0112-KDIL3.4012.527.2026.3.MS

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 lipca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku od towarów i usług, który dotyczy ustalenia, czy opisane we wniosku samochody będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy oraz prawa do odliczenia 100% podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z nabyciem, leasingiem i eksploatacją tych samochodów.

Uzupełnili go Państwo pismem z 24 sierpnia 2026 r. (wpływ 24 sierpnia 2026 r.) oraz pismem z 19 października 2026 r. (wpływ 19 października 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Działalność gospodarcza Wnioskodawcy – opis

Wnioskodawca jest Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług projektowych obejmujących (...). Spółka specjalizuje się w opracowywaniu niestandardowych projektów technicznych. Wykonuje również inwestycje „pod klucz” dotyczące sieci i urządzeń z zakresu (...). Ponadto, Spółka prowadzi sprzedaż hurtową urządzeń renomowanych producentów stosowanych w (...). Podstawowym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest działalność w zakresie inżynierii i związane z nią doradztwo techniczne, oznaczona kodem PKD (...).

Charakter prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności wymaga zapewnienia pracownikom oraz osobom działającym na rzecz Spółki możliwości sprawnego przemieszczania się pomiędzy siedzibą Spółki, miejscami prowadzenia inwestycji, obiektami klientów, lokalizacjami budów, punktami odbiorów technicznych, miejscami montażu urządzeń oraz spotkaniami projektowymi i technicznymi.

Wnioskodawca zamierza rozszerzyć zakres prowadzonej działalności gospodarczej m.in. również o odpłatny wynajem i dzierżawę samochodów osobowych, oznaczony kodem PKD 77.11.Z.

Spółka będzie wykorzystywać samochody osobowe w dwóch obszarach działalności gospodarczej:

 1)    w opisanej powyżej działalności obejmującej w szczególności świadczenie usług projektowych, inżynieryjnych, wykonawczych, handlowych i technicznych w zakresie (...);

 2)    w odpłatnej działalności polegającej na komercyjnym najmie samochodów (również swoim pracownikom) poza okresami ich wykorzystywania w działalności wskazanej w pkt 1) powyżej.

Ad 1)

Pojazdy będą przypisane do działów odpowiedzialnych za realizację określonych projektów, inwestycji lub zadań w Spółce.

W dni robocze, w czasie przeznaczonym na realizację zadań służbowych, pojazdy będą wykorzystywane przez pracowników danego działu wyłącznie do wykonywania obowiązków pracowniczych związanych z działalnością gospodarczą Spółki, o której mowa w pkt 1) powyżej. W szczególności pojazdy będą wykorzystywane w celu dojazdu do miejsc realizacji inwestycji, obiektów klientów, miejsc montażu urządzeń, miejsc dokonywania odbiorów technicznych, spotkań projektowych.

Z danego pojazdu, zależnie od bieżących potrzeb danego działu oraz charakteru realizowanych zadań, będą mogli korzystać różni pracownicy tego działu. Pojazd nie będzie zatem przypisany wyłącznie do jednej osoby ani oddany jej do swobodnej dyspozycji. Korzystanie z pojazdu będzie możliwe wyłącznie na zasadach określonych przez Spółkę, zgodnie z regulaminem użytkowania pojazdów oraz przyjętymi mechanizmami ewidencji i kontroli.

Ad 2)

Poza okresami wykorzystywania pojazdów w działalności gospodarczej Spółki, o której mowa w pkt 1) powyżej, Wnioskodawca będzie odpłatnie udostępniał wybrane samochody na podstawie odrębnych umów najmu. Najem pojazdów będzie stanowił usługę świadczoną przez Spółkę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, o której mowa w pkt 2) powyżej.

Najemcami pojazdów będą zarówno osoby trzecie (w szczególności osoby fizyczne niebędące pracownikami ani współpracownikami Wnioskodawcy), jak również pracownicy Spółki, w tym osoby kierujące poszczególnymi działami. Samochody nie będą udostępniane pracownikom jako element ich wynagrodzenia, świadczenie pracownicze ani w formie nieodpłatnego przysporzenia związanego z zatrudnieniem. Fakt zatrudnienia w Spółce nie będzie wpływał na warunki najmu ani wysokość czynszu.

Samo to, że pojazd może zostać wynajęty pracownikowi kierującemu danym działem, nie oznacza, że pozostaje on do jego stałej dyspozycji. Samochody będą wykorzystywane w działalności operacyjnej Spółki zgodnie z bieżącymi potrzebami, przez pracowników. Poza tym okresem wybrane pojazdy będą mogły być odpłatnie wynajmowane, także osobom trzecim jak i pracownikom, na podstawie odrębnych umów najmu.

Wnioskodawca nie będzie udostępniał pracownikom samochodów do nieodpłatnego korzystania na cele prywatne. Korzystanie z pojazdów będzie dopuszczalne wyłącznie w ramach działalności gospodarczej Spółki.

Gospodarcze uzasadnienie odpłatnego najmu pojazdów

Odpłatny najem pojazdów w okresach, w których nie są one potrzebne do realizacji zadań w ramach pkt 1) działalności Spółki, będzie służył efektywnemu wykorzystaniu Jej majątku. Pozwoli ograniczyć okresy, w których samochody pozostawałyby niewykorzystywane, a jednocześnie umożliwi uzyskiwanie dodatkowych przychodów oraz pokrywanie części kosztów związanych z finansowaniem, ubezpieczeniem, utrzymaniem i eksploatacją pojazdów.

Najem będzie prowadzony w sposób zorganizowany, odpłatny i ukierunkowany na osiąganie przychodów. Samochody do najmu będą oferowane wszystkim zainteresowanym osobom/podmiotom na zasadach rynkowych.

W konsekwencji, zarówno wykorzystywanie samochodów w działalności operacyjnej Spółki opisanej w pkt 1), jak i ich odpłatne oddawanie w najem, będzie stanowiło wykorzystanie pojazdów w działalności gospodarczej Wnioskodawcy.

Zasady najmu pojazdów

Umowy najmu będą zawierane według zasad przyjętych przez Spółkę dla prowadzonej działalności w zakresie odpłatnego najmu pojazdów. Udostępnienie pojazdu będzie odpłatne, ewidencjonowane i dokumentowane fakturą VAT.

Wynagrodzenie za najem pojazdów będzie ustalane na warunkach rynkowych. Przy określaniu wysokości czynszu, Spółka będzie uwzględniała rodzaj pojazdu, okres najmu, zakres korzystania z pojazdu oraz koszty związane z udostępnieniem i utrzymaniem samochodu, w szczególności koszty finansowania pojazdu, leasingu, ubezpieczenia, serwisu, przeglądów, napraw oraz eksploatacji.

Sposób rozliczenia kosztów paliwa oraz innych kosztów zależnych od zakresu korzystania z pojazdu będzie wynikał z warunków konkretnej umowy najmu oraz przyjętego modelu rozliczeniowego. W okresie najmu koszty paliwa będzie ponosił najemca we własnym imieniu i na własny rachunek. W zależności od rodzaju i okresu najmu koszty te mogą być uwzględnione w wysokości czynszu, rozliczane według faktycznego zużycia, doliczane odrębnie do należności z tytułu najmu albo strony umowy ustalą, że pojazd będzie wydawany i zwracany z ustalonym poziomem paliwa.

Sposób ustalenia czynszu będzie zależał od warunków konkretnej umowy, w szczególności od czasu trwania najmu, sposobu korzystania z pojazdu oraz przyjętego modelu rozliczeń. Czynsz zostanie ustalany w formie ryczałtu za ustalony okres korzystania z pojazdu po cenach rynkowych.

Zasady używania pojazdów

W celu zapewnienia, że samochody będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej Wnioskodawcy, a nie do nieodpłatnego korzystania przez pracowników na cele niezwiązane z tą działalnością, Spółka wdroży zasady korzystania z pojazdów:

·     Spółka będzie prowadziła ewidencję przebiegu pojazdu spełniającą wymogi określone w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT;

·     Spółka wprowadzi regulamin floty, który będzie zakazywał korzystania z samochodów poza działalnością gospodarczą Spółki. Zgodnie z regulaminem każdy przypadek korzystania z pojazdu będzie musiał być związany albo z działalnością, o której mowa w pkt 1) powyżej, albo z odpłatnym najmem, o którym mowa w pkt 2) powyżej. Regulamin będzie określał zasady korzystania z samochodów, sposób dokumentowania przejazdów, tryb wydawania i zwrotu kluczyków oraz dokumentów pojazdu, zasady parkowania (w tym gdzie samochody będą parkowane poza czasem używania), gdzie i kiedy rozpoczyna się oraz kończy najem, kto przechowuje kluczyki, jak będzie ustalany moment przejścia z używania służbowego na najem i odwrotnie, a także odpowiedzialność za naruszenie przyjętych reguł. Jednocześnie będzie wyraźnie wykluczał nieodpłatne, nieewidencjonowane lub nieuzgodnione korzystanie z pojazdów. Użycie samochodu poza bieżącymi zadaniami służbowymi pracowników będzie możliwe wyłącznie na podstawie odpłatnej umowy najmu zawartej ze Spółką. Regulamin będzie przewidywał, odpowiedzialność za naruszenie zasad korzystania z samochodów, bez prawidłowego oznaczenia przejazdu albo niezgodnie z ewidencją;

·     Każdy przypadek korzystania z samochodu poza czasem przeznaczenia pojazdu do realizacji zadań służbowych w ramach działalności wskazanej w pkt 1) będzie uregulowany odrębną umową najmu.

Dodatkowe informacje

·     Samochody, których dotyczy wniosek, będą standardowymi samochodami osobowymi. Nie będą to pojazdy, o których mowa w art. 86a ust. 9 w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT. W szczególności nie będą to pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowane jako wielozadaniowy, van albo pojazdy z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków. Pojazdy nie będą również pojazdami specjalnymi, takimi jak agregat elektryczny lub spawalniczy, pojazd do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych albo żuraw samochodowy. Pojazdy nie będą posiadały zaświadczeń wydanych przez okręgowe stacje kontroli pojazdów dla pojazdów, o których mowa w art. 86a ust. 9 ustawy o VAT;

·     Wnioskodawca złoży dla każdego pojazdu informację VAT-26 do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując, że pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Zgłoszenie zostanie dokonane w terminie przewidzianym w ustawie o VAT;

·     Wnioskodawca rozszerzy zakres prowadzonej działalności gospodarczej o działalność polegającą na wynajmie i dzierżawie samochodów osobowych;

·     Samochody będą objęte ochroną ubezpieczeniową uwzględniającą deklarowany przez Spółkę sposób ich wykorzystywania, w tym ich używanie w działalności operacyjnej Spółki opisanej w pkt 1) oraz w działalności Spółki opisanej w pkt 2), tj. odpłatne udostępnianie na podstawie umów najmu;

·     Spółka wykorzystuje również samochody użytkowane na podstawie leasingu. Leasingodawca dopuszcza możliwość podnajmu tych samochodów.

W uzupełnieniu do wniosku udzielając odpowiedzi na pytania wskazali Państwo:

 1)    Czy samochody objęte wnioskiem są/będą pojazdami samochodowymi, o których mowa w art. 2 pkt 34 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą?

Państwa odpowiedź: Tak. Wszystkie samochody objęte wnioskiem będą samochodami osobowymi stanowiącymi pojazdy samochodowe w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

 2)    Czy samochody, których dotyczy Państwa wniosek, będą wykorzystywane przez Państwa pracowników wyłącznie do celów opodatkowanej działalność gospodarczej niekorzystającej ze zwolnienia od podatku VAT?

