0114-KDIP1-2.4012.519.2026.1.RM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2026 r., za pośrednictwem systemu e-Doręczenia, wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy braku posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce oraz braku obowiązku wystawiania i odbierania faktur za pośrednictwem KSeF. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(…) GmbH (Wnioskodawca, Spółka), jest spółką kapitałową GmbH - odpowiednikiem polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, niemieckim rezydentem podatkowym, posiadającym w Polsce zakład podatkowy dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT w Niemczech. Spółka nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT na terenie Polski. Spółka prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Niemiec. Siedziba działalności gospodarczej Spółki mieści się w Republice Federalnej Niemiec.

Spółka zajmuje się sprzedażą m.in. (...). Dostawa towarów dla Klientów Spółki (ich wydanie) ma miejsce z terytorium Niemiec. Stanowi ona z punktu widzenia Spółki wewnątrzwspólnotową dostawę towarów dla Klientów z terytorium Polski. Na terenie Niemiec również zostają zawarte umowy i tam te umowy są obsługiwane m.in. w zakresie reklamacji.

Spółka zatrudnia obecnie (od 2024 r. lub 2025 r.) trzech pracowników w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony. Z treści zawartych z pracownikami umów wynika, że żaden z nich nie jest upoważniony do tego, by samodzielnie zajmować się zamówieniami oraz negocjować warunki sprzedaży. Zamówienia klientów nie mogą być przez pracowników samodzielnie akceptowane bądź przyjmowane. W przypadku otrzymania informacji o zleceniu pracownik zobligowany jest do niezwłocznego przekazywania takiego zlecenia Spółce. Dodatkowo pracownik nie posiada pełnomocnictwa do zawierania umów w imieniu Spółki. Pracownikowi ponadto nie wolno zbierać od klientów zaległych rachunków oraz innych zaległości, prowadzić w tym zakresie negocjacji, potrącać lub inkasować tych należności.

Umowy dopuszczają wykonywanie pracy przez każdego pracownika w miejscu przez niego wskazanym i zaakceptowanym przez Spółkę w wymiarze wynikającym z przepisów prawa pracy i indywidualnych ustaleń. Jednocześnie Spółka nie ma prawa do korzystania z miejsca wykonywania pracy zdalnej do prowadzenia działalności gospodarczej, w tym nie może być do dyspozycji Spółki w inny sposób np. jako adres do korespondencji.

Każdy z pracowników otrzymał lub otrzyma do dyspozycji samochód służbowy oraz laptop.

Niezależnie od wynagrodzenia, Spółka zobowiązana jest do zwrotu kosztów podróży służbowych oraz przejmuje koszty rozmów, faksów służbowych za odpowiednim dowodem, jak też koszty łącza internetowego.

Umowa z pierwszym pracownikiem

Zgodnie z umową o pracę zawartą z pierwszym pracownikiem, pełni on w Polsce funkcję (...).

Do obowiązków pierwszego pracownika należy w szczególności:

a)  Tworzenie strategii sprzedaży w celu rozszerzenia bazy klientów i globalnego zasięgu pracodawcy;

b)  Koordynacja sieci dystrybutorów;

c)  Odwiedzanie potencjalnych klientów i rozwijanie długoterminowych relacji z klientami;

d)  Monitorowanie, analizowanie i przekazywanie odpowiednich wskaźników ilościowych i trendów branżowych;

e)  Zatrudnianie sprzedawców, ustalanie celów sprzedażowych, coaching zespołu i monitorowanie wyników;

f)   Organizowanie spotkań zespołu w celu zapewnienia, że wymagane kwoty i standardy są spełnione, a cele sprzedażowe osiągnięte;

g)  Monitorowanie działań sprzedażowych zespołu, w tym interakcji z klientami, procesów sprzedaży oraz korzystania z narzędzi sprzedaży i CRM;

h)  Analizowanie danych i wskaźników KPI w celu zidentyfikowania „wąskich gardeł” lub nieefektywnych procesów i rekomendowanie usprawnień;

i)    Przygotowywanie regularnych raportów odnośnie działań i wyników sprzedaży oraz raportowanie do kierownictwa;

j)    Utrzymywanie kontaktów z potencjalnymi podmiotami finansującymi nawiązywanie nowych kontaktów.

Pierwszy pracownik zajmuje się jedynie przedstawieniem oferty oraz warunków umów, jakie są stosowane przez Spółkę. Poza tym ma on rozpoznać potrzeby klientów oraz raportować te informacje do Spółki. Nie ma jednak uprawnień do zawierania umów lub negocjowania warunków umów w sposób wiążący dla Spółki. Wszystkie decyzje podejmowane są przez Spółkę w Niemczech.

Praca świadczona jest na terenie całej Polski w miejscu, w którym każdorazowo jest to wymagane przez Spółkę.

Umowa z drugim pracownikiem

Drugi pracownik zatrudniony został na stanowisku (...) w Polsce. Miejscem świadczenia jego pracy jest Polska.

Do jego obowiązków należy m.in.:

a)  Kontakt z partnerami zajmującymi się dystrybucją części zamiennych;

b)  Wsparcie na miejscu dla dealerów części zamiennych, partnerów serwisowych i kluczowych klientów;

c)  Rozbudowa kanałów sprzedaży w kraju. Od planowania lokalizacji po wsparcie dla nowych partnerów na etapie rozpoczynania działalności;

d)  Rozwój strategii dystrybucji/sprzedaży części zamiennych we współpracy z wyspecjalizowanym działem;

e)  Monitorowanie cen części zamiennych i otoczenia konkurencyjnego;

f)   Osoba kontaktowa w przypadku reklamacji i wszelkiego rodzaju problemów związanych z częściami zamiennymi;

g)  Przegląd/Monitorowanie stanów magazynowych u klientów, przygotowywanie propozycji magazynowych we współpracy z klientami;

h)  Przedstawianie propozycji mających na celu poprawę szybkości i niezawodności dostaw;

i)    Przeprowadzanie audytów i wdrażanie środków mających na celu profesjonalizację sieci partnerów serwisowych.

Pracownik zajmuje się przedstawieniem oferty oraz warunków umów, jakie są stosowane. Nie ma jednak uprawnień do zawierania lub negocjowania warunków umów w sposób wiążący dla Spółki. Wszystkie decyzje podejmowane są przez Spółkę w Niemczech. Pracownik ma głównie funkcje doradcze, monitoringowe oraz wsparcie procesów reklamacyjnych.

Praca świadczona jest na terenie całej Polski.

Umowa o pracę z trzecim pracownikiem

Trzeci pracownik został zatrudniony na stanowisku (...) Europa Południowo-Wschodnia i Środkowo-Wschodnia.

Miejscem świadczenia pracy jest Polska.

