0111-KDIB3-2.4012.501.2026.2.SR

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług.

Uzupełnili go Państwo pismem z 5 sierpnia 2026 r. (wpływ 5 sierpnia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca, dalej również jako: Spółka, prowadzi działalność gospodarczą pod firmą (...) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (...), pod adresem ul. (...), (...), wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: (...), posiadającą NIP: (...) oraz numer statystyczny REGON: (...).

Spółka posiada status polskiego rezydenta podatkowego w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2026.554) – zwana dalej ustawa o CIT. Spółka prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, o którym mowa w art. 96b ust. 3 pkt 2a lit. b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2025.775) – zwana dalej ustawa o VAT.

Niniejszy wniosek dotyczy sposobu dokumentowania oraz ewidencjonowania sprzedaży dokonywanej przez Spółkę na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, w szczególności w kontekście obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ustawy o VAT, oraz możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego z tego obowiązku.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą o charakterze produkcyjno-handlowym. W ramach swojej działalności Spółka dokonuje odpłatnej dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy o VAT w postaci gotowych dań, posiłków oraz innych produktów żywnościowych, które uprzednio wytwarza. Sprzedaż ta jest realizowana m.in. na rzecz klientów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (tzw. konsumentów). Klienci składają zamówienia za pośrednictwem systemu sprzedażowego Spółki, w szczególności za pośrednictwem strony internetowej, aplikacji mobilnej albo innego narzędzia elektronicznego udostępnionego przez Spółkę.

Model sprzedaży Spółki ma charakter zdalny, elektroniczny i zautomatyzowany. Klient dokonuje wyboru towarów z oferty Spółki, wskazuje dane niezbędne do realizacji zamówienia, w tym dane kontaktowe oraz adres dostawy, a następnie dokonuje płatności elektronicznej. Po złożeniu zamówienia i dokonaniu płatności produkty są przygotowywane, kompletowane, pakowane oraz przekazywane do doręczenia pod adres wskazany przez klienta, którym może być adres miejsca zamieszkania lub inny adres dostawy wskazany przez klienta, w tym adres punktu odbioru prowadzonego przez podmiot trzeci.

Przedmiotem sprzedaży są towary, tj. gotowe dania, posiłki albo inne produkty żywnościowe wydawane klientom w opakowaniach i przeznaczone do doręczenia pod adres wskazany przez klienta. Spółka nie wydaje produktów klientom w lokalu sprzedaży, miejscu przygotowania produktów ani w innym punkcie odbioru prowadzonym przez Spółkę, a także nie zapewnia możliwości konsumpcji posiłków na miejscu ani obsługi typowej dla stacjonarnej placówki gastronomicznej. W niektórych przypadkach klient może wskazać jako miejsce doręczenia punkt odbioru prowadzony przez podmiot trzeci, w szczególności punkt typu (…). Punkt ten nie jest prowadzony przez Spółkę i pełni funkcję technicznego miejsca odbioru przesyłki przez klienta.

W przypadku wyboru przez klienta dostawy do punktu odbioru prowadzonego przez podmiot trzeci, w szczególności punktu typu (…), model realizacji zamówienia pozostaje analogiczny jak w przypadku doręczenia pod adres miejsca zamieszkania lub inny adres wskazany przez klienta. Produkty są przygotowywane i pakowane przez Spółkę, a następnie przekazywane do doręczenia. Punkt odbioru to miejsce, do którego przesyłka jest dostarczana i z którego klient może ją odebrać.

Podmiot prowadzący punkt odbioru nie dokonuje sprzedaży produktów Spółki w imieniu Spółki ani na rzecz klientów Spółki w modelu objętym niniejszym wnioskiem. Podmiot ten nie występuje również wobec klientów Spółki jako sprzedawca produktów zamówionych za pośrednictwem Spółki.

Wnioskodawca wskazuje jednocześnie, że podmiot prowadzący punkt odbioru może odrębnie nabywać towary od Spółki we własnym imieniu i na własny rachunek, a następnie sprzedawać je klientom dokonującym zakupu bezpośrednio w punkcie. Tego rodzaju sprzedaż stanowi jednak odrębny model sprzedaży, nieobjęty zakresem niniejszego wniosku. Sprzedaż ta jest i będzie ewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej, zgodnie z właściwymi przepisami.

W celu wysyłki produktów do klientów Spółka nabywa usługi transportowe od podmiotów niepowiązanych, a także od podmiotów powiązanych w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT.

Podmioty te wykonują wyłącznie czynności transportowe i doręczeniowe w ramach procesu sprzedaży organizowanego przez Spółkę. Ich rola polega na technicznym doręczeniu zamówionych produktów do klienta. Podmioty te nie dokonują sprzedaży produktów na rzecz klienta, nie nabywają ich w celu dalszej odsprzedaży ani nie występują wobec klienta jako sprzedawca zamówionych produktów. Klient nie zawiera odrębnej umowy w zakresie nabycia produktów z firmą transportową, operatorem logistycznym, przewoźnikiem ani podwykonawcą Spółki. Z perspektywy klienta stroną transakcji sprzedaży pozostaje Spółka. To Spółka przyjmuje zamówienie, organizuje jego realizację oraz odpowiada za jego wykonanie.

Niezależnie od tego, jaki podmiot faktycznie wykonuje czynności doręczeniowe, to Spółka odpowiada wobec klienta za prawidłową realizację zamówienia, w tym za skuteczne dostarczenie zamówionych produktów pod adres wskazany przez klienta. Spółka ponosi odpowiedzialność za wykonanie zamówienia zgodnie z warunkami sprzedaży oraz za rezultat procesu dostawy. Podmioty uczestniczące w doręczeniu działają na rzecz Spółki albo w ramach zorganizowanego przez nią modelu logistycznego.

W opisanym modelu klient składa zamówienie w systemie elektronicznym, dokonuje zapłaty na rzecz Spółki w formie elektronicznej, a zamówione produkty są mu następnie doręczane pod wskazany adres przez podmiot uczestniczący w procesie logistycznym organizowanym przez Spółkę. Klient nie odbiera produktów bezpośrednio w miejscu prowadzenia działalności Spółki. Jeżeli klient wybiera dostawę do punktu odbioru prowadzonego przez podmiot trzeci, odbiór następuje po uprzednim doręczeniu przesyłki do tego punktu.

Zapłata za zamówienia objęte niniejszym wnioskiem następuje w całości w formie elektronicznej i bezgotówkowej. Zapłata będzie realizowana za pośrednictwem operatorów płatności albo w formie tradycyjnego przelewu bankowego bezpośrednio na rachunek bankowy Spółki. W każdym przypadku środki pieniężne z tytułu sprzedaży będą przekazywane na rachunek bankowy Spółki. Klienci dokonują płatności w szczególności przy użyciu płatności internetowych, szybkich przelewów, tradycyjnych przelewów bankowych, kart płatniczych, płatności mobilnych, BLIK albo innych instrumentów płatniczych obsługiwanych przez operatorów płatności. Środki pieniężne z tytułu sprzedaży są przekazywane na rachunek bankowy Spółki.

Spółka nie przyjmuje i nie będzie przyjmować płatności gotówkowych od klientów w odniesieniu do transakcji, które miałyby korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W szczególności klient nie dokonuje zapłaty gotówką do rąk pracownika Spółki, kuriera, przewoźnika, operatora logistycznego ani innej osoby doręczającej zamówienie.

Spółka będzie posiadała dokumenty oraz dane pozwalające na ustalenie daty płatności, kwoty płatności, identyfikatora płatności albo tytułu przelewu oraz zamówienia, którego dana płatność dotyczy.

System sprzedażowy Spółki umożliwia powiązanie każdej płatności z konkretnym zamówieniem. Każde zamówienie posiada unikalny numer albo inny identyfikator pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację. Spółka posiada również dane dotyczące transakcji płatniczej, w tym identyfikator płatności, datę dokonania płatności, kwotę płatności oraz status jej rozliczenia.

W przypadku tradycyjnych przelewów bankowych powiązanie płatności z zamówieniem będzie następowało w szczególności na podstawie numeru zamówienia, identyfikatora zamówienia albo innych danych wskazanych w tytule przelewu, a także danych wynikających z rachunku bankowego Spółki oraz systemu sprzedażowego.

Prowadzona przez Spółkę ewidencja zawiera informacje pozwalające ustalić: datę złożenia zamówienia, numer zamówienia, dane klienta, dane adresowe nabywcy, adres dostawy, w tym ewentualnie adres punktu odbioru prowadzonego przez podmiot trzeci, przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, datę i sposób zapłaty, identyfikator płatności albo tytuł przelewu, podmiot realizujący doręczenie oraz status realizacji zamówienia. Spółka dysponuje również dokumentami potwierdzającymi zapłatę oraz danymi pochodzącymi z systemu sprzedażowego i systemu operatora płatności. Dokumenty te pozwalają powiązać daną płatność z konkretną czynnością sprzedaży. W konsekwencji Spółka posiada dokumentację pozwalającą jednoznacznie ustalić, jakiej konkretnej czynności dotyczyła dana płatność oraz na czyją rzecz sprzedaż została dokonana.

Dokumentacja Spółki obejmuje ewidencję zamówień, dane klienta, dane adresowe, potwierdzenia płatności, dane z systemu sprzedażowego, dane z systemu operatora płatności, zestawienia płatności oraz dokumenty dotyczące doręczenia zamówienia. Dane te będą przechowywane w sposób pozwalający na weryfikację konkretnej transakcji, zarówno na potrzeby rozliczeń podatkowych, jak i na potrzeby ewentualnej kontroli organów podatkowych.

