0112-KDIL2-2.4011.801.2026.2.AA

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych zdarzeń przyszłych w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

-     prawidłowe – w części dotyczącej wydatków poniesionych na zakup usług i materiałów służących utrzymaniu umundurowania w stanie wymaganym przez przewoźnika, tj. profesjonalne czyszczenie i prasowanie munduru, poprawki i naprawy krawieckie;

-     nieprawidłowe – w pozostałej części.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 sierpnia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 13 sierpnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 12 września 2026 r. (wpływ 12 września 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzeń przyszłych

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą „(…)”, której przedmiotem jest świadczenie profesjonalnych usług lotniczych, w szczególności wykonywanie czynności pilota samolotowego. W ramach działalności Wnioskodawca świadczy usługi na rzecz (…), wykonując czynności pilota dla (…). Warunkiem prawidłowego wykonywania tych usług jest przestrzeganie procedur, instrukcji i standardów obowiązujących personel lotniczy wykonujący operacje dla (…) Jednym z dokumentów, do których Wnioskodawca zobowiązany jest się stosować, jest „(…)”.

Dokument określa szczegółowe wymagania dotyczące umundurowania, wyglądu oraz utrzymywania wymaganych elementów przez członków (…). (...) wskazuje, że wygląd członków (…) wpływa na wizerunek przewoźnika oraz nakłada obowiązek ścisłego przestrzegania zasad dotyczących umundurowania i fryzury. W odniesieniu do mężczyzn (...) wymaga, aby włosy były zawsze czyste i starannie przycięte, fryzura była schludna i zadbana, a włosy były krótko ostrzyżone w klasycznym stylu. Zarost musi być estetyczny, schludny, krótki i równomiernie przycięty. Ręce i paznokcie muszą być schludne i czyste, a paznokcie krótko przycięte i równej długości. W związku z tym Wnioskodawca zamierza okresowo korzystać z usług fryzjerskich lub barberskich oraz profesjonalnej usługi pielęgnacji dłoni i paznokci, wyłącznie w zakresie służącym zachowaniu standardu wymaganego przez (...). (...) wyodrębnia również „(…)” i zalicza do nich dla męskiego członka (…) m.in. formalne obuwie, skarpety, pasek do spodni oraz zegarek. Zegarek został określony jako obowiązkowy element umundurowania, a (...) szczegółowo określa jego dopuszczalne parametry. Szczegółowe wymagania dotyczą również obuwia, paska i skarpet. Wnioskodawca zamierza ponosić wydatki na zakup takich elementów, zgodnych z wymaganiami (…) i przeznaczonych do wykonywania usług lotniczych. (...) wymaga ponadto, aby elementy munduru były zawsze czyste, świeże i starannie wyprasowane. W przypadku braku możliwości odpowiedniego dopasowania standardowego rozmiaru przewiduje indywidualne poprawki krawieckie. Niedopuszczalne są m.in. uszkodzone lub brakujące guziki, luźna podszewka oraz widoczne zaniedbanie elementów munduru. Obuwie musi być starannie wypolerowane i zadbane. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza ponosić wydatki m.in. na profesjonalne czyszczenie i prasowanie munduru, usługi krawieckie związane z jego dopasowaniem lub naprawą, usługi szewskie oraz środki i usługi związane z pielęgnacją i naprawą obuwia wykorzystywanego wraz z mundurem. Opisane wydatki będą ponoszone przez Wnioskodawcę we własnym zakresie i odpowiednio dokumentowane. Ich celem będzie umożliwienie prawidłowego wykonywania usług lotniczych zgodnie z obowiązującymi Wnioskodawcę wymaganiami (…).

Uzupełnienie wniosku

Data rozpoczęcia działalności: Działalność gospodarczą prowadzi Pan od 4 września 2024 r.

Forma opodatkowania: Dochody z działalności opodatkowuje Pan na zasadach ogólnych według skali podatkowej.

Moment ponoszenia wydatków: Wydatki objęte wnioskiem były ponoszone po rozpoczęciu działalności gospodarczej i będą ponoszone nadal. Mają charakter powtarzalny, ponieważ część z nich wynika z wymogów obowiązujących Pana przy świadczeniu usług pilota.

Dokumentowanie wydatków: Wydatki są i będą dokumentowane przede wszystkim fakturami wystawionymi na dane Pana działalności gospodarczej. Dokumenty zawierają lub będą zawierały dane sprzedawcy lub usługodawcy, datę, rodzaj towaru lub usługi oraz kwotę należności. W przypadkach dopuszczonych przepisami będzie Pan posiadał również inne właściwe dowody księgowe.

