0111-KDIB2-1.4010.420.2026.3.AG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 lipca 2026 r. za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy, wpłynął Państwa wniosek opatrzony datą 27 luty 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy, m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy nieodpłatne wykonywanie przez Prezesa Zarządu, będącego jednocześnie udziałowcem Spółki, czynności operacyjnych na rzecz Spółki, będzie skutkować powstaniem po stronie Spółki przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń oraz czy wydatki Spółki związane z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu , stanowią dla Spółki koszty podatkowe.

Z uwagi na braki formalne wniosku, wezwałem Państwa o ich uzupełnienie, co uczynili Państwo pismem z 26 sierpnia 2026 r. (data wpływu: 28 sierpnia 2026 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawcą jest Spółka działająca pod firmą (…) (dalej: „Spółka”). Spółka została wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (…) 2024 r., pod numerem (…). Spółka ma siedzibę w (…). Spółka posiada NIP: (…) oraz REGON: (…).

Spółka posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca [winno być: lutego] 1991 r. [winno być: 1992 r.] ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka nie będzie posiadać relacji handlowych z krajami stosującymi szkodliwą konkurencję podatkową w rozumieniu przepisów o cenach transferowych.

W Spółce Pan (X) pełni funkcję Prezesa Zarządu (dalej: Prezes Zarządu). Został on powołany do pełnienia tej funkcji na podstawie uchwały wspólników i otrzymuje on z tego tytułu wynagrodzenie. Wynagrodzenie to jest wypłacane na podstawie uchwały i jest jedynym wynagrodzeniem za zarządzanie spółką jakie otrzymuje Prezes Zarządu. Dodatkowo do końca kwietnia 2026 roku świadczy on usługi na podstawie umowy zlecenie w następującym zakresie:

-     Planowanie i harmonogramowanie realizacji projektu odzwierciedlające wyznaczony zakres i poziom szczegółowości harmonogramów na etapie przetargu i realizacji kontraktu w pełnej fazie aż do zamknięcia;

-     Ustalanie harmonogramów, monitorowanie wydajności w porównaniu do zobowiązań harmonogramowych, proaktywna identyfikacja ryzyk i możliwości oraz rekomendowanie działań mających na celu zapewnienie terminowej realizacji;

-     Jest odpowiedzialny za integrację harmonogramów inżynieryjnych, zaopatrzenia, budowy i uruchomienia z ogólnym harmonogramem projektu oraz zarządzanie harmonogramem z partnerami wewnętrznymi, klientem i, w stosownych przypadkach, partnerami zewnętrznymi konsorcjum;

-     Zapewnia terminową aktualizację harmonogramów kontraktów poprzez realizację projektu, w razie potrzeby przyspieszając działania kierowników projektu i/lub grup funkcjonalnych;

-     Prowadzenie harmonogramu powykonawczego przedstawiającego porównanie pierwotnej linii bazowej z rzeczywistą realizacją, identyfikując specyficzne dla projektu przyczyny odchyleń wrażliwych z punktu widzenia umowy;

-     Analizowanie wydajności harmonogramu w porównaniu z ustalonym planem projektu przy użyciu metody analizy ścieżki krytycznej (CPM) i zarządzania zmiennością, z naciskiem na wczesną identyfikację ryzyka i możliwości w celu ułatwienia proaktywnych działań, które zoptymalizują terminową realizację dostaw wewnętrznych i podwykonawców. Doradzanie Dyrektorowi Projektu/Kierownikowi Projektu i innym funkcjonalnym członkom zespołu projektowego w zakresie stanów rzeczy i zalecanych strategii reagowania na zidentyfikowane ryzyka i możliwości;

-     Przygotowywanie i wykonywanie harmonogramów i raportów z postępu prac (przygotowywanych regularnie), w tym krzywych S zgodnie z umową i wymaganiami. Raportowanie odchyleń od linii bazowej w odniesieniu do ochrony interesów projektu przed potencjalnymi roszczeniami;

-     Zapewnienie funkcjonalnej reprezentacji w kwestiach harmonogramu projektu z partnerami, dostawcami i klientami;

-     Funkcjonalne i techniczne wprowadzanie nowych planistów projektu.

Zbiorczo wyżej wymienione usługi w dalszej części wniosku będą nazywane czynnościami operacyjnymi lub usługami. Oprócz tego Pan (X) posiada 50% udziałów w spółce jako jeden z dwóch jej udziałowców.

Wykonywane przez Prezesa Zarządu czynności operacyjne czy usługi są nierozerwalnie związane z realizacją celu gospodarczego Spółki. Prezes Zarządu zaangażowany w budowanie wartości przedsiębiorstwa, wykonuje wszelkie czynności niezbędne do generowania przychodu, traktując je jako wkład własny w rozwój podmiotu, którego jest współwłaścicielem, w celu uzyskania w przyszłości dywidendy lub wzrostu wartości udziałów.

