0112-KDIL1-1.4012.617.2026.1.EB

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku od towarów i usług dotyczący możliwości anulowania faktury przygotowanej w systemie księgowym i nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób, bez obowiązku wprowadzania do KSeF tej faktury i jej anulacji.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest polską spółką produkcyjną z branży chemicznej należącą do międzynarodowej grupy (dalej: Spółka lub Wnioskodawca). Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z wejściem w życie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF). Spółka od 1 lutego 2026 r. jest zobowiązana do wystawiania faktur w tym systemie i z tego obowiązku się wywiązuje.

W związku z powyższym Spółka podjęła działania mające na celu dostosowanie swoich systemów informatycznych do nowych wymogów. Proces wdrożenia oraz integracji z KSeF realizowany jest przy współpracy z podmiotami z grupy odpowiedzialnymi za obsługę systemów informatycznych. Proces fakturowania jest częściowo zautomatyzowany i zakłada komunikację pomiędzy systemem finansowo-księgowym Spółki a KSeF, jednak prace nad pełną konfiguracją nadal trwają.

W praktyce działalności Wnioskodawcy mogą wystąpić sytuacje, w których na skutek błędu lub omyłki zostanie zainicjowane wygenerowanie dokumentu sprzedażowego z datą odnoszącą się do okresu księgowego, który został już zamknięty w systemie finansowo-księgowym Spółki.

Z uwagi na zamknięcie okresu księgowego przypisanego do takiego dokumentu, nie będzie możliwe jego skuteczne zaksięgowanie w systemie finansowo-księgowym. Dokument nie zostanie ujęty w księgach rachunkowych Wnioskodawcy, nie będzie widoczny na kontach kontrahentów prowadzonych w systemie finansowo-księgowym oraz nie będzie stanowił podstawy jakichkolwiek rozliczeń pomiędzy Spółką a kontrahentem. Ponadto dokument taki nie zostanie automatycznie przesłany do KSeF ani nie trafi do odbiorcy poza KSeF (wygenerowany dokument sprzedażowy w żaden sposób nie zostanie udostępniony kontrahentowi). Dokument ten jednak pomimo tego, że został wystawiony błędnie i nie został zaksięgowany – będzie widoczny w systemie finansowo-księgowym Spółki.

Po zidentyfikowaniu błędu taki dokument zostanie anulowany w systemie finansowo-księgowym Spółki. W konsekwencji ani dokument pierwotnie błędnie wygenerowany, ani fakt jego anulowania nie będzie ujmowany w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych, nie będzie wpływał na rozliczenia podatku od towarów i usług ani podatku dochodowego od osób prawnych oraz nie będzie wywoływał żadnych skutków gospodarczych, księgowych lub podatkowych po stronie Wnioskodawcy czy kontrahenta.

Dokument sprzedażowy, o którym mowa w niniejszym wniosku będzie zawierał wszystkie elementy charakterystyczne dla faktury (będzie zawierał elementy obligatoryjne faktury w rozumieniu art. 106e Ustawy VAT).

Przedmiotem niniejszego wniosku są wyłącznie sytuacje, w których z uwagi na przypisanie dokumentu do zamkniętego okresu księgowego nie dojdzie do jego skutecznego zaksięgowania w systemie finansowo-księgowym, a następnie dokument zostanie anulowany przed wywołaniem jakichkolwiek skutków gospodarczych, księgowych lub podatkowych oraz przed przekazaniem go kontrahentowi czy do KSeF.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w przestawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym dokument sprzedażowy wygenerowany w systemie finansowo-księgowym Spółki, ale nieudostępniony kontrahentowi w żaden sposób – a następnie anulowany technicznie w systemie finansowo-księgowym – nie będzie generował po stronie Spółki obowiązku wprowadzenia dokumentu pierwotnego i jego anulacji do KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Państwa, dokument sprzedażowy wygenerowany w systemie finansowo-księgowym Spółki, ale nieudostępniony kontrahentowi w żaden sposób, a następnie anulowany technicznie w systemie finansowo-księgowym nie będzie generował po stronie Spółki obowiązku wprowadzania tego dokumentu pierwotnego i jego anulacji do KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.; dalej: „Ustawa VAT”) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku VAT lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jednocześnie, zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy VAT, przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Dokument sprzedażowy wystawiany przez Spółkę jest zatem fakturą w rozumieniu Ustawy VAT.