Na ten moment Spółka ewidencjonuje sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących. Skala prowadzonej działalności wynosi około (…) zamówień dziennie. Przy obecnie wykorzystywanej infrastrukturze technicznej pojedyncze urządzenie fiskalne umożliwia obsługę około 1 tysiąca transakcji na godzinę. W rezultacie realizacja obowiązków ewidencyjnych wyłącznie przy wykorzystaniu tradycyjnych urządzeń fiskalnych wymaga utrzymywania rozbudowanej infrastruktury, obejmującej znaczną liczbę równolegle działających urządzeń, a także procesów związanych z ich obsługą, monitorowaniem i zapewnieniem ciągłości działania. Taki model ewidencjonowania sprzedaży generuje istotne obciążenia organizacyjne i techniczne po stronie Spółki.

W ocenie Spółki taki model dokumentowania sprzedaży jest nieadekwatny do zautomatyzowanego, elektronicznego i masowego charakteru prowadzonej działalności. Z tego względu Spółka rozważa zmianę sposobu dokumentowania sprzedaży dokonywanej na rzecz konsumentów, w szczególności poprzez rezygnację z ewidencjonowania określonych transakcji przy zastosowaniu kas rejestrujących, o ile transakcje te spełniają warunki przewidziane w przepisach dotyczących zwolnień z obowiązku prowadzenia takiej ewidencji.

Spółka rozważa dokumentowanie sprzedaży za pomocą faktur imiennych wystawianych na rzecz klientów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Faktury te byłyby wystawiane na podstawie danych podanych przez klienta w procesie składania zamówienia Jednocześnie Spółka prowadziłaby szczegółową ewidencję zamówień, umożliwiającą przypisanie każdej płatności do konkretnego zamówienia, konkretnej czynności sprzedaży oraz konkretnego klienta.

W przypadku gdy klient zażąda wystawienia faktury, Spółka wystawi fakturę zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o VAT. Jednocześnie Spółka rozważa wystawianie faktur imiennych również w szerszym zakresie jako podstawowego dokumentu sprzedaży w odniesieniu do transakcji, które nie będą ewidencjonowane przy zastosowaniu kas rejestrujących ze względu na korzystanie ze zwolnienia przedmiotowego.

Spółka wskazuje, że jej intencją nie jest skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego uzależnionego od limitu wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Z uwagi na skalę działalności Spółki zwolnienie limitowe nie stanowi przedmiotu niniejszego wniosku. Przedmiotem wniosku jest natomiast możliwość zastosowania zwolnienia przedmiotowego odnoszącego się do określonych czynności, o ile spełnione są warunki przewidziane dla tych czynności.

Spółka powzięła wątpliwość, czy w opisanym modelu sprzedaży może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w szczególności w odniesieniu do sprzedaży, za którą zapłata następuje w całości w formie elektronicznej i bezgotówkowej, a z prowadzonej ewidencji oraz dokumentów potwierdzających zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnej czynności dotyczyła dana płatność i na czyją rzecz sprzedaż została dokonana.

Wątpliwość Spółki dotyczy w szczególności tego, czy opisany model sprzedaży gotowych dań, posiłków oraz innych produktów żywnościowych, obejmujący zamówienia składane na odległość, płatności realizowane w całości elektronicznie i bezgotówkowo, doręczenie produktów w systemie wysyłkowym oraz prowadzenie szczegółowej ewidencji transakcji, pozwala na stosowanie zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Spółka powzięła również wątpliwość czy fakt, że dotychczas posiadała kasy rejestrujące i ewidencjonowała sprzedaż przy ich zastosowaniu, wyłącza możliwość skorzystania przez Spółkę z ww. zwolnienia w odniesieniu do transakcji, które spełniają warunki tego zwolnienia.

Spółka zakłada, że w odniesieniu do transakcji, które nie spełniałyby warunków zwolnienia przedmiotowego, sprzedaż nadal byłaby ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących. Natomiast w odniesieniu do transakcji spełniających warunki zwolnienia Spółka chciałaby dokumentować sprzedaż bez wystawiania paragonów fiskalnych, w szczególności przy użyciu faktur imiennych, ewidencji zamówień oraz dokumentów potwierdzających zapłatę.

W konsekwencji niniejszy wniosek dotyczy potwierdzenia, czy w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym Spółka może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w odniesieniu do tych transakcji, które spełniają warunki tego zwolnienia, pomimo że Spółka dotychczas ewidencjonowała sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo następujące informacje:

Na pytanie „Jaka jest właściwa klasyfikacja PKWiU na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (Dz. U. z 2015 r. poz. 1676 ze zm.) dla dokonywanej przez Państwa dostawy towarów objętej przedmiotem wniosku?”, wskazali Państwo, że „Wnioskodawca, doprecyzowując opis zdarzenia przyszłego, wskazuje, że nie występował do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi z wnioskiem o wydanie opinii klasyfikacyjnej w zakresie właściwego grupowania PKWiU dla dostaw towarów będących przedmiotem niniejszego wniosku.

Niemniej, towary będące przedmiotem dostawy opisanej we wniosku powinny zostać zaklasyfikowane – bazując na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 roku w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (Dz. U. z 2015 r. poz. 1676 ze zm.) – do działu 10 „Artykuły spożywcze”, a dokładniej do klasy 10.85 „Gotowe posiłki i dania”.

Zgodnie z Wyjaśnieniami do PKWiU 2015 klasa ta obejmuje:

-     gotowe (tj. przygotowane, przyprawione i ugotowane) posiłki i dania, składające się co najmniej z dwóch różnych składników, mrożone, w puszkach, w słoikach, pakowane próżniowo lub przy pomocy innych technologii opakowań ze zmodyfikowaną atmosferą. Potrawy te zwykle są pakowane i etykietowane z przeznaczeniem na sprzedaż,

-     klasa ta obejmuje także dania regionalne i narodowe, składające się co najmniej z dwóch składników.

Klasa ta nie obejmuje natomiast:

-     żywności składającej się z mniej niż dwóch składników, sklasyfikowanej w odpowiednich grupowaniach działu 10,

-     zup i bulionów, sklasyfikowanych w 10.89.11.0,

-     gotowej żywności, łatwo psującej się, sklasyfikowanej w 10.89.16.0,

-     sprzedaży hurtowej gotowych posiłków i dań, żywności łatwo psującej się, sklasyfikowanych w 46.38,

-     sprzedaży detalicznej gotowych posiłków i dań, żywności łatwo psującej się, sklasyfikowanych w odpowiednich grupowaniach działu 47,

-     gotowych posiłków i dań przygotowywanych w zakładach gastronomicznych, do bezpośredniego spożycia, sklasyfikowanych w odpowiednich grupowaniach działu 56.

Konkretny kod zależy natomiast od rodzaju dania:

-     10.85.11.0 – gotowe posiłki i dania na bazie mięsa, podrobów lub krwi,

-     10.85.12.0 – gotowe posiłki i dania na bazie ryb, skorupiaków i mięczaków,

-     10.85.13.0 – gotowe posiłki i dania na bazie warzyw,

-     10.85.14.0 – gotowe posiłki i dania na bazie wyrobów mącznych,

-     10.85.19.0 – pozostałe gotowe posiłki i dania.”

Na pytanie „Czy dokonują/będą Państwo dokonywali sprzedaży towarów/usług wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 lub 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1902 ze zm.)? Jeśli tak, proszę je wskazać.”, odpowiedzieli Państwo, że „Wnioskodawca wskazuje, że nie dokonuje ani nie będzie dokonywał sprzedaży towarów ani świadczenia usług wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1902 ze zm.). W konsekwencji nie występują towary ani usługi, które należałoby wskazać w odpowiedzi na powyższe pytanie.”

Na pytanie „Czy dostawy są/będą realizowane w systemie wysyłkowym pocztą lub przesyłkami kurierskimi, czy też będą realizowane wyłącznie za pośrednictwem firm świadczących usługi logistyczne, transportowe?”, podali Państwo, że „Wnioskodawca wskazuje, że dostawy będą realizowane za pośrednictwem operatora pocztowego w systemie wysyłkowym przesyłkami kurierskimi. Podmiot realizujący dostawy będzie wpisany do Rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.”

Pytania

1.  Czy w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym Spółka będzie uprawniona do korzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U.2024.1902) – zwanego dalej rozporządzenie w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia?

2.  Czy dla zastosowania zwolnienia, o którym mowa w pytaniu nr 1, wystarczające jest prowadzenie przez Spółkę ewidencji zamówień oraz posiadanie dokumentów potwierdzających zapłatę, obejmujących dane pozwalające na jednoznaczne przypisanie płatności do konkretnego zamówienia, dostawy oraz nabywcy, w tym jego danych adresowych?

3.  Czy wcześniejsze rozpoczęcie przez Spółkę ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wyłącza możliwość korzystania przez Spółkę ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o którym mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia, w odniesieniu do transakcji, które spełniają warunki tego zwolnienia?