W związku ze świadczeniem usług, wspólnik spółki pełniący jednocześnie funkcję Prezesa Zarządu, realizuje podróże służbowe – realizując zarówno zadania zarządcze jak i operacyjne – ponosząc w związku z tym wydatki. Co do zasady ww. wydatki związane z realizacją podróży służbowych, są finansowane bezpośrednio ze środków spółki. Obecność Prezesa u klientów jest niezbędnym elementem łańcucha dostaw usług Spółki i warunkuje możliwość wystawienia faktur sprzedażowych za zrealizowane prace.

W związku z powyższym, Spółka ponosi i finansuje wszelkie wydatki logistyczne niezbędne do realizacji tych zadań. Do wydatków tych należą:

-     zakup biletów lotniczych oraz biletów parkingowych na lotniskach, biletów kolejowych i autobusowych, opłaty za przejazdy komunikacją miejską oraz wynajem pojazdów (szczególnie poza granicami kraju) wraz z niezbędnym paliwem,

-     opłaty za usługi noclegowe w hotelach i innych obiektach, niezbędne przy realizacjach wymagających wielodniowej obecności u klienta,

-     diety z tytułu podróży (ustalane wg stawek z Rozporządzenia MPiPS) oraz zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych (tzw. kilometrówka, wg stawek z Rozporządzenia Ml).

Wszystkie powyższe wydatki (z wyjątkiem diet i kilometrówki) są dokumentowane fakturami i rachunkami wystawionymi bezpośrednio na Spółkę jako nabywcę, a płatności za nie są dokonywane z konta firmowego Spółki.

W odpowiedzi na wezwanie, w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, wskazali Państwo m.in.:

1)  Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie odpowiadającym następującym kodom PKD:

62.01.Z – Działalność związana z programowaniem, doradztwem w zakresie informatyki i działalności powiązane;

62.02.Z – Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki;

62.03.Z – Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi;

62.09.Z – Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych;

70.22.Z – Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania;

74.90.Z – Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, gdzie indziej niesklasyfikowana;

85.59.B – Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane.

2)  Umowa zlecenia wygasa z dniem (…) 2026 r. i nie będzie dalej kontynuowana z przyczyn organizacyjno-funkcjonalnych oraz w celu uproszczenia relacji prawnych łączących Spółkę z Prezesem Zarządu. Dotychczasowy model oparty na równoległym funkcjonowaniu dwóch odrębnych tytułów prawnych, to jest powołania do Zarządu oraz umowy zlecenia na czynności operacyjne, okazał się w praktyce gospodarczej zbyt złożony, nieefektywny i rodzący trudności w precyzyjnym rozgraniczeniu, w jakim charakterze i w ramach którego stosunku prawnego podejmowane są poszczególne działania. W związku z powyższym wspólnicy podjęli decyzję o zredukowaniu wielości stosunków prawnych i skonsolidowaniu wszystkich obowiązków w ramach jednego, przejrzystego stosunku korporacyjnego, w którym Prezes Zarządu realizuje wszelkie zadania niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa bezpośrednio jako członek organu zarządzającego prowadzący sprawy Spółki na podstawie powołania.

3)  Ekwiwalentność o charakterze korporacyjno-kapitałowym przysługuje wspólnikowi nieprzerwanie przez cały okres posiadania udziałów w Spółce i wynika wprost z prawa do udziału w zysku na podstawie art. 191 KSH oraz ze wzrostu wartości rynkowej majątku Spółki. W okresie trwania umowy zlecenia wyodrębnione czynności inżynieryjno-harmonogramowe były rozliczane w ramach bezpośredniego wynagrodzenia cywilnoprawnego. Wraz z wygaśnięciem umowy zlecenia i przejściem na model jednolitego wykonywania wszelkich czynności w ramach stosunku powołania, działania te stanowią element całościowego prowadzenia spraw Spółki i zarządzania jej procesami gospodarczymi. Ekwiwalent za te czynności znajduje zatem pełne odzwierciedlenie w całościowym wynagrodzeniu za pełnienie funkcji członka Zarządu wypłacanym na podstawie uchwały Zgromadzenia Wspólników, a także w korzyściach majątkowych wspólnika wynikających z przyszłej dywidendy. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądów administracyjnych, pełnienie funkcji zarządczych i prowadzenie spraw spółki przez wspólnika nie stanowi nieodpłatnego świadczenia na gruncie art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, gdyż jest w pełni ekwiwalentne kapitałowo i korporacyjnie.

4)  Wspólnik nie otrzymuje odszkodowania ani rekompensaty sensu stricto za utracony tytuł prawny w postaci umowy zlecenia. Niemniej jednak, w związku z opisaną konsolidacją obowiązków oraz przejęciem całokształtu zadań koordynacyjnych i wykonawczych w ramach stosunku powołania, planowane jest podwyższenie wynagrodzenia Prezesa Zarządu z tytułu pełnienia funkcji w organie zarządzającym na podstawie uchwały Zgromadzenia Wspólników. Podwyższenie to wynika bezpośrednio ze zwiększenia zakresu obowiązków przypisanych do funkcji członka Zarządu, wzrostu nakładu czasu pracy oraz poziomu odpowiedzialności menedżerskiej za całokształt działalności operacyjnej i strategicznej Spółki. Wynagrodzenie to stanowi i stanowić będzie wynagrodzenie wyłącznie za sprawowanie funkcji członka Zarządu i prowadzenie spraw spółki w rozumieniu art. 201 KSH oraz art. 13 pkt 7 ustawy o PIT, a jego wysokość ustalana jest uchwałą Zgromadzenia Wspólników na podstawie art. 203¹ KSH, a nie w drodze uchwały Zarządu.

