0114-KDIP1-2.4012.397.2026.2.AP

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe w zakresie uznania świadczenia opisanego w sytuacji 3 za usługę i obowiązku wystawienia z tego tytułu faktury oraz nieprawidłowe w zakresie uznania świadczenia opisanego w sytuacji 1 i 2 za usługę i obowiązku wystawienia z tego tytułu faktury.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 czerwca 2026 r. za pośrednictwem platformy e-Doręczenia wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania opisanych świadczeń za usługę i udokumentowania tych czynności fakturą VAT. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 lipca 2026 r. (wpływ 20 lipca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775), dalej jako: „ustawa o VAT”. Przedmiotem działalności Spółki jest m.in. świadczenie usług transportu towarów oraz usług spedycyjnych na terytorium kraju oraz poza jego granicami. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w sposób zorganizowany i ciągły współpracując z podmiotami krajowymi i zagranicznymi.

Świadczenie usług odbywa się zarówno na podstawie zawartych umów o współpracę, jak i indywidualnych zleceń transportowych zawieranych z kontrahentami. Każde zlecenie określa zakres usługi, miejsce załadunku i rozładunku, termin realizacji, wysokość wynagrodzenia oraz pozostałe warunki handlowe, dalej jako: „Zlecenie”.

Z tytułu świadczonych usług Wnioskodawca jest zobowiązany do wystawiania faktur dokumentujących wykonane czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

I. Sytuacja pierwsza – wypowiedzenie Zlecenia przez zleceniodawcę następuje na wczesnym etapie, etapie przygotowawczym, wykonania usługi przewozu.

W ramach zawartej umowy przewozu (Zlecenia) Wnioskodawca podejmuje określone czynności przygotowawcze i faktyczne, to jest wprowadza Zlecenie do systemu zarządzania zleceniami, zapewnia dostępność właściwego środka transportu czy to po przez pozyskanie przewoźnika na rynku, czy też korzysta z zasobów Spółki, wyznacza kierowcę, który spełnia wymogi faktyczne i prawne umożliwiające mu wykonanie zawartej umowy.

W przypadkach, gdy kontrahent rezygnuje z usługi po rozpoczęciu przez Wnioskodawcę przygotowania do wykonania usługi przewozu, a więc po faktycznym podjęciu czynności w celu wykonania przewozu, zawarte przez Wnioskodawcę umowy przewidują zapłatę całości umówionego wynagrodzenia za przewóz towarów lub zapłatę części wynagrodzenia (wyrażonej w ułamku lub procencie kwoty wynagrodzenia). Kwota ta definiowana jest w umowach (Zleceniach) jako „kara umowna”. Zdarza się również, że zawarte umowy nie zawierają postanowień dotyczących kar umownych z tytułu wypowiedzenia umowy, a to oznacza, że Wnioskodawca dochodzi wynagrodzenia z tytułu częściowego wykonania usługi przewozu. W takich przypadkach Wnioskodawca uznaje, że doszło do przystąpienia do realizacji usługi w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Mimo że usługa przewozowa nie została ostatecznie zrealizowana (nie doszło do fizycznego przewozu i dostarczenia przesyłki według wcześniej zawartego Zlecenia), Wnioskodawca wystawia fakturę dokumentującą zaistniałe zdarzenie gospodarcze. Zdaniem Wnioskodawcy, poprzez podjęcie czynności przygotowawczych i faktycznych, które skutkowały gotowością do wykonania transportu, usługa została rozpoczęta i częściowo wykonana, a nabywca uzyskał wymierną korzyść w postaci zapewnionej gotowości i dostępności środka transportu wraz z kierowcą umożliwiających realizację przewozu w ustalonym miejscu i czasie.

II. Sytuacja druga - wypowiedzenie Zlecenia przez Zleceniodawcę następuje w trakcie przejazdu środka transportu do umówionego miejsca załadunku.

W ramach zawartej umowy przewozu (Zlecenia) Wnioskodawca przechodzi do kolejnej fazy wykonania usługi przewozu, wyznaczony lub „pozyskany na rynku” poprzez zawarcie umowy przewozu z podwykonawcą, środek transportu znajduje się w drodze na umówione miejsce załadunku.

W przypadkach, gdy kontrahent wypowiada zawartą umowę przewozu, a tym samym rezygnuje z usługi przewozu w trakcie przystąpienia do faktycznego wykonania usługi przewozu, to jest w czasie, gdy środek transportu zmierza do miejsca załadunku przesyłki, zawarte przez Wnioskodawcę umowy przewidują zapłatę całości umówionego wynagrodzenia za przewóz towarów lub zapłatę części wynagrodzenia (wyrażonej w ułamku lub procencie kwoty wynagrodzenia). Kwota ta definiowana jest w umowach (Zleceniach) jako „kara umowna”. Zdarza się również, że zawarte umowy nie zawierają postanowień dotyczących kar umownych z tytułu wypowiedzenia umowy, a to oznacza, że Wnioskodawca dochodzi wynagrodzenia z tytułu częściowego wykonania umowy przewozu. W takich przypadkach Wnioskodawca uznaje, że doszło do przystąpienia do realizacji usługi w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Mimo że usługa przewozowa nie została ostatecznie zrealizowana (nie doszło do fizycznego przewozu i dostarczenia przesyłki według wcześniej zawartego Zlecenia, Wnioskodawca wystawia fakturę dokumentującą zaistniałe zdarzenie gospodarcze. Zdaniem Wnioskodawcy, poprzez podjęcie czynności faktycznych, które skutkowały gotowością do wykonania transportu, usługa została rozpoczęta i częściowo wykonana, a nabywca uzyskał wymierną korzyść w postaci zapewnionej gotowości i dostępności środka transportu wraz z kierowcą umożliwiających realizację przewozu w ustalonym miejscu i czasie.

III. Sytuacja trzecia – wypowiedzenie Zlecenia przez Zleceniodawcę następuje w momencie, w którym środek transportu znajduje się w umówionym miejscu załadunku.

