru telemetrycznego, która zawiera m.in. listę transakcji wykonanych w danym okresie rozliczeniowym, cenę produktu wynikającą z umowy, oznaczenie produktu, czas transakcji, stawkę VAT.

b)  Sprzedaż dokonywana jest za pomocą czytnika nośników A

Opis pobrania produktu z automatu:

-     Pracownik Klienta wybiera na panelu urządzenia odpowiedni produkt (np. kawę czarną);

-     Aby pobrać wybrany produkt klient musi przyłożyć do terminala nośnik A (karta zbliżeniowa/brelok/naklejka);

-     Urządzenie identyfikuje kupującego (nr nośnika A) i sprawdza dostępny kredyt wirtualny przypisany do danego nośnika A. Jeżeli dostępny kredyt jest wystarczający do zakupu wybranego produktu (kredyt większy bądź równy cenie produktu wynikającej z umowy) maszyna wydaje produkt pracownikowi Klienta i zapisuje szczegóły transakcji w systemie telemetrycznym;

-     Po zakończeniu okresu rozliczeniowego Wnioskodawca pobiera z rejestru transakcji (systemu telemetrycznego) zbiorczą listę transakcji i na jej podstawie wystawia fakturę VAT dla Klienta, zgodnie z warunkami zawartymi w umowie. Zapisy umowy precyzującą m.in:

·      Cenę jednostkową każdego ze sprzedanych produktów,

·      Termin płatności,

·      Wysokość kredytu wirtualnego dostępnego dla każdego nośnika A. Klient Wnioskodawcy może w umowie ustalić kwotę, za którą każdy posiadacz nośnika A spośród jego pracowników może w danym okresie rozliczeniowym pobrać produkty z automatu. W umowie wskazana jest wysokość kredytu wirtualnego, jego rodzaj (limit kwotowy/ilościowy transakcji) oraz sposób i częstotliwość jego odnawiania.

Do faktury załączona jest specyfikacja przygotowana na podstawie rejestru telemetrycznego, która zawiera m.in. listę transakcji wykonanych w danym okresie rozliczeniowym nośnikami A z oznaczeniem numeru nośnika A, kwotę transakcji, oznaczenie produktu, czas transakcji, stawkę VAT.

Grupa 2: pracownicy Wnioskodawcy kupują produkty przy użyciu identyfikatorów, tzn. przypisanych do konkretnych osób urządzeń identyfikacyjnych A (np. karta pracownicza/brelok/naklejka A). Każda transakcja jest przypisana do konkretnego pracownika, a po miesiącu rozliczeniowym firma wystawia pracownikowi fakturę VAT na kwotę pobranych produktów. Sprzedaż odbywa się w następujący sposób:

-     Pracownik Wnioskodawcy wybiera na panelu urządzenia odpowiedni produkt (np. kawę czarną);

-     Aby pobrać wybrany produkt pracownik musi przyłożyć do terminala nośnik A (karta zbliżeniowa/brelok/naklejka);

-     Urządzenie identyfikuje kupującego. Maszyna wydaje produkt pracownikowi i zapisuje szczegóły transakcji w systemie telemetrycznym;

-     Po zakończeniu okresu rozliczeniowego Wnioskodawca pobiera z rejestru transakcji (systemu telemetrycznego) zbiorczą listę transakcji i na jej podstawie wystawia faktury VAT swoim pracownikom.

Do faktury załączona będzie specyfikacja przygotowana na podstawie rejestru telemetrycznego, która będzie zawierała m.in. listę transakcji wykonanych w danym okresie rozliczeniowym nośnikiem A przez danego pracownika, kwotę transakcji, oznaczenie produktu, czas transakcji, stawkę VAT.

Grupa 3 (sprzedaż mieszana): Urządzenia skonfigurowane są w sposób umożliwiający zakup produktów poprzez zakup konsumencki (płatność bilonem/kartą płatniczą), a dla wybranych pracowników lub produktów także zakup fakturowany (transakcje B2B, zakup finansowany przez pracodawcę):

·      transakcje konsumenckie: każda osoba, mająca dostęp do automatu, może zakupić produkt poprzez płatność gotówką lub kartą bezpośrednio w automacie – zakup osoby fizycznej; Schemat sprzedaży: klient (konsument, osoba fizyczna) pobiera produkt z automatu płacąc za niego bilonem lub kartą płatniczą (urządzenie wyposażone jest w system płatności);

