0114-KDIP1-3.4012.521.2026.1.JG

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy momentu zaewidencjonowana na kasie rejestrującej zaliczki wpłaconej za pomocą karty płatniczej oraz powstania obowiązku podatkowego z tytułu jej otrzymania.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(…) (dalej: Miasto lub Wnioskodawca) stosownie do treści art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 15 marca 2002 r. o ustroju miasta (…) (Dz. U. z 2018 r., poz. 1817) jest gminą mającą status miasta na prawach powiatu.

Miasto realizuje zadania z zakresu użyteczności publicznej należące zarówno do właściwości gminy, jak i powiatu. Zadania z zakresu administracji samorządowej gminnej zostały określone w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2026 r., poz. 662) stanowiącym, iż zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy. Natomiast zadania samorządu powiatowego wskazano m.in. w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2025 r., poz. 1684; z późn. zm. dalej „ustawa o samorządzie powiatowym”), zgodnie z którym powiat wykonuje określone ustawami zadania publiczne o charakterze ponadgminnym.

Ponadto zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym w celu wykonywania powierzonych zadań zarówno gmina, jak i powiat może tworzyć jednostki organizacyjne, a także zawierać umowy z innymi podmiotami, w tym z organizacjami pozarządowymi.

Do jednostek organizacyjnych, o których mowa powyżej należy zaliczyć jednostki budżetowe i samorządowe jednostki budżetowe.

Na skutek wydanego 29 września 2015 r. przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wyroku w sprawie C-276/14 Gmina Wrocław oraz podjętej przez Naczelny Sąd Administracyjny w składzie ośmiu Sędziów uchwały sygn. akt I FPS 4/15 z 26 października 2015 r. Wnioskodawca od 1 stycznia 2016 r. dokonał centralizacji rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług wraz ze wszystkimi utworzonymi przez Miasto jednostkami organizacyjnymi. Od tego momentu rozpoczęto rozliczanie podatku VAT ze wszystkimi utworzonymi jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi pod jednym numerem NIP, nadanym dla (…).

Miasto jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Oznacza to, że w zakresie podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług czynności podejmowanych przez jednostki organizacyjne podatnikiem tego podatku jest Miasto, a nie jego jednostki. W konsekwencji wszelkie czynności przez nie dokonywane na rzecz osób trzecich są rozliczane przez (…).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Miasto dokonuje sprzedaży towarów oraz świadczy usługi za pośrednictwem wyodrębnionych jednostek organizacyjnych m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Sprzedaż ta jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jednocześnie zdarzają się przypadki, w których przy użyciu kas rejestrujących ewidencjonowana jest również sprzedaż dokonywana na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, będących podatnikami podatku od towarów i usług. W takich sytuacjach sprzedaż dokumentowana jest paragonem fiskalnym wydawanym nabywcy.

Występują zdarzenia w których na żądanie nabywcy, Wnioskodawca wystawia fakturę dokumentującą tę samą transakcję. W przypadku wystawienia faktury do paragonu fiskalnego, paragon jest dołączany do egzemplarza faktury pozostającej w dokumentacji Miasta.

Należy jednak zastrzec, że powyższe nie dotyczy sytuacji, w których paragon został uznany za fakturę uproszczoną tj. gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł lub 100 euro.

W praktyce występują przypadki, w których przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi nabywca dokonuje częściowej albo całkowitej zapłaty należności. Taka przedpłata stanowi zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług.

Kontrahenci dokonują wpłaty zaliczek zarówno w formie gotówkowej, jak i bezgotówkowej, w szczególności przy użyciu kart płatniczych, aplikacji BLIK oraz przelewów bankowych.

Niniejszy wniosek dotyczy płatności kartą płatniczą przez nabywcę przed dostawą towaru czy wykonaniem usługi, co do której obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych.