W trakcie realizacji niektórych zleceń transportowych występują sytuacje, w których Wnioskodawca mimo terminowego przystąpienia do głównej fazy realizacji usługi przewozowej, nie może rozpocząć załadunku lub rozładunku z przyczyn leżących po stronie kontrahenta lub jego podwykonawców. Wśród przyczyn takiego stanu rzeczy wskazać należy np. opóźnienie w przygotowaniu przesyłki do załadunku, niedostępność rampy lub sprzętu załadunkowego, brak możliwości przyjęcia przesyłki w miejscu rozładunku w uzgodnionym czasie. W takich sytuacjach pojazd Wnioskodawcy pozostaje w gotowości do wykonania usługi, jednak faktyczne rozpoczęcie lub zakończenie przewozu zostaje opóźnione. Prowadzi to do poniesienia dodatkowych kosztów związanych z opóźnieniem realizacji usługi, które mogą obejmować koszty związane z zatrzymaniem środka transportu (utracony czas pracy kierowcy i pojazdu), ewentualne dodatkowe opłaty parkingowe lub koszty przestoju.

W opisanych sytuacjach Wnioskodawca wystawia fakturę dokumentującą dodatkowe opłaty związane z przestojem pojazdu lub odzwierciedlającą wysokość kary umownej z tego tytułu. Zdaniem Wnioskodawcy opłaty, te mają charakter świadczenia pomocniczego związanego bezpośrednio z realizowaną usługą przewozu, podlegającego opodatkowaniu VAT według stawki właściwej dla usług transportowych. To samo dotyczy ewentualnej zastrzeżonej kary umownej, gdyż pełni ona funkcję zryczałtowanej opłaty z tytułu „przestoju środka transportu” odpowiednio na załadunku lub rozładunku, stając się częścią wynagrodzenia z tytułu wykonania umowy przewozu.

Z punktu widzenia gospodarczego i prawnego, koszt postoju stanowi wynagrodzenie należne Wnioskodawcy za utrzymanie gotowości do wykonania przewozu w sytuacji, gdy realizacja transportu została czasowo wstrzymana z przyczyn od niego niezależnych. Tym samym, naliczona opłata za postój lub odpowiednio kara umowna stanowi element wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług przewozowych, podlegający opodatkowaniu VAT zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, jako odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (lub poza nim - zależnie od miejsca świadczenia).

W uzupełnieniu udzielili Państwo odpowiedzi na pytania:

1)  Czy sytuacje opisane we wniosku (sytuacja pierwsza - wypowiedzenie Zlecenia przez zleceniodawcę następuje na etapie przygotowawczym wykonania usługi przewozu; sytuacja druga - wypowiedzenie Zlecenia przez Zleceniodawcę następuje w trakcie przejazdu środka transportu do umówionego miejsca załadunku i sytuacja trzecia - wypowiedzenie Zlecenia przez Zleceniodawcę następuje w momencie, w którym środek transportu znajduje się w umówionym miejscu załadunku) zostały uregulowane pomiędzy Stronami (Państwa Spółką a kontrahentami)? Jeśli tak, to w jaki sposób (zawarta umowa – pisemna lub ustna, regulamin świadczenia usług, itp.)?

Odp. Spółka A. nie zawiera umów przewozu ustnie. Zasadą jest zawieranie umów za pośrednictwem giełdy transportowej lub wymiany korespondencji mailowej, czyli umowy przewozu zawierane są w formie dokumentowej. W takim przypadku podstawą wykonania przewozu są tzw. „Ogólne Warunki Przewozu”. Taka forma zawierania umów jest dominująca i dotyczy tzw. pojedynczych zleceń przewozowych. Z największymi klientami spółka ma podpisane umowy o współpracy, na podstawie których realizowane są poszczególne przewozy.

Niestety najczęściej w zawartych umowach o współpracy, czy też „Ogólnych Warunkach Przewozu”, sformułowanych co do zasady przez klienta, nie są opisane zasady wzajemnych rozliczeń z tytułu wypowiedzenia zawartej umowy dotyczącej konkretnego przewozu.

2)  W jaki sposób jest ustalona/skalkulowana wysokość obciążenia za zdarzenia opisane w sytuacji pierwszej, drugiej i trzeciej?

Odp. Wysokość obciążenia najczęściej zostaje ustalona w toku negocjacji między stronami, która następuje po złożeniu oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy. Zleceniodawca sam proponuje kwotę lub pyta o oczekiwania Wnioskodawcy w tym względzie. W prowadzonych negocjacjach brane są pod uwagę różne koszty wpływające na wysokość wynagrodzenia z tytułu gotowości do wykonania przewozu w zależności od etapu, na którym złożone zostało oświadczenie o wypowiedzeniu umowy przewozu.

W sytuacji pierwszej będą to koszty wynikające z „zarezerwowania” konkretnego kierowcy oraz pojazdu, który posłuży wykonaniu zawartej umowy lub zawarciu umowy z podwykonawcą.

W sytuacji drugiej będzie to dodatkowo koszt przejechanych przez kierowcę oraz pojazd kilometrów w drodze na załadunek oraz ewentualne inne wydatki, np. koszt poniesionych opłat drogowych.

W sytuacji trzeciej będzie to prócz kosztów opisanych powyżej, również koszt czasu oczekiwania kierowcy wraz z pojazdem na załadunek.

Zdarza się, że niektóre umowy określają konkretną kwotę lub procent od wynagrodzenia ustalonego za przewóz, jakiego może się domagać przewoźnik w przypadku wypowiedzenia zlecenia. Kwota lub procent są przeważnie nazywane karą umowną, której może dochodzić przewoźnik od Zleceniodawcy w sytuacji wypowiedzenia zlecenia.

3)  Z czego wynika różne definiowanie kwoty pobieranej przez Państwa za sytuacje opisane w pkt I, II i III wniosku (sytuacja pierwsza, druga i trzecia)? Dlaczego w umowach kwota ta definiowana jest jako „kara umowna”, ale zdarza się, że zawarte umowy nie zawierają postanowień dotyczących kar umownych?