·      transakcje B2B: pracownicy kontrahenta (Klienta) pobierają produkty po autoryzacji nośnikiem A, specjalnym żetonem lub bez autoryzacji, ale tylko dla ograniczonej grupy produktów, a rozliczenie następuje poprzez miesięczną fakturę zbiorczą dla pracodawcy. W tym wariancie kontrahent finansuje częściowo zakup swoich pracowników/gości swojego zakładu. Pobranie produktu w tym wariancie może być ograniczone poprzez konieczność autoryzowania nośnikiem A lub tylko część produktów (wskazanych w umowie B2B) wydawanych jest bezkosztowo. Możliwe sposoby pobrania produktu w tym wariancie:

-     Pobranie produktu bez autoryzacji (analogicznie do Grupy 1 podpunkt a);

-     Zakup poprzez autoryzację nośnikiem A (analogicznie do Grupy 1 podpunkt b);

-     Pobranie produktu bez autoryzacji imiennej, ale zakup wymaga użycia specjalnego żetonu. Podmiot finansujący zakup, tj. Klient przekazuje wybranej osobie specjalny żeton lub kod, który umożliwia pobranie jednego produktu z automatu bez konieczności płatności bilonem lub kartą płatniczą. Taki zakup rejestrowany jest w systemie telemetrycznym, a Wnioskodawca po zakończonym okresie rozliczeniowym wystawia zbiorczą fakturę VAT na zasadach analogicznych do wariantu opisanego w Grupie 1 podpunkt a. W tym wariancie w systemie telemetrycznym nie ma informacji o osobie pobierającej produkt, ale klient we własnym zakresie może prowadzić rejestr wydanych żetonów. W każdym z powyższych wariantów transakcji B2B po zakończonym okresie rozliczeniowym, Wnioskodawca wystawia zbiorczą fakturę VAT a nabywcą jest podmiot gospodarczy, z którym Wnioskodawca ma podpisaną umowę współpracy. Do faktury VAT załączana jest specyfikacja wraz z listą ujętych na fakturze transakcji (analogicznie do opisu fakturowania dla Grupy 1).

 9)    W zakresie sprzedaży towarów i usług dla odbiorców z Grupy 1 (maszyny na terenie zewnętrznych Firm), wskazali Państwo, że:

-     należy wskazać kto jest Klientem: firma (podmiot gospodarczy), czy pracownik firmy (podmiotu gospodarczego)?

-     czy mają Państwo zawarte z poszczególnymi firmami (podmiotami gospodarczymi) umowy na sprzedaż towarów i usług za pośrednictwem automatów?

Państwa odpowiedź: Klientem jest firma (podmiot gospodarczy) i z każdym poszczególnym podmiotem gospodarczym Wnioskodawca posiada zawartą umowę na sprzedaż towarów i usług za pośrednictwem automatów.

10)      Czy w przypadku sprzedaży towarów i usług dla odbiorców, z opisanej we wniosku Grupy 1 i Grupy 2, jest jakakolwiek możliwość nabycia towarów i usług przez inną osobę, niż uprawniona w danej Grupie odbiorców? Jeżeli nie, to należy szczegółowo opisać jakie poczynili Państwo z tym związane zabezpieczenia?

Państwa odpowiedź: Wnioskodawca ma możliwość ograniczyć metodę płatności tylko do karty pracowniczej, zakup jest wtedy możliwy tylko przez osobę, która otrzymała specjalny nośnik uprawniający do pobrania towaru z maszyny.

11)      Czy dane z systemu telemetrii pozwalają na zidentyfikowanie (ustalenie) konkretnego nabywcy (danego pracownika Firmy w Grupie 1 i pracownika Państwa Firmy w Grupie 2)? Jeżeli tak, to proszę opisać na jakiej zasadzie.

Państwa odpowiedź: Dane z systemu telemetrii pozwalają na zidentyfikowanie konkretnego nabywcy. Jednak z uwagi na przepisy RODO, Wnioskodawca nie posiada danych osobowych pracowników Klientów, Wnioskodawca widzi numery kart pracowniczych, natomiast Klient ma pełne informacje, który numer karty pracowniczej przypisany jest do Jego pracownika z imienia i nazwiska. Wnioskodawca posiada dane tylko swoich pracowników.

Pytania

1.  Czy w związku z obowiązkiem fiskalizacji automatów od 1 kwietnia 2027 r., Wnioskodawca ma obowiązek instalowania kas fiskalnych i rejestrowania transakcji w maszynach z Grupy 1, skoro fizycznie towar pobiera pracownik Klienta (podmiotu gospodarczego), ale wydania są rozliczane bezgotówkowo w kwocie 0 zł dla tego personelu, a sposobem dokumentowania tej sprzedaży jest miesięczna faktura zbiorcza wystawiana na rzecz podmiotu gospodarczego zgodnie z umową B2B?