Do obowiązków trzeciego pracownika należy w szczególności:

a)  Odpowiedzialność za działania sprzedażowe i koordynację rynku w części Europy Południowo-Wschodniej i Środkowo-Wschodniej;

b)  Wsparcie w zarządzaniu lokalnymi partnerami handlowymi w zakresie przygotowania ofert / zapytań, wizyt u klientów, działań następczych itp.;

c)  Roczny budżet i planowanie sprzedaży, w tym koordynacja z lokalnymi partnerami handlowymi;

d)  Ciągła analiza i obserwacja rynku oraz wyznaczanie obszarów działania dla organizacji;

e)  Realizacja strategii sprzedaży;

f)   Ścisła współpraca z dostawcami niższego szczebla i związanymi z klientem np. producentami (...) ciężarówek, finansistami itp.;

g)  Ścisła współpraca z wewnętrznymi partnerami procesowymi;

h)  Wprowadzanie wymagań rynkowych i produktowych do organizacji;

i)    Tworzenie korzyści i satysfakcji dla klientów.

Oznacza to, iż pracownik zajmuje się jedynie przedstawieniem oferty oraz warunków umów, jakie są stosowane oraz wsparciem lokalnych handlowców na rynkach Europy Południowo-Wschodniej i Europy Środkowo-Wschodniej. Nie ma jednak uprawnień do zawierania lub negocjowania warunków umów w sposób wiążący dla Spółki. Wszystkie decyzje podejmowane są przez Spółkę w Niemczech.

Praca świadczona jest na terenie całej Polski, jak również na terenie Europy Południowo-Wschodniej i Środkowo-Wschodniej.

Spółka nie posiada w Polsce zaplecza technicznego poza udostępnionym pracownikom samochodami, ani lokalowego. Zgodnie z treścią zawartych umów Spółka może również przekazywać pracownikom telefony komórkowe, telefony stacjonarne, faksy oraz laptopy. Nie wynajmuje biura, nie posiada magazynu, nie korzysta również z usług podwykonawców zapewniających Spółce personel lub zaplecze lokalowe/magazynowe.

Spółka nabywa w Polsce głównie usługi księgowe, usługi doradztwa podatkowego. Odbiorcą nabywanych usług jest siedziba w Niemczech. Pracownicy Spółki nie mają kontaktu z podmiotami świadczącymi te usługi, jak również nie zlecają ich wykonania. W Polsce zdarzają się zakupy drobnych napraw samochodów i inne związane z utrzymaniem samochodów służbowych.

Pracownicy sami nie zlecają wykonania jakichkolwiek usług lub zakupu towarów (które odbierają w Polsce) w imieniu i na rzecz Spółki.

Dodatkowe koszty, jakie ponosi Spółka, m.in. koszty Internetu, które ma pokrywać Spółka nie są zwracane w oparciu o faktury wystawione na Spółkę.

Pracownicy nie biorą udziału w bieżącym świadczeniu usług i dostawach towaru przez Spółkę. To znaczy nie nadzorują m.in. wydawania towarów nabywcom.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym, Spółka zwraca się z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług.

Pytania

1)  Czy w związku prowadzoną przez Spółkę działalnością na terytorium Polski, Spółka posiada na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady?

2)  Jeśli stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego nr 1 jest prawidłowe, tj. Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady, czy Spółka nie jest zobligowana do odbierania faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów?

3)  Jeśli stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego nr 1 jest prawidłowe, tj. Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady, czy Spółka nie jest zobligowana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych na rzecz kontrahentów w przypadku, gdyby miała miejsce dostawa towarów na terytorium Polski?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy,

1)  W odniesieniu do pytania pierwszego, w ocenie Spółki nie posiada ona stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski, w rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady.

2)  W odniesieniu do pytania drugiego, zakładając, że stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego nr 1 jest prawidłowe, tj. Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady, Spółka nie jest zobligowana do odbierania faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów.

3)  W odniesieniu do pytania trzeciego, przy założeniu, że stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego nr 1 jest prawidłowe, tj. Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady, Spółka nie jest zobligowana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych na rzecz kontrahentów w przypadku gdyby miała miejsce dostawa towarów na terytorium Polski, ponieważ na mocy art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy podmiotów, które nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Uzasadnienie

Ad 1

Pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie zostało zdefiniowane przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), tym samym w celu zdefiniowania tego pojęcia niezbędne jest sięgnięcie do ustawodawstwa UE.

Zgodnie z art. 44 Dyrektywy, w przypadku gdy podatnik świadczy usługi na rzecz jego miejsca prowadzenia działalności znajdującego się w miejscu innym niż siedziba, miejscem świadczenia jest to stałe miejsce prowadzenia działalności.

Co do zasady, w celu określenia miejsca świadczenia usług z podatkowego punktu widzenia, najważniejsze jest miejsce, w którym podatnik ma siedzibę działalności gospodarczej. Uwzględnienie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika stanowi odstępstwo od ogólnej zasady i jest możliwe, jeżeli są spełnione określone warunki.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 Rozporządzenia Rady, na użytek stosowania art. 44 Dyrektywy, „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce - inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia - które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej”. Powyższa definicja dotyczy stałego miejsca prowadzenia działalności, w zakresie dotyczącym nabywanych towarów lub usług (dalej: „zakupowe stałe miejsce prowadzenia działalności”).

Jednocześnie zgodnie z Rozporządzeniem Rady możliwe jest istnienie tzw. sprzedażowego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W art. 11 ust. 2 Rozporządzenia Rady określono, że „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce - inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu świadczenie usług.

Ponadto, zgodnie z art. 53 ust. 1 Rozporządzenia Rady, na użytek stosowania art. 192a Dyrektywy stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej podatnika uwzględnia się wyłącznie wtedy, gdy charakteryzuje się ono wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług, w których uczestniczy.

W ust. 2 do powyższego artykułu wskazano również, że w przypadku gdy podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, w którym należny jest VAT, uznaje się, że to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług w rozumieniu art. 192a lit. b) Dyrektywy, chyba że zaplecze techniczne i personel tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej są wykorzystywane przez tego podatnika do celów niezbędnych do realizacji podlegającej opodatkowaniu transakcji dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług w tym państwie członkowskim - przed dostawą towarów lub świadczeniem usług lub w ich trakcie.

Tym samym, w celu potwierdzenia, iż Spółka posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej spełnione muszą zostać trzy warunki:

1)  Odpowiednia struktura w zakresie zaplecza personalnego i technicznego,

2)  Wystarczająca stałość (rozumiana jako utrzymywanie danego miejsca przez odpowiedni czas),

3)  Zdolność do wykorzystywania usług na potrzeby działalności stałego miejsca lub też wykorzystywanie tego miejsca dla świadczenia usług.

Powyższe przesłanki muszą wystąpić łącznie, aby istniało stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Prowadzenie działalności gospodarczej na terenie Polski nie zawsze oznacza powstanie stałego miejsca prowadzenia działalności. Wyłącznie prowadzenie takiej działalności na terenie kraju, która spełnia wszystkie wyżej wymienione przesłanki powoduje powstanie stałego miejsca prowadzenia działalności. Jeżeli chociażby jedna z wyżej wymienionych przesłanek nie została spełniona, nie można uznać, że obecność danego podmiotu na terytorium państwa członkowskiego nosi znamiona stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Przesłanek interpretacyjnych dla poszczególnych warunków dostarcza orzecznictwo organów podatkowych, orzecznictwo TSUE oraz interpretacje indywidualne. W orzecznictwie TSUE (np. sprawa C-333/20 z 7 kwietnia 2022 r.) wskazuje się, że w pierwszej kolejności należy zbadać istnienie odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, które umożliwia odbiór i wykorzystanie nabytych usług/towarów na potrzeby stałego miejsca prowadzenia działalności, bądź dostawy towarów/świadczenia usług z tego miejsca.