Odp. Spółka ma ograniczoną możliwość wpływania na kształty zawieranych umów, szczególnie że zlecenia przewozowe często zawierają klauzulę uniemożliwiającą wprowadzenie zmian lub zastrzeżeń do jego treści. Taki, jak opisany w zdaniu poprzednim, stan jest typowy dla zawierania umów przewozowych, na podstawie których wykonywany jest pojedynczy przewóz rzeczy.

Zleceniodawcy rzadko przewidują w nich możliwość domagania się przez Zleceniobiorcę kar umownych z tytułu niewykonania umowy przewozu. Jedynie część Zleceniodawców zabezpiecza w ten sposób swój zakres odpowiedzialności za wypowiedzenie umowy, aby ograniczyć oczekiwania finansowe przewoźnika z tego tytułu. Jeśli umowa zawiera informację o wysokości obciążenia za wypowiedzenie zlecenia, to najczęściej jest opisywana jako kara umowna lub rekompensata.

4)  Czy za każdym razem, kiedy dojdzie do sytuacji opisanej w pkt I, II i III wniosku ORD-IN (sytuacja pierwsza, druga i trzecia) zamierzacie wystawiać Państwo fakturę VAT dokumentującą zaistniałe zdarzenie gospodarcze? Czy sposób zdefiniowania tych sytuacji w umowach (jako kara umowna lub jako wynagrodzenie z tytułu częściowego wykonania usługi lub jako dodatkowe opłaty) wpływa na sposób dokumentacji tego zdarzenia? Jeśli tak, to w jaki sposób?

Odp. W każdej sytuacji zamierzacie Państwo wystawiać fakturę VAT, niezależnie od stopnia zaawansowania realizacji umowy. Podstawą do wystawienia faktury jest okoliczność, iż jest to wynagrodzenie należne przewoźnikowi z tytułu podjęcia konkretnych czynności zmierzających do wykonania zawartej umowy przewozowej. Wprawdzie do wykonania przewozu nie dochodzi, gdyż umowa zostaje wypowiedziana, jednak przewoźnik był gotowy do wykonania usługi i podjął w tym celu stosowne przygotowania.

Każde zlecenie przyjęte przez pracowników A. do realizacji zostaje wprowadzone do systemu (...) i ma nadany własny numer wewnętrzny. Dokumentację stanowią zawarta umowa, czyli treść przyjętego do realizacji zlecenia przewozu oraz korespondencja elektroniczna pracowników A. ze Zleceniodawcą.

5)  W jaki sposób będą wystawiane faktury (czy faktury te będą zawierać kwotę podatku VAT? Z jakiego tytułu będą wystawione te faktury?)

Odp. Faktury będą zawierać kwotę podatku VAT w stawce podstawowej, zgodnie z przepisami. Faktury będą wystawiane z tytułu gotowości do realizacji usługi przewozu i podjęcia czynności przygotowawczych mających na celu prawidłowe wykonanie umowy.

6)  Czy w sytuacji opisanej w pkt III wniosku (sytuacja trzecia) wystawiona faktura obejmuje faktycznie poniesione przez Państwa koszty przestoju (utracony czas pracy kierowcy, dodatkowe opłaty parkingowe) czy także dodatkowe odszkodowanie należne Państwu z tytułu wypowiedzenia Zlecenia przez Zleceniodawcę (uwzględnione w umowie/ regulaminie/innym dokumencie)?

Odp. Faktura obejmuje kwotę jaką zgodził się zapłacić Zleceniodawca. Część zleceniodawców decyduje się na postanowienie umowne, które przewidują kwotę zryczałtowaną. Przy ustalaniu kwoty w negocjacjach podnosi się nie tylko kwestie związane z poniesionymi kosztami ale również odszkodowawcze.

Kwestie związane z poniesionymi kosztami to np. koszty zużytego paliwa, opłaty drogowe lub parkingowe. Kwestie odszkodowawcze są związane z utraconym wynagrodzeniem za realizację zlecenia, zmianą harmonogramu pracy kierowców i środków transportu.

7)  Czy w zamian za otrzymane od Zleceniodawcy kary umowne/wynagrodzenie z tytułu częściowego wykonania usługi są Państwo zobowiązani do wykonania (lub zaniechania) jakichkolwiek czynności/świadczeń na rzecz Zleceniodawcy (jeśli tak, to prosimy je wskazać)?

Odp. Tak, jesteście Państwo zobowiązani do zweryfikowania zamówienia Zleceniodawcy i jego wymagań oraz podjęcia czynności zmierzających do prawidłowej realizacji przewozu, to jest wybrania i przygotowania odpowiedniego środka transportu z floty własnej lub wytypowania lub pozyskania odpowiedniego podwykonawcy, którego musicie Państwo rzetelnie zweryfikować; wyboru trasy oraz ustalenia możliwych terminów realizacji przewozu. W kolejnym etapie jesteście Państwo zobowiązani do terminowego podstawienia środka transportu na wskazane przez Zleceniodawcę miejsce załadunku, czasem również oczekiwania na miejscu załadunku na przygotowanie przesyłki do przewozu, następnie weryfikacji stanu przesyłki oraz prawidłowego załadunku i zabezpieczenia przesyłki do transportu, weryfikacji dokumentacji otrzymanej od załadowcy, wystawienia listu przewozowego. W zależności od momentu w którym następuje wypowiedzenie jesteście Państwo zobowiązani do zaniechania podejmowania dalszych czynności, czasem jest to związane z oczekiwaniem na ostateczną dyspozycję Zleceniobiorcy odnośnie zlecenia lub koniecznością pozyskania odpowiednich wpisów w dokumentacji na miejscu załadunku (potwierdzenie podstawienia środka transportu, karty postojowe).

Pytania

1.  Czy w sytuacji, w której Wnioskodawca podjął jedynie czynności przygotowawcze w postaci zapewnienia właściwego pojazdu i kierowcy, ale nie wykonał żadnych innych czynności w celu wykonania uzgodnionego zlecenia przewozowego (Zamówienia) z uwagi na jego wypowiedzenie, Wnioskodawca prawidłowo przyjmuje, że doszło do świadczenia usługi w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług?