5)  Rodzaj i zakres czynności operacyjnych świadczonych przez Prezesa Zarządu nie został określony w umowie Spółki i nie stanowi powtarzających się świadczeń niepieniężnych w rozumieniu art. 176 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Czynności te są wykonywane dobrowolnie, w ramach zaangażowania korporacyjnego i prowadzenia spraw Spółki przez członka Zarządu.

6)  Prezes Zarządu jest jedyną osobą odbywającą podróże służbowe z obiektywnych przyczyn operacyjnych, organizacyjnych oraz biznesowych. Wynika to z faktu, że Spółka znajduje się we wczesnej fazie rozwoju i posiada zoptymalizowaną strukturę personalną, niezatrudniającą odrębnego personelu wykonawczo-menedżerskiego dedykowanego do wyjazdów technicznych. Ponadto realizacja kontraktów wymaga bezpośredniego połączenia uprawnień do podejmowania strategicznych, wiążących decyzji kontraktowych w imieniu Spółki z unikalną, specjalistyczną wiedzą inżynieryjno-planistyczną, którą dysponuje osobiście Prezes Zarządu. Dodatkowo kontrahenci Spółki wymagają bezpośrednich spotkań, audytów i odbiorów technicznych na miejscu realizacji projektów z osobami decyzyjnymi, posiadającymi pełne umocowanie do ustaleń harmonogramowych i wykonawczych.

7)  Wydatki związane z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu, o których mowa we wniosku:

-     w ostatecznym rozrachunku wydatki są i będą w całości pokrywane z zasobów majątkowych Spółki

-     są definitywne (rzeczywiste), tj. wartość poniesionych wydatków nie jest i nie będzie Wnioskodawcy w jakikolwiek sposób zwrócona

-     pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą i są ponoszone w celu realizacji jej bieżących zadań oraz osiągania przychodów, a także zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.

Podróże służbowe Prezesa Zarządu są związane w szczególności z wykonywaniem obowiązków wynikających z pełnionej funkcji, realizacją i nadzorem nad specjalistycznymi usługami inżynieryjno-planistycznymi bezpośrednio u klientów oraz reprezentowaniem Spółki w kontaktach z kontrahentami. W ramach odbywanych podróży realizowane są m.in. spotkania biznesowe, techniczne uzgodnienia projektowe, negocjacje i zawieranie umów, bieżące ustalenia z kontrahentami, nadzorowanie realizacji harmonogramów oraz podejmowanie działań mających na celu pozyskanie nowych zleceń i rozwój działalności Spółki. Tego rodzaju wyjazdy umożliwiają Wnioskodawcy bezpośrednie świadczenie usług i rozwijanie relacji gospodarczych, których realizacja wyłącznie w formie zdalnej nie jest możliwa ani wystarczająca. Wydatki na przejazdy, noclegi, wyżywienie (diety) oraz inne niezbędne koszty logistyczne stanowią zatem racjonalne i ekonomicznie uzasadnione koszty funkcjonowania Spółki. Poniesienie tych wydatków ma na celu umożliwienie Prezesowi Zarządu osobistego wykonywania zadań związanych z prowadzeniem spraw Spółki, realizacją kontraktów oraz podejmowaniem działań ukierunkowanych na generowanie przychodu. Jednocześnie wydatki te służą zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów poprzez utrzymywanie relacji z dotychczasowymi kontrahentami, bezbłędną realizację projektów oraz bezpośredni nadzór nad działalnością operacyjną. Wydatki te nie mają charakteru osobistego ani konsumpcyjnego, lecz są funkcjonalnie i nierozerwalnie związane z działalnością gospodarczą Spółki. Każdy wyjazd służbowy jest bezpośrednio przypisany do konkretnego celu gospodarczego i kontraktu realizowanego przez Spółkę.

-     nie znajdują się w katalogu wyłączeń określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i podlegają należytemu udokumentowaniu (faktury, rachunki, ewidencje przebiegu i rozliczenia diet).

Pytania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

1)  Czy w świetle art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym nieodpłatne wykonywanie przez Prezesa Zarządu czynności operacyjnych na rzecz Spółki, po ustaniu umowy cywilnoprawnej, nie skutkuje powstaniem po stronie Spółki przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, z uwagi na istnienie ekwiwalentności w postaci prawa wspólnika do udziału w przyszłych zyskach Spółki oraz wynagrodzenia za zarządzanie?

