0114-KDIP1-1.4012.463.2026.3.MKA

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku dokumentowania w KSeF świadczeń na rzecz spółki cywilnej w postaci dostaw mediów tj.: zimnej i ciepłej wody, odprowadzania ścieków oraz centralnego ogrzewania do 20 lokali mieszkalnych i 1 lokalu użytkowego.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismami, które wpłynęły do Organu 24 sierpnia 2026 r. i 16 września 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wniosek dotyczy podatku od towarów i usług (VAT) oraz zasad rozliczania kosztów mediów w ramach wspólnoty mieszkaniowej, w szczególności w zakresie zasad rozliczeń pomiędzy wspólnotą a właścicielami lokali, w tym podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą.

Wnioskodawca jest Wspólnotą Mieszkaniową, w której skład wchodzi 30 lokali mieszkalnych oraz lokal użytkowy.

Wspólnota:

• nie jest czynnym podatnikiem podatku VAT,
• zawiera umowy z dostawcami mediów (w szczególności: woda, ścieki, ogrzewanie),
• otrzymuje faktury za media wystawiane na wspólnotę,
• pobiera od właścicieli lokali miesięczne zaliczki na pokrycie kosztów mediów,
• dokonuje okresowego (rocznego) rozliczenia kosztów mediów,

W zakresie rozliczania mediów obowiązuje następujący model techniczny:

• zużycie wody w lokalach mierzone jest za pomocą wodomierzy lokalowych, które mają charakter podliczników względem wodomierza głównego budynku,
• rozliczenie wody następuje poprzez podział kosztu wynikającego z wodomierza głównego proporcjonalnie do wskazań wodomierzy lokalowych,
• w praktyce wodomierze lokalowe nie stanowią samodzielnego punktu rozliczeniowego wobec dostawcy, lecz służą wyłącznie wewnętrznemu podziałowi kosztów wspólnoty,
• z uwagi na powyższy model techniczny wspólnota nie ma możliwości dokonywania klasycznego „refakturowania" w trakcie okresu rozliczeniowego w oparciu o bieżące wskazania liczników w sensie sprzedaży mediów.

W zakresie ogrzewania:

• koszty ciepła rozliczane są zgodnie z Uchwałą Wspólnoty ws. przyjęcia zasad rozliczeń mediów do budynku i opłaty za odbiór odpadów
• rozliczenie następuje w oparciu o powierzchnię grzewczą lokali.

Jednym z właścicieli lokali jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, posiadający 20 lokali mieszkalnych oraz jeden lokal użytkowy w budynku. Właściciel ten nie zażądał wystawiania faktury w myśl art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Prognozowana wartość mediów (woda, ścieki, ogrzewanie) przypadająca na 20 lokali mieszkalnych i jeden lokal użytkowy, stanowiących własność spółki cywilnej, w miesiącu maju 2026 wyniosła (...) zł brutto.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

W nadesłanym do wniosku uzupełnieniu w odpowiedzi na pytania Organu wskazali Państwo:

1)   Rozliczenia jakich mediów dotyczą Państwa wątpliwości? Proszę wymienić konkretnie.

Odpowiedź: Wątpliwości budzi wystawianie faktur za dostawę mediów tj. ciepłej i zimnej wody i odprowadzania ścieków oraz centralnego ogrzewania do 20 lokali mieszkalnych oraz 1 lokalu użytkowego. Wymienione mieszkania oraz lokal stanowią własność jednego podmiotu będącego spółką cywilną.

2)   W jaki sposób następuje rozliczenie poszczególnych mediów tj. kto zawiera poszczególne umowy z dostawcami i w jaki sposób każde z nich są rozliczane, na jakiej podstawie (liczników, powierzchni itp.)?

Odpowiedź: Umowy na dostawę zimnej i ciepłej wody i odprowadzanie ścieków, dostawę ciepła i gazu celem podgrzania wody zostały zawarte przez Wspólnotę Mieszkaniową przy ul. (...). Faktury dokumentujące dostawę przedmiotowych mediów wystawiane są przez ich dostawców na Wspólnotę Mieszkaniową.