Państwa odpowiedź: Tak, samochody objęte wnioskiem będą wykorzystywane przez pracowników wyłącznie do celów opodatkowanej działalności gospodarczej Spółki, która nie korzysta ze zwolnienia z VAT. W okresach wykonywania zadań służbowych samochody będą wykorzystywane przez pracowników wyłącznie do wykonywania konkretnych obowiązków związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą Spółki.

Poza tymi okresami korzystanie z samochodu będzie możliwe wyłącznie na podstawie odrębnej, odpłatnej umowy najmu, w ramach odpłatnej usługi świadczonej przez Spółkę.

W ocenie Wnioskodawcy, oba wskazane sposoby korzystania z samochodów stanowią wykorzystanie ich do działalności gospodarczej Spółki.

W tym modelu użytkowania samochodów występują dwa obszary:

·     Działalność polegająca na świadczeniu usług projektowych, inżynieryjnych, wykonawczych, handlowych i technicznych w zakresie (...): Pracownicy używają samochodów do wyjazdów służbowych na terenie całego kraju. Pojazdy będą wykorzystywane przez pracowników danego działu wyłącznie do wykonywania obowiązków pracowniczych związanych z działalnością gospodarczą Spółki, o której mowa powyżej. W szczególności pojazdy będą wykorzystywane w celu dojazdu do miejsc realizacji inwestycji, obiektów klientów, miejsc montażu urządzeń, miejsc dokonywania odbiorów technicznych, spotkań projektowych., co stanowi główną opodatkowaną działalność Spółki;

·     Odpłatny najem: Każde wykorzystanie samochodu przez pracownika do jego celów (niezwiązanych z jego obowiązkami służbowymi) będzie możliwe wyłącznie na podstawie odpłatnej Umowy najmu. Z tego tytułu Spółka wystawiać będzie co miesiąc faktury VAT ze stawką 23%. Taki odpłatny wynajem będzie traktowany jako odrębna, opodatkowana działalność gospodarcza Spółki.

 3)    Jakie wydatki eksploatacyjne dotyczące przedmiotowych samochodów, objęte są zakresem złożonego wniosku, z tytułu których będą Państwo dokonywać odliczenia podatku VAT (należy podać katalog zamknięty tych wydatków)?

Państwa odpowiedź: Zamknięty katalog wydatków eksploatacyjnych objętych wnioskiem obejmuje:

·     wydatki na nabycia tych pojazdów oraz nabycia ich części składowych;

·     wydatki związane z używaniem tych pojazdów na podstawie umowy leasingu (operacyjnego) lub innych umów o podobnym charakterze; raty leasingowe oraz inne opłaty wynikające z umów leasingu;

·     wydatki związane z nabyciem paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu wykorzystywanych do napędu tych pojazdów;

·     wydatki związane z usługami naprawy lub konserwacji tych pojazdów; wydatki na serwis samochodów; wydatki na naprawy samochodów; wydatki na przeglądy techniczne i okresowe; wydatki na zakup części zamiennych; wydatki na mycie i czyszczenie samochodów;

·     wydatki na ubezpieczenie pojazdów (w zakresie, w jakim w związku z poniesieniem tych wydatków wystąpi podatek naliczony podlegający odliczeniu).

 4)    Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo regulamin użytkowania samochodów, z którego wynika, że wykluczone będzie użycie tego samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, zatem, proszę opisać szczegółowo wprowadzone zasady użytkowania tych pojazdów (np. miejsce parkowania samochodów po godzinach pracy lub po wykonaniu zadań związanych z działalnością, wydawanie kluczyków do pojazdów itp.).

Państwa odpowiedź: Wnioskodawca wprowadzi dopiero regulamin użytkowania samochodów, który będzie określał zasady korzystania z pojazdów, dokumentowania przejazdów, wydawania i zwrotu samochodów, przechowywania dokumentów i kluczyków, parkowania oraz kontroli sposobu używania pojazdów, które będą wynajmowane. Regulamin zostanie wprowadzony przed rozpoczęciem odpłatnego najmu pojazdów, ponieważ na dzień udzielania niniejszej odpowiedzi Wnioskodawca nie prowadzi jeszcze najmu tych pojazdów, tym samym, regulamin nie jest jeszcze wprowadzony.

Zgodnie z regulaminem użytkowania samochodów, który zostanie przygotowany i wprowadzony przed rozpoczęciem opisanego modelu korzystania z pojazdów, obowiązywać będą następujące zasady:

1.  Regulamin użytkowania samochodów będzie zawierał jednoznaczną zasadę, zgodnie z którą samochody mogą być wykorzystywane wyłącznie w związku z działalnością gospodarczą Spółki, tj. do realizacji konkretnych zadań służbowych albo w ramach odpłatnej usługi najmu.

2.  Spółka ma obowiązek sporządzać pełną, zgodną z wymogami art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, ewidencję przebiegu pojazdów.

3.  Jakiekolwiek prywatne użycie pojazdu jest wykluczone poza sytuacją, gdy pracownik zawrze ze Spółką odrębną, odpłatną Umowę najmu. Za ten przejazd Spółka wystawia fakturę VAT ze stawką 23%.

4.  Każdy przejazd służbowy pracownika będzie musiał być związany z konkretnym zadaniem wykonywanym na rzecz Spółki i zostanie odnotowany w ewidencji przebiegu pojazdu.

5.  Skorzystanie z samochodu poza wykonywaniem obowiązków służbowych będzie możliwe wyłącznie po zawarciu ze Spółką odpłatnej umowy najmu.

6.  Okres korzystania służbowego oraz okres odpłatnego najmu będą rozdzielone i każdorazowo możliwe do ustalenia na podstawie ewidencji przebiegu, dokumentacji służbowej, umowy najmu oraz dokumentów dotyczących wydania i zwrotu pojazdu.

7.  Rozpoczęcie i zakończenie okresu najmu będzie dokumentowane ze wskazaniem co najmniej:

·      daty i godziny wydania pojazdu;

·   daty i godziny zwrotu pojazdu;

·   stanu licznika przy wydaniu i zwrocie;

·   osoby korzystającej z pojazdu;

·   oznaczenia umowy najmu.

8.  Kluczyki i dokumenty samochodów będą przechowywane w miejscu wskazanym przez Spółkę.

9.  Kluczyki będą wydawane i przyjmowane przez osobę upoważnioną przez Spółkę, po ustaleniu podstawy korzystania z samochodu, tj. zadania służbowego albo obowiązującej umowy najmu.

10.  Po zakończeniu zadania służbowego albo okresu najmu samochody będą parkowane wyłącznie w miejscu lub miejscach wyznaczonych przez Spółkę i określonych w regulaminie korzystania z samochodów. Pracownik nie będzie uprawniony do pozostawienia pojazdu w innym miejscu bez uprzedniej zgody Spółki.

11.  Niedopuszczalne będzie używanie samochodów: bez związku z konkretnym zadaniem służbowym; poza okresem obowiązywania odpłatnej umowy najmu; bez dokonania wymaganych wpisów w ewidencji; przez osoby nieuprawnione.

12.  Kontrola sposobu używania samochodów będzie oparta na weryfikacji dokumentów dotyczących pojazdu, zadań służbowych oraz odpłatnego najmu.

13.  Nadzór będzie realizowany za pomocą środków organizacyjnych i dokumentacyjnych, obejmujących:

·      obowiązek wcześniejszego ustalenia osoby korzystającej z samochodu oraz podstawy jego użycia;

·   obowiązek wskazania konkretnego zadania służbowego, projektu lub inwestycji, z którym związany jest przejazd;

·   prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu obejmującej cały przebieg samochodu;

·   dokumentowanie daty, celu, trasy i liczby przejechanych kilometrów;

·   ewidencjonowanie stanu licznika;

·   dokumentowanie wydania i zwrotu pojazdu oraz kluczyków;

·   porównywanie wpisów w ewidencji z dokumentacją projektową, harmonogramami prac, miejscami realizacji inwestycji, spotkaniami i odbiorami technicznymi;

·   porównywanie ewidencji z umowami najmu oraz okresami ich obowiązywania;

·   okresową kontrolę przeprowadzaną przez osobę wyznaczoną przez Spółkę;

·   wyjaśnianie i dokumentowanie stwierdzonych rozbieżności.

Kontrola będzie służyła ustaleniu: kto korzystał z samochodu, w jakim okresie, na jakiej podstawie, na jakiej trasie, w związku z jakim zadaniem służbowym albo umową najmu oraz jaki był stan licznika przed rozpoczęciem i po zakończeniu korzystania.

Powyższe zasady mają wykluczyć swobodne albo niekontrolowane dysponowanie samochodami przez pracowników i umożliwić ustalenie, kto, kiedy, na jakiej podstawie oraz w jakim celu korzystał z danego pojazdu.

 5)    W jaki sposób będą Państwo kontrolowali, czy przedmiotowe samochody będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej?

Państwa odpowiedź:

-     Kontrola sposobu używania samochodów będzie oparta na weryfikacji dokumentów dotyczących pojazdu, wykonywanych zadań służbowych oraz odpłatnego najmu;

-     W strukturze Spółki zostaną wskazane konkretne osoby odpowiedzialne za nadzór nad przestrzeganiem regulaminów wewnętrznych dot. Pojazdów;

-     W okresach, gdy samochód jest odpłatnie wynajmowany, Spółka prowadzi ewidencję udostępnienia pojazdu najemcy w trybie art. 86a ust. 8 ustawy o VAT;

-     Spółka wprowadzi wewnętrzny regulamin z zapisem, że samochody służbowe mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą Spółki;

-     Jakikolwiek przejazd niezwiązany z wykonywaniem obowiązków służbowych, wymaga zawarcia pisemnej, odpłatnej umowy najmu i jest każdorazowo fakturowany przez Spółkę stawką 23% VAT, co stanowi odrębną działalność gospodarczą;

-     Osoba wyznaczona przez Wnioskodawcę będzie przeprowadzać okresową kontrolę sposobu użytkowania pojazdów, obejmującą:

·      weryfikację wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu;

·   weryfikację stanów licznika samochodu;

·   weryfikację dokumentów wydania i zwrotu samochodu oraz kluczyków;

·   porównywanie wpisów w ewidencji z dokumentacją projektową;

·   porównywanie wpisów z harmonogramami prac;

·   porównywanie wpisów z miejscami realizacji inwestycji;

·   porównywanie wpisów z dokumentacją spotkań i odbiorów technicznych;

·   porównywanie ewidencji z umowami najmu oraz okresami ich obowiązywania;

·   ustalanie, czy każdy przejazd można przyporządkować do konkretnego zadania służbowego albo obowiązującej umowy najmu;

·   wyjaśnianie i dokumentowanie stwierdzonych rozbieżności.

Kontrola będzie służyła ustaleniu:

·      kto korzystał z samochodu;

·   w jakim okresie samochód był używany;

·   na jakiej podstawie samochód był używany;

·   na jakiej trasie samochód był używany;

·   z jakim zadaniem służbowym, projektem, inwestycją albo umową najmu wiązało się użycie pojazdu;

·   jaki był stan licznika przed rozpoczęciem i po zakończeniu korzystania z samochodu.

 6)    Czy istnieje nadzór nad używaniem przedmiotowych samochodów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych (np. GPS) i w czym się to przejawia?