4.  Czy w przypadku sprzedaży objętej zwolnieniem, o którym mowa w pytaniu nr 1, Spółka będzie uprawniona do dokumentowania tej sprzedaży bez wystawiania paragonów fiskalnych, w szczególności przy użyciu faktur imiennych, ewidencji zamówień, dokumentów potwierdzających zapłatę oraz dokumentów potwierdzających doręczenie zamówienia?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1. Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym Spółka będzie uprawniona do korzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia, w odniesieniu do sprzedaży gotowych dań, posiłków oraz innych produktów żywnościowych dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeżeli dostawa tych produktów odbywa się w systemie wysyłkowym, zapłata następuje w całości za pośrednictwem rachunku bankowego Spółki, a z prowadzonej ewidencji i dokumentów potwierdzających zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła płatność oraz na czyją rzecz sprzedaż została dokonana, w tym znane są dane nabywcy i jego adres.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są, co do zasady, obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy obowiązek ma charakter generalny i jest związany przede wszystkim ze statusem nabywcy. Jeżeli sprzedaż jest dokonywana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej albo rolnika ryczałtowego, zasadą jest obowiązek jej ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Obowiązek ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego, ponieważ ustawodawca dopuścił możliwość zwolnienia określonych grup podatników oraz określonych czynności z obowiązku prowadzenia takiej ewidencji.

Podstawę prawną do ustanowienia zwolnień stanowi art. 111 ust. 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia i na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia.

Na podstawie powyższej delegacji wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z § 2 ust. 1 tego rozporządzenia zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Z kolei zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia, w odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku, zwolnienie stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

W analizowanej sprawie istotne znaczenie ma poz. 41 załącznika do rozporządzenia, obejmująca dostawę towarów w systemie wysyłkowym. Zgodnie z tą pozycją zwolnieniu z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym, tj. pocztą lub przesyłkami kurierskimi, jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika albo rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana, w tym znane są dane nabywcy oraz jego adres.

Z powyższej regulacji wynika, że zastosowanie zwolnienia z poz. 41 załącznika do rozporządzenia wymaga łącznego spełnienia następujących warunków:

1.  przedmiotem czynności musi być dostawa towarów;

2.  dostawa musi być realizowana w systemie wysyłkowym, tj. pocztą albo przesyłkami kurierskimi;

3.  dostawca musi otrzymać całość zapłaty za daną czynność za pośrednictwem poczty, banku albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek podatnika;

4.  z ewidencji oraz dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata;

5.  z ewidencji oraz dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, na czyją rzecz sprzedaż została dokonana, w tym muszą być znane dane nabywcy i jego adres;

6.  dana czynność nie może być objęta wyłączeniem ze zwolnienia przewidzianym w § 4 rozporządzenia.

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do transakcji objętych niniejszym wnioskiem wszystkie powyższe warunki będą spełnione.

Po pierwsze, przedmiotem sprzedaży będą towary, tj. gotowe dania, posiłki oraz inne produkty żywnościowe wydawane klientom w opakowaniach i przeznaczone do doręczenia pod adres wskazany przez klienta. W modelu objętym niniejszym wnioskiem Spółka nie zapewnia klientom obsługi kelnerskiej, stolików, sali konsumpcyjnej ani infrastruktury przeznaczonej do spożycia posiłków na miejscu. Klient nie korzysta z usługi gastronomicznej świadczonej w lokalu Spółki. Transakcja polega na wyborze produktów w systemie elektronicznym, złożeniu zamówienia na odległość, dokonaniu płatności elektronicznej oraz otrzymaniu zamówionych produktów pod wskazanym adresem.

W takim modelu zasadniczym przedmiotem świadczenia Spółki jest wydanie klientowi określonych produktów żywnościowych. Elementy związane z przygotowaniem, zapakowaniem i doręczeniem produktów mają charakter pomocniczy wobec zasadniczego celu transakcji, jakim jest nabycie gotowego produktu żywnościowego przez klienta. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, transakcje objęte wnioskiem powinny być kwalifikowane jako dostawa towarów, a nie jako usługi gastronomiczne świadczone w stacjonarnej placówce gastronomicznej.

Powyższe stanowisko znajduje oparcie również w orzecznictwie sądów administracyjnych dotyczącym kwalifikacji sprzedaży gotowych posiłków i dań na gruncie VAT. W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 4 października 2017 r., sygn. III SA/Wa 3148/16, dotyczącym sprzedaży gotowych posiłków i dań, Sąd odnosił się do sytuacji, w której podatnik dokonywał sprzedaży produktów przygotowywanych na miejscu, takich jak kanapki, świeże sałatki i wrapy, w tym również w modelu obejmującym dowóz do klienta. W sprawie tej wskazano, że kwalifikacja tego rodzaju świadczeń może prowadzić do uznania ich za dostawę towarów na gruncie VAT, a nie za świadczenie usług gastronomicznych, jeżeli zasadniczym elementem transakcji jest wydanie klientowi gotowego produktu żywnościowego, a nie zapewnienie mu usługi restauracyjnej lub infrastruktury służącej konsumpcji na miejscu.

W ocenie Wnioskodawcy analogiczne okoliczności występują w niniejszej sprawie. Spółka nie zapewnia klientom obsługi kelnerskiej, sali konsumpcyjnej, stolików ani infrastruktury charakterystycznej dla świadczenia usług gastronomicznych. Klient składa zamówienie na odległość, dokonuje zapłaty elektronicznej, a następnie otrzymuje gotowe, zapakowane produkty żywnościowe pod wskazanym adresem. W konsekwencji zasadniczym przedmiotem transakcji jest dostawa określonych produktów żywnościowych, a nie świadczenie usługi gastronomicznej.

Po drugie, dostawa produktów objętych wnioskiem będzie realizowana w systemie wysyłkowym. Klient nie będzie odbierał produktów osobiście w lokalu Spółki, w miejscu ich przygotowania ani w innym punkcie odbioru prowadzonym przez Spółkę. Produkty będą doręczane pod adres wskazany przez klienta w procesie składania zamówienia, którym może być adres miejsca zamieszkania, inny adres doręczenia albo adres punktu odbioru prowadzonego przez podmiot trzeci, w szczególności punktu typu (…). Doręczenie będzie następowało za pośrednictwem firm kurierskich albo innych podmiotów realizujących doręczenie jako przesyłkę kurierską lub logistyczną.

W ocenie Wnioskodawcy wybór przez klienta dostawy do punktu odbioru prowadzonego przez podmiot trzeci nie zmienia wysyłkowego charakteru dostawy. W takim przypadku klient wskazuje adres, pod który przesyłka ma zostać doręczona, przy czym jest to adres punktu odbioru, a nie adres miejsca zamieszkania. Towar nadal jest przemieszczany od Spółki do miejsca wskazanego przez klienta w ramach zorganizowanego procesu doręczeniowego. Punkt odbioru pełni funkcję technicznego miejsca odbioru przesyłki i nie występuje jako sprzedawca towaru.

Podmioty uczestniczące w doręczeniu nie będą występowały wobec klienta jako sprzedawcy produktów. Ich rola będzie ograniczona do czynności transportowych i doręczeniowych wykonywanych w ramach procesu logistycznego organizowanego przez Spółkę. Stroną transakcji sprzedaży wobec klienta pozostanie Spółka. To Spółka będzie przyjmowała zamówienie, organizowała jego realizację i odpowiadała wobec klienta za prawidłowe wykonanie zamówienia. Tym samym spełniony będzie warunek dostawy w systemie wysyłkowym, o którym mowa w poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Po trzecie, zapłata za transakcje objęte wnioskiem będzie następowała w całości w formie bezgotówkowej. Klienci będą dokonywali płatności przy użyciu płatności internetowych, szybkich przelewów, tradycyjnych przelewów bankowych, kart płatniczych, płatności mobilnych, BLIK albo innych instrumentów płatniczych obsługiwanych przez operatorów płatności. Środki pieniężne z tytułu sprzedaży będą przekazywane na rachunek bankowy Spółki.

Spółka nie będzie przyjmowała zapłaty gotówką w odniesieniu do transakcji, które mają korzystać ze zwolnienia przedmiotowego. W szczególności zapłata nie będzie dokonywana gotówką do rąk pracownika Spółki, kuriera, przewoźnika, operatora logistycznego ani innej osoby doręczającej zamówienie. W konsekwencji spełniony będzie warunek otrzymania całości zapłaty za pośrednictwem banku na rachunek podatnika.

Udział operatora płatności w procesie technicznej obsługi płatności nie powinien wyłączać możliwości zastosowania zwolnienia. Istotne jest bowiem, że środki pieniężne należne z tytułu sprzedaży będą finalnie przekazywane na rachunek bankowy Spółki, a Spółka będzie dysponowała dokumentacją pozwalającą powiązać daną płatność z konkretnym zamówieniem. Taki model odpowiada celowi warunku wskazanego w poz. 41 załącznika do rozporządzenia, którym jest zapewnienie transparentności przepływu płatności oraz możliwości jej weryfikacji.

Również w przypadku tradycyjnego przelewu bankowego warunek otrzymania zapłaty za pośrednictwem banku na rachunek podatnika będzie spełniony. Taka forma płatności zapewnia możliwość identyfikacji wpływu na rachunek bankowy Spółki, a przy zastosowaniu numeru zamówienia, identyfikatora zamówienia albo innych danych wskazanych w tytule przelewu pozwala na powiązanie płatności z konkretną czynnością sprzedaży.

Po czwarte, Spółka będzie prowadziła ewidencję umożliwiającą jednoznaczne przypisanie każdej płatności do konkretnego zamówienia, konkretnej dostawy oraz konkretnego nabywcy. Każde zamówienie będzie posiadało unikalny numer albo inny identyfikator pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację. Ewidencja Spółki będzie obejmowała w szczególności datę złożenia zamówienia, numer zamówienia, dane klienta, adres dostawy, przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, datę i sposób zapłaty, identyfikator płatności, podmiot realizujący doręczenie oraz status realizacji zamówienia.