Cechy obuwia: skarpety, pasek i zegarek (…) określa konkretne wymagania wobec tych elementów.

Obuwie musi być formalne, klasyczne, zamknięte, sznurowane, wykonane z czarnej, gładkiej, nielakierowanej skóry, bez ozdób, z cienką antypoślizgową podeszwą.

Skarpety muszą być czarne, gładkie, bez wzorów i odpowiednio długie.

Pasek musi być czarny, skórzany lub z podobnego materiału, z niewielką klamrą bez dodatkowych ozdób.

Zegarek jest w (...) określony jako obowiązkowy element umundurowania. (...) określa dopuszczalne kolory, wymiary oraz wygląd zegarka i dopuszcza także zegarki elektroniczne oraz smartwatche.

Obuwie, skarpety, pasek i zegarek są wskazane jako podstawowe elementy umundurowania nabywane indywidualnie przez członka (…).

Korzyść gospodarcza związana z zakupem zegarka: Zakup zegarka pozwala mi wykonywać usługi pilota zgodnie z wymaganiami dotyczącymi umundurowania. Zegarek nie jest jedynie przedmiotem użytkowym, lecz zgodnie z (...) stanowi obowiązkowy element stroju (…). Jego parametry są ograniczone wymaganiami dokumentacji obowiązującej Pana podczas wykonywania usług.

Wykorzystanie zegarka do celów prywatnych: Zegarek ze względu na swój charakter może potencjalnie nadawać się również do wykorzystania prywatnego. Podstawowym celem jego nabycia jest jednak spełnienie obowiązku wynikającego z (…) oraz używanie go podczas wykonywania usług pilota. Nie twierdzi Pan, że jego konstrukcja uniemożliwia użycie prywatne.

Wykorzystanie obuwia, skarpet i paska: Obuwie, skarpety i pasek objęte wnioskiem stanowią odrębny komplet przeznaczony do pracy i są używane przez Pana wraz z mundurem podczas wykonywania usług lotniczych.

Do celów prywatnych posiada Pan osobne obuwie, paski i skarpety, których używa Pan podczas uroczystości, wesel oraz innych sytuacji niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Elementy objęte wnioskiem nie są przez Pana wykorzystywane prywatnie. Ich zakup wynika z konieczności spełnienia wymagań (…) dotyczących koloru, kroju, materiału i pozostałych cech stroju służbowego.

(...)zalicza formalne obuwie, skarpety i pasek do podstawowych elementów umundurowania nabywanych indywidualnie przez członka (…).

Celem ich nabycia jest zapewnienie zgodności stroju używanego podczas świadczenia usług pilota z obowiązującymi Pana wymaganiami.

Pytania

1.  Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na usługi fryzjerskie lub barberskie, w zakresie służącym zachowaniu fryzury i zarostu zgodnych z obowiązkowymi wymaganiami (…), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

2.  Czy wydatki na profesjonalne usługi pielęgnacji dłoni i paznokci, w zakresie służącym utrzymaniu ich w stanie wymaganym przez (…), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

3.  Czy wydatki na zakup przeznaczonych do wykonywania usług lotniczych elementów wskazanych przez (…), tj. formalnego obuwia, skarpet, paska oraz obowiązkowego zegarka spełniającego wymagania (...), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy?

4.  Czy wydatki na usługi i materiały służące utrzymaniu umundurowania i obuwia wykorzystywanych przy wykonywaniu usług pilota w stanie wymaganym przez (…), w szczególności profesjonalne czyszczenie i prasowanie munduru, poprawki i naprawy krawieckie, usługi szewskie oraz pielęgnację i naprawę obuwia, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie – wydatki ponoszone na usługi fryzjerskie lub barberskie, w zakresie służącym zachowaniu fryzury i zarostu zgodnych z wymaganiami (…), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca świadczy profesjonalne usługi pilota, a warunkiem prawidłowego wykonywania tych usług jest przestrzeganie obowiązujących członków (…) standardów określonych przez (…) nie ogranicza się do ogólnego wymogu schludnego wyglądu. W odniesieniu do mężczyzn wprost wymaga, aby włosy były zawsze czyste i starannie przycięte, fryzura była schludnie ułożona i zadbana, a włosy były krótko ostrzyżone w klasycznym stylu. Dokument reguluje także wygląd zarostu i wymaga, aby był estetyczny, schludny, krótki i równomiernie przycięty. Wydatki objęte pytaniem nie mają służyć dowolnemu kształtowaniu prywatnego wizerunku Wnioskodawcy ani osiąganiu ponadstandardowego efektu estetycznego. Ich celem jest utrzymanie wyglądu odpowiadającego szczegółowym wymogom obowiązującym Wnioskodawcę przy wykonywaniu odpłatnych usług lotniczych.