2)  Czy wydatki ponoszone przez Spółkę, dokumentowane fakturami, a związane z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu do kontrahentów Spółki, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Ad 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, wykonywanie przez Prezesa Zarządu funkcji zarządczych oraz czynności operacyjnych na rzecz Spółki otrzymując jedynie wynagrodzenie z tytułu powołania na podstawie uchwały oraz dywidendy, nie skutkuje powstaniem po stronie Spółki przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT.

Ad 2.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Spółkę na podróże służbowe Prezesa Zarządu do kontrahentów, mające na celu zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzasadnienie

Ad 1.

Zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18 z późn. zm„ dalej: KSH) zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Jak wynika z art. 201 § 3 KSH. do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Stosownie do art. 201 § 4 KSH, członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwalą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Z przywołanych wyżej przepisów wynika, iż członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest osoba, której poprzez powołanie do zarządu przyznano upoważnienie do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentacji.

Skuteczne powołanie do zarządu jest warunkiem powstania stosunku członkostwa w zarządzie spółki kapitałowej. Należy zauważyć, że to od woli wspólników spółki zależy, czy powołanie (w rozumieniu przepisów kodeksu spółek handlowych) będzie stanowiło jedyną podstawę wykonywania przez członka zarządu obowiązków, czy też z członkiem zarządu zostanie, niejako dodatkowo, nawiązana umowa o pracę albo umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem. Co istotne, przepisy KSH nie wprowadzają obowiązku wypłaty członkowi zarządu wynagrodzenia. Tym samym trzeba uznać, że możliwe jest, aby członek zarządu sprawował powierzoną funkcję nieodpłatnie.

Przepisy Ustawy CIT nie zawierają definicji przychodu podatkowego (brak definicji w art. 4a Ustawy CIT). Ustawodawca postanowił ograniczyć się jedynie do wymienienia w art. 12 ust. 1 Ustawy CIT przykładowych przysporzeń uznawanych za przychód. Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 Ustawy CIT, przychodami, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 oraz art. 14, jest w szczególności wartość otrzymanych rzeczy lub praw, a także wartość innych świadczeń w naturze, w tym wartość rzeczy i praw otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie, a także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń (...). Stosownie do art. 12 ust. 5 Ustawy CIT, wartość otrzymanych rzeczy lub praw, w tym otrzymanych nieodpłatnie, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Według art. 12 ust. 6 Ustawy CIT wartość świadczeń w naturze, w tym nieodpłatnych świadczeń, ustala się:

1)  jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2)  jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;

3)  jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu - w wysokości równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu;

4)  w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Ustawa CIT, nie definiuje pojęcia „nieodpłatnego świadczenia”. Wykładnia tego pojęcia wielokrotnie stanowiła natomiast przedmiot orzeczeń sądów administracyjnych.

W orzecznictwie utrwaliło się stanowisko, zgodnie z który pojęcie „nieodpłatnego świadczenia”, użyte w art. 12 ust. 1 pkt 2 Ustawy CIT, ma szerszy zakres niż w prawie cywilnym. Obejmuje ono nie tylko świadczenie w cywilistycznym znaczeniu, czyli działanie lub zaniechanie na rzecz innej strony (por. art. 353 ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r., t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 z późn. zm.) ale w jego zakres wchodzą także wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy (por. np. uchwała NSA podjęta w składzie siedmiu sędziów z dnia 18 listopada 2002 r. sygn. akt FPS 9/02).

Jak podkreśla się w orzecznictwie, cywilistyczny podział na czynności prawne odpłatne i nieodpłatne ma pomocnicze znaczenie: w przypadku, gdy podatnik zawiera umowę z istoty swojej nieodpłatną nie ma wątpliwości, że nieodpłatne świadczenie uzyskuje; jeżeli natomiast zawiera umowę z istoty swojej odpłatną – uzyskanie nieodpłatnego świadczenia warunkowane jest tym, czy mimo tego, że świadczenie jest odpłatne, uzyskał je nieodpłatnie, czy też nie; rzecz jasna możliwe są także różnorakie sytuacje pośrednie, wynikające z tylko częściowej odpłatności (wyrok NSA z dnia 21 czerwca 2017 r. sygn. akt II FSK 1546/15).

Odnosząc powyższe rozważania do sytuacji będącej przedmiotem niniejszego wniosku należy uznać, że w przypadku, gdy wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nieodpłatnie wykonuje określone czynności operacyjne inne niż zarządcze, to nie mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem. Wykonywanie bowiem czynności operacyjnych bez umowy cywilnoprawnej czy stosunku pracy może przynieść bowiem wspólnikowi spółki wymierne korzyści ekonomiczne, przede wszystkim związane z wypłatą dywidendy w przyszłości.

Innymi słowy, ponieważ członek zarządu będący wspólnikiem spółki uzyskuje z tytułu pełnionych funkcji zarządczych określone korzyści majątkowe, po stronie spółki nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń, nawet jeżeli część świadczeń nie ma przypisanego bezpośrednio tytułu świadczenia ani odpłatności. Wynagrodzeniem członka zarządu z tytułu pełnionej funkcji jest bowiem, m.in. wynagrodzenie z tytułu powołania i prawo do udziału w zysku spółki.