2.  Czy w sytuacji, w której Wnioskodawca podjął określone czynności w ramach realizacji zlecenia transportowego (Zlecenia), takie jak podstawienie pojazdu bądź wysłanie pojazdu do ustalonego miejsca załadunku, Wnioskodawca prawidłowo przyjmuje, iż czynności te należy kwalifikować jako usługę w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, a w następstwie czego jest zobowiązany do wystawienia z tego tytułu faktury VAT?

3.  Czy w sytuacji realizowania usługi przewozu, koszty dodatkowego postoju poniesione podczas jej świadczenia przez Wnioskodawcę lub zryczałtowana opłata z tytułu przestoju w postaci kary umownej, powinny być traktowane jako element wynagrodzenia z tytułu świadczonej usługi, a tym samym Wnioskodawca zobowiązany jest wystawić fakturę VAT z tego tytułu?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z treścią art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Jak stanowi treść art. 8 ust. 1 ustawy o VAT – przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1.  przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2.  zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3.  świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Z treści przywołanego przepisu art. 8 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że ustawodawca przyjął generalną zasadę, że usługami są wszelkie odpłatne świadczenia niebędące dostawą towarów. Stąd też należy stwierdzić, że definicja „świadczenia usług” ma charakter dopełniający definicję „dostawy towarów”.

Jest ona wyrazem realizacji zasady powszechności opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji wykonywanych przez podatników w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. A to każe przyjąć, iż co do zasady, każde świadczenie niebędące dostawą towarów, polegające na działaniu, zaniechaniu lub tolerowaniu czyjegoś zachowania stanowi usługę w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Przy czym zgodnie z literaturą przedmiotu oraz ugruntowaną linią orzeczniczą, której stanowisko wyrażono zwłaszcza treścią Wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 31 lipca 2020 r., sygn. akt I FSK 1799/17, aby uznać daną czynność za świadczenie usług na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług muszą być spełnione następujące warunki:

-     w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,

-     świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Należy podkreślić, że oba ww. warunki powinny być spełnione łącznie, aby określona czynność podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, jako odpłatne świadczenie usług.

Dana czynność podlega opodatkowaniu podatkiem wówczas, gdy istnieje bezpośredni związek o charakterze przyczynowym pomiędzy świadczoną usługą, a otrzymanym świadczeniem wzajemnym, w ten sposób, że zapłacone kwoty stanowią rzeczywiste wynagrodzenie za wyodrębnioną usługę świadczoną w ramach stosunku prawnego lub dochodzi do wymiany świadczeń wzajemnych.

Otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia. Wynagrodzenie musi być więc należne za wykonanie skonkretyzowanego świadczenia.

W związku z powyższym, czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach stosunku zobowiązaniowego, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności.

Bezpośredni związek pomiędzy świadczeniem usług, a otrzymanym wynagrodzeniem istnieje wówczas, gdy jest możliwe zidentyfikowanie bezpośredniej i jasno zindywidualizowanej korzyści na rzecz beneficjenta usługi, oraz gdy świadczenie wzajemne w postaci wynagrodzenia pozostaje w bezpośrednim związku ze świadczeniem dokonanej czynności.

Wnioskodawca świadczy usługi polegające na transporcie towarów. Usługi realizowane są na podstawie umów lub zleceń określających szczegółowe warunki wykonywanych czynności oraz ustalających określone wynagrodzenie (Zleceń). Łączący strony stosunek umowny najczęściej nie reguluje kar umownych, w sytuacji podjęcia się przez Wnioskodawcę realizacji czynności w ramach zawartej umowy przewozowej, która następnie zostanie wypowiedziana. W ocenie Wnioskodawcy, mając na uwadze złożony charakter usługi przewozowej, wypowiedzenie umowy (Zlecenia) przez kontrahenta niezależnie od momentu, w którym nastąpiło będzie rodziło po stronie kontrahenta odpowiedzialność odszkodowawczą. Przy czym, mając na względzie okoliczność, iż Wnioskodawca w celu prawidłowego wykonania usługi przewozowej musi podjąć stosowne działania o charakterze faktyczny lub prawnym, jeszcze przed tzw. podjazdem pod załadunek polegające na wyznaczeniu kierowcy i pojazdu spośród własnych zasobów lub zawarcia umowy przewozowej z podwykonawcą, tym samym Wykonawca podejmuje czynności niezbędne dla prawidłowego wykonania usługi przewozowej. To zaś oznacza, że już w chwili wykonania ww. czynności Wnioskodawca podjął niezbędne czynności w celu prawidłowego wykonania usługi, a co za tym idzie Wnioskodawca wykonał czynności, które są częścią umówionej usługi.

W ocenie Wnioskodawcy zrealizowane czynności spełniają przesłanki pozwalające zakwalifikować dotychczas wykonane świadczenia jako usługę:

a.  świadczona jest określona usługa, w postaci konkretnie zindywidualizowanego świadczenia - tj. w ramach świadczonej usługi transportowej ustanowiono dedykowanego kierowcę oraz pojazd;

b.  świadczenie wynika ze stosunku prawnego łączącego strony - Wnioskodawcę każdorazowo łączy z kontrahentem określona umowa stała bądź zlecenie jednorazowe oraz indywidualne warunki konkretnego zamówienia (które wskazują na miejsce załadunku, dalszą trasę oraz wynagrodzenie);

c.   usługa jest świadczona na rzecz konkretnego beneficjenta - kontrahent jest beneficjentem świadczenia, otrzymuje on korzyść w postaci zadysponowania przez Wnioskodawcę osób i narzędzi służących wykonaniu zakontraktowanego przewozu, korzyść tę można przypisać konkretnemu kontrahentowi, który miał możliwość skorzystania z zamówionej usługi;

d.  istnieje bezpośredni związek między świadczoną usługą i otrzymanym wynagrodzeniem – związek ten polega na ekwiwalentności przedsiębranych przez przewoźnika środków do wynagrodzenia należnego za wykonane dotychczas czynności w ramach usługi;

e.  występuje wzajemność (ekwiwalentność) świadczeń - kontrahent jako podmiot profesjonalny powinien mieć świadomość, że w sytuacji wypowiedzenia zawartej umowy, poniesie koszty związane z przygotowaniem się Wnioskodawcy do wykonania usługi.