Państwa odpowiedź: Samochody nie będą wyposażone w system GPS. Nadzór będzie realizowany przy zastosowaniu środków organizacyjnych, ewidencyjnych i dokumentacyjnych, obejmujących:

·      wcześniejsze ustalenie osoby korzystającej z samochodu;

·   ustalenie podstawy korzystania z samochodu;

·   obowiązek wskazania konkretnego zadania służbowego, projektu albo inwestycji, z którymi związany jest przejazd;

·   prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu obejmującej cały przebieg samochodu;

·   dokumentowanie daty, celu, trasy i liczby przejechanych kilometrów;

·   ewidencjonowanie stanu licznika;

·   dokumentowanie wydania i zwrotu pojazdu oraz kluczyków;

·   porównywanie wpisów w ewidencji z dokumentacją projektową, harmonogramami prac, miejscami realizacji inwestycji, spotkaniami i odbiorami technicznymi;

·   porównywanie ewidencji z umowami najmu oraz okresami ich obowiązywania;

·   okresową kontrolę przeprowadzaną przez osobę wyznaczoną przez Wnioskodawcę;

·   wyjaśnianie i dokumentowanie stwierdzonych rozbieżności.

Przyjęty sposób nadzoru będzie pozwalał na ustalenie osoby korzystającej z pojazdu, okresu i podstawy korzystania, celu oraz trasy przejazdu, a także liczby przejechanych kilometrów. Brak wyposażenia pojazdów w GPS nie oznacza zatem braku nadzoru nad ich używaniem. Nadzór będzie sprawowany przy wykorzystaniu opisanych wyżej, wzajemnie uzupełniających się środków organizacyjnych, ewidencyjnych i dokumentacyjnych.

 7)    Czy dołożą Państwo należytej staranności, aby wykluczyć możliwość użycia przedmiotowych pojazdów do celów prywatnych pracowników? Należy wskazać jakie czynności zostały podjęte, w czym ta staranność się przejawia?

Państwa odpowiedź: Tak. Spółka dołoży należytej staranności, aby wykluczyć nieodpłatne, nieewidencjonowane albo nieuzgodnione korzystanie z pojazdów przez pracowników poza wykonywaniem obowiązków służbowych i poza okresem odpłatnego najmu.

Należyta staranność Wnioskodawcy będzie przejawiała się w:

1.  Wprowadzeniu pisemnego regulaminu określającego zasady korzystania z samochodów oraz wykluczającego używanie ich poza wykonywaniem zadań służbowych albo okresem odpłatnego najmu;

2.  Ustanowieniu zakazu korzystania z samochodu poza wykonywaniem konkretnego zadania służbowego albo okresem obowiązywania odpłatnej umowy najmu;

3.  Obowiązku wcześniejszego ustalenia osoby korzystającej z samochodu oraz podstawy jego użycia;

4.  Obowiązku wskazania zadania służbowego, projektu albo inwestycji, z którymi związany jest przejazd;

5.  Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu użytkowania samochodów sprawować będą wyznaczone w Spółce osoby;

6.  Obowiązku udokumentowania podstawy korzystania z samochodu. Pracownicy użytkujący samochody mają obowiązek rejestrowania swojej pracy oraz tras;

7.  Prowadzeniu dla każdego samochodu ewidencji przebiegu obejmującej cały przebieg pojazdu;

8.  Dokumentowaniu daty, celu, trasy i liczby przejechanych kilometrów;

9.  Odnotowywaniu stanów licznika przy wydaniu i zwrocie samochodu;

10.  Przechowywaniu kluczyków i dokumentów samochodów w miejscu wskazanym przez Wnioskodawcę;

11.  Wydawaniu i przyjmowaniu kluczyków przez osobę upoważnioną przez Wnioskodawcę;

12.  Dokumentowaniu wydania i zwrotu samochodu oraz kluczyków;

13.  Rozdzieleniu okresów korzystania służbowego od okresów odpłatnego najmu;

14.  Zawieraniu odrębnych umów najmu;

15.  Dokumentowaniu rozpoczęcia i zakończenia okresu najmu;

16.  Weryfikacji ewidencji z dokumentacją projektową, harmonogramami prac, miejscami realizacji inwestycji, spotkaniami i odbiorami technicznymi;

17.  Porównywaniu ewidencji z umowami najmu oraz okresami ich obowiązywania;

18.  Przeprowadzaniu okresowych kontroli przez osobę wyznaczoną przez Wnioskodawcę;

19.  Wyjaśnianiu i dokumentowaniu stwierdzonych rozbieżności;

20.  Niedopuszczaniu do używania pojazdów bez dokonania wymaganych wpisów w ewidencji albo przez osoby nieuprawnione;

21.  Dla każdego pojazdu prowadzona będzie precyzyjna i szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu. A w okresach, gdy pojazd jest odpłatnie wynajmowany, Spółka prowadzić będzie ewidencję udostępnienia pojazdu najemcy;

22.  W okresie najmu pracownik nie będzie korzystał z pojazdu w ramach stosunku pracy ani jako beneficjent świadczenia pracowniczego. Będzie występował jako strona odrębnej umowy cywilnoprawnej i nabywca odpłatnej usługi świadczonej przez Wnioskodawcę.

 8)    Czy – w przypadku oddania samochodów najemcy do użytkowania w związku zawartą umową najmu, będą Państwo dokonywać stosownych wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 86a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług?

Państwa odpowiedź: Tak. W przypadku oddania samochodu najemcy do używania na podstawie zawartej umowy najmu, Wnioskodawca będzie dokonywał w ewidencji przebiegu pojazdu wpisów zgodnych z wymaganiami art. 86a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług.

Dodatkowo, w piśmie z 19 października 2026 r. doprecyzowali Państwo opis sprawy wyjaśniając:

W związku ze wskazaniem w uzupełnieniu do wniosku w odpowiedzi na pytanie nr 4 o treści:

że:

proszę, żeby jednoznacznie uzupełnili Państwo opis sprawy odpowiadając na poniższe pytania:

 1)    Co oznacza w Państwa odpowiedziach określenie „w miejscach wyznaczonych” i „miejscach wyznaczonych przez Spółkę i określonych w regulaminie korzystania”?

Państwa odpowiedź: Przez określenia „miejsca wyznaczone” oraz „miejsca wyznaczone przez Spółkę i określone w regulaminie korzystania” należy rozumieć miejsca parkowania wskazane przez Spółkę lub ustalone zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie użytkowania samochodów.

Podstawowym miejscem parkowania samochodów, wykorzystywanych do wykonywania obowiązków służbowych, będzie parking przedsiębiorstwa.

W przypadku wykonywania zadań służbowych poza siedzibą Spółki, w szczególności podczas podroży służbowych, dopuszczalne będzie korzystanie również z parkingów związanych z miejscem realizacji tych zadań, w tym parkingów przy siedzibach klientów i kontrahentów, obiektach, w których wykonywane są prace oraz miejscach zakwaterowania podczas podroży służbowych. Konkretne miejsce parkowania poza parkingiem przedsiębiorstwa będzie ustalane z uwzględnieniem lokalizacji i charakteru wykonywanego zadania służbowego, zgodnie z zasadami określonymi przez Spółkę.

Pracownicy nie będą uprawnieni do samodzielnego i dowolnego określania miejsc stałego parkowania samochodów wykorzystywanych do wykonywania obowiązków służbowych. Pozostawienie samochodu poza parkingiem przedsiębiorstwa będzie wymagało uzasadnienia wynikającego z organizacji działalności Spółki oraz jej akceptacji.

Odrębne zasady będą dotyczyły samochodów oddanych w odpłatny najem. W okresie odpłatnego najmu samochodu – najemca będzie uprawniony do samodzielnego wyboru miejsca parkowania pojazdu, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa oraz zasad korzystania z samochodu określonych w umowie najmu. Po zakończeniu okresu najmu, samochód będzie podlegał zwrotowi w miejscu wyznaczonym przez Spółkę, tj. w siedzibie Spółki, zgodnie z warunkami umowy.

Każdy dopuszczalny przypadek korzystania z samochodu będzie związany z wykonywaniem konkretnych zadań służbowych w ramach opodatkowanej działalności gospodarczej Spółki albo ze świadczeniem przez Spółkę odpłatnej usługi najmu.

Spółka nie będzie dopuszczała wykorzystywania samochodów poza wskazanymi przypadkami, w szczególności do nieodpłatnego użytku prywatnego pracowników.

Przyjęte zasady wyznaczania miejsc parkowania, w połączeniu z regulaminem użytkowania samochodów, ewidencją przebiegu pojazdów oraz stosowanymi mechanizmami organizacyjnymi i kontrolnymi, mają na celu zapewnienie wykorzystania samochodów wyłącznie w ramach działalności gospodarczej Spółki.

 2)    Czy kluczyki i samochody będą pozostawiane na parkingu przedsiębiorstwa, czy w innych miejscach? Jeżeli w innych miejscach, to należy jednoznacznie wskazać co to są za miejsca i z jakich powodów jest to miejsce inne niż parking przedsiębiorstwa.

Państwa odpowiedź: Co do zasady, podstawowym miejscem parkowania samochodów wykorzystywanych do wykonywania obowiązków służbowych będzie parking przedsiębiorstwa Spółki, zlokalizowany przy ul. (...). Odstępstwa od tej zasady będą dopuszczalne w przypadkach uzasadnionych organizacją wykonywanych zadań służbowych, na zasadach opisanych poniżej.

Kluczyki i dokumenty pojazdów będą przekazywane wyznaczonej osobie lub przechowywane w odpowiednio zabezpieczonym miejscu w siedzibie Spółki, do którego dostęp będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez Spółkę.

Spółka przewiduje jednak możliwość parkowania samochodów poza parkingiem przedsiębiorstwa w uzasadnionych przypadkach, wynikających bezpośrednio ze specyfiki, organizacji i potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których pracownicy wykonują obowiązki służbowe poza siedzibą Spółki, w tym w ramach podróży służbowych (delegacji), również poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki, np. na terenie obiektów, w miejscach realizacji prac lub w lokalizacjach klientów i kontrahentów

W takich przypadkach każdorazowy powrót samochodem na parking przedsiębiorstwa, wyłącznie w celu jego zaparkowania po zakończeniu wykonywania zadań służbowych, byłby nieuzasadniony z organizacyjnego i ekonomicznego punktu widzenia. Wiązałby się bowiem z koniecznością pokonywania dodatkowych odległości, zwiększeniem kosztów eksploatacji pojazdów oraz wydłużeniem czasu przejazdów, bez uzasadnienia w potrzebach prowadzonej działalności gospodarczej.

Pozostawienie samochodu poza siedzibą Spółki może być również uzasadnione koniecznością kontynuowania prac w danej lokalizacji w kolejnym dniu lub rozpoczęcia wykonywania obowiązków służbowych bezpośrednio w miejscu realizacji zlecenia, bez konieczności uprzedniego powrotu do siedziby przedsiębiorstwa. Dotyczy to także sytuacji, w których charakter zaplanowanych zadań wymaga dotarcia do klienta, kontrahenta lub miejsca wykonywania prac we wczesnych godzinach porannych, a także kilkudniowych podroży służbowych, podczas których codzienny powrót do siedziby Spółki byłby niecelowy.

W takich okolicznościach samochody będą mogły być pozostawiane na parkingach znajdujących się przy miejscach realizacji zadań służbowych, siedzibach klientów i kontrahentów, obiektach, na terenie których prowadzone są prace, a także na parkingach przy miejscach zakwaterowania pracowników podczas podróży służbowych (np. hotelach).

Dopuszczalne będzie również korzystanie z innych miejsc parkingowych wskazanych i zaakceptowanych przez Spółkę, jeżeli ich lokalizacja będzie uzasadniona organizacją wykonywanych obowiązków służbowych.