W ocenie Wnioskodawcy, bez znaczenia dla braku powstania przychodu po stronie Spółki pozostaje fakt, czy czynności wykonywane przez Prezesa Zarządu mieszczą się wyłącznie w granicach zarządu (art. 201 KSH), czy obejmują również czynności wykonawcze jak i operacyjne.

Kluczową cechą nieodpłatnego świadczenia jest bowiem jego nieekwiwalentność. W relacji Spółka-Wspólnik ekwiwalentność jest zachowana zawsze, gdy wspólnik działa na rzecz spółki, ponieważ jego wynagrodzeniem jest prawo do udziału w zysku.

Każda czynność wspólnika (zarządcza czy operacyjna), która przyczynia się do dochodu Spółki, bezpośrednio przybliża go do otrzymania dywidendy lub zwiększa wartość posiadanych przez niego udziałów. Zatem nawet jeśli przyjąć restrykcyjną wykładnię zakresu zarządzania, to nieodpłatna praca wspólnika na rzecz własnej spółki nie jest świadczeniem pod tytułem darmym, lecz świadczeniem realizowanym w celu osiągnięcia korzyści o charakterze kapitałowym.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w podejściu prezentowanym przez organy podatkowe, przykładowo:

1)  w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 sierpnia 2024 r, nr 0111-KDIB1-2.4010.393.2024.1.AK. w której organ – odstępując od uzasadnienia – uznał za prawidłowe następujące stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: „(...) chociaż Członek Zarządu osobiście nie otrzymuje od Spółki wynagrodzenia z tytułu pełnionych funkcji w jej zarządzie, to otrzymuje pośrednio wynagrodzenie od Wspólnika na podstawie Umowy, również z tytułu wsparcia zarządzania spółkami Grupy. Jednocześnie, dzięki pełnionej funkcji, Członek Zarządu ma bezpośredni wpływ na działalność Spółki, a więc również na osiągany przez Spółkę zysk, a tym samym także na wypłacaną przez nią dywidendę. Istnieje zatem wyraźny oraz bezpośredni związek pomiędzy sprawowaniem zarządu nad Spółką przez wyznaczonego do tego celu z ramienia Wspólnika Członka Zarządu, a korzyściami jakich może się spodziewać Wspólnik w postaci np. przyszłej dywidendy, czy też wzrostu wartości spółki zależnej.”;

2)  w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 stycznia 2018 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.86.2017.2.AZE, w której organ – odstępując od uzasadnienia – uznał za prawidłowe następujące stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: „W ramach stosunków łączących spółkę kapitałową ze wspólnikami takiej spółki szczególną rolę odgrywają świadczenia wynikające z umowy spółki. Do takich świadczeń zaliczyć można między innymi obowiązek wniesienia wkładu na kapitał zakładowy spółki, obowiązek wnoszenia dopłat uchwalonych przez zgromadzenie wspólników, pełnienie funkcji w organach spółki itp. W przypadku tego rodzaju świadczeń wspólników na rzecz spółki nie można uznać, że spółka uzyskała nieodpłatne świadczenie, nawet jeżeli nie zostało określone z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie wspólników. W takim bowiem przypadku wynagrodzeniem wspólnika jest prawo do udziału w zysku tej osoby prawnej. Wspólnikowi z tytułu posiadania udziałów w spółce kapitałowej przysługują bowiem określone prawa majątkowe, w szczególności prawo do dywidendy, czy prawo do otrzymania majątku spółki w razie jej likwidacji. Oznacza to, że nieodpłatne (bez wynagrodzenia) zarządzanie spółką przez osobę oddelegowaną może przynieść wspólnikowi wymierne korzyści ekonomiczne. Innymi słowy, członkowie zarządu pełniący w zamian za sprawowane w ramach swojej funkcji usługi, mimo braku „bezpośredniego” wynagrodzenia, otrzymuje korzyści ekonomiczne przykładowo w postaci dywidendy. Nie ma mowy w takim przypadku o braku ekwiwalentności, stanowiącego warunek konieczny do powstania przychodu z nieodpłatnych świadczeń.”;

3)  w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB6.4510.574.2016.3.AG, w której organ słusznie zauważył, że „świadczenia otrzymane przez Spółkę w postaci pełnienia przez wspólników tej Spółki funkcji prezesa zarządu i członków zarządu bez wynagrodzenia w sytuacji, gdy spełniający mogą uzyskać w przyszłości wzajemną korzyść majątkową - prawo do dywidendy - nie będą nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”;