W takim przypadku, zdaniem Wnioskodawcy, dochodzona kwota za czynności zrealizowane w ramach umówionej usługi nie stanowi w tej konkretnej sytuacji odszkodowania, jako że nie odzwierciedla wysokości rzeczywistej straty poniesionej przez Wnioskodawcę oraz wynika ona z warunków Zlecenia. Sytuację, w której zgodnie z warunkami Zlecenia Wnioskodawca zadysponuje kierowcę oraz właściwy środek transportu do wykonania zakontraktowanej usługi przewozu, należy uznać za realizację części świadczenia (usługi transportowej), za którą należy się umówione wynagrodzenie. W konsekwencji zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT - Wnioskodawca jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą świadczenie usług.

W przedstawionym stanie faktycznym faktura odzwierciedla w sposób prawidłowy zdarzenie gospodarcze. Realizacja czynności w ramach świadczonej usługi przez Wnioskodawcę w stanie obiektywnym została dokonana, zatem z uwagi na świadczoną usługę Wnioskodawca prawidłowo dokonuje oceny mającego miejsce zdarzenia oraz w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami dokonuje jej dokumentacji. Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku rozpoczęcia świadczenia usługi transportowej, Spółka prawidłowo uznaje, że doszło do wykonania usługi w rozumieniu ustawy o VAT, i jest zobowiązana do wystawienia faktury.

W drugim z opisanych zdarzeń faktycznych, tj. w sytuacji w której wypowiedzenie zawartej umowy przewozu (Zlecenia) nastąpiło na dalszym etapie świadczenia usługi, to jest w trakcie przejazdu środka transportu do miejsca załadunku, zdaniem Wnioskodawcy tym bardziej należy przyjąć iż doszło do częściowego wykonania usługi przewozowej. W tym przypadku Wnioskodawca wyraźnie manifestuje swoją gotowość do wykonania przewozu (usługi). To zaś oznacza, że tym bardziej, zdaniem Wnioskodawcy, dochodzona kwota za czynności zrealizowane w ramach umówionej usługi nie stanowi odszkodowania, a wynagrodzenie z tytułu częściowego wykonania usługi. W konsekwencji zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT - Wnioskodawca jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą świadczenie usług.

W trzecim stanie faktycznym ma miejsce sytuacja, w której podczas realizowania usługi transportu na podstawie Zlecenia, Wnioskodawca, oprócz standardowych kosztów czynności realizowanych w ramach usługi zobligowany jest ponieść dodatkowych kosztów związanych z przestojem środka transportu zadysponowanego do wykonania usługi transportowej. Opóźnienie w realizacji usługi spowodowane jest w tym wypadku okolicznościami leżącymi po stronie kontrahenta Wnioskodawcy. Wnioskodawca godząc się na dodatkowy postój, traktuje go jako element świadczonej usługi transportu. Wśród dodatkowo poniesionych kosztów wskazuje się w szczególności na koszty postoju pojazdu. W takim przypadku, zdaniem Wnioskodawcy poniesione koszty stanowią element wynagrodzenia należnego za realizowaną usługę transportową z uwagi na ich zależny od tej usługi charakter. Okoliczność przestoju pojazdu należy traktować jako część usługi przewozu, która jest immanentnie z przewozem związana. Obie usługi są ze sobą ściśle związane, a w konsekwencji stanowią jedną czynność gospodarczą. Traktowanie obu czynności oddzielnie stanowić będzie sztuczne rozdzielenie jednej czynności gospodarczej. W przedstawionym stanie faktycznym usługa związana z postojem środka transportu nie stanowi dla kontrahenta Wnioskodawcy celu samego w sobie, ale jest elementem świadczenia głównego, w konsekwencji stanowi część realizowanej usługi transportowej.

W ten sam sposób należy traktować ewentualnie zastrzeżoną karę umowną z tytułu przestoju na załadunku/rozładunku, gdyż w takim przypadku kara umowna pełni funkcję zryczałtowanego wynagrodzenia należnego Wnioskodawcy z tytułu dodatkowego czasu niezbędnego na załadunek lub rozładunek przesyłki.

Mając na względzie powyższe rozważania, wedle oceny Wnioskodawcy, również w trzecim stanie faktycznym , dochodzona kwota za postój lub odpowiedni kara umowna z tego tytułu nie stanowi odszkodowania, a wynagrodzenie z tytułu częściowego wykonania usługi. W konsekwencji zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT - Wnioskodawca jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą świadczenie usług.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe oraz w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Z powyższego przepisu wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie, z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają określone czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

Według art. 2 pkt 1 i 3 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług należy rozumieć każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu. Powołane przepisy wskazują, że pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż nie obejmuje wyłącznie działań podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji. Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy). Należy jednak zaznaczyć, że nie każde powstrzymanie się od działania czy tolerowanie czynności lub sytuacji może zostać uznane za usługę w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Z powołanego wyżej art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług co do zasady podlega opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie. Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Przy czym przepisy ustawy nie określają postaci wynagrodzenia.

Przy określeniu, czy miała miejsce czynność podlegająca opodatkowaniu istotne jest zatem określenie, czy wykonywano świadczenie i czy wynagrodzenie z tytułu wykonywania tego świadczenia miało być wypłacone. Niemniej muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

‒     w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,

‒     świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Dana usługa podlega więc opodatkowaniu podatkiem VAT wówczas, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą, a otrzymanym świadczeniem wzajemnym, w ten sposób, że zapłacone kwoty stanowią rzeczywiste wynagrodzenie za wyodrębnioną usługę świadczoną w ramach stosunku prawnego lub dochodzi do wymiany świadczeń wzajemnych.