Nabywca dokonuje płatności kartą płatniczą od razu w momencie nabycia towaru czy usługi. Zatem w dniu, w którym dokonał płatności środki zgromadzone na jego rachunku bankowym pomniejszają się, bądź zostają zablokowane, w konsekwencji czego nabywca nie może już z nich korzystać.

Miasto nie ma możliwości swobodnego dysponowania środkami pieniężnymi wpłaconymi przez nabywców usługi w chwili ich wpływu na konto operatora płatności i nie może w dowolnym momencie dokonać wypłaty z tego konta na swoje konto.

Zgodnie z umową zawartą pomiędzy (…) a operatorem płatności, środki finansowe przelewane są na rachunek Miasta (danej jednostki organizacyjnej) w terminie od 2 do 4 dni roboczych. Dopiero w momencie wpływu ww. płatności na rachunek bankowy Miasta, odpowiednio jednostki organizacyjnej, może ono rzeczywiście dysponować otrzymanymi środkami.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest określenie momentu ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej płatności realizowanej za pośrednictwem karty płatniczej oraz momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług.

Pytania

1.    Czy zaliczka wpłacona za pomocą karty płatniczej powinna zostać zaewidencjonowana na kasie rejestrującej w momencie dokonania płatności przez nabywcę, czy też w momencie uznania rachunku bankowego podatnika?

2.    Czy moment zaewidencjonowania zaliczki przy zastosowaniu kasy rejestrującej stanowi jednocześnie moment powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług z tytułu jej otrzymania?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, ze zm., dalej: ustawa o VAT) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Natomiast art. 8 ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

a)    przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

b)    zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

c)    świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Definicja świadczenia usług ma charakter dopełniający definicję dostawy towarów i jest wyrazem realizacji powszechności opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji wykonywanych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej.

Przez świadczenie usług należy zatem rozumieć każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu. Powołane przepisy wskazują, iż pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż nie obejmuje wyłącznie działań podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności bądź sytuacji.

Z cytowanych wyżej przepisów wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług, co do zasady, podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie. Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą i przekazanym za nią wynagrodzeniem. Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść na rzecz świadczącego usługę.

Ponadto z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego.

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.

W myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty (…).

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z treści art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, która wskazuje, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy o VAT, w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub

fakturę z każdej sprzedaży:

a)    w postaci papierowej lub

b)    za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Zakres czynności podatnika prowadzącego ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845, dalej: rozporządzenie).

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 2 powołanego rozporządzenia podatnicy prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a)    w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

b)    za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Biorąc pod uwagę praktyczne aspekty związane z zapłatą kartą płatniczą zasadne okazuje się przyjęcie, że zapłata została zrealizowana podczas pomyślnej autoryzacji płatności rozumianej jako sytuacja, w której płatnik wyraził zgodę na wykonanie transakcji płatniczej w sposób przewidziany w umowie między płatnikiem a jego dostawcą (usługodawcą).

Należy wskazać, że cały schemat płatniczy, a więc zbiór zasad m.in. akceptowania instrumentów płatniczych i przetwarzania transakcji płatniczych wykonywanych przy użyciu instrumentów płatniczych reguluje ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2026 r. poz. 623). Przepisy tej ustawy zakładają dużą złożoność samego procesu przetwarzania transakcji płatniczych (art. 2 pkt 24a).

Transakcja płatnicza, od strony technicznej, powinna być rozumiana bowiem, jako czynność o charakterze technicznym i operacyjnym wykonywana w celu przeprowadzenia transakcji płatniczej, w szczególności obejmujące: inicjację transakcji (w tym uwierzytelnienie instrumentu płatniczego lub użytkownika tego instrumentu), sprawdzenie danych umożliwiających przeprowadzenie transakcji (w tym dostępności środków, możliwości dokonania transakcji przy użyciu instrumentu płatniczego oraz dostępności systemu łączności między dostawcami usług płatniczych) oraz obsługę przesyłanych komunikatów w celu transferu środków pieniężnych.