W ocenie Wnioskodawcy istnieje zatem rzeczywisty związek pomiędzy ponoszeniem tych wydatków a osiąganiem przychodów oraz zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów z działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatki te spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki ponoszone na profesjonalne usługi pielęgnacji dłoni i paznokci, ograniczone do zakresu służącego utrzymaniu ich w stanie wymaganym przez (…), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

(…) nakłada na męskich członków (…) konkretne wymagania dotyczące dłoni i paznokci. Ręce i paznokcie muszą być schludne i czyste, a paznokcie krótko przycięte i posiadać równą długość. Wnioskodawca zamierza korzystać wyłącznie z takich usług pielęgnacyjnych, które służą zachowaniu wskazanego standardu, bez elementów ozdobnych lub zabiegów wykraczających poza wymagania dotyczące wykonywania obowiązków zawodowych. Celem ponoszenia tych wydatków nie jest poprawa prywatnego wizerunku Wnioskodawcy, lecz spełnienie szczegółowych wymagań dotyczących wyglądu obowiązujących go przy wykonywaniu usług pilota.

W ocenie Wnioskodawcy wydatek pozostaje zatem w związku z osiąganiem przychodów z działalności gospodarczej oraz zachowaniem i zabezpieczeniem ich źródła, a w konsekwencji spełnia przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki na zakup formalnego obuwia, skarpet, paska do spodni oraz zegarka spełniających wymagania (…) i przeznaczonych do wykonywania usług lotniczych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

(…) sam wyodrębnia kategorię „(…)” i zalicza do niej dla członków (…) m.in. formalne obuwie, skarpety, pasek do spodni oraz zegarek. Nie są to zatem rzeczy dowolnie wybrane przez Wnioskodawcę w ramach prywatnej garderoby, lecz elementy przewidziane przez obowiązującą dokumentację jako składniki umundurowania, które członek (…) powinien nabyć indywidualnie. (...) szczegółowo określa parametry tych rzeczy. W szczególności określa fason, materiał i kolor obuwia, wymagania dotyczące skarpet i paska, a zegarek jednoznacznie kwalifikuje jako obowiązkowy element umundurowania oraz określa jego dopuszczalne parametry. Wnioskodawca zamierza nabywać wyłącznie elementy zgodne z tymi wymaganiami i wykorzystywać je w związku z wykonywaniem usług lotniczych.

W ocenie Wnioskodawcy wydatki te są racjonalne i gospodarczo uzasadnione, ponieważ służą wyposażeniu Wnioskodawcy w elementy wymagane do prawidłowego wykonywania usług stanowiących źródło jego przychodów. Tym samym spełniają przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki na usługi i materiały służące utrzymaniu umundurowania i obuwia wykorzystywanych przy wykonywaniu usług pilota w stanie wymaganym przez (…) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…) nakłada na członków (…) obowiązek utrzymywania elementów munduru w czystości i odpowiednim stanie. Dokument wymaga, aby wszystkie elementy umundurowania były zawsze czyste i starannie wyprasowane, a koszula była świeża. (...) wskazuje ponadto, że jeśli odpowiedni rozmiar munduru nie jest dostępny, należy wykonać indywidualne poprawki krawieckie. Niedopuszczalne są m.in. uszkodzone lub brakujące guziki, uszkodzona podszewka oraz widoczne zaniedbanie elementów munduru. W odniesieniu do obuwia (...) wymaga, aby było ono zawsze dokładnie wypolerowane i zadbane, a sznurowadła były w odpowiednim stanie.

W konsekwencji wydatki na profesjonalne czyszczenie i prasowanie munduru, poprawki i naprawy krawieckie, usługi szewskie, naprawę obuwia oraz środki przeznaczone do jego pielęgnacji są bezpośrednio związane z obowiązkiem utrzymywania wyposażenia wykorzystywanego przy świadczeniu usług lotniczych w stanie wymaganym przez kontrahenta.