Wspólnota Mieszkaniowa rozlicza koszty mediów pomiędzy poszczególnych właścicieli w następujący sposób:

• koszty dostawy ciepłej i zimnej wody i odprowadzania ścieków rozliczane są raz w roku na podstawie wskazań wodomierzy znajdujących się w poszczególnych lokalach. Miesięczne obciążenia są naliczane na podstawie prognoz. Wodomierze te pełnią funkcję podzielników kosztów; służących do ustalenia udziału poszczególnych lokali w całkowitych kosztach dostawy wody i odprowadzania ścieków ponoszonych przez Wspólnotę oraz kosztów podgrzania wody za pomocą wspólnego kotła gazowego. Różnica pomiędzy wskazaniem wodomierza głównego a sumą wskazań wodomierzy znajdujących się w lokalach rozliczana jest pomiędzy właścicieli proporcjonalnie do zużycia wody wykazanego przez te wodomierze.
• koszty centralnego ogrzewania na koniec roku rozliczane są pomiędzy właścicieli lokali proporcjonalnie do powierzchni grzewczej poszczególnych lokali. Miesięczne obciążenia są wyliczane jako iloczyn powierzchni grzewczej oraz prognozowanej stawki.

3)   Czy wartość sprzedaży (z wyłączeniem kwoty podatku) dokonana przez spółkę (właściciela lokalu prowadzącego działalność gospodarczą) w poprzednim oraz bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła kwoty limitu określonego w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT (tj. kwoty (...) zł)?

Odpowiedź: Wspólnota Mieszkaniowa obciąża właściciela będącego spółką cywilną kosztami dostawy mediów w okresach miesięcznych. Po dokonaniu rocznego rozliczenia mediów łączna wartość obciążeń z tego tytułu nie przekroczyła w 2025 r. kwoty (...) zł. W 2026 r. wartość mediów również nie przekroczyła kwoty (...) zł na dzień 18 lipca 2026 r. Suma obciążeń za media za lokal użytkowy i 20 lokali mieszkalnych przekracza (...) zł miesięcznie.

4)   W jaki sposób wykorzystywane są lokale mieszkalne (na cele prowadzonej działalności gospodarczej, czy wyłącznie na cele mieszkaniowe)?

Odpowiedź: Wnioskodawca nie posiada wiedzy, czy którykolwiek z właścicieli lokali wskazał adres swojego lokalu mieszkalnego jako adres związany z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, w szczególności w CEIDG Wnioskodawca nie prowadzi ewidencji działalności gospodarczych zarejestrowanych przez właścicieli lokali.

5)   Na jakiej podstawie prawnej wspólnota mieszkaniowa korzysta ze zwolnienia z podatku VAT? (czy jest to zwolnienie podmiotowe ze względu na limit obrotów na podstawie art. 113 ustawy o VAT, czy przedmiotowe na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT?).

Odpowiedź: Wspólnota Mieszkaniowa (...) korzysta ze zwolnienia podmiotowego od podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT z uwagi na nieprzekroczenie wartości sprzedaży uprawniającej do korzystania z tego zwolnienia.

6)   Czy wartość sprzedaży (obrotu) wspólnoty w poprzednim oraz bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła limitu określonego w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT?

Odpowiedź: Wartość sprzedaży Wspólnoty Mieszkaniowej (...), ustalana dla potrzeb zastosowania zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ustawy o VAT. nie przekroczyła limitu uprawniającego do korzystania ze zwolnienia podmiotowego zarówno w poprzednim, jak i w bieżącym roku podatkowym.

7)   Czy łączna wartość sprzedaży dokumentowana przez Państwa fakturami przekracza w danym miesiącu kwotę (…) zł brutto?

Odpowiedź: Tak. Łączna wartość sprzedaży dokumentowanej przez Wspólnotę Mieszkaniową fakturami przekracza w poszczególnych miesiącach kwotę (…) zł brutto.

Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że dotychczasowe dokumentowanie obciążeń z tytułu mediów fakturami wynikało z przyjęcia przez Wnioskodawcę ostrożnościowego i zachowawczego sposobu postępowania. Faktury nie zostały wystawione na żądanie odbiorcy.