W przypadku wykonywania zadań służbowych poza siedzibą Spółki, w szczególności podczas podroży służbowych, których charakter lub czas trwania uzasadnia pozostawienie samochodu poza parkingiem przedsiębiorstwa, kluczyki i dokumenty niezbędne do korzystania z pojazdu będą pozostawały w dyspozycji pracownika upoważnionego do jego użytkowania. Pracownik będzie zobowiązany do odpowiedniego zabezpieczenia pojazdu, kluczyków oraz dokumentów, a także do korzystania z samochodu wyłącznie w związku z realizacją powierzonych mu zadań służbowych. Pozostawienie samochodu poza parkingiem przedsiębiorstwa będzie uzasadnione konkretnymi okolicznościami związanymi z wykonywaniem obowiązków służbowych, w szczególności miejscem i czasem realizacji zadań, przebiegiem podroży służbowej lub koniecznością kontynuowania prac w danej lokalizacji. Po zakończeniu podroży służbowej lub innych zadań uzasadniających pozostawienie pojazdu poza siedzibą Spółki, samochód będzie podlegał zwrotowi na parking Spółki, a kluczyki i dokumenty zostaną przekazane wyznaczonej osobie lub umieszczone w zabezpieczonym miejscu ich przechowywania.

Tym samym, pozostawienie samochodu służbowego poza parkingiem przedsiębiorstwa będzie następowało w związku z realizacją określonego zadania służbowego, a wybór miejsca parkowania będzie uzależniony od lokalizacji i charakteru tego zadania. Pracownik będzie zobowiązany do przestrzegania zasad parkowania określonych przez Spółkę, a miejsce pozostawienia samochodu będzie musiało pozostawać w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi.

Możliwość parkowania samochodów poza siedzibą Spółki, będzie zatem wynikała z obiektywnych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a nie z zamiaru zapewnienia pracownikom możliwości nieodpłatnego korzystania z pojazdów do celów prywatnych.

Odrębnie należy traktować okresy, w których samochód będzie przedmiotem odpłatnego najmu. W takim przypadku, najemca będzie uprawniony do samodzielnego wyboru miejsca parkowania pojazdu, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa oraz zasad określonych w umowie najmu. Po zakończeniu okresu najmu, samochód będzie podlegał zwrotowi w miejscu wyznaczonym przez Spółkę, zgodnie z warunkami umowy.

 3)    Czy samochody są/będą parkowane w miejscu zamieszkania pracowników? Jeśli samochody są/będą garażowane w miejscu zamieszkania pracowników, proszę wskazać dlaczego? Czy chcą Państwo umożliwić pracownikom wykorzystywanie pojazdów w celu realizacji dojazdu do pracy i z pracy, czy też wynika to ze specyfiki i potrzeb działalności Spółki? Proszę szczegółowo opisać.

Państwa odpowiedź: Spółka na obecnym etapie nie przewiduje parkowania ani garażowania samochodów w miejscach zamieszkania pracowników w związku z ich wykorzystywaniem do wykonywania obowiązków służbowych.

Zgodnie z przyjętymi założeniami, samochody wykorzystywane do celów służbowych będą parkowane na parkingu przedsiębiorstwa lub w innych miejscach wyznaczonych przez Spółkę, na zasadach szczegółowo opisanych w odpowiedziach na pytania nr 1 i 2.

Spółka nie przewiduje również nieodpłatnego udostępniania samochodów pracownikom w celu realizacji dojazdów z miejsca zamieszkania do pracy i z pracy. Każdy dopuszczalny przypadek korzystania z samochodu będzie związany z wykonywaniem konkretnych zadań służbowych w ramach działalności gospodarczej Spółki albo ze świadczeniem przez Spółkę odpłatnej usługi najmu na podstawie odrębnej umowy cywilnoprawnej.

Odrębnie należy rozpatrywać sytuacje, w których samochód będzie udostępniany pracownikowi na podstawie odpłatnej umowy najmu. Spółka przewiduje bowiem możliwość odpłatnego wynajmowania samochodów pracownikom w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W okresie obowiązywania umowy najmu pracownik będzie korzystał z samochodu jako najemca, na warunkach określonych w zawartej umowie, a nie jako pracownik wykonujący obowiązki służbowe. W takim przypadku, najemca będzie uprawniony do samodzielnego wyboru miejsca parkowania pojazdu, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa oraz warunków umowy najmu. Oznacza to, że samochód będzie mógł być parkowany również w miejscu zamieszkania pracownika będącego najemcą lub w jego pobliżu. Możliwość takiego parkowania będzie wynikała z realizacji odpłatnej umowy najmu, a nie z udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych.

W okresie odpłatnego najmu, pracownik będzie mógł wykorzystywać wynajęty samochód, również do przejazdów pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem pracy. Możliwość taka będzie jednak wynikała wyłącznie z uprawnień przysługujących pracownikowi jako najemcy na podstawie odrębnej, odpłatnej umowy cywilnoprawnej, a nie z faktu pozostawania w stosunku pracy ze Spółką. Spółka nie będzie zapewniała pracownikom nieodpłatnego transportu do pracy i z pracy. Korzystanie z samochodu w tym zakresie, będzie stanowiło element odpłatnej usługi najmu świadczonej przez Spółkę, podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.

 4)    Czy regulamin użytkowania samochodów z założenia będzie wykluczał/wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą?

Państwa odpowiedź: Tak. Regulamin użytkowania samochodów obowiązujący w Spółce będzie wykluczał wykorzystywanie pojazdów do celów niezwiązanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, w szczególności ich samowolne lub nieodpłatne używanie przez pracowników do celów prywatnych.

Zgodnie z przyjętymi zasadami samochody mogą być wykorzystywane wyłącznie w dwóch przypadkach:

1.  W związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych na rzecz Spółki.

2.  W ramach odpłatnego najmu samochodów na podstawie odrębnych umów zawieranych przez Spółkę, stanowiącego element prowadzonej przez nią działalności gospodarczej.

Korzystanie przez pracownika z samochodu do celów osobistych jest zatem dopuszczalne wyłącznie w zakresie i na warunkach określonych w umowie odpłatnego najmu. Poza tymi przypadkami regulamin zakazuje wykorzystywania samochodów do celów prywatnych.

Spółka nie dopuszcza nieodpłatnego korzystania z samochodów przez pracowników w celu zaspokajania ich osobistych potrzeb, a przewidziane mechanizmy organizacyjne, ewidencyjne i kontrolne mają na celu zapobieganie wykorzystywaniu pojazdów niezgodnie z ich przeznaczeniem.

Pytanie

Czy Wnioskodawca – oprócz wykorzystywania samochodów osobowych w działalności obejmującej w szczególności świadczenie usług projektowych, inżynieryjnych, wykonawczych, handlowych i technicznych w zakresie (...) – wynajmując je odpłatnie osobom trzecim, w tym pracownikom Wnioskodawcy, na zasadach określonych w Regulaminie oraz umowach najmu, wykorzystuje te samochody wyłącznie do działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, a w konsekwencji czy przysługuje Jemu prawo do odliczenia 100% podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z nabyciem, leasingiem i eksploatacją tych samochodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób wykorzystywania samochodów osobowych będzie uprawniał Jego do odliczenia 100% podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z tymi pojazdami, w szczególności wydatki dotyczące leasingu, nabycia pojazdów, eksploatacji, serwisu, napraw, przeglądów, części zamiennych, mycia pojazdów oraz paliwa nabywanego przez Wnioskodawcę na potrzeby przejazdów związanych z jego działalnością operacyjną.

Samochody będą bowiem wykorzystywane wyłącznie w ramach działalności gospodarczej Wnioskodawcy:

·     do realizacji zadań związanych z działalnością projektową, inżynieryjną, wykonawczą, handlową i techniczną prowadzoną przez Spółkę w zakresie (...);

·     poza okresami takiego wykorzystania – do odpłatnego świadczenia usług najmu pojazdów, w tym usług najmu świadczonych na rzecz pracowników Spółki.

Odpłatne oddanie pojazdu w najem będzie stanowiło po stronie Wnioskodawcy opodatkowane VAT świadczenie usług wykonywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Okoliczność, że najemca będący pracownikiem może wykorzystywać wynajęty samochód do celów prywatnych, nie oznacza, że Wnioskodawca wykorzystuje pojazd do celów niezwiązanych ze swoją działalnością gospodarczą. Z perspektywy Wnioskodawcy, samochód będzie w tym czasie służył wykonaniu odpłatnej usługi najmu.

Jednocześnie przyjęte przez Spółkę zasady wykorzystywania samochodów, sposób dokumentowania poszczególnych przejazdów, ewidencja przebiegu pojazdów oraz mechanizmy kontroli będą wykluczały nieodpłatne, nieewidencjonowane lub nieuzgodnione korzystanie z samochodów poza realizacją zadań służbowych albo odpłatną umową najmu.

Wnioskodawca będzie prowadził dla każdego samochodu ewidencję przebiegu pojazdu spełniającą wymagania określone w art. 86a ust. 7 i 8 ustawy o VAT oraz złoży informacje VAT-26 w terminie wynikającym z art. 86a ust. 12 ustawy o VAT.

W konsekwencji, zostaną spełnione przesłanki uznania pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej Wnioskodawcy, określone w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

1. Ogólna zasada odliczenia podatku naliczonego

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

Warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia jest zatem związek nabywanych towarów i usług z działalnością opodatkowaną VAT.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Samochody objęte wnioskiem będą wykorzystywane zarówno w podstawowej działalności operacyjnej Spółki, jak i do odpłatnego świadczenia usług najmu. Oba obszary wykorzystania pojazdów będą służyły wykonywaniu czynności opodatkowanych VAT.

Wydatki dotyczące leasingu, eksploatacji, serwisu, napraw, przeglądów i utrzymania samochodów będą pozostawały w bezpośrednim związku z działalnością opodatkowaną Wnioskodawcy.

2. Warunki pełnego odliczenia VAT od wydatków samochodowych

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi co do zasady 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, stosownie do art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT.

Na podstawie art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, pojazd uznaje się za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, jeżeli sposób jego wykorzystywania, w szczególności określony w ustalonych przez podatnika zasadach używania i dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu, wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Dla uzyskania pełnego prawa do odliczenia konieczne jest zatem, nie tylko formalne wprowadzenie zakazu używania samochodów poza działalnością gospodarczą, lecz także ustanowienie rzeczywistych zasad organizacyjnych i kontrolnych pozwalających na egzekwowanie tego zakazu. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym warunki te zostaną spełnione.

3. Wykorzystanie samochodów w działalności operacyjnej Spółki

Samochody będą wykorzystywane do realizacji zadań związanych z działalnością projektową, inżynieryjną, wykonawczą, techniczną i handlową Wnioskodawcy.

Charakter prowadzonej działalności wymaga przemieszczania się pracowników pomiędzy siedzibą Spółki, miejscami realizacji inwestycji, obiektami klientów, miejscami montażu urządzeń, miejscami odbiorów technicznych oraz spotkań projektowych i technicznych.

Pojazdy będą przypisane do poszczególnych działów, projektów albo inwestycji, a nie oddawane konkretnym pracownikom do ich swobodnej i nieograniczonej dyspozycji. Z jednego samochodu będą mogli korzystać różni pracownicy, zależnie od bieżących potrzeb Spółki.

Każdy przejazd służbowy będzie powiązany z konkretnym zadaniem wykonywanym na rzecz Wnioskodawcy oraz odpowiednio ujmowany w ewidencji przebiegu pojazdu.

Nie ulega zatem wątpliwości, że wykorzystanie pojazdów do realizacji wskazanych zadań będzie stanowiło ich używanie do działalności gospodarczej Wnioskodawcy.

4. Odpłatny najem jako działalność gospodarcza Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podlega między innymi odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, świadczeniem usług jest każde świadczenie na rzecz innej osoby, które nie stanowi dostawy towarów.

Odpłatne oddanie samochodu do używania na podstawie umowy najmu stanowi zatem odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT.

Najem pojazdów będzie prowadzony przez Wnioskodawcę w sposób zorganizowany i zarobkowy.