Ad 1

Odpowiednia struktura w zakresie zaplecza personalnego i technicznego niezbędnego do prowadzenia działalności.

Aby uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności poza swoją siedzibą, należy wykazać m.in., że posiada on wystarczające zaplecze personalne i techniczne w danym kraju, aby prowadzić działalność gospodarczą w tym kraju (tak np. w wyroku TSUE z 7 kwietnia 2022 r., sprawa C-333/20), lub zaplecze to ma mu umożliwić odbiór usług i wykorzystywanie tych usług do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (tak np. w wyroku TSUE 16 października 2014 r., sprawa C-605/12).

W orzecznictwie TSUE jak i w wyrokach polskich sądów administracyjnych oraz interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, często podkreśla się, że dla powstania stałego miejsca prowadzenia działalności wystarczą minimalne dla danego rodzaju działalności zasoby ludzkie i techniczne.

TSUE w swoim wyroku C-605/12 w sprawie Welmory Sp. z o.o. dopuścił możliwość istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności w przypadku podmiotu, który nie ma na terytorium kraju własnego zaplecza osobowego lub technicznego, lecz korzysta z zaplecza udostępnionego przez inny podmiot.

Jak wynika z wyroku NSA z dnia 3 października 2019 r., sygn. akt I FSK 980/17: „Stałe miejsce prowadzenia działalności powinno charakteryzować się m.in. odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego. To zaplecze personalne i techniczne powinno być stosowne do tego, aby umożliwić odpowiednio: odbiór i wykorzystanie usług dla własnych potrzeb bądź świadczenie usług. To, czy posiadane w danym miejscu siły i środki są odpowiednie, powinno być oceniane każdorazowo w kontekście konkretnych usług. Pamiętać bowiem należy, że owe siły i środki mają być odpowiednie do tego, aby umożliwić albo odbiór i wykorzystanie nabywanych usług, albo świadczenie usług. Innymi słowy, powinno być tak, że to ta właśnie struktura faktycznie konsumuje, zużywa usługi. Jeśli nie jest możliwe, aby dana struktura (z uwagi na swoje zaplecze personalne i techniczne) była w stanie skonsumować nabywane usługi, to należy ją uznać za niebędącą w tym przypadku stałym miejscem prowadzenia działalności. Odpowiednio - stałe miejsce prowadzenia działalności powinno mieć w dyspozycji takie siły i środki, aby było w stanie wyświadczyć usługi, które sprzedaje. Tylko wówczas w odniesieniu do sprzedawanych usług może być ono uznane za stałe miejsce prowadzenia działalności.”

Z kolei, jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 grudnia 2021 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.360.2021.3.RST): „Z uwagi na wskazane w powołanym wyżej przepisie kryteria, stwierdzić należy, że podmiot posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju, jeżeli przy wykorzystaniu na jego terytorium infrastruktury oraz personelu, w sposób zorganizowany oraz ciągły, prowadzi działalność, w ramach której dokonuje czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Przyjąć zatem należy, że infrastruktura techniczna i zaangażowanie osobowe musi pozostawać w ścisłym związku z dokonywaniem czynności podlegających opodatkowaniu. Zatem koniecznym jest dla uznania za stałe miejsce prowadzenia działalności, aby to miejsce nie tylko wykorzystywało towary i usługi, lecz także samo mogło wykonywać czynności podlegające opodatkowaniu zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy. Przy czym, nie jest konieczne dla uznania działalności podmiotu za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, aby przy wykorzystaniu wystarczających środków sam podmiot świadczył usługi czy też dokonywał dostaw towarów. Ważne również aby stworzona struktura działalności podmiotu miała możliwość odbioru i korzystania z usług dostarczonych na własne potrzeby.”

Dyrektor KIS w interpretacji z 14 sierpnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-2.4012.183.2020.2.JŻ, stwierdził jednak, iż stałe miejsce prowadzenia działalności nie powstanie w sytuacji, gdy zatrudniony pracownik zawiera umowy w imieniu pracodawcy, pod warunkiem, iż nie uczestniczy on w faktycznym świadczeniu usług:

„Natomiast na terytorium Polski w związku z świadczeniem usług na rzecz polskich podatników VAT, o którym mowa w art. 15 ustawy, Spółka zamierza zatrudnić na czas nieokreślony pracownika (przedstawiciel handlowy), którego zadaniem będzie negocjowanie i zawieranie kontraktów w imieniu Spółki z polskimi podmiotami. Obowiązki przedstawiciela będą wykonywane w miejscu zamieszkania pracownika za pośrednictwem komputera i telefonu udostępnionego przez Spółkę. Przy tym po podpisaniu danej umowy, pracownik nie będzie zaangażowany w świadczenie usług polegające na realizacji tej umowy. Pracownik nie będzie brał udziału w świadczeniu usług przez Spółkę tj. nie będzie brał fizycznego udziału w dostawach realizowanych przez Spółkę. Czynności te należą do obowiązków innych osób i będą wykonywane w Niemczech. Oprogramowanie jest udostępniane polskim podmiotom z terytorium Niemiec. Zamówienie składane jest online lub w siedzibie Spółki. Jednocześnie Spółka nie rozpoznaje w Polsce czynności opodatkowanych VAT, natomiast wystawiając faktury na rzecz polskich podmiotów posługuje się niemieckim numerem VAT. Zatem nie można uznać, że Spółka na terytorium Polski w sposób samodzielny w stosunku do działalności prowadzonej w Niemczech posiadając zaplecze personalne i techniczne prowadzi w sposób stały część działalności gospodarczej. Co prawda, Spółka zatrudnia na czas nieokreślony na terytorium Polski przedstawiciela handlowego zapewniając mu komputer i telefon. Co więcej, pracownik Spółki został zatrudniony m.in. w celu negocjowania i zawierania kontraktów w imieniu Spółki z polskimi podmiotami. Jednak nie można uznać, że w analizowanym przypadku cechy i skala posiadanego w Polsce zaplecza personalnego i technicznego umożliwiają Spółce w sposób stały prowadzenie części działalności gospodarczej na terytorium Polski. Spółka mimo, że zatrudnia w Polsce przedstawiciela handlowego i zapewnia mu na terytorium Polski komputer i telefon nie zorganizowała zaplecza świadczącego o prowadzeniu części działalności gospodarczej na terytorium Polski.”