4)  w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 stycznia 2017 r., nr 3063-ILPB2.4510.172.2016.1.PS, w której organ – odstępując od uzasadnienia – uznał za prawidłowe następujące stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym „(...) w przypadku pełnienia funkcji członka zarządu przez akcjonariusza - wspólnika, nie mamy do czynienia z nieodpłatnymi świadczeniami, ponieważ wspólnik/akcjonariusz może uzyskać w przyszłości określone świadczenia ze spółki, stanowiące dla niego w rzeczywistości także ekwiwalent podejmowanych przez niego czynności zarządczych. Może to być np. prawo do udziału w zysku, prawo do zbycia udziałów/akcji, prawo do ich umorzenia, czy uzyskania określonej kwoty z tytułu likwidacji podmiotu. W takiej sytuacji, gdy członek zarządu będący akcjonariuszem/wspólnikiem pełni swoje funkcje bez wynagrodzenia, jest on jednak zainteresowany osiąganiem zysku przez spółkę i zwiększaniem wartości jej majątku, a te mogą mu przynieść obecnie i w przyszłości określone korzyści majątkowe. Przyjmuje się wobec tego, że taka sytuacja nie powoduje powstania po stronie spółki kapitałowej przychodu do opodatkowania.”

Analogiczne stanowisko zostało przedstawione również w:

1)  interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPB2.4510.161.2016.1.PS,

2)  interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 października 2016 r., nr 1462-IPPB6.4510.494.2016.1.SO.

Ze względu na powyższe, zdaniem Spółki w związku z nieodpłatnym, po ustaniu umowy-zlecenia wykonywaniu czynności operacyjnych przez Prezesa Zarządu będącego jednocześnie Wspólnikiem, po stronie Spółki, w opisanych okolicznościach, nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń podlegający opodatkowaniu podatkiem CIT.

Ad 2.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Ww. definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny, z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych z ich źródła, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia przy tym koszty podatkowe:

-     bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów oraz

-     inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie), które są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Jak zostało wskazane w opisie stanu faktycznego Wnioskodawca będzie pokrywał koszty związane z podróżami służbowymi. Wydatki te będą ponoszone na rzecz Prezesa Zarządu w związku z pełnieniem przez Prezesa Zarządu funkcji zarządczych, a także wykonywaniem przez niego bezpośrednio czynności operacyjnych u klientów Wnioskodawcy. Poza tym, wszystkie ww. koszty i wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę, będą ponoszone pod warunkiem ich należytego udokumentowania. Wobec tego, zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest jego stanowisko, że w stanie faktycznym przedstawionym we Wniosku, koszty poniesione i opisane w stanie faktycznym stanowią koszty uzyskania przychodu na gruncie podatku CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytań). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniami, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Nadmienić także trzeba, iż Państwa stanowisko w zakresie pytania Nr 2 oceniono wyłącznie w zakresie wyznaczonym zadanym we wniosku pytaniem, które dotyczy wydatków z tytułu podróży służbowych Prezesa Zarządu, udokumentowanych fakturami.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.; dalej: „ustawa o CIT”):

W myśl art. 7 ust. 2 ustawy o CIT:

Przepis art. 12 ustawy o CIT, regulujący kwestię przychodów, nie wymienia źródeł przychodu, lecz określa zdarzenia, których wystąpienie powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Przez przykładowe wyliczenie zawarte w kolejnych ustępach art. 12, ustawodawca precyzuje więc jedynie rodzaje przychodów. Ponadto wylicza, jakiego rodzaju wpływy pieniężne podmiotu gospodarczego nie są zaliczane do przychodów.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o CIT:

Stosownie do 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT:

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji legalnej pojęcia „nieodpłatne świadczenie”. W art. 12 ust. 6 i 6a ww. ustawy wskazano jednak sposoby i kryteria ustalania wartości nieodpłatnych i częściowo odpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 6 ustawy o CIT:

Natomiast zgodnie z art. 12 ust. 6a ustawy o CIT:

Ustawodawca nie sprecyzował wprost, co należy rozumieć na gruncie podatkowym pod pojęciem „nieodpłatne świadczenie”.

Dla celów podatkowych pojęcie „nieodpłatnego świadczenia” ma szerszy zakres niż w prawie cywilnym. Obejmuje ono nie tylko działanie lub zaniechanie na rzecz innej strony. Zgodnie z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 listopada 2002 r. sygn. akt FPS 9/02 pojęcie „nieodpłatnego świadczenia” obejmuje bowiem wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. W uchwale z 16 października 2006 r. sygn. akt II FPS 1/06 Naczelny Sąd Administracyjny w składzie powiększonym podtrzymał definicję nieodpłatnego świadczenia wyrażoną we wcześniejszej uchwale. W obu tych uchwałach Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że nieodpłatność powinna być rozumiana jako niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Wobec tego, dla celów podatkowych za „świadczenia nieodpłatne” należy przyjmować te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika, mające konkretny wymiar finansowy. Tak więc, powstanie przychodu ze świadczeń nieodpłatnych należy rozważać zawsze wtedy, gdy podatnik podatku dochodowego od osób prawnych otrzymuje bez obowiązku świadczenia wzajemnego rzeczy lub prawa, bądź inne świadczenia lub też możliwość korzystania z rzeczy lub praw.