Przedmiotem złożonego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej jest właśnie ustalenie, czy w przedstawionym stanie faktycznym Wspólnota Mieszkaniowa (...) ma obowiązek dokumentowania fakturami zaliczek na media dostarczanych do 20 lokali mieszkalnych oraz jednego lokalu użytkowego należących do właściciela będącego spółką cywilną, czy też wystarczające jest obciążanie tego właściciela zaliczkami na poczet mediów. W ocenie Wnioskodawcy wystarczające jest wystawianie zaliczek.

Pytanie

Czy Wspólnota Mieszkaniowa ul. (...) w (...) ma obowiązek dokumentowania fakturą (refakturą) wystawianą w KSeF obciążeń z tytułu kosztów mediów dostarczanych do lokali mieszkalnych oraz lokalu użytkowego, obejmujących koszty dostawy zimnej i ciepłej wody i odprowadzania ścieków oraz centralnego ogrzewania, w przypadku gdy właścicielem tych lokali jest spółka cywilna, czy też wystarczające jest obciążanie tego właściciela zaliczkami na poczet kosztów mediów oraz ich późniejsze rozliczenie na zasadach obowiązujących pozostałych właścicieli lokali zarówno w przypadku posiadanych przez niego mieszkań jak i lokalu użytkowego?

Państwa stanowisko

Wnioskodawca wystawił faktury do systemu KSeF, nie mniej stoi na stanowisku, że Wspólnota Mieszkaniowa nie jest zobowiązana do dokumentowania w formie faktury obciążeń z tytułu kosztów dostawy mediów, tj. zimnej i ciepłej wody i odprowadzania ścieków oraz centralnego ogrzewania, przypadających na właściciela będącego spółką cywilną, niezależnie od tego, czy obciążenia te dotyczą lokali mieszkalnych, czy niemieszkalnych.

Uzasadnienie:

Wnioskodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego od podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ustawy o VAT.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że korzystając ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ustawy o VAT, nie ma obowiązku dokumentowania przedmiotowych obciążeń fakturą wyłącznie z tego powodu, że właścicielem lokali jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą lub dlatego, że lokal użytkowy jest użytkowany na cele działalności gospodarczej. Właściciel nie wystąpił z żądaniem wystawiania faktury.

W przypadku powstania obowiązku wystawienia faktury dokumentującej przedmiotowe obciążenia, sprzedaż dokonywana przez Wspólnotę korzystałaby ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT. Wspólnota nie wykazywałaby zatem podatku VAT należnego, a po stronie nabywcy nie występowałby podatek VAT naliczony podlegający odliczeniu.

W ocenie Wnioskodawcy wystawienia faktur nie zmienia sposobu opodatkowania przedmiotowych rozliczeń podatkiem VAT w stosunku do systemu zaliczkowego. Wątpliwość Wnioskodawcy sprowadza się do ustalenia, czy przepisy ustawy o VAT nakładają na Wspólnotę Mieszkaniową niebędącą czynnym podatnikiem VAT obowiązek wystawienia faktury dokumentującej obciążenie kosztami mediów wyłącznie ze względu na status właściciela lokali jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej lub dlatego, że lokal użytkowy jest użytkowany na cele działalności gospodarczej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

Nie każda jednak czynność stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług, w rozumieniu art. 5 ustawy, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Analizując bowiem powyższe przepisy stwierdzić należy, że dostawa towarów lub świadczenie usług podlegać będą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług wyłącznie wówczas, gdy dokonywane będą przez podmiot mający status podatnika, a dodatkowo działającego w takim charakterze w odniesieniu do danej transakcji.

Jedną z generalnych zasad na gruncie podatku od towarów i usług jest bowiem to, że czynności wymienione w art. 5 ust. 1 ustawy podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdy wykonane są przez podatnika.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że nie są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT), ponieważ korzystają Państwo ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Wartość sprzedaży Wspólnoty Mieszkaniowej nie przekroczyła limitu uprawniającego do tego zwolnienia - zarówno w poprzednim, jak i w bieżącym roku podatkowym. Jednocześnie łączna wartość sprzedaży dokumentowanej przez Państwa fakturami przekracza w poszczególnych miesiącach kwotę (...) zł brutto.