Spółka będzie również dysponowała dokumentami pochodzącymi z systemu sprzedażowego oraz systemu operatora płatności, w tym zestawieniami płatności pozwalającymi powiązać konkretną wpłatę z konkretnym zamówieniem. W konsekwencji z prowadzonej przez Spółkę ewidencji oraz dokumentów potwierdzających zapłatę będzie jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dana płatność oraz na czyją rzecz została dokonana sprzedaż. Spółka będzie posiadała również dane nabywcy, w tym jego adres, co odpowiada wymogowi wyraźnie wskazanemu w poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Po piąte, w ocenie Wnioskodawcy transakcje objęte niniejszym wnioskiem nie powinny być uznane za czynności wyłączone ze zwolnienia na podstawie § 4 rozporządzenia. Spółka nie prowadzi sprzedaży w modelu restauracyjnym, nie świadczy usług gastronomicznych w stacjonarnej placówce gastronomicznej oraz nie zapewnia klientom możliwości konsumpcji posiłków na miejscu. Przedmiotem transakcji objętych wnioskiem jest sprzedaż gotowych, zapakowanych produktów żywnościowych doręczanych klientom pod wskazany adres w modelu sprzedaży zdalnej.

Należy wskazać, że § 4 rozporządzenia przewiduje określone wyłączenia ze zwolnień, w tym dotyczące niektórych usług związanych z wyżywieniem. Wyłączenie to nie powinno mieć jednak zastosowania do transakcji objętych niniejszym wnioskiem, ponieważ Spółka nie świadczy usług gastronomicznych w stacjonarnej placówce gastronomicznej ani nie zapewnia klientom świadczeń typowych dla działalności restauracyjnej. Czynności objęte wnioskiem powinny być oceniane jako dostawa towarów w systemie wysyłkowym, a nie jako usługa gastronomiczna świadczona w lokalu.

Powyższe rozumienie przesłanek zwolnienia znajduje potwierdzenie w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych. W interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2025 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.635.2025.2.MS, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwość zastosowania zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadku sprzedaży wysyłkowej towarów za pośrednictwem sklepu internetowego. W interpretacji tej organ analizował przesłanki wynikające z § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do rozporządzenia, w szczególności wysyłkowy charakter dostawy, otrzymywanie zapłaty na rachunek bankowy podatnika oraz prowadzenie ewidencji i posiadanie dowodów zapłaty pozwalających ustalić, jakiego zamówienia dotyczy zapłata i któremu nabywcy dostarczono towar, w tym przy posiadaniu danych nabywcy oraz jego adresu.

Wnioskodawca wskazuje, że model sprzedaży opisany w niniejszym wniosku spełnia analogiczne warunki. Sprzedaż będzie dokonywana na odległość, produkty będą doręczane w systemie wysyłkowym, całość zapłaty będzie trafiała na rachunek bankowy Spółki, a prowadzona ewidencja oraz dokumenty zapłaty będą pozwalały na jednoznaczne powiązanie płatności z konkretnym zamówieniem, konkretną dostawą i konkretnym nabywcą.

Należy również podkreślić, że zwolnienie, którego dotyczy niniejszy wniosek, ma charakter przedmiotowy. Oznacza to, że jego zastosowanie jest uzależnione od spełnienia warunków przewidzianych dla danej kategorii czynności, a nie od ogólnego statusu podatnika ani od wartości sprzedaży osiągniętej przez podatnika. Przedmiotem oceny powinno być zatem to, czy konkretne transakcje objęte wnioskiem spełniają warunki określone w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia.

Wnioskodawca wskazuje jednocześnie, że przedmiotem niniejszego pytania nie jest zwolnienie podmiotowe uzależnione od limitu wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności Spółka nie opiera swojego stanowiska na limicie 20 000 zł. Wniosek dotyczy wyłącznie możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego w odniesieniu do transakcji, które spełniają warunki przewidziane dla dostawy towarów w systemie wysyłkowym.

Wnioskodawca podkreśla także, że jeżeli dana transakcja nie będzie spełniała któregokolwiek z warunków zwolnienia przedmiotowego, w szczególności, gdyby klient odebrał towar osobiście, zapłata zostałaby dokonana gotówką albo Spółka nie posiadałaby ewidencji i dokumentów pozwalających jednoznacznie przypisać płatności do konkretnej czynności oraz konkretnego nabywcy, transakcja taka nie będzie traktowana jako objęta zwolnieniem z poz. 41 załącznika do rozporządzenia. W takim przypadku Spółka będzie ewidencjonowała sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej, o ile obowiązek taki będzie wynikał z właściwych przepisów.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Wnioskodawcy sprzedaż gotowych dań, posiłków oraz innych produktów żywnościowych dokonywana w opisanym modelu zdalnym, przy spełnieniu warunku dostawy w systemie wysyłkowym, otrzymania całości zapłaty w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy Spółki oraz prowadzenia ewidencji pozwalającej na jednoznaczne przypisanie płatności do konkretnej czynności i konkretnego nabywcy, będzie mogła korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia.

Z ostrożności procesowej Wnioskodawca dodatkowo podkreśla, że jego zdaniem powyższe zwolnienie ma zastosowanie również w hipotetycznym przypadku, gdyby DKIS wbrew treści stanu faktycznego uznał, że sprzedaż dokonywana przez Wnioskodawcę nie stanowi odpłatnej dostawy towarów, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, lecz odpłatne świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o VAT.

Jak bowiem wynika z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i rozporządzenia, zwolnień o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku świadczenia usług związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:

– świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz

– usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering).

W świetle art. 2 pkt 30 ustawy o VAT, wyrażenie ex oznacza zakres towarów i usług węższy niż określony odpowiednio w danym dziale, pozycji, podpozycji lub kodzie Nomenklatury scalonej (CN) lub danym grupowaniu klasyfikacji wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej.

Stosownie do wyjaśnień do PKWiU 2015 w zw. z § 2 pkt 1 rozporządzenia rady ministrów z dnia 17 grudnia 2025 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz.U.2025.1829):

1)  klasa 56.10 PKWiU Usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych obejmuje usługi przygotowywania i podawania posiłków gościom siedzącym przy stołach lub gościom dokonującym własnego wyboru potraw z wystawionego menu, bez względu na to czy spożywają oni przygotowywane posiłki na miejscu, biorą je na wynos czy są im dostarczane w miejsce przez nich wyznaczone. Klasa ta nie obejmuje usług przygotowywania i podawania napojów (z wyłączeniem podawania przygotowywanych posiłków), sklasyfikowanych w 56.30.10.0. Klasa ta składa się z następujących grupowań:

-     56.10.11.0 Usługi przygotowania i podawania posiłków w restauracjach, które obejmuje usługi przygotowywania i podawania posiłków i napojów gościom siedzącym przy stołach (włączając obsługę przy bufecie lub stoisku) w restauracjach, kawiarniach i podobnych placówkach gastronomicznych, połączone lub niepołączone z działalnością rozrywkową oraz usługi przygotowywania i podawania posiłków i napojów w hotelach i innych miejscach zakwaterowania;

-     56.10.12.0 Usługi przygotowania i podawania posiłków w wagonach restauracyjnych i na statkach, które obejmuje usługi przygotowywania i podawania żywności i napojów w wagonach restauracyjnych lub na pokładach statków, włączając obsługę kelnerską gości siedzących przy stołach lub obsługę przy bufecie;

-     56.10.13.0 Usługi przygotowania i podawania posiłków w lokalach samoobsługowych, które obejmuje usługi przygotowywania i podawania posiłków w lokalach samoobsługowych z miejscami do siedzenia, bez obsługi kelnerskiej, takich jak lokale typu fast-food z miejscami do siedzenia, bary mleczne, bary szybkiej obsługi. Grupowanie to nie obejmuje usług przygotowywania i podawania posiłków w lokalach bez obsługi kelnerskiej i bez miejsc do siedzenia, sklasyfikowanych w 56.10.19.0, oraz usług stołówkowych w zakładach przemysłowych, biurach, szpitalach lub szkołach świadczonych na podstawie koncesji, sklasyfikowanych w 56.29.20.0;

-     56.10.19.0 Pozostałe usługi podawania posiłków, które obejmuje pozostałe usługi związane z podawaniem przygotowywanych posiłków i napojów świadczone przez punkty zazwyczaj nieposiadające miejsc do siedzenia ani obsługi kelnerskiej, takie jak bufety, punkty sprzedaży frytek i ryb, kioski z gotową żywnością punkty sprzedaży posiłków na wynos, sprzedaż z automatów żywności przygotowanej na miejscu, usług lodziarni i ciastkarni, usług ruchomych placówek gastronomicznych przygotowujących żywność do bezpośredniej konsumpcji. Grupowanie to nie obejmuje sprzedaży z automatów żywności nieprzygotowywanej na miejscu, sklasyfikowanej w 47.00.1, 47.00.2.