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32a Ustawy VAT, przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

W ocenie Wnioskodawcy, kluczowe znaczenie dla analizowanej sprawy na art. 106na ust. 1 ustawy VAT, zgodnie z którym fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesiania do KSeF. Oznacza to, że samo techniczne wygenerowanie dokumentu sprzedażowego w systemie finansowo-księgowym podatnika nie jest równoznaczne z wystawieniem faktury ustrukturyzowanej w rozumieniu przepisów Ustawy VAT. Dla zaistnienia takiego skutku konieczne jest bowiem przesianie dokumentu do KSeF.

Przepis art. 106na ust. 1 Ustawy VAT jednoznacznie określa moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Tym samym w ocenie Spółki ustawodawca przesądził, że dopiero przesłanie dokumentu do KSeF skutkuje jego uznaniem za fakturę ustrukturyzowaną wystawioną w rozumieniu przepisów Ustawy VAT. Dokument, który pozostaje wyłącznie w systemie finansowo-księgowym podatnika i nie został przesłany do KSeF, nie uzyskuje statusu faktury ustrukturyzowanej, niezależnie od stopnia jego przygotowania lub kompletności zawartych w nim danych.

W ocenie Spółki, jednak – skoro dokument sprzedażowy posiada wszystkie elementy wymagane Ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie, to jest fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 31 Ustawy VAT.

W przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym mogą wystąpić sytuacje, w których na skutek błędu lub omyłki zostanie wygenerowany dokument sprzedażowy (faktura) odnoszący się do zamkniętego już okresu księgowego. Z uwagi na zamknięcie takiego okresu dokument nie będzie mógł zostać skutecznie zaksięgowany w systemie finansowo-księgowym Spółki. Nie zostanie on ujęty w księgach rachunkowych, nie będzie widoczny na kontach kontrahentów prowadzonych w systemie finansowo-księgowym, nie będzie stanowił podstawy jakichkolwiek rozliczeń pomiędzy stronami, nie zostanie przesłany do KSeF ani udostępniony kontrahentowi poza KSeF. Po zidentyfikowaniu błędu dokument (faktura) zostanie anulowany technicznie w systemie finansowo- księgowym Spółki.

W konsekwencji dokument taki pozostanie wyłącznie na etapie wewnętrznych procesów Spółki. Będzie on stanowił jedynie technicznie wygenerowany dokument sprzedażowy (fakturę), który z uwagi na wykryty błąd nie zostanie przeznaczony do przesłania do KSeF ani do udostępnienia kontrahentowi. Dokument ten nie opuści zatem wewnętrznego środowiska informatycznego Spółki i nie będzie funkcjonował w obrocie gospodarczym.

W ocenie Wnioskodawcy, taki dokument sprzedażowy, pomimo uznania go za fakturę w rozumieniu wspomnianego art. 2 pkt 31 Ustawy VAT, nie uzyska statusu faktury ustrukturyzowanej w rozumieniu art. 2 pkt 32a Ustawy VAT, ponieważ nie zostanie wystawiony przy użyciu KSeF, a w konsekwencji nie zostanie mu również nadany numer identyfikujący w tym systemie. Tego rodzaju dokument sprzedażowy (fakturę) Spółka będzie miała prawo anulować, czego skutkiem będzie wyeliminowanie go z obiegu wewnętrznego Spółki, bez wywoływania skutków podatkowych charakterystycznych dla skutecznie wystawionej faktury.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w utrwalonym podejściu organów podatkowych i sądów administracyjnych, zgodnie z którym wystawienie faktury należy rozumieć nie tylko jako jej sporządzenie, ale również jako wprowadzenie jej do obrotu prawnego. Faktura sporządzona wyłącznie dla celów wewnętrznych podatnika, która nie została przekazana kontrahentowi ani w żaden inny sposób wprowadzona do obrotu gospodarczego, nie wywołuje skutków prawnych właściwych dla faktury wystawionej.

W szczególności Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 czerwca 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.220.2026.2.AWY, potwierdził, że dokument przygotowany w systemie księgowym podatnika, który nie został udostępniony nabywcy ani przesłany do KSeF, stanowi jedynie projekt lub propozycję faktury. Organ wskazał, że taki dokument nie jest fakturą wystawioną w rozumieniu Ustawy VAT i może zostać anulowany na etapie wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym bez obowiązku wprowadzania go do KSeF. W powołanej interpretacji organ wskazał, że:

„(…) przepisy ustawy o podatku od towarów i usług ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur i nie przewidują innej formy zmiany błędnych danych zapisanych na fakturze lub wycofania jej z obiegu prawnego aniżeli wystawienie faktury korygującej.

Ewentualne „anulowanie” faktury dopuszczalne jest jedynie wówczas, gdy faktura mająca być przedmiotem anulowania nie została jeszcze w żaden sposób wprowadzona do obrotu prawnego. Należy w tym miejscu wskazać, że w KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli w wystawionej fakturze zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów.