W skład Wspólnoty wchodzi 30 lokali mieszkalnych oraz jeden lokal użytkowy. Jednym z właścicieli jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, do którego należy 20 lokali mieszkalnych oraz wspomniany lokal użytkowy.

Jako Wspólnota zawierają Państwo umowy na dostawę mediów (woda, ścieki, ogrzewanie) i to na Państwa wystawiane są faktury zakupowe. Kosztami tych mediów obciążają Państwo spółkę cywilną w okresach miesięcznych.

Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 232):

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o własności lokali:

W myśl art. 6 ustawy o własności lokali:

Przepis ten daje wspólnocie mieszkaniowej przymiot jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Jak wynika z powyższego, wspólnota mieszkaniowa jest odrębnym od członków wspólnoty podmiotem praw i obowiązków, a tym samym działając w ramach przyznanej zdolności prawnej, może nabywać prawa i obowiązki do własnego majątku.

Wspólnota zatem posiada określoną strukturę organizacyjną, w skład której wchodzą (tworzą ją) właściciele lokali, zobowiązani do określonych zachowań i czynności wynikających z tej ustawy.

Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy:

Zasady wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Stosownie do przepisu art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106b ust. 2 ustawy stanowi, że:

Według art. 106b ust. 3 ustawy:

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, określa przepis art. 106e.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), która powinna spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt dostawy określonych towarów lub świadczenia usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi. Faktura jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego.

Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich jej elementów.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ustawy:

W tym miejscu należy również wskazać, że zgodnie z art. 145m ustawy:

Państwa wątpliwości dotyczą sposobu dokumentowania dostawy mediów (ciepłej i zimnej wody, odprowadzania ścieków oraz centralnego ogrzewania) do lokali należących do spółki cywilnej (20 lokali mieszkalnych i 1 użytkowego), oraz czy istnieje obowiązek fakturowania samych zaliczek na poczet tych mediów, czy też wystarczające jest wystawianie w KSeF faktur za faktycznie dostarczone media.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) pełni funkcję wyłącznie techniczno-proceduralną. Wprowadzenie obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych nie modyfikuje materialnych przepisów ustawy o VAT w zakresie powstawania obowiązku fakturowania. Przepisy dotyczące KSeF nie nakładają nowych obowiązków na podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego (do limitu obrotów). Jeżeli na podstawie art. 106b ust. 2 ustawy o VAT byli Państwo dotychczas zwolnieni z fakturowania, KSeF tej zasady nie zmienia. Sam fakt, że nabywcą mediów jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą (spółka cywilna), nie rodzi automatycznego obowiązku wystawienia e-faktury z urzędu, jeżeli transakcja mieści się w ramach działalności objętej zwolnieniem podmiotowym i nie zgłoszono wobec niej żądania.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego, należy stwierdzić, że skoro korzystacie Państwo ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy (ponieważ wartość sprzedaży nie przekroczyła limitu uprawniającego do korzystania z tego zwolnienia), to z tytułu dostarczania mediów tj.: zimnej i ciepłej wody, odprowadzania ścieków oraz centralnego ogrzewania zarówno do 20 lokali mieszkalnych, jak i do 1 lokalu użytkowego Wspólnota nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jedynym przypadkiem, w którym bylibyście Państwo zobowiązani do wystawienia e-faktury w KSeF dla czynności zwolnionej, jest sytuacja, w której nabywca (będący podatnikiem VAT lub podmiotem gospodarczym) zgłosi formalne żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, o którym mowa w art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT. Wówczas Wspólnota będzie zobowiązana do wystawienia w KSeF faktury dokumentującej wpłatę zaliczki, jak również faktury końcowej (rozliczeniowej) - ze wskazaniem właściwej podstawy prawnej zwolnienia od podatku VAT.

Zatem Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego).

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy   z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz.  622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z  opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed  sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej  jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w  terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na  adres Krajowej Informacji Skarbowej na  platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i  art.  54  § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co  do  zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz  powołaną podstawą prawną (art.  57a  PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.