Każde udostępnienie samochodu będzie odbywało się na podstawie umowy najmu określającej okres korzystania z pojazdu, wysokość czynszu oraz pozostałe prawa i obowiązki stron. Usługa będzie ewidencjonowana i dokumentowana fakturą, a Wnioskodawca wykaże z jej tytułu podatek VAT należny.

Czynsz będzie ustalany na warunkach rynkowych, na podstawie obiektywnych kryteriów uwzględniających w szczególności rodzaj samochodu, okres najmu oraz zakres korzystania z pojazdu. Fakt zatrudnienia najemcy w Spółce nie będzie wpływał na wysokość czynszu ani pozostałe warunki najmu.

Spełnione zostaną zatem przesłanki uznania odpłatnego najmu za działalność gospodarczą Wnioskodawcy w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT.

5. Najem samochodu pracownikowi

Oddanie samochodu w odpłatny najem stanowi czynność opodatkowaną VAT wykonywaną w ramach działalności gospodarczej. Na kwalifikację odpłatnego najmu jako działalności gospodarczej Wnioskodawcy nie wpływa okoliczność, że najemcą może być również pracownik Spółki.

Pracownik zawierający umowę najmu będzie występował jako odrębna strona stosunku cywilnoprawnego oraz nabywca odpłatnej usługi świadczonej przez Wnioskodawcę. Samochód nie będzie udostępniany pracownikowi nieodpłatnie, jako element wynagrodzenia za pracę ani jako dodatkowe świadczenie pracownicze.

Nie można utożsamiać odpłatnego wynajęcia samochodu pracownikowi z nieodpłatnym udostępnieniem samochodu służbowego do celów prywatnych. W przypadku najmu Spółka wykonuje odpłatną usługę, uzyskuje przychód i wykazuje podatek należny.

Prywatny cel, w jakim pracownik może wykorzystywać wynajęty samochód, dotyczy sposobu konsumpcji usługi przez jej nabywcę. Z perspektywy Wnioskodawcy oddanie samochodu w odpłatny najem jest natomiast czynnością wykonywaną w ramach działalności gospodarczej.

W rezultacie samochód również w okresie najmu pracownikowi pozostaje wykorzystywany do działalności gospodarczej Wnioskodawcy, ponieważ służy świadczeniu przez Spółkę opodatkowanej usługi najmu.

6. Wykluczenie nieodpłatnego i niekontrolowanego korzystania z pojazdów

Każde wykorzystanie samochodu będzie kwalifikowane jako:

·      przejazd związany z wykonywaniem konkretnego zadania służbowego w ramach działalności operacyjnej Spółki albo

·      korzystanie z pojazdu w okresie obowiązywania odpłatnej umowy najmu.

Nie będzie dopuszczalne korzystanie z samochodu bez związku z zadaniem służbowym i jednocześnie bez zawartej umowy najmu. Wykluczone zostanie tym samym nieodpłatne, nieewidencjonowane lub tolerowane przez Spółkę wykorzystywanie pojazdów do celów prywatnych. Zasady te zostaną określone w regulaminie korzystania z samochodów. Regulamin będzie regulował w szczególności zasady rezerwowania pojazdów, wydawania i zwrotu kluczyków oraz dokumentów, parkowania samochodów, dokumentowania przejazdów, rozpoczynania i kończenia okresu najmu oraz odpowiedzialności za naruszenie przyjętych zasad.

Przestrzeganie regulaminu będzie podlegało rzeczywistej i regularnej kontroli. Dane wynikające z ewidencji będą regularnie, nie rzadziej niż na koniec każdego okresu rozliczeniowego, porównywane z umowami najmu, protokołami wydania i zwrotu pojazdu, dokumentacją projektową, harmonogramami prac, fakturami dotyczącymi paliwa i eksploatacji oraz stanami liczników. Kontrolę będzie przeprowadzała wyznaczona przez Spółkę osoba, a stwierdzone rozbieżności będą wyjaśniane i dokumentowane.

Opisany system będzie umożliwiał ustalenie, kto, kiedy i na jakiej podstawie korzystał z danego samochodu, oraz będzie obiektywnie wykluczał użycie pojazdu poza działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

7. Ewidencja przebiegu pojazdów

Ewidencja będzie obejmowała cały przebieg pojazdu – w okresach odpłatnego najmu, jak i podczas realizacji pozostałych zadań Spółki. Wnioskodawca złoży również dla każdego pojazdu informację VAT-26 w terminie wynikającym z art. 86a ust. 12 ustawy o VAT.

8. Potwierdzenie stanowiska w praktyce interpretacyjnej

Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 października 2020 r., sygn. IPPP1/4512-997/15-6/EK, wydanej po ponownym rozpoznaniu sprawy z uwzględnieniem wyroków sądów administracyjnych. Organ zaakceptował w niej prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi w działalności gospodarczej przy jednoczesnym stosowaniu przez podatnika rozbudowanych mechanizmów kontrolnych, obejmujących m.in. regulamin użytkowania pojazdów, ewidencję przebiegu oraz zgłoszenie VAT-26.

„W sytuacji przedstawionej we wniosku Wnioskodawca wyjaśnił, że pojazdy samochodowe, o których mowa we wniosku, będą wykorzystywane zarówno w celu realizacji zadań stanowiących działalność Wnioskodawcy, jak również będą one udostępniane własnym pracownikom za stosowną opłatą.

Z powyższych wyjaśnień jednoznacznie wynika, że wskazane we wniosku pojazdy samochodowe nie są przeznaczone wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Zatem, w przedstawionych okolicznościach sprawy nie znajdzie zastosowania art. 86a ust. 5 ustawy.

Należy wskazać, że zarówno używanie samochodów przez pracowników do świadczenia pracy na rzecz Wnioskodawcy, jak i udostępnienie samochodów za opłatą stanowią niewątpliwie wykorzystywanie pojazdów do działalności gospodarczej. Z ww. art. 86a ust. 4 ustawy wynika, że pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Zatem, Wnioskodawca będzie zobowiązany do zastosowania art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy, zarówno w stosunku do prowadzonej działalności gospodarczej, jak również przepis ten będzie dotyczył działalności Wnioskodawcy w zakresie wynajmu samochodów.

WSA w orzeczeniu z dnia 10 maja 2017 r., sygn. akt III SA/Wa 985/16, wskazał, że ustawodawca w ww. przepisach opisał formalne i bardzo konkretne wymogi, w jaki sposób podatnik powinien wykazywać używanie samochodu jako »wyłącznie związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą«, tj. zgłoszenie pojazdów do organu na sformalizowanym druku i w określonym terminie, prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz prowadzenie regulaminów (zarządzeń wewnętrznych). W niniejszej sprawie, jak wynika z jej opisu, Wnioskodawca spełnia wyżej wskazane wymogi, spółka bowiem zastosowała w swej działalności działania uniemożliwiające prywatny użytek pojazdów, zarówno w sensie formalnym, tj. poprzez wprowadzenie opisanego regulaminu, jak i faktycznym, przez wprowadzenie systemów i urządzeń, lokalizujących samochody służbowe. Prowadzono również obowiązkowe ewidencje, zarówno prowadzone przez pracowników w trybie art. 86a ust. 7 ustawy, jak również ewidencję udostępnienia pojazdu najemcy (pracownikowi) w trybie art. 86a ust. 8 ustawy. Pojazdy zostały też zgłoszone naczelnikowi Urzędu Skarbowego w sformalizowanym druku podatkowym (VAT-26).

WSA w swoim orzeczeniu odniósł się również do wyroku NSA z dnia 21 lutego 2017 r., sygn. akt I FSK 1200/15. Sąd ten stwierdził, że kryteria pozwalające stwierdzić, czy samochód używany jest przez pracownika wyłącznie do działalności gospodarczej pracodawcy, zostały określone w art. 86a ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy. Przypadki, gdy wykorzystanie samochodu służbowego na dojazd pracownika z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy będzie uznawane za związane z działalnością gospodarczą podatnika, w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 ustawy, a nie jako wykonywane na osobiste potrzeby pracownika, należy traktować jako wyjątek od zasady. Odstępstwo to powinno być uzasadnione stanem faktycznym danej sprawy.

Jak wynika z orzeczenia, które zapadło w niniejszej sprawie, w opisanym stanie faktycznym zaistniał wyjątkowy wypadek, w którym można uznać, że samochody służbowe, udostępniane pracownikom, są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej pracodawcy. Świadczy o tym opis stanu, w którym po pierwsze samochody te używane są do sprzedaży towarów przez przedstawicieli handlowych, a po czasie wykonywania tego rodzaju obowiązków, Spółka wynajmuje je pracownikom na podstawie umów, zawieranych na podstawie regulaminu, ściśle określającego sposoby, warunki i odpłatność. W konsekwencji więc, w opisanym stanie faktycznym zaistniała wyjątkowa sytuacja, uprawniająca do odstępstwa, o którym mowa w ww. wyroku NSA.

W orzeczeniu I FSK 1470/17, NSA stwierdził, »(...) że w aktualnym orzecznictwie dotyczącym prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z korzystaniem przez przedstawicieli handlowych z pojazdów samochodowych, o którym mowa w wymienionych wyżej przepisach u.p.t.u., wypracowany został pogląd, który skład orzekający w tej sprawie podziela, wyrażony w formie tezy w wyroku NSA z 9 listopada 2017 r., sygn. akt I FSK 234/15 (opubl. CBOSA), że pojazd samochodowy powierzony tzw. pracownikowi mobilnemu (np. przedstawicielowi handlowemu) w celu realizacji zadań służbowych, w tym m.in. przejazdów do klientów oraz powrotu do miejsca zamieszkania, należy uznać za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w zw. z art. 86 ust. 4 pkt 1 u.p.t.u., o ile określone przez podatnika zasady jego używania, dodatkowo potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu wykluczają jego użycie do innych celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą”. W wyroku tym NSA nie zgodził się ze stanowiskiem, które także prezentowane jest przez organ w niniejszej sprawie, że zawsze dojazd z miejsca pracy do miejsca zamieszkania pracownika i z miejsca zamieszkania do miejsca pracy, oznacza brak związku z działalnością gospodarczą, gdyż ułatwienia, które z takiego dojazdu wynikają dla pracownika nie stanowią konsekwencji stosunku pracy (...)«.

Zatem, w opisanym we wniosku stanie faktycznym, należy uznać, że Wnioskodawca wypełnia wszystkie ustawowe przesłanki dla zastosowania art. 86 ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy, w związku z czym ma pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki związane z nabyciem leasingiem i eksploatacją samochodów służbowych. W analizowanym przypadku opisane przez Wnioskodawcę procedury, wykluczają użycie samochodów do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy”.

Podobny kierunek wykładni wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 kwietnia 2019 r., sygn. S-ILPP1/4512-1-288/15/18-S/JS, wydanej po wyrokach WSA w Poznaniu z 8 czerwca 2016 r., sygn. I SA/Po 2088/15, oraz NSA z 16 października 2018 r., sygn. I FSK 1652/16.

Przyjęto w niej, że samochód wykorzystywany naprzemiennie do podstawowej działalności podatnika i do odpłatnego najmu pracownikom, może pozostawać pojazdem wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli poszczególne sposoby używania pojazdu można rozgraniczyć i zweryfikować na podstawie ewidencji oraz stosowanych procedur.

Okoliczności przedstawione przez Wnioskodawcę odpowiadają temu modelowi. Spółka nie będzie tolerowała nieodpłatnego użytku prywatnego, a każde wykorzystanie pojazdu będzie związane z Jej działalnością operacyjną albo z wykonaniem odpłatnej usługi najmu.