W podobny sposób wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20 sierpnia 2024 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.251.2024.2.RST:

„W analizowanej sprawie Spółka zatrudnia w Polsce pracownika na stanowisku przedstawiciela handlowego. Pracownik ten nie jest jednak upoważniony do podejmowania jakichkolwiek decyzji w imieniu Spółki. W szczególności pracownik nie jest upoważniony do podpisywania umów w imieniu Spółki. Pracownik zatrudniony w Polsce nie jest również upoważniony do negocjowania w imieniu Spółki treści i istotnych warunków umów zawieranych z polskimi klientami. Wszelkie umowy z klientami zawierane są bezpośrednio przez centralę Spółki z siedzibą w Niderlandach. Natomiast w zakresie zaplecza technicznego Spółka nie posiada żadnego biura w Polsce, w którym pracownik wykonywałby pracę na rzecz Spółki. Pracownik zatrudniony w Polsce będzie wykonywał pracę na rzecz Spółki głównie we własnym mieszkaniu. Możliwe jest również odbywanie spotkań w siedzibie potencjalnych klientów lub w miejscach publicznych. Dodatkowo Spółka oddała do dyspozycji pracownika jedynie laptop i nie posiada w Polsce żadnego innego zaplecza technicznego. Ponadto wszystkie istotne decyzje dotyczące działalności Spółki są podejmowane w Niderlandach, w tym także decyzje dotyczące działalności Spółki w Polsce.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że pomimo, iż Spółka posiada zaplecze osobowe w postaci pracownika oraz techniczne w postaci laptopa to nie sposób uznać, że jest w stanie prowadzić na terytorium Polski niezależną działalność w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego i ubezpieczeń. Bowiem cechy i skala posiadanego w Polsce zaplecza personalnego i technicznego uniemożliwiają Spółce w sposób niezależny i samodzielny prowadzenie części działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Warunek prowadzenia działalności w sposób niezależny sprawia, że zaplecze składające się na stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej musi być w stanie zawierać umowy w zakresie zwykłego zarządu (bieżącej działalności) tego miejsca jak np. umowy na dostarczanie towaru czy też wykonywanie usług. W analizowanej sprawie pomimo posiadania przez Spółkę na terytorium Polski pewnych zasobów osobowych oraz technicznych działalność jaka jest prowadzona na terytorium Polski nie cechuje się samodzielnością i niezależnością w stosunku działalności prowadzonej w kraju siedziby Spółki.”

W tym miejscu Wnioskodawca wskazuje na Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z 28 stycznia 2026 r. dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: Objaśnienia).

Same Objaśnienia nie są źródłem powszechnie obwiązującego prawa, ale stanowią punkt wyjścia dla interpretacji przepisów przez organy podatkowe, szczególnie biorąc pod uwagę moc ochronną dla podatników stosujących się do Objaśnień.

Objaśnienia wskazują na wymienione przez Wnioskodawcę kryteria uznania danej działalności prowadzonej w Polsce za stałe miejsce prowadzenia działalności. Wśród wskazanych przykładów, brak jest znacząco podobnego do sytuacji Spółki, jednak podkreślana jest konieczność posiadania odpowiedniej struktury umożliwiającej dokonywanie dostaw towarów/świadczenie usług: „Przepis art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT należy bowiem interpretować w ten sposób, że SMPD uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, jeżeli uczestniczy w tej transakcji czynnie. Oznacza to, że SMPD powinno charakteryzować się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by możliwe było dokonanie z tego SMPD danej transakcji, która zostałaby objęta przepisami krajowymi w zakresie fakturowania, w tym w odniesieniu do KSeF.” (Objaśnienia, str. 6).

W zawartym w Objaśnieniach przykładzie nr 1, wskazano, iż: „Samo uczestnictwo w procesie składania zamówień towarów oraz w procesie zgłoszeń reklamacyjnych nie oznacza, że to SMPD czynnie uczestniczy w dostawie towarów.”

Biorąc pod uwagę przywołane powyżej wskazówki interpretacyjne w zakresie odpowiedniego zaplecza technicznego i osobowego wskazać, należy, iż Spółka:

‒    nie posiada na terytorium Polski zaplecza technicznego jakie można uznać za wystarczające z uwagi fakt, że w praktyce, Spółka dysponuje w Polsce jedynie samochodami służbowymi oraz sprzętem który został/może zostać przekazany pracownikom, tj. telefonami komórkowymi oraz sprzętem komputerowym,

‒    nie dysponuje żadnym lokalem, w szczególności w miejscu zamieszkania pracownika. Spółka nie posiada w Polsce magazynu/miejsca przechowywania pojazdów/części zamiennych;

‒    pracownicy Spółki nie posiadają uprawnień do samodzielnego negocjowania i zawierania umów;

‒    nie posiada na terytorium Polski wystarczającego zaplecza osobowego, ponieważ spółka zatrudnia w Polsce wyłącznie pracowników pełniących funkcje sprzedażowe w ograniczonym zakresie;

‒    realizacja umowy (tj. zawarcie umowy oraz wydanie towaru) odbywa się bez udziału polskich pracowników, poza terytorium kraju;

‒    Spółka nie posiada w Polsce personelu do obsługi samej dostawy towarów tzn. do czynności mających miejsce po zawarciu umowy.

Ad 2

Określony poziom stałości wykonywanej działalności

Kolejnym warunkiem uznania, że podatnik ma w innym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności jest jej stałość rozumiana albo jako faktyczne prowadzenie działalności przez dłuższy czas, albo jako zamiar prowadzenia działalności przez dłuższy czas.

Zgodnie z literalną wykładnią pojęcia „stałości”, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej musi charakteryzować się pewnym określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że działalność prowadzona jest w tym miejscu w sposób trwały, nieprzemijający. Warunek wystarczającej stałości miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jest nierozerwalnie powiązany z istnieniem odpowiedniej struktury technicznej i osobowej w taki sposób, że dane miejsce ma charakter stały jedynie, jeśli pociąga ono za sobą stałą obecność zasobów ludzkich i technicznych.

Powyższe potwierdza m.in.:

‒    interpretacja indywidualna z 8 stycznia 2021 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.614.2020.1.JO: „Jak wynika z samej nazwy „stały”, to trwale związany z danym miejscem, nieprzenośny, niezmienny. Powyższe wskazuje, że stałe miejsce prowadzenia działalności charakteryzować się musi pewnym określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że działalność prowadzona jest w tym miejscu nie w sposób przemijający, czy też okresowy.”

‒    wyrok WSA w Gliwicach z 17 września 2020 r., sygn. I SA/Gl 755/20: „W konsekwencji, stałe miejsce prowadzenia działalności musi się charakteryzować pewnym określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że działalność jest tam prowadzona nie w sposób przemijający, czy też okresowy. Konieczna jest zatem pewna określona minimalna skala działalności, która stanowi zewnętrzną oznakę, że działalność w tym miejscu prowadzona jest stale.”

W Objaśnieniach wskazano, że w przypadku gdy podmiot zagraniczny wykorzystuje znajdujące się w kraju zaplecze personalne i techniczne innego podmiotu, dla wypełnienia kryterium stałości przy ocenie istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co do zasady, konieczne jest: „zawarcie umów o świadczeniu usług lub umów najmu dotyczących zaplecza technicznego i personalnego, które nie podlegają rozwiązaniu w krótkim czasie oraz posiadanie przez zagraniczny podmiot kontroli nad zapleczem personalnym i technicznym oraz dysponowanie nim w sposób porównywalny do sytuacji, w której zaplecze personalne i techniczne stanowiłoby „własność” zagranicznego podatnika”.