W ocenie Wnioskodawcy wydatki te są ponoszone w celu umożliwienia prawidłowego wykonywania usług oraz zachowania źródła przychodów, a zatem spełniają przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o PIT

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest:

-     prawidłowe – w części dotyczącej wydatków poniesionych na usługi i materiały służące utrzymaniu umundurowania w stanie wymaganym przez przewoźnika, tj. profesjonalne czyszczenie i prasowanie munduru, poprawki i naprawy krawieckie;

-     nieprawidłowe – w pozostałej części.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 omawianej ustawy podatkowej i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego na wstępie przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

-     pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

-     nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-     być właściwie udokumentowany.

Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Zauważam, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy), pod warunkiem że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź zachowanie źródła przychodów.

Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodów, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN – pojęcie:

·      cel to „to, do czego się zmierza, dąży, to, co chce się osiągnąć”;

·      celowość oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

·      zabezpieczyć oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Przez sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodów” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodów), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Zgodnie z orzecznictwem nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r. sygn. akt SA/Wr 1242/94).

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny. Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r. sygn. akt SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745).

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodów to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Należy przy tym pamiętać, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą, której przedmiotem jest świadczenie profesjonalnych usług lotniczych, w szczególności wykonywanie czynności pilota samolotowego. Warunkiem prawidłowego wykonywania tych usług jest przestrzeganie procedur, instrukcji i standardów obowiązujących personel lotniczy. Szczegółowe wymagania dotyczące umundurowania wyglądu oraz utrzymywania wymaganych elementów wynikają z dokumentu „(…)”. Ten dokument wskazuje, że wygląd członków (…) wpływa na wizerunek przewoźnika oraz nakłada obowiązek ścisłego przestrzegania zasad dotyczących umundurowania i fryzury. Zatem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponosi Pan wydatki związane z zakupem formalnego obuwia, skarpet, paska. Wobec tych elementów przewoźnik określa konkretne wymagania. Obuwie, skarpety, pasek są wskazane jako podstawowe elementy umundurowania nabywane indywidualnie przez Pana. Do celów prywatnych posiada Pan osobne obuwie, paski i skarpety. Z opisu sprawy wynika, że zamierza Pan ponosić również wydatki m.in. na profesjonalne czyszczenie i prasowanie munduru, usługi krawieckie związane z jego dopasowaniem lub naprawą, usługi szewskie oraz środki i usługi związane z pielęgnacją i naprawą obuwia wykorzystywanego wraz z mundurem. Opisane wydatki będą ponoszone przez Pana we własnym zakresie i odpowiednio udokumentowane.

W związku z powyższym wyjaśniam, że zakupy ubrań, butów oraz innych elementów garderoby dla potrzeb wykonywanej działalności gospodarczej należy oceniać na tle przepisów prawa pracy lub innych przepisów branżowych. Generalnie – co należy podkreślić – zakupy tego rodzaju stanowią wydatki związane z faktem funkcjonowania osoby w życiu społecznym. Niezależnie bowiem od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowane do własnych wymagań odzież i obuwie. Z tej też przyczyny zakupy tych rzeczy stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej.

Odstępstwa od tej zasady mogą wynikać np. z nałożonego na prowadzącego działalność gospodarczą prawnego obowiązku używania określonego rodzaju odzieży/garderoby, czy też obuwia, a rzeczy te utraciły charakter osobisty (np. z uwagi na dostosowanie tychże do pełnienia określonych funkcji bądź zawodów, czy np. przez trwałe opatrzenie zakupionych ubiorów i obuwia cechami charakterystycznymi, np. logo.

W szczególności, przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego ani też pojęcia umundurowania. Rozstrzygnięcia, co może być elementem ubioru służbowego, czy też w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy dokonywać zatem na podstawie językowego znaczenia słów „ubiór” i „służbowy”. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem „ubrania” – „to, co się nosi; ubranie, strój”, „służbowy” – „dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy”. Dlatego wskazuję, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy przez barwę, krój, logo itp. Stąd ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy, czy wykonywaniu określonej działalności, jest obowiązkiem osoby ten strój noszącej. Ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne. To oznacza, że winien być, czy też mógł być wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem określonych obowiązków.