9. Podsumowanie

Samochody będą przez cały okres objęty wnioskiem wykorzystywane wyłącznie w ramach działalności gospodarczej Wnioskodawcy. Będą służyły albo realizacji zadań związanych z podstawową działalnością Spółki, albo świadczeniu odpłatnych, opodatkowanych VAT usług najmu. Nie wystąpi nieodpłatne ani nieewidencjonowane korzystanie z samochodów do celów prywatnych. Zatrudnienie najemcy w Spółce nie będzie wpływało na wysokość czynszu ani warunki najmu. Sposób wykorzystywania pojazdów zostanie określony w regulaminie, potwierdzony kompletną ewidencją przebiegu i objęty rzeczywistym systemem kontroli. Wnioskodawca złoży również informacje VAT-26 w ustawowym terminie.

W konsekwencji, Spółka ma prawo do pełnego odliczenia VAT z faktur dokumentujących wydatki związane z nabyciem, leasingiem i eksploatacją samochodów służbowych, ponieważ spełnia wszystkie wymogi określone w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT. Samochody są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, a procedury stosowane przez Spółkę wykluczają ich użycie do celów prywatnych.

W uzupełnieniu do wniosku, dodatkowo doprecyzowali Państwo własne stanowisko wskazując:

Każdy dopuszczalny przypadek korzystania z samochodu będzie związany:

·      z wykonywaniem konkretnego zadania służbowego w ramach opodatkowanej działalności gospodarczej Wnioskodawcy albo

·      ze świadczeniem przez Wnioskodawcę odpłatnej usługi najmu, podlegającej opodatkowaniu VAT.

Wnioskodawca nie będzie dopuszczał używania samochodów poza wskazanymi przypadkami.

Wykorzystywanie pojazdów przez pracowników do realizacji konkretnych zadań służbowych będzie stanowiło wykorzystanie ich w opodatkowanej działalności gospodarczej Wnioskodawcy. Również odpłatne wynajmowanie tych pojazdów, w tym pracownikom, będzie stanowiło wykonywanie przez Wnioskodawcę odpłatnej usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Okoliczność, że najemcą samochodu będzie pracownik Wnioskodawcy, nie zmieni charakteru tej usługi. Najem będzie odbywał się na podstawie odrębnej umowy cywilnoprawnej i nie będzie stanowił elementu wynagrodzenia za pracę ani innego świadczenia pracowniczego. W okresie najmu pracownik będzie występował jako nabywca odpłatnej usługi świadczonej przez Wnioskodawcę.

Przyjęte przez Wnioskodawcę zasady użytkowania samochodów, prowadzenie ewidencji przebiegu obejmującej cały przebieg pojazdu oraz stosowanie opisanych mechanizmów organizacyjnych, ewidencyjnych i dokumentacyjnych będą wykluczały korzystanie z samochodów poza działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy, spełnione zostaną zatem przesłanki określone w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT. W konsekwencji, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego od objętych wnioskiem wydatków związanych z samochodami, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów określonych w ustawie o VAT.

Powyższy kierunek wykładni znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 października 2020 r., sygn. IPPP1/4512-997/15-6/EK, wydanej po ponownym rozpoznaniu sprawy w następstwie wyroku WSA w Warszawie z 10 maja 2017 r., III SA/Wa 985/16, i wyroku NSA z 11 marca 2020 r., I FSK 1470/17. Interpretacja dotyczyła pełnego odliczenia VAT przy służbowym używaniu samochodów i ich odpłatnym wynajmowaniu pracownikom.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 1263 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy:

Jak wynika z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Podatnik posiada prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Należy wskazać, że kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane w art. 86a ustawy.

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 34 ustawy:

Stosownie do treści art. 86a ust. 2 ustawy:

Zatem, zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”.

Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”.

Jednakże od wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy zasady przewidziano wyjątki.

W świetle art. 86a ust. 3 ustawy:

Według art. 86a ust. 4 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 5 ustawy:

Użycie wyrazu „wyłącznie” w art. 86a ust. 5 ustawy, wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane choćby przejściowo – do innych celów (np. użytek prywatny, jazda próbna, użytek służbowy podatnika).

Zatem, w odniesieniu do pojazdu, który jest przeznaczony np. do odprzedaży lub do najmu, dzierżawy, ale jest wykorzystywany przez podatnika także do innych celów nie może być zastosowane zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy:

W art. 86a ust. 12 ustawy wskazano, że:

Mając na uwadze treść cytowanych przepisów, należy stwierdzić, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Jednakże, w art. 86a ust. 5 ustawy, zostały wymienione ściśle określone sytuacje, w których wyłączony zostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z tym przepisem (art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. a i c ), warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do odprzedaży oraz oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

Ponadto, przepis art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. a) i c) ustawy, ma zastosowanie, jeżeli odprzedaż i najem tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Trzeba jednak tu zauważyć, że użycie wyrazu „wyłącznie” w wyżej cytowanych przepisach wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane – choćby przejściowo – do innych celów.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Prowadzą Państwo działalność gospodarczą w zakresie usług projektowych obejmujących (...). Specjalizują się Państwo w opracowywaniu niestandardowych projektów technicznych oraz wykonują również inwestycje „pod klucz” dotyczące sieci i urządzeń z zakresu (...). Ponadto, prowadzą Państwo sprzedaż hurtową urządzeń renomowanych producentów stosowanych w (...). Charakter prowadzonej przez Państwa działalności wymaga zapewnienia pracownikom oraz osobom działającym na rzecz Spółki możliwości sprawnego przemieszczania się pomiędzy siedzibą Spółki, miejscami prowadzenia inwestycji, obiektami klientów, lokalizacjami budów, punktami odbiorów technicznych, miejscami montażu urządzeń oraz spotkaniami projektowymi i technicznymi. Zamierzają Państwo rozszerzyć zakres prowadzonej działalności gospodarczej m.in. również o odpłatny wynajem i dzierżawę samochodów osobowych, oznaczony kodem PKD 77.11.Z. Będą Państwo wykorzystywać samochody osobowe w dwóch obszarach działalności gospodarczej:

 1)    W szczególności do świadczenia usług projektowych, inżynieryjnych, wykonawczych, handlowych i technicznych w zakresie (...). W tym przypadku pojazdy będą przypisane do działów odpowiedzialnych za realizację określonych projektów, inwestycji lub zadań w Spółce. W dni robocze, w czasie przeznaczonym na realizację zadań służbowych, pojazdy będą wykorzystywane przez pracowników danego działu wyłącznie do wykonywania obowiązków pracowniczych związanych z Państwa działalnością gospodarczą. Pojazdy będą wykorzystywane w celu dojazdu do miejsc realizacji inwestycji, obiektów klientów, miejsc montażu urządzeń, miejsc dokonywania odbiorów technicznych, spotkań projektowych. Z danego pojazdu, zależnie od bieżących potrzeb danego działu oraz charakteru realizowanych zadań, będą mogli korzystać różni pracownicy tego działu. Pojazd nie będzie zatem przypisany wyłącznie do jednej osoby ani oddany jej do swobodnej dyspozycji. Korzystanie z pojazdu będzie możliwe wyłącznie na zasadach określonych przez Spółkę, zgodnie z regulaminem użytkowania pojazdów oraz przyjętymi mechanizmami ewidencji i kontroli. Samochody objęte wnioskiem będą wykorzystywane przez Państwa pracowników wyłącznie do celów opodatkowanej działalności gospodarczej Spółki, która nie korzysta ze zwolnienia z VAT.

 2)    W odpłatnej działalności polegającej na komercyjnym najmie samochodów (również swoim pracownikom) poza okresami ich wykorzystywania w działalności wskazanej w pkt 1) powyżej. Wówczas, poza okresami wykorzystywania pojazdów w Państwa działalności gospodarczej, o której mowa powyżej, będą Państwo odpłatnie udostępniali wybrane samochody na podstawie odrębnych umów najmu. Najem pojazdów będzie stanowił usługę świadczoną przez Spółkę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Najemcami pojazdów będą zarówno osoby trzecie (w szczególności osoby fizyczne niebędące pracownikami ani współpracownikami Wnioskodawcy), jak również pracownicy Spółki, w tym osoby kierujące poszczególnymi działami. Samochody nie będą udostępniane pracownikom jako element ich wynagrodzenia, świadczenie pracownicze ani w formie nieodpłatnego przysporzenia związanego z zatrudnieniem. Fakt zatrudnienia w Spółce nie będzie wpływał na warunki najmu ani wysokość czynszu.

Nie będą Państwo udostępniali samochodów pracownikom do nieodpłatnego korzystania na cele prywatne. Korzystanie z pojazdów będzie dopuszczalne wyłącznie w ramach działalności gospodarczej Spółki. Odpłatny najem pojazdów w okresach, w których nie są one potrzebne do realizacji zadań w ramach działalności Spółki, będzie służył efektywnemu wykorzystaniu Jej majątku. Pozwoli ograniczyć okresy, w których samochody pozostawałyby niewykorzystywane, a jednocześnie umożliwi uzyskiwanie dodatkowych przychodów oraz pokrywanie części kosztów związanych z finansowaniem, ubezpieczeniem, utrzymaniem i eksploatacją pojazdów. Najem będzie prowadzony w sposób zorganizowany, odpłatny i ukierunkowany na osiąganie przychodów. Samochody do najmu będą oferowane wszystkim zainteresowanym osobom/podmiotom na zasadach rynkowych. W konsekwencji, zarówno wykorzystywanie samochodów w działalności operacyjnej Spółki, jak i ich odpłatne oddawanie w najem, będzie stanowiło wykorzystanie pojazdów w Państwa działalności gospodarczej. Umowy najmu będą zawierane według zasad przyjętych przez Spółkę dla prowadzonej działalności w zakresie odpłatnego najmu pojazdów. Udostępnienie pojazdu będzie odpłatne, ewidencjonowane i dokumentowane fakturą VAT. Wynagrodzenie za najem pojazdów będzie ustalane na warunkach rynkowych. Przy określaniu wysokości czynszu, Spółka będzie uwzględniała rodzaj pojazdu, okres najmu, zakres korzystania z pojazdu oraz koszty związane z udostępnieniem i utrzymaniem samochodu, w szczególności koszty finansowania pojazdu, leasingu, ubezpieczenia, serwisu, przeglądów, napraw oraz eksploatacji. Sposób rozliczenia kosztów paliwa oraz innych kosztów zależnych od zakresu korzystania z pojazdu będzie wynikał z warunków konkretnej umowy najmu oraz przyjętego modelu rozliczeniowego. Sposób ustalenia czynszu będzie zależał od warunków konkretnej umowy, w szczególności od czasu trwania najmu, sposobu korzystania z pojazdu oraz przyjętego modelu rozliczeń. Czynsz zostanie ustalany w formie ryczałtu za ustalony okres korzystania z pojazdu po cenach rynkowych. W celu zapewnienia, że samochody będą wykorzystywane wyłącznie do Państwa działalności gospodarczej, a nie do nieodpłatnego korzystania przez pracowników na cele niezwiązane z tą działalnością, wdrożą Państwo zasady korzystania z pojazdów:

·     Spółka będzie prowadziła ewidencję przebiegu pojazdu spełniającą wymogi określone w art. 86a ust. 7 ustawy;

·     Spółka wprowadzi regulamin floty, który będzie zakazywał korzystania z samochodów poza działalnością gospodarczą Spółki. Zgodnie z regulaminem każdy przypadek korzystania z pojazdu będzie musiał być związany albo z działalnością, albo z odpłatnym najmem. Regulamin będzie określał zasady korzystania z samochodów, sposób dokumentowania przejazdów, tryb wydawania i zwrotu kluczyków oraz dokumentów pojazdu, zasady parkowania (w tym gdzie samochody będą parkowane poza czasem używania), gdzie i kiedy rozpoczyna się oraz kończy najem, kto przechowuje kluczyki, jak będzie ustalany moment przejścia z używania służbowego na najem i odwrotnie, a także odpowiedzialność za naruszenie przyjętych reguł. Jednocześnie będzie wyraźnie wykluczał nieodpłatne, nieewidencjonowane lub nieuzgodnione korzystanie z pojazdów. Użycie samochodu poza bieżącymi zadaniami służbowymi pracowników będzie możliwe wyłącznie na podstawie odpłatnej umowy najmu zawartej ze Spółką. Regulamin będzie przewidywał, odpowiedzialność za naruszenie zasad korzystania z samochodów, bez prawidłowego oznaczenia przejazdu albo niezgodnie z ewidencją;

·     Każdy przypadek korzystania z samochodu poza czasem przeznaczenia pojazdu do realizacji zadań służbowych w ramach Państwa działalności, będzie uregulowany odrębną umową najmu.