(…)

Zatem mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane wyżej w tym zakresie wyjaśnienia, należy uznać, że skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (nie zostały udostępnione nabywcy w żaden sposób i nie zostały przesłane do KSeF) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych (ze względu np. na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty), to będą mieli Państwo prawo do anulowania tych faktur na etapie ich wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym Spółki.

Tym samym, nie będą mieli Państwo obowiązku wprowadzania takich faktur i ich korekt do KSeF”. Wprawdzie powołana interpretacja dotyczyła dokumentu przygotowanego do wysłania do KSeF, który został odrzucony w ramach wewnętrznego procesu akceptacji, jednak wnioski organu zachowują pełną aktualność również w niniejszej sprawie. W obu przypadkach mamy bowiem do czynienia z dokumentem funkcjonującym wyłącznie w systemach wewnętrznych podatnika, który nie został przesłany do KSeF, nie został udostępniony kontrahentowi oraz został wyeliminowany jeszcze przed wywołaniem jakichkolwiek skutków gospodarczych, księgowych lub podatkowych. Skoro więc organ uznał, że taki dokument może zostać anulowany bez wprowadzania go do KSeF, analogiczne podejście powinno znaleźć zastosowanie również w odniesieniu do dokumentów będących przedmiotem niniejszego wniosku.

Spółka wnosi więc o potwierdzenie, że w przedstawionym przypadku przysługuje jej prawo do anulowania dokumentu sprzedażowego (faktury) i że nie istnieje konieczność wprowadzania do KSeF ani dokumentu pierwotnego, ani dokumentu go anulującego.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na regulacje dotyczące faktur korygujących.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy VAT, podatnik wystawia fakturę korygującą m.in. w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Natomiast, zgodnie z art. 106j ust. 2 pkt 2a Ustawy VAT, faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, którym taki numer nie został nadany.

Przepis ten w ocenie Spółki potwierdza, że mechanizm korygowania przewidziany w Ustawie VAT odnosi się do dokumentów funkcjonujących już jako faktury. Celem faktury korygującej jest bowiem doprowadzenie treści uprzednio wystawionej faktury do stanu zgodnego z rzeczywistością.

W analizowanym przypadku nie zaistnieje jednak potrzeba korygowania dokumentu sprzedażowego (faktury) – jeżeli Spółka dokona anulowania dokumentu sprzedażowego. Dokument sprzedażowy nie zostanie przesłany do KSeF, nie otrzyma numeru identyfikującego w tym systemie, nie zostanie ujęty w księgach rachunkowych, nie będzie przekazany kontrahentowi i nie wywoła żadnych skutków gospodarczych ani podatkowych. Skoro tak, to nie zaistnieje potrzeba wystawiania do niego dokumentu (faktury) korygującej.

W ocenie Wnioskodawcy, okoliczność, że art. 106j ust. 2 pkt 2a Ustawy VAT przewiduje szczególne zasady identyfikacji faktur korygowanych w KSeF, nie może prowadzić do wniosku, iż każdy technicznie wygenerowany dokument sprzedażowy powinien zostać najpierw przesłany do KSeF wyłącznie po to, aby następnie dokonać jego korekty. Taka wykładnia byłaby w ocenie Wnioskodawcy sprzeczna z funkcją faktury jako dokumentu odzwierciedlającego rzeczywistą transakcję gospodarczą oraz prowadziłaby do wprowadzania do KSeF dokumentów, które już na etapie wewnętrznych procedur podatnika zostały rozpoznane jako błędne i niewywołujące żadnych skutków gospodarczych, księgowych ani podatkowych.

W konsekwencji, dokument sprzedażowy wygenerowany wyłącznie w systemie finansowo-księgowym Spółki, który nie został skutecznie zaksięgowany, nie został przesłany do KSeF, nie został udostępniony kontrahentowi może zostać przez Spółkę anulowany wewnętrznie w systemie finansów-księgowym.