2)  klasa 56.21 PKWiU Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering), która składa się z następujących grupowań:

-     56.21.11.0 Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla gospodarstw domowych, które obejmuje usługi przygotowywania i dostarczania żywności świadczone na rzecz osób fizycznych/gospodarstw domowych w oparciu o zawartą z klientem umowę, na określone uroczystości do miejsc przez niego wyznaczonych;

-     56.21.19.0 Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla pozostałych odbiorców zewnętrznych, które obejmuje usługi przygotowywania i dostarczania żywności dla pozostałych odbiorców zewnętrznych, w oparciu o zawartą z klientem umowę, do instytucji państwowych, placówek handlowych, zakładów przemysłowych, mieszkania lub na określone uroczystości do miejsc wyznaczonych przez klienta;

3)  klasa 56.29 Pozostałe usługi gastronomiczne, które obejmuje następujące grupowania:

-     56.29.11.0 Usługi gastronomiczne świadczone dla przedsiębiorstw transportowych, które obejmuje usługi przygotowywania i dostarczania posiłków do przedsiębiorstw transportowych świadczone w oparciu o zawartą umowę z firmami lotniczymi i innymi przedsiębiorstwami transportowymi;

-     56.29.19.0 Pozostałe usługi gastronomiczne świadczone w oparciu o zawartą z klientem umowę, które obejmuje usługi przygotowywania i dostarczania żywności w oparciu o zawartą z klientem umowę na określony czas, np. określone umową usługi gastronomiczne świadczone w obiektach sportowych i podobnych. Grupowanie to nie obejmuje usług stołówkowych świadczonych na podstawie koncesji, sklasyfikowanych w 56.29.20.0.;

-     56.29.20.0 Usługi stołówkowe, które obejmuje usługi stołówkowe w zakresie przygotowywania posiłków i napojów zazwyczaj po obniżonej cenie, grupom ściśle określonych osób, najczęściej związanych zawodowo (mogą to być: stołówki zakładowe, szkolne, studenckie, dla sportowców, mesy i kantyny dla członków sił zbrojnych itp.) świadczone na podstawie koncesji, oraz usługi kawiarenek lub jadalni w szkole lub firmie, w których klienci obsługują się sami lub są obsługiwani przy ladzie, i płacą przed zjedzeniem posiłku;

4)  klasa 56.30 Usługi przygotowywania i podawania napojów, które obejmuje następujące grupowanie:

-     56.30.10.0 Usługi przygotowywania i podawania napojów, które obejmuje usługi podawania przygotowanych napojów, głównie alkoholowych, przez bary, tawerny, piwiarnie i puby, nocne kluby, dyskoteki i podobne obiekty, z działalnością rozrywkową lub bez niej. Grupowanie to obejmuje także usługi podawania przygotowanych napojów przez bary działające w hotelach i innych obiektach zapewniających zakwaterowanie oraz w środkach transportu (np. w pociągach lub samolotach), usługi podawania przygotowanych napojów w ruchomych punktach, usługi podawania przygotowanych soków owocowych przez pijalnie, bary, usługi podawania przygotowanych napojów przez sklepy z kawą. Grupowanie to nie obejmuje odsprzedaży gotowych napojów w opakowaniach, sklasyfikowanej w 47.00.25.0, 47.00.26.0, sprzedaży detalicznej napojów w automatach sprzedających, sklasyfikowanej w 47.00.26.0, usług podawania przygotowanych posiłków i napojów, sklasyfikowanych w 56.10.1, usług dyskotek i sal tanecznych, z wyłączeniem serwujących napoje, sklasyfikowanych w 93.29.19.0.

W ocenie Wnioskodawcy, nawet przy hipotetycznym założeniu, że czynności wykonywane przez Spółkę stanowią świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, nie mogłyby one zostać uznane za usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering), o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i rozporządzenia.

Rozróżnienie to należy oceniać z uwzględnieniem dorobku orzeczniczego TSUE leżącego u podstaw art. 6 rozporządzenia wykonawczego 282/2011 wykonawczego rady z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE.L.2011.77.1), według którego:

1.  Usługi restauracyjne i cateringowe oznaczają usługi polegające na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie. Dostarczanie żywności lub napojów lub żywności i napojów stanowi jedynie element większej całości, w której muszą przeważać usługi. Usługi restauracyjne polegają na świadczeniu takich usług w lokalu należącym do usługodawcy, podczas gdy usługi cateringowe polegają na świadczeniu takich usług poza lokalem usługodawcy.

2.  Za usługi cateringowe i restauracyjne w rozumieniu ust. 1 nie uznaje się dostawy gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo dostawy gotowej lub niegotowej żywności i napojów, wraz z ich transportem lub bez niego, ale bez żadnych innych usług wspomagających.

Jak wynika z wyroków TSUE z dnia 22 kwietnia 2021 r. (sygn. C-703/19) oraz z dnia 5 października 2023 r. (sygn. C-146/22), usługi restauracyjne i cateringowe obejmują świadczenia polegające na dostawie przygotowanej lub nieprzygotowanej żywności lub napojów do bezpośredniej konsumpcji, ale tylko wtedy, gdy towarzyszą im wystarczające usługi pomocnicze umożliwiające natychmiastowe spożycie. Samo wydanie lub dostarczenie żywności, bez takiego zaplecza usługowego, nie przesądza jeszcze o uznaniu świadczenia za catering.

Wnioskodawca nie przygotowuje żywności na zamówienie konkretnego odbiorcy. Wnioskodawca ustala asortyment produkowanych i oferowanych produktów, a następnie udostępnia klientom zamkniętą ofertę.

Klient nie zamawia przygotowania przez Wnioskodawcę wybranego produktu, lecz zamawia produkt wytworzony przez Wnioskodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem.

Ponadto należy zauważyć, że z ekonomicznego punktu widzenia głównym celem cateringu jest przygotowanie żywności na potrzeby określonego odbiorcy zgodnie z jego zamówieniem i oczekiwaniami. Charakterystyczne dla tego rodzaju usług jest dostosowanie świadczenia do indywidualnych potrzeb klienta oraz przygotowanie żywności na jego zlecenie. Tego rodzaju elementy nie występują w modelu sprzedażowym Wnioskodawcy. Klient nie zamawia obsługi żywieniowej wydarzenia, spotkania, uroczystości ani określonego przedsięwzięcia. Nie dochodzi również do uzgadniania indywidualnego menu, liczby porcji, sposobu serwowania czy innych elementów typowych dla usług cateringowych. Klient dokonuje jedynie zakupu wybranych pozycji z oferty produktowej Wnioskodawcy.

W konsekwencji, nawet gdyby przyjąć, że Wnioskodawca świadczy usługi, to i tak nie zachodzą podstawy do uznania, że czynności Wnioskodawcy stanowią usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering) wyłączone ze zwolnienia na podstawie § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i rozporządzenia. Wobec tego także w takim wariancie zwolnienie przewidziane w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika powinno znajdować zastosowanie, o ile spełnione są wszystkie przesłanki wskazane w tym przepisie.

Ad 2. Zdaniem Wnioskodawcy, dla zastosowania zwolnienia, o którym mowa w pytaniu nr 1, wystarczające będzie prowadzenie przez Spółkę ewidencji zamówień oraz posiadanie dokumentów potwierdzających zapłatę, obejmujących dane pozwalające na jednoznaczne przypisanie płatności do konkretnego zamówienia, konkretnej dostawy oraz konkretnego nabywcy, w tym jego danych adresowych.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są, co do zasady, obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy o VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych może jednak zwolnić, w drodze rozporządzenia i na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także określić warunki korzystania z tego zwolnienia.

W wykonaniu powyższej delegacji wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z § 2 ust. 1 tego rozporządzenia zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Z kolei zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia, w odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku, zwolnienie stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

W analizowanej sprawie zastosowanie znajduje poz. 41 załącznika do rozporządzenia, dotycząca dostawy towarów w systemie wysyłkowym. Zgodnie z tą pozycją zwolnieniu z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym, tj. pocztą lub przesyłkami kurierskimi, jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika albo rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana, w tym znane są dane nabywcy oraz jego adres.

Pytanie nr 2 dotyczy właśnie ostatniego z powyższych warunków, tj. zakresu ewidencji i dokumentów potwierdzających zapłatę, które powinien posiadać podatnik korzystający ze zwolnienia. Z literalnego brzmienia poz. 41 załącznika do rozporządzenia wynika, że przepisy nie wymagają prowadzenia ewidencji w konkretnej, z góry narzuconej formie. Nie wskazują również zamkniętego katalogu dokumentów, które podatnik musi posiadać. Istotne jest natomiast, aby z całokształtu prowadzonej ewidencji oraz dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynikało, jakiej konkretnej czynności dotyczyła zapłata oraz na czyją rzecz została dokonana sprzedaż, w tym, aby znane były dane nabywcy i jego adres.

Oznacza to, że warunek dokumentacyjny przewidziany w poz. 41 załącznika do rozporządzenia ma charakter funkcjonalny. Jego celem jest zapewnienie możliwości weryfikacji sprzedaży korzystającej ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnik powinien więc dysponować takimi danymi i dokumentami, które pozwalają organowi podatkowemu prześledzić daną transakcję od momentu złożenia zamówienia, przez dokonanie płatności, aż po doręczenie towaru konkretnemu nabywcy.

W ocenie Wnioskodawcy dokumentacja opisana w stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym spełnia powyższe wymagania.

Spółka będzie prowadziła ewidencję zamówień w systemie sprzedażowym. Każde zamówienie będzie posiadało unikalny numer albo inny identyfikator pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację. Ewidencja ta będzie obejmowała w szczególności datę złożenia zamówienia, numer zamówienia, dane klienta, adres doręczenia, przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, sposób i datę zapłaty, identyfikator płatności, podmiot realizujący doręczenie oraz status realizacji zamówienia.