2.  Czy w związku z obowiązkiem fiskalizacji automatów od 1 kwietnia 2027 r., Wnioskodawca będzie zwolniony z obowiązku ewidencjonowania obrotu na kasie rejestrującej w maszynach z Grupy 2, jeżeli towar kupuje własny pracownik Wnioskodawcy, a sprzedaż ta jest ewidencjonowana telemetrycznie i będzie dokumentowana okresowymi (miesięcznymi) fakturami imiennymi wystawianymi na rzecz tych pracowników?

3.  Czy w przypadku automatów z Grupy 3 (sprzedaż mieszana), Wnioskodawca będzie miał obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej wszystkich transakcji realizowanych przez dany automat, czy też obowiązek ten będzie dotyczył wyłącznie transakcji konsumenckich (sprzedaży detalicznej na rzecz osób fizycznych), natomiast transakcje B2B (rozliczane fakturą zbiorczą dla firmy) powinny pozostać wyłączone z ewidencji na kasie fiskalnej?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do automatów z Grupy 1, Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku instalowania kas rejestrujących w maszynach vendingowych. Prawidłowym sposobem dokumentowania tej sprzedaży będzie wyłącznie wystawianie miesięcznych faktur zbiorczych na rzecz Klientów (podmiotów gospodarczych).

Uzasadnienie prawne: Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dotyczy wyłącznie sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Przepis ten w sposób restrykcyjny określa krąg podmiotów, wobec których transakcje muszą być fiskalizowane. W opisanym modelu (Grupa 1), stroną umowy sprzedaży (Nabywcą) nie jest osoba fizyczna (pracownik pobierający produkt), lecz podmiot gospodarczy (Klient B2B). Między Wnioskodawcą a pracownikami Klienta nie dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży – pobranie przez nich towaru za „0 zł” ma charakter czysto techniczny, stanowiąc element wykonania umowy B2B zawartej pomiędzy dwoma przedsiębiorcami.

Skoro sprzedaż realizowana jest na rzecz podmiotu gospodarczego, to na mocy art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, bezwzględnie nie podlega ona ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej.

Właściwą formą dokumentowania sprzedaży na rzecz firmy jest faktura, co wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Z uwagi na ustalone okresy rozliczeniowe, na mocy art. 19a ust. 4 w zw. z art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, sprzedaż tę uznaje się za wykonaną z upływem każdego miesiąca, a Wnioskodawca postępuje prawidłowo, wystawiając zbiorczą fakturę VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do automatów z Grupy 2, będzie On zwolniony z obowiązku ewidencjonowania obrotu na kasie rejestrującej. Warunkiem jest, aby automaty służyły wyłącznie Jego własnym pracownikom, transakcje były rejestrowane telemetrycznie przez przypisane identyfikatory, a sprzedaż była dokumentowana miesięcznymi fakturami imiennymi.

Uzasadnienie prawne: Kwestię zwolnień z obowiązku stosowania kas rejestrujących reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W załączniku do tego rozporządzenia, który zawiera wykaz czynności zwolnionych z ewidencjonowania, pod poz. 39 wskazano dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników.

Przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń, co do technologii czy formy dostawy tych towarów – dopuszczalna jest zatem sprzedaż za pośrednictwem maszyn vendingowych. Wdrożenie systemu telemetrycznego, opartego na unikalnych brelokach/kartach, pozwala na bezbłędną identyfikację, że zakupu dokonała osoba uprawniona (pracownik), co uprawnia do zastosowania zwolnienia z poz. 39 załącznika.

Dodatkowo, dokumentowanie tej sprzedaży fakturami imiennymi zapewnia pełną transparentność i ewidencję obrotu dla celów podatku VAT.

Ponieważ Wnioskodawca wykluczył sprzedaż towarów z § 4 rozporządzenia (towary bezwzględnie fiskalizowane), prawo do zwolnienia z kas dla automatów z Grupy 2 zostanie w pełni zachowane.

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku automatów z Grupy 3 (realizujących sprzedaż mieszaną), obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej nie dotyczy wszystkich transakcji, lecz wyłącznie transakcji o charakterze konsumenckim (dokonywanych przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej płacące kartą/gotówką). Transakcje o charakterze B2B, realizowane w tym samym automacie za pomocą kart pracowniczych i rozliczane fakturą zbiorczą dla Kontrahenta, powinny pozostać wyłączone z ewidencji fiskalnej.