Warto w tym miejscu wskazać, że kwestia odpłatności była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. I tak, przykładowo w wyroku z dnia 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council przeciwko Commissioners of Customs and Excise, TSUE uznał, że określoną czynność można uznać za wykonaną odpłatnie, jeśli istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto gdy odpłatność za otrzymane świadczenie pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miała być opodatkowana VAT.

Na uwagę zasługuje także orzeczenie z dnia 3 marca 1994 r. w sprawie C-16/93 R. J. Tolsma przeciwko Inspecteur der Omzetbelasting Leeuwarden, gdzie podkreślono, że usługi świadczone są za wynagrodzeniem, wyłącznie jeżeli istnieje stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a jej odbiorcą, na mocy którego występuje świadczenie wzajemne, przy czym wynagrodzenie otrzymane przez świadczącego usługę stanowi wartość przekazywaną w istocie w zamian za usługę wyświadczoną jej odbiorcy.

Z dorobku orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej przyjmuje się, że odpłatność ma miejsce wtedy, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem, przy czym wynagrodzenie jakkolwiek musi być wyrażone w pieniądzu, to jednak nie musi być w tej formie dokonane. Należy podkreślić, że na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług bez znaczenia pozostaje to, czy kwota uzyskanego wynagrodzenia (cena) została skalkulowana tak, że stanowi tylko koszt wytworzenia towaru lub wykonania usługi, czy została powiększona także o zysk sprzedającego. Skoro przepisy nie określają formy zapłaty za świadczoną usługę należy uznać, że zobowiązanie usługobiorcy może mieć postać świadczenia nie tylko określonej sumy pieniędzy, ale także świadczenie innej usługi (usługi wzajemnej). Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść na rzecz świadczącego usługę. Ponadto, aby dana czynność (świadczenie) podlegało opodatkowaniu podatkiem VAT musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym pomiędzy świadczoną usługą, a świadczeniem wzajemnym. Otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia.

Odpłatność określana jest przez strony umowy i jeśli strony ustalą zapłatę wówczas wykonane świadczenie staje się odpłatne. W przypadku istnienia świadczenia wzajemnego otrzymanego przez świadczącego usługę, należy uznać czynności wykonywane w ramach zawartej umowy za odpłatne świadczenie usług określone w art. 8 ust. 1 ustawy, podlegające opodatkowaniu na podstawie art. 5 ustawy.

Ponadto na podstawie art. 29a ust. 1 ustawy:

Natomiast art. 29a ust. 6 stanowi, iż:

Kwestie odszkodowań, jak i kar umownych z tytułu niewywiązania się z warunków umowy regulują przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795). Odszkodowanie jest zapłatą za wyrządzone szkody, poniesione przez kogoś straty.

Zgodnie z art. 361 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego:

Na gruncie prawa cywilnego odszkodowanie za doznaną szkodę majątkową lub niemajątkową uzależnione jest od zaistnienia zdarzenia, z którym przepisy łączą obowiązek naprawienia szkody. Ponadto między zdarzeniem a zaistniałą w jego wyniku szkodą musi istnieć związek przyczynowy.

Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego:

Z kolei w myśl art. 917 Kodeksu cywilnego:

Tak więc istotą ugody jest czynienie sobie wzajemnie ustępstw w zakresie oczekiwanych rezultatów stosunku prawnego, które należy zaliczyć do przedmiotowo istotnych elementów ugody (wyrok SN z dnia 24 lipca 2002 r., sygn. akt I CKN 915/00).

W świetle wyżej przytoczonych przepisów, na gruncie stosunków cywilnoprawnych szkoda polega na nienależytym wykonaniu bądź niewykonaniu zobowiązania przez dłużnika, istnienia adekwatnego związku przyczynowego pomiędzy działaniem lub zaniechaniem a szkodą. Brak tych przesłanek powoduje, że nie mamy do czynienia ze szkodą, za powstanie której dłużnik zobowiązany jest do wypłaty odszkodowania. Istotą odszkodowań nie jest zatem płatność za świadczenie, lecz rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną – świadczenie w zamian za wynagrodzenie – co oznacza, że otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika. Zapłata taka nie jest też związana z zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji.

Ustalanie statusu wypłacanej rekompensaty, jako podlegającej bądź niepodlegającej opodatkowaniu VAT, należy więc oceniać w kontekście związku z konkretnym świadczeniem.

TSUE w sprawie o sygnaturze C-277/05 Societe Thermale D`Eugenie - Les - Bains stwierdził, że: „Artykuły 2 ust. 1 i 6 ust. 1 Szóstej Dyrektywy Rady 77/388/EWG z dnia 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw państw członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych - wspólny system podatku od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku, powinny być interpretowane w ten sposób, że kwoty zapłacone tytułem zadatku w ramach umów dotyczących świadczenia usług hotelarskich podlegających podatkowi VAT, w przypadku, gdy klient skorzysta z uprawnienia do odwołania rezerwacji, a kwoty te są zatrzymywane przez przedsiębiorstwo hotelarskie, należy uznać za odszkodowanie ryczałtowe płacone w celu naprawienia szkody poniesionej w następstwie niewykonania umowy przez klienta, bez bezpośredniego związku z jakąkolwiek odpłatnie świadczoną usługą, które jako takie nie podlega opodatkowaniu”.

Zagadnienie dotyczące kar umownych regulują przepisy Działu II „Skutki niewykonania zobowiązań” ustawy Kodeks cywilny.

I tak, zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:

Przepis art. 483 Kodeksu cywilnego jest bezwzględnie obowiązującym przepisem prawa, tzn. kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań niepieniężnych. Odstąpienie od umowy stanowi realizację uprawnień związanych z określonymi wypadkami niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań z umów wzajemnych i skuteczne odstąpienie od umowy stanowi w pewnym sensie potwierdzenie, że istotnie miał miejsce przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez drugą stronę.