Spółka będzie również posiadała dokumenty potwierdzające zapłatę oraz dane z systemu operatora płatności. Dokumenty te będą pozwalały ustalić kwotę płatności, datę płatności, sposób płatności, identyfikator transakcji płatniczej oraz zamówienie, którego dana płatność dotyczyła. W przypadku płatności realizowanych za pośrednictwem operatorów płatności Spółka będzie dysponowała danymi pozwalającymi powiązać rozliczenie dokonane przez operatora z konkretnym zamówieniem w systemie sprzedażowym.

W konsekwencji Spółka będzie mogła jednoznacznie przypisać konkretną płatność do konkretnego zamówienia, konkretnej dostawy oraz konkretnego nabywcy. Z posiadanej dokumentacji będzie wynikało, że dana płatność dotyczyła określonego zamówienia obejmującego określone produkty, złożonego przez określonego klienta, o określonej wartości i doręczanego pod określony adres. Spółka będzie posiadała dane nabywcy, w tym jego adres, co odpowiada wymogowi wyraźnie wskazanemu w poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Na prawidłowość powyższego stanowiska wskazuje praktyka interpretacyjna organów podatkowych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2025 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.635.2025.2.MS, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej analizował możliwość zastosowania zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadku sprzedaży wysyłkowej towarów za pośrednictwem sklepu internetowego. W sprawie tej podatnik posiadał dane pozwalające na identyfikację zamówienia, płatności, nabywcy oraz adresu dostawy. Organ wskazał, że dla zastosowania zwolnienia istotne jest, aby dostawy były realizowane w systemie wysyłkowym, zapłata wpływała w całości na rachunek bankowy podatnika, a z ewidencji i dowodów bankowych jednoznacznie wynikało, jakiego zamówienia dotyczy zapłata i któremu nabywcy dostarczono towar, przy posiadaniu danych nabywcy, w tym jego adresu. W tym zakresie organ uznał stanowisko podatnika za prawidłowe.

Analogiczne znaczenie ma interpretacja indywidualna z dnia 24 marca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.42.2025.2.ALN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że warunek dokumentacyjny może być spełniony, jeżeli podatnik posiada dane z systemu sprzedażowego oraz dokumenty płatnicze pozwalające ustalić, jakiej konkretnie transakcji dotyczyła płatność i na czyją rzecz została dokonana sprzedaż. Interpretacja ta potwierdza również, że decydujące znaczenie ma możliwość identyfikacji transakcji, nabywcy i płatności, a nie formalna nazwa czy techniczna forma dokumentu.

Powyższe stanowisko znajduje pełne zastosowanie w odniesieniu do Spółki. Opisany model sprzedaży zakłada bowiem, że każda transakcja będzie możliwa do zweryfikowania na podstawie danych zgromadzonych w systemie sprzedażowym, dokumentów płatniczych, danych operatora płatności oraz dokumentów dotyczących doręczenia. Dokumentacja ta będzie pozwalała ustalić zarówno przedmiot sprzedaży, jak i dane nabywcy, adres doręczenia, wartość zamówienia, sposób zapłaty oraz identyfikator płatności.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, prowadzenie przez Spółkę ewidencji zamówień oraz posiadanie dokumentów potwierdzających zapłatę, danych z systemu sprzedażowego i danych z systemu operatora płatności, pozwalających na jednoznaczne przypisanie płatności do konkretnego zamówienia, konkretnej dostawy oraz konkretnego nabywcy, w tym jego danych adresowych, będzie wystarczające dla spełnienia warunku dokumentacyjnego przewidzianego w poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Ad 3. Zdaniem Wnioskodawcy, wcześniejsze rozpoczęcie przez Spółkę ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nie wyłącza możliwości korzystania przez Spółkę ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o którym mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia, w odniesieniu do transakcji, które spełniają warunki tego zwolnienia.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są, co do zasady, obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy o VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych może jednak zwolnić, w drodze rozporządzenia i na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także określić warunki korzystania z tego zwolnienia.

W wykonaniu powyższej delegacji wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z § 2 ust. 1 tego rozporządzenia zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Z kolei zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia, w odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku, zwolnienie stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

W analizowanej sprawie znaczenie ma poz. 41 załącznika do rozporządzenia, dotycząca dostawy towarów w systemie wysyłkowym. Zgodnie z tą pozycją zwolnieniu z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym, tj. pocztą lub przesyłkami kurierskimi, jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika albo rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana, w tym znane są dane nabywcy oraz jego adres.

Z powyższych przepisów wynika, że zwolnienie określone w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika ma charakter przedmiotowy. Oznacza to, że odnosi się ono do określonych czynności, a nie do podatnika jako takiego. Dla zastosowania tego zwolnienia zasadnicze znaczenie ma więc to, czy dana konkretna transakcja spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia.

Warunkami tymi są w szczególności: dostawa towarów w systemie wysyłkowym, otrzymanie całości zapłaty na rachunek podatnika za pośrednictwem poczty, banku albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej oraz posiadanie ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła płatność i na czyją rzecz sprzedaż została dokonana, w tym dane nabywcy oraz jego adres.

Przepisy dotyczące zwolnienia z poz. 41 załącznika do rozporządzenia nie przewidują warunku, zgodnie z którym podatnik nie może wcześniej ewidencjonować sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Nie wynika z nich również, aby wcześniejsze rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej powodowało trwałą utratę prawa do skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego w odniesieniu do transakcji, które spełniają warunki tego zwolnienia.

W konsekwencji wcześniejsze ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nie powinno być traktowane jako samodzielna przesłanka wyłączająca możliwość zastosowania zwolnienia przedmiotowego. Istotny jest bowiem aktualny sposób realizacji konkretnych transakcji objętych zwolnieniem oraz spełnienie warunków określonych w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Odmienny charakter mają zwolnienia podmiotowe, w szczególności zwolnienie związane z limitem wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W przypadku takich zwolnień rozporządzenie może przewidywać szczególne warunki i ograniczenia odnoszące się do statusu podatnika, wartości sprzedaży albo wcześniejszego obowiązku ewidencjonowania. W niniejszej sprawie Spółka nie opiera jednak swojego stanowiska na zwolnieniu podmiotowym ani na limicie 20 000 zł. Przedmiotem wniosku jest wyłącznie zwolnienie przedmiotowe odnoszące się do konkretnych czynności spełniających warunki określone w poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Zdaniem Wnioskodawcy, skoro zwolnienie z poz. 41 załącznika do rozporządzenia dotyczy określonych czynności, to podatnik może korzystać z tego zwolnienia w odniesieniu do transakcji spełniających przewidziane w nim warunki, nawet jeżeli w przeszłości ewidencjonował sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących. Sam fakt wcześniejszego ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej nie zmienia charakteru transakcji, które obecnie spełniają warunki zwolnienia przedmiotowego.

W analizowanym modelu Spółka będzie dokonywała sprzedaży w sposób opisany we wniosku. Transakcje objęte zwolnieniem będą realizowane w modelu zdalnym, z dostawą produktów w systemie wysyłkowym pod adres wskazany przez klienta. Zapłata będzie następowała w całości w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy Spółki, a Spółka będzie posiadała ewidencję oraz dokumenty pozwalające jednoznacznie powiązać płatność z konkretnym zamówieniem, konkretną dostawą oraz konkretnym nabywcą w tym jego adresem.

Jeżeli zatem konkretna transakcja będzie spełniała wszystkie warunki przewidziane w poz. 41 załącznika do rozporządzenia, to wcześniejsze ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej nie powinno wyłączać możliwości objęcia tej transakcji zwolnieniem przedmiotowym.

Spółka wskazuje jednocześnie, że nie zamierza obejmować zwolnieniem transakcji, które nie spełniają warunków przewidzianych w poz. 41 załącznika do rozporządzenia. Jeżeli dana transakcja nie będzie spełniała któregokolwiek z warunków zwolnienia, w szczególności, gdyby klient odebrał towar osobiście, zapłata zostałaby dokonana gotówką albo Spółka nie posiadałaby dokumentacji pozwalającej jednoznacznie przypisać płatność do konkretnej czynności i konkretnego nabywcy, transakcja taka nie będzie traktowana jako objęta zwolnieniem. W takim przypadku Spółka będzie ewidencjonowała sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej, o ile obowiązek taki będzie wynikał z właściwych przepisów.

Powyższe podejście jest zgodne z przedmiotowym charakterem zwolnienia. Zwolnienie to nie działa na poziomie całego podatnika w oderwaniu od rodzaju wykonywanych czynności, lecz odnosi się do konkretnych transakcji spełniających warunki określone w przepisach. W konsekwencji możliwa jest sytuacja, w której część sprzedaży podatnika korzysta ze zwolnienia przedmiotowego, natomiast inna część sprzedaży, niespełniająca warunków zwolnienia, podlega ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Prawidłowość rozumienia zwolnienia z poz. 41 załącznika do rozporządzenia jako zwolnienia uzależnionego od spełnienia warunków dotyczących konkretnej sprzedaży znajduje potwierdzenie w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych. W interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2025 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.635.2025.2.MS, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwość zastosowania zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadku sprzedaży wysyłkowej towarów za pośrednictwem sklepu internetowego, jeżeli spełnione są warunki wynikające z § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia.