Wszystkie samochody objęte wnioskiem będą samochodami osobowymi stanowiącymi pojazdy samochodowe w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Złożą Państwo dla każdego pojazdu informację VAT-26 do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując, że pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Zgłoszenie zostanie dokonane w terminie przewidzianym w ustawie o VAT oraz rozszerzą zakres prowadzonej działalności gospodarczej o działalność polegającą na wynajmie i dzierżawie samochodów osobowych. Samochody będą objęte ochroną ubezpieczeniową uwzględniającą deklarowany przez Spółkę sposób ich wykorzystywania, w tym ich używanie w działalności operacyjnej Spółki oraz w działalności Spółki związanej z odpłatnym udostępnianiem na podstawie umów najmu. Wykorzystują Państwo również samochody użytkowane na podstawie leasingu. Leasingodawca dopuszcza możliwość podnajmu tych samochodów.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy oprócz wykorzystywania samochodów osobowych w działalności obejmującej w szczególności świadczenie usług projektowych, inżynieryjnych, wykonawczych, handlowych i technicznych w zakresie (...) – wynajmując je odpłatnie osobom trzecim, w tym Państwa pracownikom, na zasadach określonych w Regulaminie oraz umowach najmu, wykorzystują Państwo te samochody wyłącznie do działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy, a w konsekwencji, czy przysługuje Państwu prawo do odliczenia 100% podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z nabyciem, leasingiem i eksploatacją tych samochodów.

W przedmiotowej sprawie istotne są zwłaszcza przepisy art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Z treści tych regulacji wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z nabyciem pojazdów lub wydatkami eksploatacyjnymi tych pojazdów w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej.

Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Odwołując się do wykładni językowej, zgodnie z interpretacją zawartą w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN, przez pojęcie „wyłącznie” należy rozumieć „tylko” oraz „jedynie”. Przy definiowaniu słowa „wyłącznie” mogą być również pomocne synonimy tego słowa, wśród których wskazuje się: absolutnie; bezwzględnie; całkowicie; jedynie; tylko; zupełnie.

Zatem, możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach, dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko tych pojazdów, które przeznaczone są jedynie do wykonywania czynności służbowych, tym samym nie są wykorzystywane, choćby przejściowo, w inny sposób.

Dla celów pełnego odliczania VAT, fakt wykorzystywania pojazdów wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

W tym miejscu wskazać należy, że przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów.

Analiza przedstawionego we wniosku opisu sprawy oraz przywołanych regulacji prawnych prowadzi do stwierdzenia, że opisany przez Państwa sposób użytkowania samochodów osobowych, o którym mowa we wniosku, wyklucza użycie tych samochodów do celów innych niż Państwa działalność gospodarcza.

Powyższą tezę potwierdzają okoliczności, że przedmiotowe samochody będą wykorzystywane do świadczenia usług projektowych, inżynieryjnych, wykonawczych, handlowych i technicznych w zakresie (...) oraz do świadczenia odpłatnej usługi najmu. Zgodnie z regulaminem użytkowania samochodów, który zostanie przygotowany i wprowadzony przed rozpoczęciem opisanego modelu korzystania z pojazdów, obowiązywać będą następujące zasady:

1.  Regulamin użytkowania samochodów będzie zawierał jednoznaczną zasadę, zgodnie z którą samochody mogą być wykorzystywane wyłącznie w związku z działalnością gospodarczą Spółki, tj. do realizacji konkretnych zadań służbowych albo w ramach odpłatnej usługi najmu.

2.  Spółka ma obowiązek sporządzać pełną, zgodną z wymogami art. 86a ust. 7 ustawy, ewidencję przebiegu pojazdów.

3.  Jakiekolwiek prywatne użycie pojazdu jest wykluczone poza sytuacją, gdy pracownik zawrze ze Spółką odrębną, odpłatną Umowę najmu. Za ten przejazd Spółka wystawia fakturę VAT ze stawką 23%.

4.  Każdy przejazd służbowy pracownika będzie musiał być związany z konkretnym zadaniem wykonywanym na rzecz Spółki i zostanie odnotowany w ewidencji przebiegu pojazdu.

5.  Skorzystanie z samochodu poza wykonywaniem obowiązków służbowych będzie możliwe wyłącznie po zawarciu ze Spółką odpłatnej umowy najmu.

6.  Okres korzystania służbowego oraz okres odpłatnego najmu będą rozdzielone i każdorazowo możliwe do ustalenia na podstawie ewidencji przebiegu, dokumentacji służbowej, umowy najmu oraz dokumentów dotyczących wydania i zwrotu pojazdu.

7.  Rozpoczęcie i zakończenie okresu najmu będzie dokumentowane ze wskazaniem co najmniej: daty i godziny wydania pojazdu; daty i godziny zwrotu pojazdu; stanu licznika przy wydaniu i zwrocie; osoby korzystającej z pojazdu; oznaczenia umowy najmu.

8.  Kluczyki i dokumenty samochodów będą przechowywane w miejscu wskazanym przez Spółkę.

9.  Kluczyki będą wydawane i przyjmowane przez osobę upoważnioną przez Spółkę, po ustaleniu podstawy korzystania z samochodu, tj. zadania służbowego albo obowiązującej umowy najmu.

10.  Po zakończeniu zadania służbowego albo okresu najmu, samochody będą parkowane wyłącznie w miejscu lub miejscach wyznaczonych przez Spółkę i określonych w regulaminie korzystania z samochodów. Pracownik nie będzie uprawniony do pozostawienia pojazdu w innym miejscu bez uprzedniej zgody Spółki.

11.  Niedopuszczalne będzie używanie samochodów: bez związku z konkretnym zadaniem służbowym; poza okresem obowiązywania odpłatnej umowy najmu; bez dokonania wymaganych wpisów w ewidencji; przez osoby nieuprawnione.

12.  Kontrola sposobu używania samochodów będzie oparta na weryfikacji dokumentów dotyczących pojazdu, zadań służbowych oraz odpłatnego najmu.

13.  Nadzór będzie realizowany za pomocą środków organizacyjnych i dokumentacyjnych, obejmujących: obowiązek wcześniejszego ustalenia osoby korzystającej z samochodu oraz podstawy jego użycia; obowiązek wskazania konkretnego zadania służbowego, projektu lub inwestycji, z którym związany jest przejazd; prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu obejmującej cały przebieg samochodu; dokumentowanie daty, celu, trasy i liczby przejechanych kilometrów; ewidencjonowanie stanu licznika; dokumentowanie wydania i zwrotu pojazdu oraz kluczyków; porównywanie wpisów w ewidencji z dokumentacją projektową, harmonogramami prac, miejscami realizacji inwestycji, spotkaniami i odbiorami technicznymi; porównywanie ewidencji z umowami najmu oraz okresami ich obowiązywania; okresową kontrolę przeprowadzaną przez osobę wyznaczoną przez Spółkę; wyjaśnianie i dokumentowanie stwierdzonych rozbieżności.

Kontrola będzie służyła ustaleniu: kto korzystał z samochodu, w jakim okresie, na jakiej podstawie, na jakiej trasie, w związku z jakim zadaniem służbowym albo umową najmu oraz jaki był stan licznika przed rozpoczęciem i po zakończeniu korzystania. Powyższe zasady mają wykluczyć swobodne albo niekontrolowane dysponowanie samochodami przez pracowników i umożliwić ustalenie, kto, kiedy, na jakiej podstawie oraz w jakim celu korzystał z danego pojazdu. Wskazali Państwo również, że:

-     Kontrola sposobu używania samochodów będzie oparta na weryfikacji dokumentów dotyczących pojazdu, wykonywanych zadań służbowych oraz odpłatnego najmu;

-     W strukturze Spółki zostaną wskazane konkretne osoby odpowiedzialne za nadzór nad przestrzeganiem regulaminów wewnętrznych dotyczących pojazdów;

-     W okresach, gdy samochód jest odpłatnie wynajmowany Spółka prowadzi ewidencję udostępnienia pojazdu najemcy w trybie art. 86a ust. 8 ustawy;

-     Spółka wprowadzi wewnętrzny regulamin z zapisem, że samochody służbowe mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą Spółki;

-     Jakikolwiek przejazd niezwiązany z wykonywaniem obowiązków służbowych, wymaga zawarcia pisemnej, odpłatnej umowy najmu i jest każdorazowo fakturowany przez Spółkę stawką 23% VAT, co stanowi odrębną działalność gospodarczą;

-     Osoba wyznaczona przez Wnioskodawcę będzie przeprowadzać okresową kontrolę sposobu użytkowania pojazdów, obejmującą: weryfikację wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu; weryfikację stanów licznika samochodu; weryfikację dokumentów wydania i zwrotu samochodu oraz kluczyków; porównywanie wpisów w ewidencji z dokumentacją projektową; porównywanie wpisów z harmonogramami prac; porównywanie wpisów z miejscami realizacji inwestycji; porównywanie wpisów z dokumentacją spotkać i odbiorów technicznych; porównywanie ewidencji z umowami najmu oraz okresami ich obowiązywania; ustalanie, czy każdy przejazd można przyporządkować do konkretnego zadania służbowego albo obowiązującej umowy najmu; wyjaśnianie i dokumentowanie stwierdzonych rozbieżności.

Kontrola będzie służyła ustaleniu: kto korzystał z samochodu; w jakim okresie samochód był używany; na jakiej podstawie samochód był używany; na jakiej trasie samochód był używany; z jakim zadaniem służbowym, projektem, inwestycją albo umową najmu wiązało się użycie pojazdu; jaki był stan licznika przed rozpoczęciem i po zakończeniu korzystania z samochodu. Nadzór nad wykorzystywaniem samochodów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych będzie realizowany w Spółce przy zastosowaniu środków organizacyjnych, ewidencyjnych i dokumentacyjnych, obejmujących: wcześniejsze ustalenie osoby korzystającej z samochodu, ustalenie podstawy korzystania z samochodu, obowiązek wskazania konkretnego zadania służbowego, projektu albo inwestycji, z którymi związany jest przejazd, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu obejmującej cały przebieg samochodu, dokumentowanie daty, celu, trasy i liczby przejechanych kilometrów, ewidencjonowanie stanu licznika, dokumentowanie wydania i zwrotu pojazdu oraz kluczyków, porównywanie wpisów w ewidencji z dokumentacją projektową, harmonogramami prac, miejscami realizacji inwestycji, spotkaniami i odbiorami technicznymi, porównywanie ewidencji z umowami najmu oraz okresami ich obowiązywania, okresową kontrolę przeprowadzaną przez osobę wyznaczoną przez Państwa, wyjaśnianie i dokumentowanie stwierdzonych rozbieżności. Przyjęty sposób nadzoru będzie pozwalał na ustalenie osoby korzystającej z pojazdu, okresu i podstawy korzystania, celu oraz trasy przejazdu, a także liczby przejechanych kilometrów. Brak wyposażenia pojazdów w GPS nie oznacza – jak Państwo wskazali – braku nadzoru nad ich używaniem. Nadzór będzie sprawowany przy wykorzystaniu opisanych wyżej, wzajemnie uzupełniających się środków organizacyjnych, ewidencyjnych i dokumentacyjnych. Wskazali Państwo również, że Spółka dołoży należytej staranności, aby wykluczyć nieodpłatne, nieewidencjonowane albo nieuzgodnione korzystanie z pojazdów przez pracowników poza wykonywaniem obowiązków służbowych i poza okresem odpłatnego najmu. Należyta staranność w Państwa przypadku będzie przejawiała się w:

1.  Wprowadzeniu pisemnego regulaminu określającego zasady korzystania z samochodów oraz wykluczającego używanie ich poza wykonywaniem zadań służbowych albo okresem odpłatnego najmu;

2.  Ustanowieniu zakazu korzystania z samochodu poza wykonywaniem konkretnego zadania służbowego albo okresem obowiązywania odpłatnej umowy najmu;

3.  Obowiązku wcześniejszego ustalenia osoby korzystającej z samochodu oraz podstawy jego użycia;

4.  Obowiązku wskazania zadania służbowego, projektu albo inwestycji, z którymi związany jest przejazd;

5.  Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu użytkowania samochodów sprawować będą wyznaczone w Spółce osoby;

6.  Obowiązku udokumentowania podstawy korzystania z samochodu. Pracownicy użytkujący samochody mają obowiązek rejestrowania swojej pracy oraz tras;

7.  Prowadzeniu dla każdego samochodu ewidencji przebiegu obejmującej cały przebieg pojazdu;

8.  Dokumentowaniu daty, celu, trasy i liczby przejechanych kilometrów;

9.  Odnotowywaniu stanów licznika przy wydaniu i zwrocie samochodu;

10.  Przechowywaniu kluczyków i dokumentów samochodów w miejscu wskazanym przez Państwa;

11.  Wydawaniu i przyjmowaniu kluczyków przez osobę upoważnioną przez Spółkę;

12.  Dokumentowaniu wydania i zwrotu samochodu oraz kluczyków;

13.  Rozdzieleniu okresów korzystania służbowego od okresów odpłatnego najmu;

14.  Zawieraniu odrębnych umów najmu;

15.  Dokumentowaniu rozpoczęcia i zakończenia okresu najmu;

16.  Weryfikacji ewidencji z dokumentacją projektową, harmonogramami prac, miejscami realizacji inwestycji, spotkaniami i odbiorami technicznymi;

17.  Porównywaniu ewidencji z umowami najmu oraz okresami ich obowiązywania;

18.  Przeprowadzaniu okresowych kontroli przez osobę wyznaczoną przez Państwo;

19.  Wyjaśnianiu i dokumentowaniu stwierdzonych rozbieżności;

20.  Niedopuszczaniu do używania pojazdów bez dokonania wymaganych wpisów w ewidencji albo przez osoby nieuprawnione;

21.  Dla każdego pojazdu prowadzona będzie precyzyjna i szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu. A w okresach, gdy pojazd jest odpłatnie wynajmowany, Spółka prowadzić będzie ewidencję udostępnienia pojazdu najemcy;

22.  W okresie najmu pracownik nie będzie korzystał z pojazdu w ramach stosunku pracy ani jako beneficjent świadczenia pracowniczego. Będzie występował jako strona odrębnej umowy cywilnoprawnej i nabywca odpłatnej usługi świadczonej przez Spółkę.

Podstawowym miejscem parkowania samochodów wykorzystywanych do wykonywania obowiązków służbowych będzie parking Państwa przedsiębiorstwa. W przypadku wykonywania zadań służbowych poza siedzibą Państwa Spółki, w szczególności podczas podroży służbowych, dopuszczalne będzie korzystanie również z parkingów związanych z miejscem realizacji tych zadań, w tym parkingów przy siedzibach klientów i kontrahentów, obiektach, w których wykonywane są prace oraz miejscach zakwaterowania podczas podroży służbowych. Konkretne miejsce parkowania poza parkingiem przedsiębiorstwa będzie ustalane z uwzględnieniem lokalizacji i charakteru wykonywanego zadania służbowego, zgodnie z zasadami określonymi przez Państwa. Pracownicy nie będą uprawnieni do samodzielnego i dowolnego określania miejsc stałego parkowania samochodów wykorzystywanych do wykonywania obowiązków służbowych. Pozostawienie samochodu poza parkingiem przedsiębiorstwa będzie wymagało uzasadnienia wynikającego z organizacji działalności Spółki oraz jej akceptacji. Nie będą Państwo dopuszczali wykorzystywania samochodów poza wskazanymi przypadkami, w szczególności do nieodpłatnego użytku prywatnego pracowników. Przyjęte zasady wyznaczania miejsc parkowania, w połączeniu z regulaminem użytkowania samochodów, ewidencją przebiegu pojazdów oraz stosowanymi mechanizmami organizacyjnymi i kontrolnymi, mają na celu zapewnienie wykorzystania samochodów wyłącznie w ramach Państwa działalności gospodarczej.

Kluczyki i dokumenty pojazdów będą przekazywane wyznaczonej osobie lub przechowywane

w odpowiednio zabezpieczonym miejscu w siedzibie Spółki, do którego dostęp będą miały wyłącznie osoby przez Państwa upoważnione. Przewidują Państwo jednak możliwość parkowania samochodów poza parkingiem przedsiębiorstwa w uzasadnionych przypadkach, wynikających bezpośrednio ze specyfiki, organizacji i potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których pracownicy wykonują obowiązki służbowe poza siedzibą Spółki, w tym w ramach podróży służbowych (delegacji), również poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki, np. na terenie obiektów, w miejscach realizacji prac lub w lokalizacjach klientów i kontrahentów.

Pozostawienie samochodu poza parkingiem Państwa przedsiębiorstwa będzie uzasadnione konkretnymi okolicznościami związanymi z wykonywaniem obowiązków służbowych, w szczególności miejscem i czasem realizacji zadań, przebiegiem podroży służbowej lub koniecznością kontynuowania prac w danej lokalizacji. Po zakończeniu podroży służbowej lub innych zadań uzasadniających pozostawienie pojazdu poza siedzibą Spółki, samochód będzie podlegał zwrotowi na parking Spółki, a kluczyki i dokumenty zostaną przekazane wyznaczonej osobie lub umieszczone w zabezpieczonym miejscu ich przechowywania. Pracownik będzie zobowiązany do przestrzegania zasad parkowania określonych przez Spółkę, a miejsce pozostawienia samochodu będzie musiało pozostawać w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi. Możliwość parkowania samochodów poza siedzibą Spółki, będzie zatem wynikała z obiektywnych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a nie z zamiaru zapewnienia pracownikom możliwości nieodpłatnego korzystania z pojazdów do celów prywatnych. Na obecnym etapie nie przewidują Państwo parkowania ani garażowania samochodów w miejscach zamieszkania pracowników w związku z ich wykorzystywaniem do wykonywania obowiązków służbowych ani nieodpłatnego udostępniania samochodów pracownikom w celu realizacji dojazdów z miejsca zamieszkania do pracy i z pracy. Każdy dopuszczalny przypadek korzystania z samochodu będzie związany z wykonywaniem konkretnych zadań służbowych w ramach działalności gospodarczej Spółki albo ze świadczeniem przez Spółkę odpłatnej usługi najmu na podstawie odrębnej umowy cywilnoprawnej. Możliwość parkowania samochodu w miejscu zamieszkania pracownika będzie wynikała jedynie z realizacji odpłatnej umowy najmu, a nie z udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych. Nie będą Państwo zapewniali pracownikom nieodpłatnego transportu do pracy i z pracy. Nie dopuszczają Państwo nieodpłatnego korzystania z samochodów przez pracowników w celu zaspokajania ich osobistych potrzeb, a przewidziane mechanizmy organizacyjne, ewidencyjne i kontrolne mają na celu zapobieganie wykorzystywaniu pojazdów niezgodnie z ich przeznaczeniem.

W przypadku oddania samochodu najemcy do używania na podstawie zawartej umowy najmu będą Państwo dokonywali w ewidencji przebiegu pojazdu wpisów zgodnych z wymaganiami art. 86a ust. 8 ustawy.

Mając na uwadze przedstawiony stan prawny oraz opisany sposób użytkowania samochodów osobowych należy zatem uznać, że przedmiotowe samochody będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzenia Państwa działalności gospodarczej. Wprowadzony przez Państwa regulamin wykorzystania samochodu oraz prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu pozwala na stwierdzenie, że zostaną stworzone przez Państwa stosowne procedury użytkowania tych pojazdów, które będą wykluczać potencjalne ich użycie do celów innych niż działalność gospodarcza np. do celów prywatnych osób zatrudnionych w Państwa Spółce. Podjęte przez Państwa działania, mają na celu wykluczenie użycia opisanych samochodów służbowych do celów innych niż działalność gospodarcza. Jak Państwo wskazali – Regulamin użytkowania samochodów obowiązujący w Spółce będzie wykluczał wykorzystywanie pojazdów do celów niezwiązanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, w szczególności ich samowolne lub nieodpłatne używanie przez pracowników do celów prywatnych. Ponadto, gdy samochód będzie wykorzystywany do innej działalności gospodarczej polegającej na wynajmowaniu tego samochodu – za każdym razem wynajem będzie odpłatny. Każdorazowe wynagrodzenie z tytułu umów najmu zawieranych przez Państwa z podmiotami trzecimi i pracownikami będzie ustalane na warunkach rynkowych. Kluczyki i dokumenty samochodów będą przechowywane w miejscu wskazanym przez Spółkę. Kluczyki będą wydawane i przyjmowane przez osobę upoważnioną przez Spółkę, po ustaleniu podstawy korzystania z samochodu, tj. zadania służbowego albo obowiązującej umowy najmu. Jednocześnie, po zakończeniu zadania służbowego albo okresu najmu samochody będą parkowane wyłącznie w miejscu lub miejscach wyznaczonych przez Spółkę i określonych w regulaminie korzystania z samochodów. Nie będą Państwo zapewniali pracownikom nieodpłatnego transportu do pracy i z pracy. Nie dopuszczają Państwo nieodpłatnego korzystania z samochodów przez pracowników w celu zaspokajania ich osobistych potrzeb.

Z uwagi na powyższe, opisane we wniosku Państwa samochody, które oprócz wykorzystywania w opodatkowanej działalności obejmującej w szczególności świadczenie usług projektowych, inżynieryjnych, wykonawczych, handlowych i technicznych w zakresie (...) są również wynajmowane odpłatnie osobom trzecim, w tym Państwa pracownikom, na zasadach określonych w Regulaminie oraz umowach najmu, należy stwierdzić, że wykorzystują Państwo te samochody wyłącznie do działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy, a w konsekwencji, przysługuje Państwu prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z nabyciem, leasingiem i eksploatacją tych samochodów. Zauważyć przy tym należy, że prawo do odliczenia będzie Państwu przysługiwało pod warunkiem niewystąpienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Zatem, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego.

Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretację oparto na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego, w szczególności na stwierdzeniu, że:

·     Spółka na obecnym etapie nie przewiduje parkowania ani garażowania samochodów w miejscach zamieszkania pracowników w związku z ich wykorzystywaniem do wykonywania obowiązków służbowych;

·     Spółka nie przewiduje również nieodpłatnego udostępniania samochodów pracownikom w celu realizacji dojazdów z miejsca zamieszkania do pracy i z pracy oraz

·     zamknięty katalog wydatków eksploatacyjnych objętych wnioskiem obejmuje m.in. wydatki na ubezpieczenie pojazdów (w zakresie, w jakim w związku z poniesieniem tych wydatków wystąpi podatek naliczony podlegający odliczeniu).

Zatem, w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.