Z cyt. wyżej art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że kara umowna jest dodatkowym zastrzeżeniem umownym, wprowadzanym do umowy w ramach swobody kontraktowania, mającym na celu wzmocnienie skuteczności więzi powstałej między stronami w wyniku zawartej przez nie umowy i służy realnemu wykonaniu zobowiązań. Przewidziany umową obowiązek zapłaty kary umownej ma w stosunku do zasadniczego obowiązku dłużnika wynikającego z tej umowy charakter uboczny (akcesoryjny).

Mając na uwadze powyższe regulacje prawne należy wskazać, że kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań. Zastrzeżenie kary umownej można zatem traktować jako formę uproszczenia redakcji warunków umowy, która pozwala na przyjęcie przez strony, że wypadki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, stanowią jednocześnie podstawę do domagania się zapłaty kary umownej.

Trzeba zaznaczyć, że bez znaczenia pozostaje nazwa danej płatności. Istotnym jest natomiast, czy stanowi ona zapłatę za konkretne świadczenie czy też jest odszkodowaniem w znaczeniu wyżej opisanym.

Jeżeli płatności o charakterze odszkodowawczym nie będą miały bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony podmiotu zobowiązanego, wówczas kwota otrzymanych odszkodowań nie będzie mieściła się w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT i jako taka nie będzie podlegała opodatkowaniu tym podatkiem.

Odwołując się zatem do art. 361 i art. 471 Kodeksu cywilnego należy stwierdzić, że istotą odszkodowań nie jest płatność za świadczenie, lecz rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie występuje świadczenie w zamian za wynagrodzenie, a zatem otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika. Zapłata ta nie jest też związana z zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji.

Także w przypadku, gdy odszkodowanie wynika z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, jego istota sprowadza się do naprawienia wyrządzonej w związku z tym szkody. Innymi słowy, przesłanką odszkodowania przewidzianego w art. 471 Kodeksu cywilnego jest nie samo niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, a spowodowanie tym szkody w rozumieniu art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 106a pkt 2 ustawy:

Na mocy art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przedmiotem działalności Spółki jest m.in. świadczenie usług transportu towarów oraz usług spedycyjnych na terytorium kraju oraz poza jego granicami. Spółka współpracuje z podmiotami krajowymi i zagranicznymi. Świadczenie usług odbywa się zarówno na podstawie zawartych umów o współpracę, jak i indywidualnych zleceń transportowych zawieranych z kontrahentami. Każde zlecenie określa zakres usługi, miejsce załadunku i rozładunku, termin realizacji, wysokość wynagrodzenia oraz pozostałe warunki handlowe („Zlecenie”). Zasadą jest zawieranie umów za pośrednictwem giełdy transportowej lub wymiany korespondencji mailowej, w takim przypadku podstawą wykonania przewozu są tzw. „Ogólne Warunki Przewozu”. Taka forma zawierania umów jest dominująca i dotyczy tzw. pojedynczych zleceń przewozowych. Z największymi klientami Spółka ma podpisane umowy o współpracy, na podstawie których realizowane są poszczególne przewozy. Każde Zlecenie przyjęte przez pracowników A. do realizacji zostaje wprowadzone do systemu (...) i ma nadany własny numer wewnętrzny.

Wskazali Państwo, że występują sytuacje kiedy Zleceniodawca wypowiada Zlecenie na etapie przygotowawczym wykonania usługi przewozu (sytuacja pierwsza). W ramach zawartej umowy przewozu (Zlecenia) Wnioskodawca podejmuje określone czynności przygotowawcze i faktyczne, to jest wprowadza Zlecenie do systemu zarządzania zleceniami, zapewnia dostępność właściwego środka transportu czy to po przez pozyskanie przewoźnika na rynku, czy też korzysta z zasobów Spółki, wyznacza kierowcę, który spełnia wymogi faktyczne i prawne umożliwiające mu wykonanie zawartej umowy.

W przypadkach, gdy kontrahent rezygnuje z usługi po rozpoczęciu przez Wnioskodawcę przygotowania do wykonania usługi przewozu, a więc po faktycznym podjęciu czynności w celu wykonania przewozu, zawarte przez Wnioskodawcę umowy przewidują zapłatę całości umówionego wynagrodzenia za przewóz towarów lub zapłatę części wynagrodzenia (wyrażonej w ułamku lub procencie kwoty wynagrodzenia). Kwota ta definiowana jest w umowach (Zleceniach) jako „kara umowna”. Zdarza się również, że zawarte umowy nie zawierają postanowień dotyczących kar umownych z tytułu wypowiedzenia umowy, a to oznacza, że Wnioskodawca dochodzi wynagrodzenia z tytułu częściowego wykonania usługi przewozu. W takich przypadkach Wnioskodawca uznaje, że doszło do przystąpienia do realizacji usługi w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Mimo że usługa przewozowa nie została ostatecznie zrealizowana (nie doszło do fizycznego przewozu i dostarczenia przesyłki według wcześniej zawartego Zlecenia), Wnioskodawca wystawia fakturę dokumentującą zaistniałe zdarzenie gospodarcze.

Zdarzają się również sytuacje kiedy Zleceniodawca wypowiada Zlecenie w trakcie przejazdu środka transportu do umówionego miejsca załadunku (sytuacja druga). W tej sytuacji w momencie wypowiedzenia umowy i rezygnacji z usługi przewozu środek transportu znajduje się w drodze na umówione miejsce załadunku. W takich przypadkach zawarte przez Wnioskodawcę umowy przewidują zapłatę całości umówionego wynagrodzenia za przewóz towarów lub zapłatę części wynagrodzenia (wyrażonej w ułamku lub procencie kwoty wynagrodzenia). Kwota ta definiowana jest w umowach (Zleceniach) jako „kara umowna”. Zdarza się również, że zawarte umowy nie zawierają postanowień dotyczących kar umownych z tytułu wypowiedzenia umowy, a to oznacza, że Wnioskodawca dochodzi wynagrodzenia z tytułu częściowego wykonania usługi przewozu. W takich przypadkach Wnioskodawca uznaje, że doszło do przystąpienia do realizacji usługi w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Mimo że usługa przewozowa nie została ostatecznie zrealizowana (nie doszło do fizycznego przewozu i dostarczenia przesyłki według wcześniej zawartego Zlecenia), Wnioskodawca wystawia fakturę dokumentującą zaistniałe zdarzenie gospodarcze.