Powyższe działanie nie będzie skutkowało obowiązkiem Spółki do przesyłania do KSeF ani pierwotnego dokumentu sprzedażowego (faktury) ani dokumentu go anulującego. W rezultacie dokument taki może zostać technicznie anulowany w systemie finansowo-księgowym Spółki bez obowiązku jego przesyłania do KSeF.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym dokument sprzedażowy wygenerowany w systemie finansowo-księgowym Spółki, ale nieudostępniony kontrahentowi w żaden sposób, nieprzesłany do KSeF i następnie anulowany technicznie w systemie finansowo-księgowym, nie będzie generował po stronie Spółki obowiązku wprowadzania tego dokumentu pierwotnego i jego anulacji do KSeF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku – jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Zasady wystawiania faktur regulują przepisy działu XI. Dokumentacja.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106nc ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Jak stanowi art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. są Państwo zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF. W praktyce działalności Wnioskodawcy mogą wystąpić sytuacje, w których na skutek błędu lub omyłki zostanie zainicjowane wygenerowanie dokumentu sprzedażowego z datą odnoszącą się do okresu księgowego, który został już zamknięty w systemie finansowo-księgowym Spółki. W konsekwencji ani dokument pierwotnie błędnie wygenerowany, ani fakt jego anulowania nie będzie ujmowany w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych, nie będzie wpływał na rozliczenia podatku od towarów i usług ani podatku dochodowego od osób prawnych oraz nie będzie wywoływał żadnych skutków gospodarczych, księgowych lub podatkowych po stronie Wnioskodawcy czy kontrahenta.

Państwa wątpliwości w sprawie dotyczą ustalenia, czy dokument sprzedażowy wygenerowany w systemie finansowo-księgowym Spółki, ale nieudostępniony kontrahentowi w żaden sposób – a następnie anulowany technicznie w systemie finansowo-księgowym – nie będzie generował po stronie Spółki obowiązku wprowadzenia dokumentu pierwotnego i jego anulacji do KSeF.

W myśl art. 108 ust. 1 ustawy:

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa.

Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Podatnik wystawia fakturę m.in. w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego (faktura anulowana), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu wyżej cytowanego przepisu prawnego i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.

Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Natomiast, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy, to w takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.

Należy zauważyć, że faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości.

Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy:

W świetle art. 106j ust. 2 ustawy:

Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Jednakże dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego, gdyż nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.

Jak już wskazano, przepisy ustawy o podatku od towarów i usług ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur i nie przewidują innej formy zmiany błędnych danych zapisanych na fakturze lub wycofania jej z obiegu prawnego aniżeli wystawienie faktury korygującej.

Ewentualne „anulowanie” faktury dopuszczalne jest jedynie wówczas, gdy faktura mająca być przedmiotem anulowania nie została jeszcze w żaden sposób wprowadzona do obrotu prawnego.

Należy w tym miejscu wskazać, że w KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli w wystawionej fakturze zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów.

Z opisu sprawy wynika, że w analizowanym przypadku nie mamy do czynienia z wystawioną już kontrahentowi fakturą – lecz z jej niejako projektem (dokumentem sprzedażowym) – niewprowadzoną do KSeF ani nieudostępnionym w żaden sposób. Po zidentyfikowaniu błędu taki dokument zostanie anulowany w systemie finansowo-księgowym Spółki. W konsekwencji, ani dokument pierwotnie błędnie wygenerowany, ani fakt jego anulowania nie będzie ujmowany w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych, nie będzie wpływał na rozliczenia podatku od towarów i usług ani podatku dochodowego od osób prawnych oraz nie będzie wywoływał żadnych skutków gospodarczych, księgowych lub podatkowych po stronie Wnioskodawcy czy kontrahenta. Dokument sprzedażowy, o którym mowa w niniejszym wniosku będzie zawierał wszystkie elementy charakterystyczne dla faktury (będzie zawierał elementy obligatoryjne faktury w rozumieniu art. 106e Ustawy VAT).

Zatem, mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane wyżej w tym zakresie wyjaśnienia, należy uznać, że skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami (dokumentami sprzedażowymi spełniającymi wymogi faktury), które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (nie zostały udostępnione kontrahentowi w żaden sposób i nie zostały przesłane do KSeF), to będą mieli Państwo prawo do anulowania dokumentów sprzedażowych tych (faktur) na etapie ich wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym Spółki pod warunkiem, że nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych.

Tym samym, nie będą mieli Państwo obowiązku wprowadzania takich faktur i ich korekt do KSeF.

Jednocześnie podkreślić należy, że ewentualne „anulowanie”, o którym jest mowa w Państwa przypadku, odnosi się do dokumentu sprzedażowego, który to jednakże nie został jeszcze przekazany do KSeF, ani nie trafił do kontrahenta poza KSeF. KSeF nie przewiduje bowiem możliwości anulowania wystawionej za jego pośrednictwem faktury.

Podsumowanie

Prawidłowe jest stanowisko Państwa w rozpatrywanej sprawie, że dokument sprzedażowy wygenerowany w systemie finansowo-księgowym Spółki, ale nieudostępniony kontrahentowi w żaden sposób – a następnie anulowany technicznie w systemie finansowo-księgowym – nie generuje/nie będzie generował po stronie Spółki obowiązku wprowadzenia dokumentu pierwotnego (faktury) i jego korekty do KSeF.

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

−        stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

−        zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.