Wnioskodawca wskazuje przy tym, że niniejsze pytanie nie dotyczy technicznych ani formalnych obowiązków związanych z zakończeniem pracy kasy rejestrującej, wyrejestrowaniem kasy, odczytem pamięci fiskalnej, likwidacją urządzenia albo zasadami dalszego przechowywania dokumentacji dotyczącej kasy. Kwestie te mają charakter odrębny od samej możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego dla transakcji spełniających warunki przewidziane w poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Przedmiotem pytania jest wyłącznie to, czy wcześniejsze rozpoczęcie przez Spółkę ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wyłącza możliwość korzystania ze zwolnienia przedmiotowego w odniesieniu do transakcji, które spełniają warunki tego zwolnienia.

Zdaniem Wnioskodawcy odpowiedź na tak postawione pytanie powinna być negatywna. Wcześniejsze rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nie wyłącza możliwości korzystania przez Spółkę ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w odniesieniu do transakcji spełniających warunki określone w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia.

Ad 4. Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku sprzedaży objętej zwolnieniem, o którym mowa w pytaniu nr 1, Spółka będzie uprawniona do dokumentowania tej sprzedaży bez wystawiania paragonów fiskalnych, w szczególności przy użyciu faktur imiennych, ewidencji zamówień, dokumentów potwierdzających zapłatę oraz dokumentów potwierdzających doręczenie zamówienia.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są, co do zasady, obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Obowiązek ten może jednak zostać wyłączony w przypadkach określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia i na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także określić warunki korzystania z tego zwolnienia.

Na podstawie powyższej delegacji wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z § 2 ust. 1 tego rozporządzenia zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Zgodnie natomiast z § 2 ust. 2 rozporządzenia, w odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku, zwolnienie stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

W analizowanej sprawie znaczenie ma poz. 41 załącznika do rozporządzenia. Zgodnie z tą pozycją zwolnieniu z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym, tj. pocztą lub przesyłkami kurierskimi, jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika albo rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana, w tym znane są dane nabywcy oraz jego adres.

Jak wskazano w stanowisku Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1, w odniesieniu do transakcji objętych niniejszym wnioskiem spełnione będą warunki zastosowania zwolnienia z poz. 41 załącznika do rozporządzenia. Sprzedaż będzie dotyczyła dostawy gotowych dań, posiłków oraz innych produktów żywnościowych w systemie wysyłkowym, zapłata będzie następowała w całości w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy Spółki, a Spółka będzie posiadała ewidencję i dowody dokumentujące zapłatę pozwalające jednoznacznie ustalić, jakiej czynności dotyczyła płatność oraz na czyją rzecz sprzedaż została dokonana, w tym dane nabywcy i jego adres.

Skoro dana transakcja korzysta ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to Spółka nie ma obowiązku zaewidencjonowania tej transakcji przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W konsekwencji Spółka nie ma również obowiązku wystawienia i wydania paragonu fiskalnego dla takiej transakcji.

Paragon fiskalny jest bowiem dokumentem wystawianym w związku z ewidencjonowaniem sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Jeżeli dana sprzedaż jest objęta zwolnieniem z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to brak jest podstaw do przyjęcia, że mimo zwolnienia podatnik nadal byłby zobowiązany do wystawienia paragonu fiskalnego. Taki obowiązek pozostawałby w sprzeczności z istotą zwolnienia przewidzianego w § 2 ust. 1 rozporządzenia.

Powyższe nie oznacza jednak, że sprzedaż objęta zwolnieniem pozostaje nieudokumentowana. Przeciwnie, zastosowanie zwolnienia z poz. 41 załącznika do rozporządzenia jest uzależnione od posiadania przez podatnika ewidencji oraz dowodów dokumentujących zapłatę, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnej czynności dotyczyła zapłata oraz na czyją rzecz sprzedaż została dokonana, w tym dane nabywcy i jego adres.

W analizowanym modelu Spółka będzie dokumentowała transakcje objęte zwolnieniem przy użyciu ewidencji zamówień, danych z systemu sprzedażowego, dokumentów potwierdzających zapłatę, danych z systemu operatora płatności oraz dokumentów dotyczących doręczenia zamówienia. Dokumentacja ta będzie pozwalała ustalić w szczególności datę złożenia zamówienia, numer zamówienia, dane klienta, adres dostawy, przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, datę i sposób zapłaty, identyfikator płatności, podmiot realizujący doręczenie oraz status realizacji zamówienia.

Spółka może również dokumentować sprzedaż objętą zwolnieniem przy użyciu faktur imiennych wystawianych na rzecz klientów. Faktura taka będzie dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży na rzecz konkretnego nabywcy i będzie mogła zawierać dane pozwalające na identyfikację transakcji, w tym dane klienta, przedmiot sprzedaży, wartość sprzedaży oraz datę jej dokonania. Wystawienie faktury imiennej dla sprzedaży objętej zwolnieniem z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej nie powoduje samo w sobie obowiązku wystawienia paragonu fiskalnego, jeżeli dana transakcja spełnia warunki zwolnienia przedmiotowego.

Należy bowiem odróżnić obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej od sposobu dokumentowania sprzedaży innymi dowodami księgowymi i podatkowymi. Jeżeli sprzedaż nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej, wówczas samo wystawienie faktury imiennej nie zwalnia podatnika z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy, o ile obowiązek taki wynika z przepisów. Natomiast jeżeli dana sprzedaż korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku ewidencjonowania, to podatnik może dokumentować ją w inny sposób, w szczególności przy użyciu faktury, ewidencji zamówień, dokumentów płatniczych i dokumentów dostawy.

W konsekwencji w odniesieniu do transakcji, które spełniają warunki zwolnienia z poz. 41 załącznika do rozporządzenia, Spółka nie będzie zobowiązana do wystawiania paragonów fiskalnych. Transakcje te będą dokumentowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację czynności, płatności i nabywcy, co odpowiada celowi oraz literalnemu brzmieniu warunku dokumentacyjnego przewidzianego w poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Jednocześnie Spółka wskazuje, że nie będzie stosowała powyższego sposobu dokumentowania do transakcji, które nie spełnią warunków zwolnienia przedmiotowego. Jeżeli dana transakcja nie będzie spełniała któregokolwiek z warunków zwolnienia, w szczególności, gdyby klient odebrał towar osobiście, zapłata zostałaby dokonana gotówką albo Spółka nie posiadałaby dokumentacji pozwalającej jednoznacznie przypisać płatność do konkretnego zamówienia i konkretnego nabywcy, transakcja taka nie będzie traktowana jako objęta zwolnieniem. W takim przypadku Spółka będzie ewidencjonowała sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej, o ile obowiązek taki będzie wynikał z właściwych przepisów.

Prawidłowość powyższego stanowiska znajduje potwierdzenie w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych dotyczącej sprzedaży wysyłkowej. W interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2025 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.635.2025.2.MS, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwość zastosowania zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadku sprzedaży wysyłkowej towarów za pośrednictwem sklepu internetowego, jeżeli spełnione są warunki wynikające z § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia. Organ analizował w szczególności czy dostawy są realizowane w systemie wysyłkowym, czy zapłata wpływa w całości na rachunek bankowy podatnika oraz czy z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiego zamówienia dotyczy zapłata i któremu nabywcy dostarczono towar, przy posiadaniu danych nabywcy, w tym jego adresu.

Wnioskodawca wskazuje, że skoro w przypadku spełnienia powyższych warunków organ potwierdza możliwość zastosowania zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to konsekwencją zastosowania tego zwolnienia jest brak obowiązku wystawienia paragonu fiskalnego dla sprzedaży objętej zwolnieniem. Sprzedaż taka powinna być natomiast dokumentowana w sposób wynikający z warunków zwolnienia, tj. poprzez ewidencję i dowody pozwalające na jednoznaczną identyfikację transakcji, płatności oraz nabywcy.

Wnioskodawca podkreśla jednocześnie, że niniejsze pytanie nie dotyczy sposobu wydawania paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej w przypadku sprzedaży podlegającej ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Kwestia ta ma charakter odrębny od zagadnienia objętego niniejszym pytaniem. Przedmiotem pytania nr 4 jest wyłącznie sposób dokumentowania sprzedaży korzystającej ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku sprzedaży objętej zwolnieniem z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do rozporządzenia, Spółka będzie uprawniona do dokumentowania tej sprzedaży bez wystawiania paragonów fiskalnych, w szczególności przy użyciu faktur imiennych, ewidencji zamówień, dokumentów potwierdzających zapłatę, danych z systemu operatora płatności oraz dokumentów potwierdzających doręczenie zamówienia.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.

Zgodnie z tym przepisem:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi lub towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Na mocy delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 8 ustawy:

Może zatem zaistnieć sytuacja, w której podatnik będzie ewidencjonował przy zastosowaniu kasy rejestrującej jedynie część swojej sprzedaży, a niektórych czynności nie, bowiem mogą one korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem”.

Rozporządzenie określa zwolnienia na czas określony niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz warunki korzystania ze zwolnienia.

Stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia:

W myśl § 2 ust. 2 rozporządzenia:

Zgodnie z poz. 41 załącznika do rozporządzenia ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących korzysta:

Powyższe zwolnienie jest zwolnieniem przedmiotowym z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, tj. dotyczy przedmiotu działalności.