Biorąc pod uwagę przywołane interpretacje indywidualne oraz wyroki sądów administracyjnych, w ocenie Wnioskodawcy, należy przyjąć, iż z uwagi na brak jednego określonego miejsca działalności, analizowana przesłanka stałości konkretnego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie została spełniona.

Ad 3

Zdolność tego miejsca do odbioru i wykorzystania nabytych usług dla tego miejsca, bądź zdolność tego miejsca do świadczenia usług lub dostawy towarów

Jak wynika z treści przepisu art. 11 ust. 1 Rozporządzenia Rady, dla wykreowania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie wystarczy, że dany podmiot posiada w Polsce jakąkolwiek strukturę w zakresie zaplecza personalnego i technicznego. Struktura ta musi umożliwiać jej odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Analogicznie z art. 11 ust. 2 Rozporządzenia Rady, wynika, że konieczna jest odpowiednia strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić stałemu miejscu prowadzenia działalności świadczenie usług, które wykonuje.

Należy zatem przeanalizować, czy posiadane w Polsce przez Spółkę zasoby ludzkie i techniczne są odpowiednie do:

‒    odbioru i wykorzystania nabywanych usług albo

‒    świadczenia usług/dostawy towarów.

Ustalając istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności, należy zwrócić uwagę na zakres samodzielności takiego miejsca względem działalności głównej (centrali), tj. czy stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej jest strukturą, którą charakteryzuje zdolność do podejmowania decyzji, np. w zakresie zawierania umów.

Odnosząc się do usług kadrowych, doradztwa podatkowego itd. i możliwości odbioru tych usług należy wskazać na następujące aspekty:

‒    siedzibą Spółki jest terytorium Niemiec i jest to podstawowe miejsce jej działalności,

‒    wszelkie kontrakty handlowe Spółka zawiera we własnym imieniu, na własny rachunek i ryzyko (poza Polską),

‒    pracownicy usługodawców (np. świadczących usługi doradztwa podatkowego, kadrowe itp.) nie posiadają pełnomocnictwa do zawierania w imieniu i na rzecz Spółki jakichkolwiek umów handlowych, w rozumieniu zarówno formalnym, jak i faktycznym.

‒    jak wskazano w uzasadnieniu powyżej - Spółka nie posiada w Polsce wystarczającej struktury w zakresie zaplecza personalnego i powiązanego z nim zaplecza technicznego, a więc bez wątpienia Spółka nie posiada również na terytorium Polski takiej wystarczającej struktury, by umożliwić jej odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych na terenie Polski,

‒    Spółka nie ma możliwości odbioru usług płacowych czy też doradztwa podatkowego w Polsce, gdyż ich akceptacja ma miejsce w Niemczech, tj. odbioru tych usług dokonują pracownicy w Niemczech,

‒    Spółka nie ma również możliwości na terenie Polski odbioru ww. usług księgowych, kadrowych, doradztwa podatkowego itd. za pośrednictwem pracowników w Polsce, gdyż usługi te realizowane są dla Spółki i odbierane przez jej personel w Niemczech.

W odniesieniu do usług, które ewentualnie są odbierane/akceptowane przez pracowników na terenie Polski związanych np. z naprawami aut, to, w ocenie Spółki, osoby te w stopniu minimalnym mają możliwość akceptacji usług. Stopień ten nie jest, w ocenie Spółki, wystarczający do uznania, że usługi są świadczone do potrzeb własnych hipotetycznego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Warunek posiadania możliwości odbioru i wykorzystania usług świadczonych na terenie Polski do własnych potrzeb hipotetycznego stałego miejsca prowadzenia działalności również nie jest, w ocenie Wnioskodawcy, spełniony.

Możliwość świadczenia usług, które wykonuje stałe miejsce

Zgodnie z art. 11 ust. 2 Rozporządzenia Rady, na użytek stosowania następujących artykułów stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oznacza dowolne miejsce - inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia - które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu świadczenie usług, które wykonuje.

Spółka zajmuje się sprzedażą m.in. przyczep i naczep. Działalność ta wymaga posiadania odpowiedniego zaplecza, którego nie posiada ona w Polsce. Pracownicy w Polsce nie zajmują się realizacją i dalszą obsługą zawartych w Polsce umów, realizacja, czyli faktyczna dostawa towarów odbywa się poprzez siedzibę w Niemczech.

W tym zakresie dodatkowo wskazać należy, iż Spółka:

‒    nie posiada na terytorium Polski zaplecza technicznego, jakie można uznać za wystarczające z uwagi fakt, że w praktyce, Spółka dysponuje w Polsce jedynie samochodami służbowymi, telefonami komórkowymi oraz sprzętem komputerowym, który został przekazany Pracownikom,

‒    nie dysponuje żadnym lokalem, w szczególności w miejscu zamieszkania pracownika;

‒    nie posiada na terytorium Polski wystarczającego zaplecza osobowego, ponieważ spółka zatrudnia w Polsce wyłącznie pracowników pełniących funkcje sprzedażowe (niemniej pracownicy ci nie wydają nabywcom towarów);

‒    na terytorium Polski nie wykonuje działalności w sposób niezależny od jej działalności na terytorium Niemiec (tj. miejsca, w którym znajduje się jej siedziba), z uwagi na fakt, iż zasoby Spółki w Polsce nie są wystarczające do prowadzenia przez nią działalności gospodarczej w tym kraju w sposób niezależny od działalności w Niemczech (brak magazynów, serwisów, salonów i innych miejsc umożliwiających dostawę towarów).

Przywołane powyżej okoliczności wskazują na brak spełnienia przesłanki posiadania odpowiedniej struktury niezbędnej do świadczenia usług.

Na podstawie powyższych rozważań, analizy przytoczonego orzecznictwa oraz opisu działalności Spółki, w ocenie Wnioskodawcy, warunki niezbędne do ukonstytuowania się stałego miejsca prowadzenia działalności, nie są przez Spółkę spełnione, tj.:

‒    obecność zasobów ludzkich i technicznych koniecznych do prowadzenia działalności gospodarczej przez podatnika - Spółka zatrudnia w Polsce jedynie personel pomocniczy (przedstawicieli handlowych), którzy nie zawierają umów w imieniu Spółki ani nie uczestniczą w realizacji umów;

‒    posiadanie odpowiedniej struktury, która umożliwiałaby odbiór i wykorzystanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - ponieważ Spółka nie posiada takiej struktury;

‒    wystarczająca stałość (rozumiana jako utrzymywanie danego miejsca przez odpowiedni czas), także nie jest spełniona, z uwagi na brak jednego, konkretnego miejsca prowadzenia działalności.

Reasumując, w związku niespełnieniem powyższych przesłanek, w ocenie Spółki, nie jest możliwe uznanie, że Spółka posiada na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności.

Ad 2

W ocenie Wnioskodawcy, Spółka nie ma również obowiązku rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur ani obowiązku odbierania faktur za pośrednictwem tego systemu. Wynika to z faktu, że Spółka nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, Spółka nie dysponuje w Polsce własnym ani pozostającym do jej dyspozycji zapleczem personalnym i technicznym, które pozwalałoby na samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej. W szczególności Spółka nie posiada własnej infrastruktury umożliwiającej prowadzenie działalności oraz nie sprawuje kontroli nad zasobami podmiotów trzecich w sposób pozwalający uznać je za własne zasoby dla celów VAT. W konsekwencji nie są spełnione przesłanki uznania, że Spółka posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Jednocześnie przepisy dotyczące obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur odnoszą się do podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Potwierdza to art. 106ga ustawy o VAT, który określa zakres podmiotowy obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. A contrario, podmiot nieposiadający w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF w zakresie przewidzianym dla takich podatników.