Uzasadnienie prawne: O tym, czy dana transakcja podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej, decyduje wyłącznie status podatkowy nabywcy, a nie urządzenie, za pomocą którego towar jest wydawany.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, kryterium obowiązku fiskalizacji jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku transakcji konsumenckich w Grupie 3 (klient płaci przy maszynie) kryterium to jest spełnione i obrót ten od 1 kwietnia 2027 r. musi przejść przez kasę fiskalną.

W sytuacji jednak, gdy z tej samej maszyny korzysta upoważniony pracownik zewnętrznej firmy i autoryzuje transakcję (obrót wewnętrzny 0 zł na poczet faktury B2B dla jego pracodawcy), realnym nabywcą towaru pozostaje podmiot gospodarczy (firma). Rejestrowanie takiej transakcji na kasie fiskalnej byłoby działaniem sprzecznym z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, ponieważ system generowałby paragony dla sprzedaży, której odbiorcą jest przedsiębiorca, co doprowadziłoby do sztucznego zniekształcenia ewidencji sprzedaży detalicznej.

Nowoczesne kasy fiskalne montowane w automatach posiadają techniczną możliwość rozróżniania typów transakcji na podstawie sygnałów z systemu telemetrii. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że prawidłowym rozwiązaniem jest zaprogramowanie automatu w taki sposób, aby kasa rejestrująca fiskalizowała wyłącznie transakcje opłacane bezpośrednio przez konsumentów, natomiast transakcje B2B (identyfikowane kartą pracowniczą) były rejestrowane wyłącznie przez system telemetryczny i pomijały moduł fiskalny kasy, trafiając bezpośrednio do okresowego rozliczenia fakturowego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest:

-     prawidłowe – w zakresie braku obowiązku od 1 kwietnia 2027 r. instalowania kas fiskalnych i rejestrowania transakcji na maszynach z Grupy 1;

-     nieprawidłowe – w zakresie zwolnienia od 1 kwietnia 2027 r. z ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży na maszynach z Grupy 2;

-     prawidłowe – w zakresie obowiązku od 1 kwietnia 2027 r. ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w przypadku automatów z Grupy 3 (sprzedaż mieszana).

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Zarówno dostawa towarów, jak i świadczenie usług, mieszczą się w definicji sprzedaży, określonej w art. 2 pkt 22 ustawy, zgodnie z którym:

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy, w myśl którego:

Wskazany wyżej przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zatem, podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi lub towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Na mocy delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 8 ustawy:

Może zatem zaistnieć sytuacja, w której podatnik będzie ewidencjonował przy zastosowaniu kasy rejestrującej jedynie część swojej sprzedaży, a niektórych czynności nie, bowiem mogą one korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej.

Kwestie dotyczące zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem”.

Stosownie do zapisu § 2 ust. 1 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia:

Powołane wyżej przepisy rozporządzenia przewidują zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia, zawierającym wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania (zwolnienie przedmiotowe) oraz związane z osiąganym przez podatników obrotem (zwolnienie podmiotowe).

Czynnościami zwolnionymi z obowiązku ewidencjonowania, zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia, jest m.in. sprzedaż dotycząca szczególnych czynności, wśród których wymienione zostały:

Zgodnie z art. 2 pkt 30 ustawy:

Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się jednak w przypadku dostawy towarów wymienionych w przepisie § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia.

W myśl § 4 ust. 1 rozporządzenia:

Zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia:

Na podstawie § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia:

Zatem, bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, niezależnie od przysługującego podatnikowi zwolnienia od tego obowiązku na podstawie § 2 i § 3 powołanego rozporządzenia, podlega m.in. dostawa towarów i świadczenie usług wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia (poza wyjątkami wymienionymi w przywołanym wyżej przepisie § 4 ust. 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia), dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia:

Jednak na podstawie § 8 ust. 4 rozporządzenia:

Na mocy § 8 ust. 5 rozporządzenia:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT i prowadzą działalność w zakresie m.in. sprzedaży poprzez automaty vendingowe usług polegających na przygotowywaniu napojów gorących ((...)), a także artykułów spożywczych ((...)). Identyfikują Państwo 3 scenariusze sprzedaży i rozliczeń z odbiorcami. Nie posiadają Państwo kasy rejestrującej. Wszystkie Państwa maszyny vendingowe mają możliwość przyjmowania należności w bilonie, przy użyciu karty płatniczej lub w innej formie bezgotówkowej. Każde Państwa urządzenie posiada podłączenie do zasilania elektronicznego i jest ono wymagane do dokonania sprzedaży. Ponadto każde z urządzeń ma możliwość przyjmowania bilonu, z możliwością wyłączenia takiej opcji zapłaty na rzecz innej formy (bezgotówkowej).