Pomimo kilku poziomów związanych z przeprowadzeniem transakcji płatniczej - należy uznać, że płatność kartą poprzez pomyślną autoryzację płatności uzyskaną podczas dokonywania płatności należy zrównać z pojęciem „otrzymania zapłaty” przez sprzedawcę.

Tym samym należy uznać płatność dokonaną za pośrednictwem karty płatniczej przez terminal za zrównane z zapłatą gotówką. W takich okolicznościach - moment zapłaty należy rozumieć, jako moment łącznego użycia karty płatniczej, autoryzacji płatności i uzyskania zgody na płatność – które to czynności odbywają się w tym samym czasie podczas dokonywania zapłaty.

W związku z powyższym w ocenie Wnioskodawcy – w momencie użycia przez klienta (nabywcę) karty płatniczej z wykorzystaniem terminala, a następnie autoryzacji oraz zgody na płatność wystąpi obowiązek zaewidencjonowania zaliczki na kasie rejestrującej, a następnie wydania paragonu.

Z uwagi na to, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty (przekazania gotówki np. przed wydaniem towaru/usługi) zatem pomyślna autoryzacja płatności w terminalu płatniczym spowoduje, że w stosunku do otrzymanej zapłaty za pomocą karty płatniczej powstał obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług.

Zdaniem Wnioskodawcy rejestrowanie obrotu detalicznego w terminie innym niż moment powstania obowiązku podatkowego VAT skutkowałby niezgodnością prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych. Celem bowiem rejestrowania obrotu detalicznego przy zastosowaniu kas rejestrujących jest rzetelne dokumentowanie osiąganych przez podatników obrotów i podatku należnego.

Kasa rejestrująca, jako forma ewidencji, ma na celu prawidłowy – także co do identyfikacji poszczególnych transakcji – zapis przebiegu dokonywanych transakcji. Ma zatem odzwierciedlać datę oraz wartość (kwotę obrotu, podatek należny) wykonanego świadczenia (dostawy towaru, usługi, otrzymanej zaliczki).

Termin dokonywanych przed wykonaniem usługi lub dostawą towarów wpłat przy użyciu kart płatniczych przez usługobiorców (nabywców) kwot należności ma zatem w tym przypadku istotne znaczenie. Determinuje bowiem moment obowiązku podatkowego, a w konsekwencji determinuje również moment zaewidencjonowania świadczenia przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

W związku z powyższym w ocenie Wnioskodawcy – w momencie użycia przez klienta (nabywcę) karty płatniczej z wykorzystaniem terminala, a następnie autoryzacji oraz zgody na płatność wystąpi obowiązek zaewidencjonowania zaliczki na kasie rejestrującej, a następnie wydania paragonu. W tym momencie powstanie również obowiązek podatkowy VAT z tytułu otrzymanej zaliczki.

Powyższe potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej w zbliżonym stanie faktycznym interpretacji indywidualnej nr 0111-KDIB3-1.4012.908.2025.3.ICZ z 23 stycznia 2026 r.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W świetle art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Stosownie do treści art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej zawarty został w art. 111 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Natomiast według przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas.

Zgodnie z art. 111 ust. 7a ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas rejestrujących, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy kas rejestrujących (…).

W myśl art. 145a ust. 15 pkt 1 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla specyficznego rodzaju działalności, oraz warunki i sposób używania przez podatników kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w tym sposób zakończenia używania tych kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, oraz sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy ich zastosowaniu, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy tych kas.