Zatem, w świetle art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, aby można było określone świadczenie zaliczyć do kategorii świadczeń nieodpłatnych stanowiących źródło przychodu podlegającego opodatkowaniu, musi dojść do stosunku prawnego, w wyniku którego jeden podmiot dokonuje określonego świadczenia, drugi natomiast to świadczenie otrzymuje nieodpłatnie, zwiększając w ten sposób swoje przychody podatkowe. Nieodpłatnym świadczeniem jest zatem uzyskana przez podatnika wymierna korzyść majątkowa niezwiązana z poniesieniem wydatków, powstaniem kosztów, z obowiązkiem uiszczenia wynagrodzenia lub inną formą ekwiwalentu.

Ustalenie, czy określone świadczenie uzyskane przez podatnika nieodpłatnie stanowi dla niego przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, wymaga oceny charakteru dokonanego rodzaju czynności przysparzających, w przypadku których strona dokonująca przysporzenia otrzymuje korzyść majątkową.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia tego, czy nieodpłatne wykonywanie przez Prezesa Zarządu, czynności operacyjnych na rzecz Spółki, po ustaniu umowy cywilnoprawnej w ramach której te czynności były dotychczas wykonywane, nie będzie skutkować powstaniem po stronie Spółki przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Jak wynika z opisu sprawy, Spółka działa od 2024 r. i prowadzi działalność związaną z programowaniem, doradztwem w zakresie informatyki i działalności powiązane. W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że Spółka znajduje się we wczesnej fazie rozwoju i posiada zoptymalizowaną strukturę personalną.

Obowiązki Prezesa Zarządu Spółki, pełni jej udziałowiec, który dodatkowo w ramach umowy zlecenia wykonuje, m.in. następujące czynności, dalej zwane: „czynnościami operacyjnymi”:

1)  Planowanie i harmonogramowanie realizacji projektu;

2)  Proaktywna identyfikacja ryzyk i możliwości oraz rekomendowanie działań mających na celu zapewnienie terminowej realizacji;

3)  Integracja harmonogramów inżynieryjnych, zaopatrzenia, budowy i uruchomienia z ogólnym harmonogramem projektu oraz zarządzanie harmonogramem z partnerami wewnętrznymi, klientem i – w stosownych przypadkach – partnerami zewnętrznymi konsorcjum;

4)  Analizowanie wydajności harmonogramu w porównaniu z ustalonym planem projektu przy użyciu metody analizy ścieżki krytycznej (CPM) i zarządzania zmiennością, z naciskiem na wczesną identyfikację ryzyka i możliwości w celu ułatwienia proaktywnych działań, które zoptymalizują terminową realizację dostaw wewnętrznych i podwykonawców;

5)  Zapewnienie funkcjonalnej reprezentacji w kwestiach harmonogramu projektu z partnerami, dostawcami i klientami.

Wskazana umowa zlecenia wygasa z dniem (…) 2026 r. z przyczyn organizacyjno-funkcjonalnych oraz w celu uproszczenia relacji prawnych łączących Spółkę z Prezesem Zarządu. Czynności wykonywane dotychczas w ramach ww. umowy, Prezes Zarządu będzie wykonywał nadal, jako członek organu zarządzającego prowadzący sprawy Spółki na podstawie powołania. W związku z konsolidacją obowiązków w ramach stosunku powołania, Zgromadzenie Wspólników planuje podwyższenie wynagrodzenia Prezesa Zarządu.

Jak wskazali Państwo w uzupełnieniu wniosku, dotychczasowy model oparty na równoległym funkcjonowaniu dwóch odrębnych tytułów prawnych, to jest powołania do Zarządu oraz umowy zlecenia na czynności operacyjne, okazał się w praktyce gospodarczej zbyt złożony, nieefektywny i rodzący trudności w precyzyjnym rozgraniczeniu, w jakim charakterze i w ramach którego stosunku prawnego podejmowane są poszczególne działania.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, wskazać należy, że co do zasady nieodpłatne wykonywanie czynności na rzecz Spółki przez wspólnika, będącego jednocześnie członkiem zarządu, nie generuje dla Spółki przychodu z nieodpłatnych świadczeń, bowiem rozwój Spółki, wzrost jej przychodów, wzrost wartości przedsiębiorstwa oraz możliwość wypłaty dywidendy, mogą mu przynieść obecnie i w przyszłości określone korzyści majątkowe.

Na gruncie niniejszej sprawy, nie sposób jednakże uznać, że ww. czynności będą wykonywane nieodpłatnie. We wniosku wskazano bowiem, że:

-     wszelkie zadania niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa realizuje Prezes Zarządu, jako członek organu zarządzającego prowadzący sprawy Spółki na podstawie powołania,

-     ekwiwalent za wykonywane czynności, znajduje pełne odzwierciedlenie w wynagrodzeniu za pełnienie funkcji członka zarządu, wypłacanym na podstawie uchwały Zgromadzenia Wspólników,

-     w związku z opisaną konsolidacją obowiązków oraz przejęciem całokształtu zadań koordynacyjnych i wykonawczych w ramach stosunku powołania, planowane jest podwyższenie wynagrodzenia Prezesa Zarządu z tytułu pełnienia funkcji w organie zarządzającym.