Skoro więc Spółka nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 11 Rozporządzenia Wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011, to nie jest zobowiązana do rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur ani do odbierania faktur za jego pośrednictwem. Faktury dokumentujące nabycia dokonywane przez Spółkę mogą być zatem przekazywane jej poza systemem KSeF, zgodnie z zasadami właściwymi dla podmiotów niemających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Ad 3

Co do zasady, na mocy art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Na mocy art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, ustawodawca wyłączył jednak z tego obowiązku określoną grupę podatników. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy m.in. podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (Polski).

Mając na uwadze ww. treść art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, przyjmując dodatkowo, że Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju (zakładając, iż stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego w niniejszym wniosku nr 1 jest prawidłowe), Spółka nie będzie zobligowana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Jak wskazano powyżej, w ocenie Wnioskodawcy, nie posiada on stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Spółka zatrudnia co prawda na czas nieokreślony pracowników, którzy zajmują się wsparciem sprzedaży, jednak nie jest to w ocenie Wnioskodawcy wystarczające dla uznania, iż prowadzona w Polsce działalność, prowadzi do powstania stałego miejsca prowadzenia działalności. Szczególnie biorąc pod uwagę, iż nie mogą oni samodzielnie zawierać wiążących ustaleń z klientami oraz nie uczestniczą w samej dostawie towarów (realizacji umowy).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Z powyższego przepisu wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie, z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają określone czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

Stosownie do art. 2 pkt 1 i 4 ustawy:

Według art. 2 pkt 22 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

Na mocy art. 8 ust. 1 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Niemiec i jest w tym kraju zarejestrowana jako podatnik podatku od wartości dodanej. Spółka zajmuje się sprzedażą m.in. (...). Obecnie Spółka zatrudnia trzech pracowników, na podstawie umowę o pracę na czas nieokreślony (od 2024 r. lub 2025 r.). Są to pracownicy pełniący w Polsce funkcję: (...) w Polsce oraz (...) Europa Południowo-Wschodnia i Środkowo-Wschodnia. Umowy dopuszczają wykonywanie pracy przez ww. osoby w miejscu przez nie wskazanym i zaakceptowanym przez Spółkę, w wymiarze wynikającym z przepisów prawa pracy i indywidualnych ustaleń. Każdy z pracowników otrzymał lub otrzyma do dyspozycji samochód służbowy oraz laptop. Spółka może również przekazać pracownikom telefony komórkowe i stacjonarne oraz faksy. Oprócz wynagrodzenia, Spółka zobowiązana jest do zwrotu kosztów podróży służbowych i przejmuje koszty rozmów, faksów służbowych oraz łącza internetowego. W Polsce Spółka nabywa głównie usługi księgowe i doradztwa podatkowego. Odbiorcą nabywanych usług jest siedziba w Niemczech. W Polsce zdarzają się zakupy związane z drobnymi naprawami i utrzymaniem samochodów służbowych. Spółka nie wynajmuje w Polsce biura, nie posiada magazynu i nie korzysta z usług podwykonawców zapewniających Spółce personel lub zaplecze lokalowe/magazynowe.

Spółka nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT w Polsce.

Wątpliwości Spółki dotyczą kwestii posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce oraz obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Odnosząc się do przedmiotowych kwestii należy wskazać, że definicja „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej” została zawarta w rozporządzeniu 282/2011.

Z części wstępnej (preambuły) - punkt (4) wynika, że podstawowym celem niniejszego rozporządzenia 282/2011 jest zapewnienie jednolitego stosowania obecnego systemu VAT, poprzez określenie przepisów wykonawczych do dyrektywy 2006/112/WE, w szczególności w odniesieniu do podatników, dostawy towarów i świadczenia usług oraz miejsca transakcji podlegających opodatkowaniu.

Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w art. 5 ust. 4 Traktatu o Unii Europejskiej niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tego celu. Przyjęcie rozporządzenia, jako wiążącego i mającego bezpośrednie zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich, w sposób najpełniejszy zapewnia jednolite stosowanie.

Natomiast w punkcie (14) stwierdzono, że:

W myśl art. 11 ust. 1 rozporządzenia 282/2011:

Zgodnie z art. 11 ust. 2 rozporządzenia 282/2011:

Jak stanowi art. 11 ust. 3 rozporządzenia 282/2011:

Na podstawie art. 53 ust. 1 rozporządzenia 282/2011:

Przy wykładni pojęcia „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej”, odwołując się do orzeczeń TSUE, należy wskazać, że o ww. miejscu można mówić jeżeli występuje odpowiednia struktura w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, niezbędna do prowadzenia działalności gospodarczej oraz istnieje pewna minimalna skala działalności gospodarczej, która pozwala na uznanie, że działalność podatnika w tym miejscu nie jest prowadzona w sposób okresowy, jak również działalność z tego miejsca jest prowadzona w sposób samodzielny w stosunku do działalności siedziby przedsiębiorstwa. W tym zakresie aktualne jest orzecznictwo TSUE, m.in. wyrok C-168/84 Gunter Berkholz, C-231/94 Faaborg-Gelting Linien A/S, C-190/95 ARO Lease By, C-260/95 Commissioners of Customs and Excise v. DFDS A/S, C-390/96 Lease Plan Luxembourg SA, jak również C-605/12 Welmory Sp. z o.o.

Z uwagi na definicję stałego miejsca prowadzenia działalności wynikającą z przedmiotowego rozporządzenia 282/2011, jak również utrwalone orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz orzecznictwo polskich sądów administracyjnych w powyższym zakresie, wymienić można kilka przesłanek, których zaistnienie powoduje, że można mówić o „stałym miejscu prowadzenia działalności”. Jak wynika z samej nazwy „stały”, to trwale związany z danym miejscem, nieprzenośny, niezmienny. Powyższe wskazuje, że stałe miejsce prowadzenia działalności charakteryzować się musi pewnym określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że działalność prowadzona jest w tym miejscu nie w sposób przemijający, czy też okresowy. Konieczna jest zatem pewna określona minimalna skala działalności, która stanowi zewnętrzną oznakę, że działalność w tym miejscu prowadzona jest stale. Zaangażowanie, o którym mowa powinno również przybrać konkretny wymiar osobowo-rzeczowy, pozwalający na świadczenie usług w sposób niezależny. Innymi słowy, dla uznania, że określone miejsce prowadzenia działalności ma charakter stały, konieczne jest istnienie w tym miejscu infrastruktury technicznej oraz personelu ludzkiego, który samodzielnie może świadczyć określone czynności. Taka osobowo-rzeczowa struktura w stałym miejscu prowadzenia działalności powinna występować w sposób stały, tzn. powtarzalny i nieprzemijający.

Pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności nie sposób również rozpatrywać w oderwaniu od definicji działalności gospodarczej, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy. Zgodnie z tym przepisem:

Z uwagi na kryteria wskazane w powołanym przepisie należy stwierdzić, że podmiot posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju, jeżeli przy wykorzystaniu na jego terytorium infrastruktury oraz personelu, w sposób zorganizowany oraz ciągły, prowadzi działalność, w ramach której wykonuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Zatem, zarówno infrastruktura techniczna jak i zaangażowanie osobowe musi pozostawać w ścisłym związku z wykonywaniem czynności podlegających opodatkowaniu. Wobec tego, dla rozpoznania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej koniecznym jest, aby dane miejsce nie tylko wykorzystywało towary i usługi, ale także aby samo mogło wykonywać czynności podlegające opodatkowaniu, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy. Przy czym, dla uznania działalności podmiotu za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce nie jest konieczne, aby przy wykorzystaniu wystarczających środków sam podmiot świadczył usługi czy też dokonywał dostaw towarów. Ważne jest aby stworzona struktura działalności podmiotu miała możliwość odbioru i korzystania z usług dostarczonych na własne potrzeby. Jeżeli dany podmiot posiada w danym państwie personel oraz strukturę (w tym infrastrukturę techniczną) cechującą się odpowiednią stałością, to posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w tym państwie.

Co istotne, bez znaczenia dla powyższego rozstrzygnięcia pozostaje kwestia, czy są to pracownicy zatrudnieni bezpośrednio przez ten podmiot, oraz czy jest to infrastruktura „własna”. W wydawanych wyrokach TSUE wskazywał bowiem, że w zależności od okoliczności, dla powstania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w danym państwie członkowskim może nie być konieczne posiadanie własnego zaplecza personalnego i technicznego, o ile zaplecze udostępnione przez podmiot trzeci umożliwia odbiór świadczonych usług i ich wykorzystywanie w działalności gospodarczej usługobiorcy (np. w wyroku C-605/12 w sprawie Welmory Sp. z o.o.). Przy czym, dostępność zaplecza dostarczonego przez inny podmiot musi być porównywalna do dostępności zaplecza własnego.

Z kolei kwestię „samowystarczalności” stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej poruszył Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 października 2019 r., sygn. I FSK 980/17 wskazując, że:

„To, czy posiadane w danym miejscu siły i środki są odpowiednie, powinno być oceniane każdorazowo w kontekście konkretnych usług. Pamiętać bowiem należy, że owe siły i środki mają być odpowiednie do tego, aby umożliwić albo odbiór i wykorzystanie nabywanych usług, albo świadczenie usług. Innymi słowy, powinno być tak, że to ta właśnie struktura faktycznie konsumuje, zużywa usługi. Jeśli nie jest możliwe, aby dana struktura (z uwagi na swoje zaplecze personalne i techniczne) była w stanie skonsumować nabywane usługi, to należy ją uznać za niebędącą w tym przypadku stałym miejscem prowadzenia działalności. Odpowiednio - stałe miejsce prowadzenia działalności powinno mieć w dyspozycji takie siły i środki, aby było w stanie wyświadczyć usługi, które sprzedaje. Tylko wówczas w odniesieniu do sprzedawanych usług może być ono uznane za stałe miejsce prowadzenia działalności”.

Mając na uwadze powołane orzecznictwo, przepisy prawa oraz przedstawione okoliczności sprawy należy uznać, że Spółka nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej ponieważ nie zorganizowała na terytorium kraju odpowiednich zasobów osobowych i technicznych umożliwiających samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej w sposób stały.

Z treści wniosku wynika, że Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej w Niemczech i tam prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży m.in. (...). Miejscem dostaw towarów dokonywanych przez Spółkę na rzecz Klientów jest terytorium Niemiec (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów dla Klientów z Polski). Umowy są zawierane na terenie Niemiec i tam są obsługiwane m.in. w zakresie reklamacji. Wszystkie decyzje podejmowane są przez Spółkę w Niemczech.

Należy wskazać, że za „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” należy uznać każde miejsce inne niż siedziba działalności gospodarczej podatnika, jeżeli łącznie zostaną spełnione warunki: posiadania w tym miejscu zaplecza personalnego i technicznego. Zaplecze to musi posiadać strukturę, która umożliwia odbiór i wykorzystanie nabywanych usług dla własnych potrzeb oraz musi charakteryzować się stałością. Z okoliczności sprawy wynika, że Spółka nie posiada na terytorium Polski wystarczających zasobów rzeczowych ani osobowych.

Odnośnie zasobów osobowych Spółka wskazała, że zatrudnia w Polsce trzech pracowników pełniących funkcję: (...) w Polsce oraz (...) Europa Południowo-Wschodnia i Środkowo-Wschodnia.

(...) odpowiada za tworzenie strategii sprzedaży pozwalającej na rozszerzenie bazy klientów i globalnego zasięgu pracodawcy, koordynację sieci dystrybutorów, odwiedzanie potencjalnych klientów i rozwijanie długoterminowych relacji z klientami, monitorowanie, analizowanie i przekazywanie odpowiednich wskaźników ilościowych i trendów branżowych. Ponadto, do obowiązków ww. (...) należy zatrudnianie sprzedawców, ustalanie celów sprzedażowych, coaching zespołu, monitorowanie wyników, organizowanie spotkań zespołu w celu zapewnienia, że są osiągnięte wymagane kwoty, standardy i cele sprzedażowe, monitorowanie działań sprzedażowych zespołu (m.in. interakcji z klientami, procesów sprzedaży oraz korzystania z narzędzi sprzedaży i CRM). Poza tym, (...) analizuje dane i wskaźniki KPI w celu zidentyfikowania „wąskich gardeł” lub nieefektywnych procesów i rekomendowanie usprawnień. Osoba ta przygotowuje dla kierownictwa raporty dotyczące działań i wyników sprzedaży a także utrzymuje kontakty z potencjalnymi podmiotami finansującymi nawiązywanie nowych kontaktów.

Spółka zatrudniła również pracownika na stanowisku (...) w Polsce. Do jego obowiązków należy m.in. kontakt z partnerami zajmującymi się dystrybucją części zamiennych, wsparcie na miejscu dla dealerów części zamiennych, partnerów serwisowych i kluczowych klientów, rozbudowa kanałów sprzedaży w kraju (od planowania lokalizacji po wsparcie dla nowych partnerów na etapie rozpoczynania działalności), rozwój strategii dystrybucji/sprzedaży części zamiennych we współpracy z wyspecjalizowanym działem. Poza tym, (...) monitoruje ceny części zamiennych i otoczenia konkurencyjnego, dokonuje przeglądu stanów magazynowych u klientów, przygotowuje propozycje magazynowe we współpracy z klientami, przedstawia propozycje dotyczące poprawy szybkości i niezawodności dostaw, przeprowadza audyty i wdraża środki mające na celu profesjonalizację sieci partnerów serwisowych. (...) jest osobą kontaktową w przypadku reklamacji i wszelkiego rodzaju problemów związanych z częściami zamiennymi.