Na podstawie delegacji ustawowej wynikającej z ww. art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących”.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Stosownie do § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a) w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Zgodnie § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze – rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Ponadto, w myśl § 6 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Podatnicy, prowadząc ewidencję zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej zapewniają ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Z wniosku wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Miasto dokonuje sprzedaży towarów oraz świadczy usługi za pośrednictwem wyodrębnionych jednostek organizacyjnych m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Sprzedaż ta jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących. W praktyce występują przypadki, w których przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi nabywca dokonuje częściowej zapłaty należności. Taka przedpłata stanowi zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług. Kontrahenci dokonują wpłaty zaliczek m.in. kartą płatniczą w terminalu. Nabywca dokonuje płatności kartą płatniczą od razu w momencie nabycia towaru czy usługi. Zatem w dniu, w którym dokonał płatności środki zgromadzone na jego rachunku bankowym pomniejszają się, bądź zostają zablokowane, w konsekwencji czego nabywca nie może już z nich korzystać. Miasto nie ma możliwości swobodnego dysponowania środkami pieniężnymi wpłaconymi przez nabywców usługi w chwili ich wpływu na konto operatora płatności. Zgodnie z umową zawartą z operatorem płatności, środki finansowe przelewane są na rachunek Miasta w terminie od 2 do 4 dni roboczych. Dopiero w momencie wpływu ww. płatności na rachunek bankowy, Miasto może dysponować otrzymanymi środkami.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności sprowadzają się do ustalenia, czy zaliczka wpłacona za pomocą karty płatniczej w terminalu powinna zostać zaewidencjonowana na kasie rejestrującej w momencie dokonania płatności przez nabywcę, czy też w momencie uznania rachunku bankowego podatnika.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości podnoszę, że cały schemat płatniczy, a więc zbiór zasad m.in. akceptowania instrumentów płatniczych i przetwarzania transakcji płatniczych wykonywanych przy użyciu instrumentów płatniczych reguluje ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych  (t. j. Dz. U. z 2026 poz. 623).

Zgodnie z art. 2 pkt 24a ustawy o usługach płatniczych:

Przetwarzanie transakcji płatniczych – czynności o charakterze technicznym i operacyjnym wykonywane w celu przeprowadzenia transakcji płatniczej, w szczególności obejmujące:

a) inicjację transakcji, w tym uwierzytelnienie instrumentu płatniczego lub użytkownika tego instrumentu,

b) sprawdzenie danych umożliwiających przeprowadzenie transakcji, w tym dostępności środków, możliwości dokonania transakcji przy użyciu instrumentu płatniczego oraz dostępności systemu łączności między dostawcami usług płatniczych,

c) obsługę przesyłanych komunikatów w celu transferu środków pieniężnych;

Powyższy przepis zakłada dużą złożoność samego procesu przetwarzania transakcji płatniczych. Transakcja płatnicza, od strony technicznej, powinna być rozumiana bowiem, jako czynność o charakterze technicznym i operacyjnym wykonywana w celu przeprowadzenia transakcji płatniczej.

Pomimo kilku poziomów związanych z przeprowadzeniem transakcji płatniczej – należy uznać, że płatność kartą w terminalu poprzez pomyślną autoryzację płatności uzyskaną podczas dokonywania płatności należy zrównać z pojęciem „otrzymania zapłaty” przez sprzedawcę.

Tym samym, należy uznać płatność dokonaną za pośrednictwem karty płatniczej przez terminal za zrównane z zapłatą gotówką. W takich okolicznościach - moment zapłaty należy rozumieć jako moment łącznego użycia karty płatniczej, autoryzacji płatności i uzyskania zgody na płatność – które to czynności odbywają się w tym samym czasie podczas dokonywania zapłaty.

Formy płatności (gotówka czy karta) nie zmieniają podstawowej zasady – paragon należy wydać najpóźniej z chwilą przyjęcia pieniędzy lub potwierdzenia transakcji. Moment autoryzacji karty na terminalu jest równoznaczny z przyjęciem należności.

W związku z powyższym momentem ewidencjonowania zapłaty kartą przez terminal na kasie rejestrującej powinna być chwila dokonania sprzedaży (wpłaty zaliczki na poczet dostawy towaru lub wykonania usługi) połączona z momentem uzyskania pozytywnej autoryzacji z terminala płatniczego, co następuje najpóźniej w chwili przyjęcia przez operatora płatności należności od klienta.