W sytuacji sprzedaży swoich towarów i usług na rzecz Klientów z Grupy 1, wskazali Państwo, że maszyny są instalowane na terenie zewnętrznych firm (Klientów). Na mocy zawieranych umów B2B, pracownicy Klienta/goście mogą pobierać z automatów produkty (np. napoje) bezkosztowo. Maszyna rejestruje wszystkie wydania ilościowo przez wewnętrzny system telemetryczny urządzenia. Po zakończeniu ustalonego w umowie okresu rozliczeniowego – miesiąca kalendarzowego, na podstawie raportu z systemu telemetrii wystawiają Państwo zbiorczą fakturę VAT na rzecz Klienta (firmy) na sumaryczną wartość pobranych produktów zgodnie z ustalonymi stawkami VAT. Nabywcą końcowym wszystkich towarów i usług jest Klient (podmiot gospodarczy), a nie poszczególni pracownicy Klienta. Dostęp do zakupu produktów jest ograniczony lokalizacją automatu (automat znajduje się na terenie Klienta, z którym mają Państwo podpisaną umowę współpracy) i dodatkowo może być wymagana autoryzacja nośnikiem A. W tym przypadku nie ma możliwości zakupu produktów za pomocą bilonu, banknotów lub kart płatniczych. Całość sprzedaży odbywa się w sposób bezgotówkowy i bezkosztowy dla pracownika Klienta w momencie pobrania produktu. Transakcje mogą odbywać się w następujących formach:

a)  W automacie ustawione jest darmowe (bezkosztowe dla pracownika Klienta) wydanie produktów.

Opis pobrania produktu z automatu:

-     Pracownik Klienta wybiera na panelu urządzenia odpowiedni produkt (np. kawę czarną);

-     Po zatwierdzeniu wyboru maszyna wydaje Klientowi gotowy produkt oraz rejestruje w systemie telemetrycznym fakt wydania produktu (zapisany w bazie danych rekord zawiera m.in. informacje o numerze identyfikacyjnym urządzenia, dokładnym czasie wydania produktu, ilości oraz rodzaju produktu);

-     Po zakończeniu okresu rozliczeniowego pobierają Państwo z rejestru transakcji (systemu telemetrycznego) zbiorczą listę transakcji i na jej podstawie wystawiają Klientowi fakturę VAT z odroczonym terminem płatności, zgodnie z warunkami zawartymi w umowie.

Do faktury załączona jest specyfikacja przygotowana na podstawie rejestru telemetrycznego, która zawiera m.in. listę transakcji wykonanych w danym okresie rozliczeniowym, cenę produktu wynikającą z umowy, oznaczenie produktu, czas transakcji, stawkę VAT.

b) Sprzedaż dokonywana jest za pomocą czytnika nośników A

Opis pobrania produktu z automatu:

-     Pracownik Klienta wybiera na panelu urządzenia odpowiedni produkt (np. kawę czarną);

-     Aby pobrać wybrany produkt Klient musi przyłożyć do terminala nośnik A (karta zbliżeniowa/brelok/naklejka);

-     Urządzenie identyfikuje kupującego (nr nośnika A) i sprawdza dostępny kredyt wirtualny przypisany do danego nośnika A. Jeżeli dostępny kredyt jest wystarczający do zakupu wybranego produktu (kredyt większy bądź równy cenie produktu wynikającej z umowy) maszyna wydaje produkt pracownikowi Klienta i zapisuje szczegóły transakcji w systemie telemetrycznym;

-     Po zakończeniu okresu rozliczeniowego pobierają Państwo z rejestru transakcji (systemu telemetrycznego) zbiorczą listę transakcji i na jej podstawie wystawiają fakturę VAT dla Klienta, zgodnie z warunkami zawartymi w umowie. Zapisy umowy precyzującą m.in:

·      Cenę jednostkową każdego ze sprzedanych produktów,

·      Termin płatności,

·      Wysokość kredytu wirtualnego dostępnego dla każdego nośnika A. Państwa Klient może w umowie ustalić kwotę, za którą każdy posiadacz nośnika A spośród Jego pracowników może w danym okresie rozliczeniowym pobrać produkty z automatu. W umowie wskazana jest wysokość kredytu wirtualnego, jego rodzaj (limit kwotowy/ilościowy transakcji) oraz sposób i częstotliwość jego odnawiania.