Jednocześnie zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa m.in. w przepisie § 2 ww. rozporządzenia nie stosuje się w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług, które zostały wymienione w § 4 rozporządzenia. Zatem bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, podlegają czynności wymienione w § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia:

Tym samym, § 4 rozporządzenia zawiera katalog czynności, do których nie mają zastosowania zwolnienia przedmiotowe, podmiotowe oraz podmiotowo-przedmiotowe. Oznacza to, że podatnik dokonujący czynności wymienionych w ww. przepisie nie ma prawa do korzystania ze zwolnienia z ewidencjonowania przy pomocy kasy rejestrującej. Wyłączenie to dotyczy jednak konkretnych wskazanych przez ustawodawcę czynności. Natomiast w stosunku do pozostałych czynności, innych niż wymienione w § 4 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy mogą korzystać z innych tytułów zwolnienia (podmiotowo-przedmiotowych oraz przedmiotowych), o ile spełniają warunki dla nich przewidziane.

Aby zatem przysługiwało prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 41 załącznika do rozporządzenia, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:

-     dostawa towaru nastąpi w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi),

-     dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),

-     z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),

-     przedmiotem dostawy nie są towary, wymienione w § 4 rozporządzenia.

Niespełnienie jednego z warunków oznacza brak możliwości zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do niego.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że są Państwo zarejestrowani jako podatnik VAT czynny. W ramach swojej działalności dokonują Państwo odpłatnej dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy o VAT w postaci gotowych dań, posiłków oraz innych produktów żywnościowych, które uprzednio Państwo wytwarzają. Towary będące przedmiotem dostawy opisanej we wniosku powinny zostać zaklasyfikowane do klasy 10.85 „Gotowe posiłki i dania”. Sprzedaż ta jest realizowana m.in. na rzecz klientów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (tzw. konsumentów). Klienci składają zamówienia za pośrednictwem Państwa systemu sprzedażowego, w szczególności za pośrednictwem strony internetowej, aplikacji mobilnej albo innego narzędzia elektronicznego udostępnionego przez Państwa. Państwa model sprzedaży ma charakter zdalny, elektroniczny i zautomatyzowany. Klient dokonuje wyboru towarów z Państwa oferty, wskazuje dane niezbędne do realizacji zamówienia, w tym dane kontaktowe oraz adres dostawy, a następnie dokonuje płatności elektronicznej. Po złożeniu zamówienia i dokonaniu płatności produkty są przygotowywane, kompletowane, pakowane oraz przekazywane do doręczenia pod adres wskazany przez klienta, którym może być adres miejsca zamieszkania lub inny adres dostawy wskazany przez klienta, w tym adres punktu odbioru prowadzonego przez podmiot trzeci. Zapłata za zamówienia objęte niniejszym wnioskiem następuje w całości w formie elektronicznej i bezgotówkowej. Zapłata będzie realizowana za pośrednictwem operatorów płatności albo w formie tradycyjnego przelewu bankowego bezpośrednio na Państwa rachunek bankowy. W każdym przypadku środki pieniężne z tytułu sprzedaży będą przekazywane na Państwa rachunek bankowy. Klienci dokonują płatności w szczególności przy użyciu płatności internetowych, szybkich przelewów, tradycyjnych przelewów bankowych, kart płatniczych, płatności mobilnych, BLIK albo innych instrumentów płatniczych obsługiwanych przez operatorów płatności. Nie przyjmują i nie będą Państwo przyjmować płatności gotówkowych od klientów w odniesieniu do transakcji, które miałyby korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Będą Państwo posiadali dokumenty oraz dane pozwalające na ustalenie daty płatności, kwoty płatności, identyfikatora płatności albo tytułu przelewu oraz zamówienia, którego dana płatność dotyczy. Państwa system sprzedażowy umożliwia powiązanie każdej płatności z konkretnym zamówieniem. Każde zamówienie posiada unikalny numer albo inny identyfikator pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację. Posiadają Państwo również dane dotyczące transakcji płatniczej, w tym identyfikator płatności, datę dokonania płatności, kwotę płatności oraz status jej rozliczenia. W przypadku tradycyjnych przelewów bankowych powiązanie płatności z zamówieniem będzie następowało w szczególności na podstawie numeru zamówienia, identyfikatora zamówienia albo innych danych wskazanych w tytule przelewu, a także danych wynikających z rachunku bankowego oraz systemu sprzedażowego. Prowadzona przez Państwa ewidencja zawiera informacje pozwalające ustalić: datę złożenia zamówienia, numer zamówienia, dane klienta, dane adresowe nabywcy, adres dostawy, w tym ewentualnie adres punktu odbioru prowadzonego przez podmiot trzeci, przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, datę i sposób zapłaty, identyfikator płatności albo tytuł przelewu, podmiot realizujący doręczenie oraz status realizacji zamówienia. Dysponują Państwo również dokumentami potwierdzającymi zapłatę oraz danymi pochodzącymi z systemu sprzedażowego i systemu operatora płatności. Dokumenty te pozwalają powiązać daną płatność z konkretną czynnością sprzedaży. W konsekwencji posiadają Państwo dokumentację pozwalającą jednoznacznie ustalić, jakiej konkretnej czynności dotyczyła dana płatność oraz na czyją rzecz sprzedaż została dokonana. Dokumentacja obejmuje ewidencję zamówień, dane klienta, dane adresowe, potwierdzenia płatności, dane z systemu sprzedażowego, dane z systemu operatora płatności, zestawienia płatności oraz dokumenty dotyczące doręczenia zamówienia. Dane te będą przechowywane w sposób pozwalający na weryfikację konkretnej transakcji, zarówno na potrzeby rozliczeń podatkowych, jak i na potrzeby ewentualnej kontroli organów podatkowych. W celu wysyłki produktów do klientów nabywają Państwo usługi transportowe od podmiotów niepowiązanych, a także od podmiotów powiązanych. Podmioty te wykonują wyłącznie czynności transportowe i doręczeniowe w ramach procesu sprzedaży organizowanego przez Państwa. Podmiot realizujący dostawy będzie wpisany do Rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Dostawy będą realizowane za pośrednictwem operatora pocztowego w systemie wysyłkowym przesyłkami kurierskimi.

Państwa wątpliwości dotyczą zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz przytoczone przepisy wskazać należy, że są spełnione łącznie wszystkie warunki umożliwiające zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej ww. sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do niego. W opisie sprawy wskazali Państwo bowiem, że dostawy będą realizowane za pośrednictwem operatora pocztowego w systemie wysyłkowym przesyłkami kurierskimi. Ponadto zapłata otrzymywana jest przez Państwa na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła dana zapłata i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). Jednocześnie wskazali Państwo, że nie dokonują ani nie będą Państwo dokonywali sprzedaży towarów ani świadczenia usług wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W konsekwencji, mają Państwo prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej w odniesieniu do sprzedawanych przez Państwa towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w myśl § 2 ust. 1 w zw. z poz. 41 załącznika do rozporządzenia. Przy czym zaznaczyć należy, że w myśl aktualnie obowiązujących przepisów zwolnienie na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia obowiązuje do 31 grudnia 2027 r.

Dla zastosowania ww. zwolnienia na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia w odniesieniu do dostawy towarów w systemie wysyłkowym, za które będą Państwo otrzymywali zapłatę na rachunek bankowy, konieczne jest posiadanie ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Przy czym przepisy prawa podatkowego nie przewidują ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji ani nie wskazują na konkretne dowody dokumentujące zapłatę. Podatnicy mogą zatem prowadzić ewidencję w dowolnej formie, byleby ewidencja wraz z dowodami dokumentującymi zapłatę pozwalała na ustalenie jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Zatem jeżeli z prowadzonej przez Państwa ewidencji zamówień oraz posiadanych dokumentów potwierdzających zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres), wystarczające jest prowadzenie przez Państwa ewidencji zamówień oraz posiadanie dokumentów potwierdzających zapłatę.

Jednocześnie wskazać należy, że wcześniejsze rozpoczęcie przez Państwa ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nie wyłącza możliwości korzystania przez Państwa ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o którym mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do tego rozporządzenia, w odniesieniu do transakcji, które spełniają warunki tego zwolnienia, tj. dostawy towarów w systemie wysyłkowym, za które zapłata otrzymywana jest przez Państwa na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła dana zapłata i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

W odniesieniu natomiast do faktur imiennych należy wskazać, że jak stanowi art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Z kolei w myśl art. 106b ust. 3 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów, podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

Tym samym obowiązek wystawienia faktury w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie, na co wskazuje art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, przy czym mogą Państwo wystawić fakturę również bez żądania nabywcy.

Jednocześnie należy wskazać, że ewidencja zamówień, dokumenty potwierdzające zapłatę oraz dokumenty potwierdzające doręczenie zamówienia nie są objęte regulacją przepisów podatkowych.

Jak wskazano powyżej, przepisy prawa podatkowego nie przewidują ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji ani nie wskazują na konkretne dokumenty dokumentujące zapłatę. Podatnicy mogą zatem prowadzić ewidencję w dowolnej formie, byleby ewidencja wraz z dowodami dokumentującymi zapłatę pozwalała na ustalenie jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Zatem jeżeli z prowadzonej przez Państwa ewidencji zamówień oraz posiadanych dokumentów potwierdzających zapłatę oraz doręczenie zamówienia jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres), będą Państwo uprawnieni do dokumentowania tej sprzedaży bez wystawiania paragonów fiskalnych, w szczególności przy użyciu faktur imiennych, ewidencji zamówień, dokumentów potwierdzających zapłatę oraz dokumentów potwierdzających doręczenie zamówienia.

Tym samym, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytań). Inne kwestie przedstawione w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność. Jednocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-     w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.