Tym samym, użycie przez nabywcę karty płatniczej z wykorzystaniem terminala, a następnie autoryzacja płatności rodzi obowiązek zaewidencjonowania zaliczki na kasie rejestrującej i wydania paragonu. Powyższe wypełnia warunek wynikający z § 6 ust. 1 pkt 2 lit. a) rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, który wskazuje że podatnicy w przypadku otrzymania całości albo części należności w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania.

W efekcie, zaliczka wpłacona za pomocą karty płatniczej przez terminal powinna zostać zaewidencjonowana na kasie rejestrującej w momencie dokonania płatności przez nabywcę.

Mają Państwo również wątpliwości dotyczące powstania obowiązku podatkowego z tytułu otrzymania zaliczki, w sytuacji, gdy nabywca płaci ją kartą przy pomocy terminala.

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego.

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy:

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.

Ponadto w myśl art. 19a ust. 8 ustawy:

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

1) dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b;

2) dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.

Z cytowanych powyżej przepisów wynika, że co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jednakże, w sytuacji, gdy przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W tym miejscu należy wskazać, że przepisy o podatku od towarów i usług nie zawierają definicji zaliczki. Według „Małego słownika języka polskiego PWN” pod redakcją Elżbiety Sobol, Warszawa 1994, słowo „zaliczka” definiowane jest jako „część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności”. Z przytoczonej definicji wynika więc, że zaliczka wiąże się z przekazaniem środków pieniężnych do dyspozycji kontrahenta na poczet przyszłego świadczenia.

Aby uznać wpłacaną kwotę za zaliczkę/przedpłatę na poczet przyszłych dostaw towarów lub świadczenia usług, istotne jest aby przyszłe świadczenie było jasno określone w sposób umożliwiający jego identyfikację, a strony świadczenia, w momencie wpłaty zaliczki/przedpłaty, nie miały woli dokonywania jego zmian w przyszłości.

Jednocześnie, zaliczka, przedpłata nie tworzą samodzielnego bytu podatkowego, lecz są ściśle związane z konkretnym świadczeniem i nie można rozpatrywać ich jako czynności „oderwanej” od sprzedaży. Nie są one dodatkowymi czynnościami, lecz są integralnie związane z dostawą towarów lub świadczeniem usług, na poczet których zostały uiszczone. W przypadku zaliczek, przedpłat ustawa określa jedynie inny moment powstania obowiązku podatkowego, niż w przypadku sprzedaży dokonywanej bez pobrania zaliczki.

Wskazali Państwo, że przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi nabywca dokonuje częściowej zapłaty należności. Taka przedpłata stanowi zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług. Kontrahenci dokonują wpłaty zaliczek m.in. kartą płatniczą przy pomocy terminala.

Tym samym mając na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w Państwa sytuacji, gdy przed dokonaniem sprzedaży towarów/świadczenia usług otrzymują Państwo od klientów płatności (zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów), obowiązek podatkowy powstanie na podstawie art. 19a ust. 8 ustawy, tj. z chwilą otrzymania płatności w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Jak już zostało wyżej wskazane, moment autoryzacji płatności kartą przy pomocy terminala jest zrównany z przyjęciem należności. Zatem w przedmiotowej sprawie obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług z tytułu dokonania przez klienta wpłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług za pomocą karty płatniczej użytej w terminalu powstanie zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy, czyli z chwilą użycia karty płatniczej.

W efekcie, w momencie użycia przez klienta karty płatniczej z wykorzystaniem terminala, a następnie autoryzacji płatności wystąpi obowiązek zaewidencjonowania zaliczki na kasie rejestrującej i wydania paragonu. W tym momencie powstanie również obowiązek podatkowy z tytułu otrzymanej zaliczki.

Zatem Państwa stanowisko w całości uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.