A zatem, wbrew Państwa twierdzeniu, czynności wykonywane przez Prezesa Zarządu nie będą miały charakteru nieodpłatnego, a tym samym, nie będą generowały po Państwa stronie przychodów z nieodpłatnych świadczeń.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania Nr 1 – z ww. zastrzeżeniem –należało uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu, wskazać należy, iż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-     został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-     jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-     poniesiony został w celu uzyskania przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-     został właściwie udokumentowany,

-     nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy zbadać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Tak więc uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Każdy wydatek, aby móc zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów, należy właściwie udokumentować. Z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.) wynika, że zdarzenia gospodarcze powinny być wprowadzone do ksiąg na podstawie dowodów źródłowych. W przypadku zakupu dowodami takimi są dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, takie jak faktury.

Podkreślenia wymaga fakt, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, przy czym podkreślić należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej i nie można na jego podstawie przesądzać o spełnianiu wszystkich przesłanek umożliwiających zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wynika z informacji zawartych we wniosku i jego uzupełnieniu, w ramach wykonywania swoich obowiązków, Prezes Zarządu odbywa podróże służbowe, będące nierozerwalnie związane z realizacją celu gospodarczego Spółki. Jak Państwo wskazują, realizacja kontraktów wymaga bezpośredniego połączenia uprawnień do podejmowania strategicznych, wiążących decyzji kontraktowych w imieniu Spółki z unikalną, specjalistyczną wiedzą inżynieryjno-planistyczną, którą dysponuje osobiście Prezes Zarządu.

W związku z powyższym, Spółka ponosi i finansuje wszelkie wydatki logistyczne niezbędne do realizacji ww. zadań. Do wydatków tych należą:

-     zakup biletów lotniczych oraz biletów parkingowych na lotniskach, biletów kolejowych i autobusowych, opłaty za przejazdy komunikacją miejską oraz wynajem pojazdów,

-     opłaty za usługi noclegowe w hotelach i innych obiektach,

-     diety z tytułu podróży,

-     zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych.

Wszystkie powyższe wydatki (z wyjątkiem diet i kilometrówki) są dokumentowane fakturami i rachunkami wystawionymi bezpośrednio na Spółkę jako nabywcę, a płatności za nie, są dokonywane z konta firmowego Spółki.

Państwa wątpliwości wyrażone w pytaniu Nr 2 dotyczą tego, czy wydatki ponoszone przez Spółkę, dokumentowane fakturami, a związane z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu do kontrahentów Spółki, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do powyższego, zauważyć należy, że wskazane we wniosku wydatki udokumentowane fakturami VAT, są związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanymi w jej ramach przychodami, bowiem we wniosku wskazano, że podróże służbowe Prezesa Zarządu, mają związek z pełnieniem przez Prezesa Zarządu funkcji zarządczych, a także wykonywaniem przez niego bezpośrednio czynności operacyjnych u klientów Wnioskodawcy.

Ww. wydatki, nie są również wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a ww. ustawy za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia „jednostronne świadczenie”. Z orzecznictwa sądowego wynika, że są to świadczenia dokonywane przez jedną ze stron na rzecz drugiej, bez jakiejkolwiek ekwiwalentności świadczenia tej drugiej strony. Tak więc jako jednostronne świadczenia uważane będą te sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnych świadczeń wzajemnych, czyli tylko jedna ze stron jest uprawniona, a druga tylko zobowiązana.

Nie znajdzie on więc zastosowania w tym przypadku, ponieważ występuje tu obustronne świadczenie (wzajemne): świadczenie na rzecz Prezesa Zarządu (wspólnika Spółki) dotyczy wykonywanych przez niego na rzecz Spółki określonych czynności.

W niniejszej sprawie nie znajdzie również zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy CIT, ponieważ zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pełni funkcję wykonawczą i nie jest organem stanowiącym. W ten sposób ustawodawca nie wyłącza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz organu wykonawczego innych niż wynagrodzenie.

Tak więc art. 16 ust. 1 ustawy CIT nie wyłącza możliwości zaliczenia wydatków na podróże służbowe członków zarządu związane z pełnieniem przez nich obowiązków na rzecz Spółki do kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, skoro wydatki związane z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu,

-     pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą i są ponoszone w celu realizacji jej bieżących zadań oraz osiągania przychodów, a także zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów,

-     nie są wyłączone z kosztów podatkowych, w tym zwłaszcza na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a ustawy o CIT,

-     będą należycie udokumentowane,

to należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane fakturami, związane z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu do kontrahentów Spółki, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania Nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Ta interpretacja stanowi ocenę Państwa stanowiska wyłącznie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Ocena prawna Państwa stanowiska w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych jest przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że dotyczą one odmiennych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych oraz zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Odnosząc się natomiast do przywołanego przez Państwa wyroku należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.