Trzecim pracownikiem zatrudnionym przez Spółkę w Polsce jest (...) Europa Południowo-Wschodnia i Środkowo-Wschodnia. Pracownik ten odpowiada za działania sprzedażowe i koordynację rynku w części Europy Południowo-Wschodniej i Środkowo-Wschodniej, zapewnia wsparcie w zarządzaniu lokalnymi partnerami handlowymi w zakresie przygotowania ofert/zapytań, wizyt u klientów, działań następczych itp., odpowiada za roczny budżet i planowanie sprzedaży, w tym koordynację z lokalnymi partnerami handlowymi, analizuje rynek i wyznacza obszary działania dla organizacji. (...) Europa Południowo-Wschodnia i Środkowo-Wschodnia zajmuje się realizacją strategii sprzedaży, współpracuje z dostawcami niższego szczebla i związanymi z klientem np. producentami (...) ciężarówek, finansistami itp. a także z wewnętrznymi partnerami procesowymi, wprowadza do organizacji wymagania rynkowe i produktowe do organizacji, tworzy korzyści i satysfakcję dla klientów.

(...) i After (...) świadczą pracę na terenie całej Polski natomiast (...) Europa Południowo-Wschodnia i Środkowo-Wschodnia świadczy pracę na terenie całej Polski oraz na terenie Europy Południowo-Wschodniej i Środkowo-Wschodniej.

Jak wskazuje Spółka, (...) zajmuje się jedynie przedstawieniem oferty oraz warunków umów, jakie są stosowane przez Spółkę. Poza tym ma on rozpoznać potrzeby klientów i przekazywać te informacje Spółce. (...) również przedstawia oferty i warunki umów stosowanych przez Spółkę. Pracownik ten ma głównie funkcje doradcze, monitoringowe oraz zapewnia wsparcie procesów reklamacyjnych. Także (...) Europa Południowo-Wschodnia i Środkowo-Wschodnia zajmuje się przedstawieniem oferty oraz warunków umów i wspiera lokalnych handlowców na rynkach Europy Południowo-Wschodniej i Europy Środkowo-Wschodniej. Przy czym, żaden z ww. pracowników nie jest upoważniony do tego, by samodzielnie zajmować się zamówieniami oraz negocjować warunki sprzedaży. Zamówienia klientów nie mogą być przez pracowników samodzielnie akceptowane bądź przyjmowane. W przypadku otrzymania informacji o zleceniu, pracownik zobligowany jest do niezwłocznego przekazywania takiego zlecenia Spółce. Pracownikom nie wolno zbierać od klientów zaległych rachunków ani innych zaległości, prowadzić w tym zakresie negocjacji, potrącać lub inkasować tych należności. Pracownicy nie biorą udziału w bieżącym świadczeniu usług i dostawach towaru przez Spółkę (nie zlecają ich). Jednocześnie, żaden pracownik nie posiada pełnomocnictwa do negocjowania i zawierania umów w imieniu Spółki. Wszystkie decyzje podejmowane są przez Spółkę w Niemczech. Również wszystkie umowy zawierane są w Niemczech.

Pracownicy wykonują pracę w miejscu wskazanym przez siebie i zaakceptowanym przez Spółkę. Przy czym, Spółka nie ma prawa do wykorzystywania miejsca wykonywania pracy zdalnej do prowadzenia działalności gospodarczej ani w żadnym innym celu np. jako adresu do korespondencji.

Spółka wskazała również, że każdy z pracowników otrzymał lub otrzyma do dyspozycji samochód służbowy oraz laptop i, że może otrzymać telefon komórkowy lub stacjonarny oraz faks. Poza ww. zasobami udostępnionymi pracownikom, Spółka nie posiada w Polsce zaplecza technicznego, ani lokalowego. Spółka nie wynajmuje w Polsce biura, nie posiada magazynu, nie korzysta również z usług podwykonawców zapewniających Spółce personel lub zaplecze lokalowe/magazynowe.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że pomimo, iż Spółka posiada w Polsce zaplecze osobowe w postaci trzech pracowników oraz techniczne w postaci samochodów służbowych i laptopów (ewentualnie telefonów komórkowych i stacjonarnych oraz faksów, które może przekazać), to nie sposób uznać, że jest w stanie prowadzić na terytorium Polski niezależną działalność w zakresie sprzedaży (...). Cechy i skala posiadanego w Polsce zaplecza personalnego i technicznego uniemożliwiają Spółce w sposób niezależny i samodzielny prowadzenie części działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Warunek prowadzenia działalności w sposób niezależny sprawia, że zaplecze składające się na stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej musi być w stanie zawierać umowy w zakresie zwykłego zarządu (bieżącej działalności) tego miejsca jak np. umowy na dostarczanie towaru czy też wykonywanie usług. W analizowanej sprawie, pomimo posiadania przez Spółkę na terytorium Polski pewnych zasobów osobowych oraz technicznych, działalność jaka jest prowadzona na terytorium Polski nie cechuje się samodzielnością i niezależnością w stosunku działalności prowadzonej w kraju siedziby Spółki. Jak już wskazałem, wszelkie kluczowe decyzje dotyczące działalności Spółki, negocjowanie i zawieranie umów podejmowane są w Niemczech, a pracownicy wykonujący swoje obowiązki na terytorium Polski nie mają uprawnień do przyjmowania i akceptowania zamówień klientów, negocjowania warunków sprzedaży ani do samodzielnego zawierania umów w imieniu Spółki. Zatem, pracownicy zatrudnieni w Polsce na stanowisku (...), (...) w Polsce oraz (...) Europa Południowo-Wschodnia i Środkowo-Wschodnia nie biorą udziału w procesie podejmowania decyzji przez Spółkę. Pełnią oni głównie funkcje doradcze, monitoringowe i wspierające. Ich rola ogranicza się do przedstawiania ofert i warunków umów stosowanych przez Spółkę.

W konsekwencji, mimo posiadania przez Spółkę na terytorium Polski pewnych zasobów osobowych (3 pracowników) oraz technicznych (samochody, laptopy, telefony, faksy) nie są spełnione przesłanki do uznania, że Spółka na terytorium Polski posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w art. 11 ust. 1 Rozporządzenia 282/2011 oraz art. 28b ust. 2 ustawy o VAT.

Tym samym stanowisko w zakresie pytania 1 jest prawidłowe.

Przechodząc do wątpliwości dotyczących obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) należy wskazać, że zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 i 2 ustawy:

Natomiast według art. 106gb ust. 4 ustawy:

Przepis art. 106ga ust. 1 ustawy, wskazuje, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie ustęp 2 pkt 1 powoływanego przepisu przewiduje wyłączenie z tego obowiązku tych podmiotów, które nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Zatem, skoro jak ustaliłem, Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy, nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Natomiast kwestię otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF reguluje powołany art. 106gb ust. 4 ustawy, który wskazuje m.in. że w przypadku gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Zatem, skoro Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to na podstawie art. 106gb ust. 4 pkt 2 ustawy nie jest zobowiązana do odbioru faktur przy użyciu KSeF. Jednocześnie Spółka powinna uzgodnić z kontrahentami inny sposób odbioru ustrukturyzowanej faktury.

Tym samym stanowisko w zakresie pytania 2 i 3, zgodnie z którym Spółka nie jest zobowiązana do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.