Z wniosku wynika jednak, że pozostałe wymagane parametry odzieży/garderoby zakupione przez Pana nie wykluczają możliwości wykorzystania ich w celach prywatnych. Zakupione przez Pana obuwie musi być formalne, klasyczne, zamknięte, sznurowane, wykonane z czarnej, gładkiej nielakierowanej skóry, bez ozdób, z cienką antypoślizgową podeszwą. Skarpety muszą być czarne, gładkie, bez wzorów i odpowiednio długie. Pasek musi być czarny, skórzany lub z podobnego materiału, z niewielką klamrą bez dodatkowych ozdób. Moim zdaniem, na podstawie opisu sprawy oraz przedstawionych powyżej argumentacji i wyjaśnień, tego typu wydatki będą jednak nosić znamiona wydatków o charakterze osobistym, a te nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Jak już wskazałem, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowane do własnych wymagań odzież, obuwie. Z tej też przyczyny zakupy tych rzeczy i usług stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Ponadto, schludny i estetyczny wygląd świadczy o kulturze osobistej, tymczasem ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne.

Z opisu sprawy wynika również, że w odniesieniu do mężczyzn wymagane jest, aby włosy były krótko ostrzyżone w klasycznym stylu. Zarost musi być estetyczny, schludny, krótki i równomiernie przycięty. Ręce i paznokcie muszą być schludne i czyste, a paznokcie krótko przycięte i równej długości. W związku z tym zamierza Pan okresowo korzystać z usług fryzjerskich lub barberskich oraz profesjonalnej usługi pielęgnacji dłoni i paznokci, wyłącznie w zakresie służącym zachowaniu standardu wymaganego przez przewoźnika.

Odnośnie do tych wydatków zauważam, że niewątpliwie w wykonywanym przez Pana zawodzie dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotny. Jednak nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Wydatki związane z zakupem usług fryzjerskich lub berberskich, czy też usług pielęgnacji dłoni i paznokci mają charakter wydatków osobistych związanych z poprawą wizerunku i w konsekwencji nie można ich uznać za ściśle związane z działalnością gospodarczą.

Z wniosku wynika również, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest Pan zobowiązany do obowiązkowego zakupu zegarka spełniającego określone wymagania. Zegarek musi mieć określony kolor, wymiary oraz wygląd. Jednak, jak sam Pan wskazał, zegarek ze względu na swój charakter może potencjalnie nadawać się również do wykorzystywania prywatnego.

Ponieważ zegarek może być wykorzystywany przez Pana w celach prywatnych, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W odniesieniu natomiast do Pana wątpliwości dotyczących tego, czy wykonując usługi pilota w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na usługi i materiały służące utrzymaniu umundurowania i obuwia, w szczególności profesjonalnego czyszczenia i prasowania munduru, poprawki i naprawy krawieckie, usługi szewskie oraz pielęgnację i naprawę obuwia stwierdzam, co następuje.

Ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne. To oznacza, że może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem określonych obowiązków i tak też jest z umundurowaniem, które Pan, jako pilot, jest zobowiązany nosić. Z opisu sprawy wynika, że ma Pan obowiązek utrzymywania elementów munduru w czystości i w odpowiednim stanie. Wszystkie elementy umundurowania mają być czyste i starannie wyprasowane, a koszule mają być świeże. Jeśli natomiast odpowiedni rozmiar munduru nie jest dostępny należy wykonać indywidualnie poprawki krawieckie. W odniesieniu do obuwia wymaga się, aby było dokładnie wypolerowane i zadbane, a sznurowadła były w odpowiednim stanie.

Dlatego też stwierdzam, że wydatki poniesione przez Pana na profesjonalne czyszczenie i prasowanie munduru oraz jego poprawki i naprawy krawieckie, jako stroju służbowego (munduru) wykorzystywanego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, który posiada wyznaczniki wskazujące na wyłącznie służbowy charakter, jako spełniające przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Natomiast wydatki poniesione przez Pana na usługi szewskie, naprawę obuwia oraz środki przeznaczone do jego pielęgnacji, jako wydatki dotyczące obuwia noszącego znamiona wydatków o charakterze osobistym, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowanie: wydatki ponoszone przez Pana na usługi fryzjerskie lub barberskie, usługi pielęgnacji dłoni i paznokci oraz zakup formalnego obuwia, skarpet, paska i zegarka oraz usługi szewskie, naprawę obuwia oraz środki przeznaczone do jego pielęgnacji, jako wydatki mające charakter wydatków osobistych i niezwiązane wyłącznie z działalnością gospodarczą, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast wydatki poniesione przez Pana na profesjonalne czyszczenie i prasowanie munduru oraz jego poprawki i naprawy krawieckie, jako stroju służbowego wykorzystywanego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, jako spełniające przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzeń przyszłych i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.