Do faktury załączona jest specyfikacja przygotowana na podstawie rejestru telemetrycznego, która zawiera m.in. listę transakcji wykonanych w danym okresie rozliczeniowym nośnikami Az oznaczeniem numeru nośnika A, kwotę transakcji, oznaczenie produktu, czas transakcji, stawkę VAT. Wskazali też Państwo, że w tym modelu Klientem jest firma (podmiot gospodarczy) i z każdym poszczególnym podmiotem gospodarczym posiadają Państwo zawartą umowę na sprzedaż towarów i usług za pośrednictwem automatów. Z uwagi na przepisy RODO nie posiadają Państwo danych osobowych pracowników Klientów, widzą Państwo numery kart pracowniczych, natomiast Klient ma pełne informacje, który numer karty pracowniczej przypisany jest do Jego pracownika z imienia i nazwiska.

Na tle tak przedstawionego opisu sprawy, mają Państwo wątpliwość, czy od 1 kwietnia 2027 r., mają Państwo obowiązek instalowania kas fiskalnych i rejestrowania transakcji w maszynach z Grupy 1, skoro fizycznie towar pobiera pracownik Klienta (podmiotu gospodarczego), ale wydania są rozliczane bezgotówkowo w kwocie 0 zł dla tego personelu, a sposobem dokumentowania tej sprzedaży jest miesięczna faktura zbiorcza wystawiana na rzecz podmiotu gospodarczego zgodnie z umową B2B.

Z cytowanego wyżej art. 111 ust. 1 ustawy jednoznacznie wynika, że obowiązek ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprzedaży, która została dokonana na rzecz tych wyżej wymienionych podmiotów. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Tym samym, obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych podmiotów, bowiem sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) należy udokumentować fakturą. Jednocześnie przepisy ustawy nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą za pomocą kas rejestrujących. Podatnicy mogą dobrowolnie ewidencjonować te czynności na kasie fiskalnej. Jednakże w takim przypadku należy pamiętać, że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika.

Zatem, dokonując dostawy za pośrednictwem automatów na maszynach z Grupy 1 – jak sami Państwo zauważyli – dokonują Państwo sprzedaży dla podatnika, prowadzącego działalność gospodarczą. Sami bowiem Państwo wskazali, że w tym modelu sprzedaży Klientem jest firma (podmiot gospodarczy).

Podsumowując, stwierdzam, że w przypadku opisanej sprzedaży na maszynach z Grupy 1, nie wystąpi u Państwa od 1 kwietnia 2027 r. obowiązek instalowania na tych maszynach kas fiskalnych i nie będą Państwo mieli obowiązku ewidencjonowania ww. obrotu za pomocą kasy rejestrującej, bowiem zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, będą Państwo obowiązani wystawić fakturę dokumentującą ww. sprzedaż na rzecz Klientów będących podatnikami prowadzącymi działalność gospodarczą.

Zatem, w zakresie pytania nr 1 uznałem Państwa stanowisko za prawidłowe.

Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy od 1 kwietnia 2027 r. będą Państwo zwolnieni z obowiązku ewidencjonowania obrotu na kasie rejestrującej w maszynach z Grupy 2, jeżeli towar kupuje Państwa własny pracownik, a sprzedaż ta jest ewidencjonowana telemetrycznie i będzie dokumentowana okresowymi (miesięcznymi) fakturami imiennymi wystawianymi na rzecz tych pracowników.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że posiadają Państwo również automaty dedykowane wyłącznie dla Państwa własnych pracowników. Maszyny znajdują się na terenie Państwa firmy i służą wyłącznie Państwa własnym pracownikom. Państwa pracownicy kupują produkty przy użyciu identyfikatorów, tzn. przypisanych do konkretnych osób urządzeń identyfikacyjnych A(np. karta pracownicza/brelok/naklejka A). Każda transakcja jest przypisana do konkretnego pracownika, a po miesiącu rozliczeniowym firma wystawia pracownikowi fakturę VAT na kwotę pobranych produktów. Sprzedaż odbywa się w następujący sposób:

-     Państwa Pracownik wybiera na panelu urządzenia odpowiedni produkt (np. kawę czarną);

-     Aby pobrać wybrany produkt pracownik musi przyłożyć do terminala nośnik A (karta zbliżeniowa/brelok/naklejka);

-     Urządzenie identyfikuje kupującego. Maszyna wydaje produkt pracownikowi i zapisuje szczegóły transakcji w systemie telemetrycznym;

-     Po zakończeniu okresu rozliczeniowego pobierają Państwo z rejestru transakcji (systemu telemetrycznego) zbiorczą listę transakcji i na jej podstawie wystawiają Państwo faktury VAT swoim pracownikom.