Wskazują również Państwo, że w trakcie realizacji niektórych zleceń transportowych występują sytuacje, w których Wnioskodawca mimo terminowego przystąpienia do głównej fazy realizacji usługi przewozowej, nie może rozpocząć załadunku lub rozładunku z przyczyn leżących po stronie kontrahenta lub jego podwykonawców. Wśród przyczyn takiego stanu rzeczy jest np. opóźnienie w przygotowaniu przesyłki do załadunku, niedostępność rampy lub sprzętu załadunkowego, brak możliwości przyjęcia przesyłki w miejscu rozładunku w uzgodnionym czasie. W takich sytuacjach pojazd Wnioskodawcy pozostaje w gotowości do wykonania usługi, jednak faktyczne rozpoczęcie lub zakończenie przewozu zostaje opóźnione. Prowadzi to do poniesienia dodatkowych kosztów związanych z opóźnieniem realizacji usługi, które mogą obejmować koszty związane z zatrzymaniem środka transportu (utracony czas pracy kierowcy i pojazdu), ewentualne dodatkowe opłaty parkingowe lub koszty przestoju. Z uwagi na powyższe Wnioskodawca wystawia fakturę dokumentującą dodatkowe opłaty związane z przestojem pojazdu lub odzwierciedlającą wysokość kary umownej z tego tytułu (sytuacja trzecia).

Wysokość obciążenia najczęściej zostaje ustalona w toku negocjacji między stronami, która następuje po złożeniu oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy. Zleceniodawca sam proponuje kwotę lub pyta o oczekiwania Wnioskodawcy w tym względzie. W prowadzonych negocjacjach brane są pod uwagę różne koszty wpływające na wysokość wynagrodzenia z tytułu gotowości do wykonania przewozu w zależności od etapu, na którym złożone zostało oświadczenie o wypowiedzeniu umowy przewozu.

Zdarza się, że niektóre umowy określają konkretną kwotę lub procent od wynagrodzenia ustalonego za przewóz, jakiego może się domagać przewoźnik w przypadku wypowiedzenia zlecenia. Kwota lub procent są przeważnie nazywane karą umowną, której może dochodzić przewoźnik od Zleceniodawcy w sytuacji wypowiedzenia zlecenia.

Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy wynagrodzenie otrzymane z tytułu zaistniałych sytuacji 1-3 stanowi wynagrodzenie za świadczenie usług i czy będziecie Państwo zobowiązani do wystawienia z tego tytułu faktur.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że opisane w sytuacji trzeciej dodatkowe koszty związane są z opóźnieniem realizacji usługi. Jak Państwo wskazują, przyczyną jest np. opóźnienie w przygotowaniu przesyłki do załadunku, niedostępność rampy lub sprzętu załadunkowego, brak możliwości przyjęcia przesyłki w miejscu rozładunku w uzgodnionym czasie. W takich sytuacjach Państwa pojazd pozostaje w gotowości do wykonania usługi, jednak faktyczne rozpoczęcie lub zakończenie przewozu zostaje opóźnione. Zatem uznać należy, że w przedstawionym przypadku niewątpliwie dochodzi z Państwa strony do świadczenia usług polegającego na tolerowaniu (znoszeniu) nieplanowanego przestoju w miejscu załadunku lub rozładunku towarów, za które otrzymujecie Państwo stosowne wynagrodzenie. Należy zatem uznać, że przedmiotowe wynagrodzenie jest częścią składową świadczonej usługi związanej z przewozem. Tym samym wynagrodzenie opisane w sytuacji trzeciej stanowi wynagrodzenie za świadczenie usług i będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w przypadku gdy miejscem jej świadczenia, a zarazem opodatkowania będzie terytorium Polski. W takiej sytuacji będziecie Państwo mieli obowiązek udokumentować tą transakcję fakturą.

W odniesieniu zaś do płatności otrzymywanych w związku z opisaną sytuacją pierwszą i drugą należy stwierdzić, że w tych przypadkach nie są one wynagrodzeniem za świadczenie usług. W rozpatrywanych przypadkach nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczeniem w zamian za wynagrodzenie, gdyż otrzymane wynagrodzenie nie wiąże się z żadnym świadczeniem z Państwa strony. Jak wynika z wniosku obciążenie kontrahenta następuje w przypadku rezygnacji ze zlecenia i ostatecznie nie dochodzi do wyświadczenia przez Spółkę usług objętych anulowanymi zleceniami. Nie sposób uznać, że w takich sytuacjach doszło do realizacji usług przewozu zgodnie z umową. Nie jest to zatem kwota należna i związana z jakimkolwiek świadczeniem z Państwa strony. W tych przypadkach kwota którą obciążacie swoich kontrahentów pełni funkcję odszkodowawczą, nie stanowi zapłaty za usługę, lecz stanowi rekompensatę za poniesione koszty wynikłe z anulowania zlecenia i nie mieści się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy. Zatem płatność otrzymana w związku z zaistnieniem sytuacji pierwszej i drugiej ma charakter sankcyjny i nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług podlegających opodatkowaniu VAT. Tym samym nie będziecie Państwo zobligowani do wystawienia faktury z tego tytułu.

W konsekwencji Państwa stanowisko jest prawidłowe w zakresie uznania świadczenia opisanego w sytuacji 3 za usługę i obowiązku wystawienia z tego tytułu faktury oraz nieprawidłowe w zakresie uznania świadczenia opisanego w sytuacji 1 i 2 za usługę i obowiązku wystawienia z tego tytułu faktury.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego oraz zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.