Do faktury załączona będzie specyfikacja przygotowana na podstawie rejestru telemetrycznego, która będzie zawierała m.in. listę transakcji wykonanych w danym okresie rozliczeniowym nośnikiem A przez danego pracownika, kwotę transakcji, oznaczenie produktu, czas transakcji, stawkę VAT. Dane z systemu telemetrii pozwalają na zidentyfikowanie konkretnego nabywcy.

Jak już wcześniej wskazano, w poz. 39 załącznika do rozporządzenia jako czynności zwolnione z ewidencjonowania na kasie rejestrującej zostały wymienione realizowane przez podatnika świadczenie usług i dostawa towarów na rzecz jego pracowników.

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Tym samym, należy rozstrzygnąć, czy dostawa opisanych towarów i usług na rzecz pracowników może korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie rejestrującej.

Natomiast, zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy:

Przepis ten wprowadza zasadę, że w przypadku gdy podmiot „pośredniczy” pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługę, a jej odbiorcą, przyjmuje się, że podmiot ten działa tak jakby sam wcześniej nabył taką usługę, a następnie ją wyświadczył, co sprawia, że opodatkowaniu podlegają wszystkie etapy w świadczeniu usług, łącznie z tym, w którym nie wykonuje się czynności faktycznych.

Odnosząc się do ewidencjonowania na kasie fiskalnej sprzedaży na rzecz Państwa pracowników (osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) towarów za pomocą automatów, należy zauważyć, że są to towary wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w) oraz usługi – wymienione w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. o) rozporządzenia.

Na podstawie wcześniej już przywołanego przepisu § 8 ust. 4 pkt 1 i 2 rozporządzenia:

Jednocześnie, stosownie do ww. § 4 ust. 3 pkt 1 lit. a i lit. d rozporządzenia:

Zatem, z ww. przepisów wynika, że żadne wyłączenie na podstawie powyższych przepisów nie będzie miało w opisanej sytuacji zastosowania, bowiem opisana we wniosku przez Państwa sprzedaż towarów na maszynach z Grupy 2 nie jest objęta wyłączeniem z § 4 ust. 3 pkt 1 lit. a) oraz lit. d) rozporządzenia.

Tym samym, w przedmiotowej sytuacji wystąpi obowiązek ewidencjonowania dostawy towarów na rzecz pracowników wynikający z § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w) rozporządzenia.

W odniesieniu do sprzedaży dokonywanej za pomocą automatów na rzecz Państwa pracowników nie znajduje również zastosowania wyłączenie w obowiązku ewidencjonowania sprzedaży określone w § 4 ust. 3 pkt 2 lit. a) i lit. f) rozporządzenia, zgodnie z którym:

Z wniosku nie wynika bowiem, że działacie Państwo jako podatnik, o którym mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, który nabywa i odsprzedaje usługi swoim pracownikom (czyli podatnik, który działa w imieniu własnym, lecz na rachunek innego podmiotu, tj. pracowników). Ponadto, sprzedaż dokonywana przy użyciu automatów vendingowych nie dotyczy usług w zakresie transportu zbiorowego, ani usług parkingu samochodów i innych pojazdów czy usług finansowych.

Zatem, odnosząc się do sprzedaży, którą dokonują Państwo za pomocą automatów z Grupy 2 na rzecz swoich pracowników, począwszy od 1 kwietnia 2027 r. nie będą Państwo mogli korzystać z żadnego zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznałem za nieprawidłowe.

Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy w przypadku automatów z Grupy 3 (sprzedaż mieszana), będą Państwo mieli obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej wszystkich transakcji realizowanych przez dany automat, czy też obowiązek ten będzie dotyczył wyłącznie transakcji konsumenckich (sprzedaży detalicznej na rzecz osób fizycznych), natomiast transakcje B2B (rozliczane fakturą zbiorczą dla firmy) powinny pozostać wyłączone z ewidencji na kasie fiskalnej.

Z przedstawionego przez Państwa tła sprawy wynika, że mają Państwo również automaty realizujące sprzedaż mieszaną (B2B oraz dla konsumentów zewnętrznych). Maszyny są ogólnodostępne i zainstalowane w miejscach publicznych lub na terenie Klientów, ale z otwartym dostępem dla osób trzecich (konsumentów). Urządzenia skonfigurowane są w sposób umożliwiający zakup produktów poprzez zakup konsumencki (płatność bilonem kartą płatniczą), a dla wybranych pracowników lub produktów także zakup fakturowany (transakcje B2B, zakup finansowany przez pracodawcę):

·      transakcje konsumenckie: każda osoba mająca dostęp do automatu może zakupić produkt poprzez płatność gotówką lub kartą bezpośrednio w automacie – zakup osoby fizycznej; Schemat sprzedaży: klient (konsument, osoba fizyczna) pobiera produkt z automatu płacąc za niego bilonem lub kartą płatniczą (urządzenie wyposażone jest w system płatności)

·      transakcje B2B: pracownicy kontrahenta (Klienta) pobierają produkty po autoryzacji nośnikiem A, specjalnym żetonem lub bez autoryzacji, ale tylko dla ograniczonej grupy produktów, a rozliczenie następuje poprzez miesięczną fakturę zbiorczą dla pracodawcy. W tym wariancie kontrahent finansuje częściowo zakup swoich pracowników/gości swojego zakładu. Pobranie produktu w tym wariancie może być ograniczone poprzez konieczność autoryzowania nośnikiem A lub tylko część produktów (wskazanych w umowie B2B) wydawanych jest bezkosztowo. Możliwe sposoby pobrania produktu w tym wariancie:

-     Pobranie produktu bez autoryzacji (analogicznie do Grupy 1 podpunkt a);

-     Zakup poprzez autoryzację nośnikiem A (analogicznie do Grupy 1 podpunkt b);

-     Pobranie produktu bez autoryzacji imiennej, ale zakup wymaga użycia specjalnego żetonu. Podmiot finansujący zakup, tj. Klient przekazuje wybranej osobie specjalny żeton lub kod, który umożliwia pobranie jednego produktu z automatu bez konieczności płatności bilonem lub kartą płatniczą. Taki zakup rejestrowany jest w systemie telemetrycznym, a Państwo po zakończonym okresie rozliczeniowym wystawiają zbiorczą fakturę VAT, na zasadach analogicznych do wariantu opisanego w Grupie 1 podpunkt a. W tym wariancie w systemie telemetrycznym nie ma informacji o osobie pobierającej produkt, ale Klient we własnym zakresie może prowadzić rejestr wydanych żetonów.

W każdym z powyższych wariantów transakcji B2B po zakończonym okresie rozliczeniowym, wystawiają Państwo zbiorczą fakturę VAT a nabywcą jest podmiot gospodarczy, z którym mają Państwo podpisaną umowę współpracy. Do faktury VAT załączana jest specyfikacja wraz z listą ujętych na fakturze transakcji (analogicznie do opisu fakturowania dla Grupy 1).

W tym miejscu należy ponownie wskazać, że jak wynika z przepisu § 8 ust. 4 pkt 1 i 2 rozporządzenia:

Jak już też wspomniano, obowiązek ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży jedynie na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Podatnik nie ma takiego obowiązku dokonując sprzedaży dla podatników prowadzących działalność gospodarczą.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, stwierdzam, że w związku ze sprzedażą za pomocą automatów towarów i usług dla Grupy 3, gdzie odbiorcami m.in. są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolnicy ryczałtowi – zastosowanie znajdzie przepis § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w) oraz pkt 2 lit. o) rozporządzenia. Jednakże ze względu na treść § 8 ust. 4 rozporządzenia i niewystąpienia przesłanek przewidzianych w § 8 ust. 5 rozporządzenia, będą mogli Państwo korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących do 31 marca 2027 r. Będą Państwo zobowiązani ewidencjonować przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (w tym również Państwa pracowników) od 1 kwietnia 2027 r. Obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej nie będzie dotyczył sprzedaży B2B – rozliczanych fakturą zbiorczą dla firm.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego).

Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku.

W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Ponadto należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zwrócić należy uwagę, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – w wydanej interpretacji rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności:

·      poprawności ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego dla rozliczeń z Klientami przy sprzedaży w modelu z Grupy 1.

·      We wniosku wskazali też Państwo, że: „Nowoczesne kasy fiskalne montowane w automatach posiadają techniczną możliwość rozróżniania typów transakcji na podstawie sygnałów z systemu telemetrii. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że prawidłowym rozwiązaniem jest zaprogramowanie automatu w taki sposób, aby kasa rejestrująca fiskalizowała wyłącznie transakcje opłacane bezpośrednio przez konsumentów, natomiast transakcje B2B (identyfikowane kartą pracowniczą) były rejestrowane wyłącznie przez system telemetryczny i pomijały moduł fiskalny kasy, trafiając bezpośrednio do okresowego rozliczenia fakturowego”. W związku z tym, że we wniosku nie sformułowali Państwo w tym zakresie pytania, sposób zaprogramowania automatów nie stanowił przedmiotu interpretacji indywidualnej.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.