Przejdź do treści

0113-KDIPT2-1.4011.506.2026.1.KD

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych wartości netto paliwa wynikającą z faktury zbiorczej za okres od 15 dnia do ostatniego dnia danego miesiąca w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa i w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług transportowych oraz osiągnięcia przychodów, mimo że faktura została wystawiona i przesłana do KSeF około 3 albo 6 dnia następnego miesiąca.

Sygnatura
0113-KDIPT2-1.4011.506.2026.1.KD
Data wydania
Organ
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Status
Aktualna

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 czerwca 2026 r. wpłynął Pani wniosek z 17 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawczyni jest osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego towarów. Jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Księga jest prowadzona w sposób umożliwiający przypisanie kosztów paliwa do okresów rozliczeniowych oraz do usług transportowych wykonywanych w tych okresach.

Podstawowym kosztem działalności jest paliwo. Paliwo jest nabywane od dostawcy na podstawie cyklicznych faktur zbiorczych. Faktura za drugą połowę miesiąca obejmuje paliwo wydane i zużyte w okresie od 15 dnia miesiąca do ostatniego dnia miesiąca (np. 15-31 stycznia). Faktura zawiera informację, że dotyczy tego okresu rozliczeniowego oraz wskazuje datę sprzedaży/okres sprzedaży przypadający na ostatni dzień miesiąca.

Paliwo objęte tą fakturą jest zużywane do wykonania usług transportowych w tym samym okresie rozliczeniowym. Wnioskodawczyni wystawia faktury sprzedaży za usługi transportowe wykonane w okresie 15-31 danego miesiąca, natomiast zapłata za te usługi następuje zwykle po 30-60 dniach.

Cena paliwa jest zmienna i niestabilna. W krótkich okresach, także pomiędzy końcem miesiąca a pierwszymi dniami kolejnego miesiąca, cena paliwa może istotnie wzrosnąć albo spaść. W działalności transportowej zmiana ceny paliwa bezpośrednio wpływa na wysokość kosztu jednostkowego wykonanych przewozów oraz na realny wynik z usług wykonanych w danym okresie rozliczeniowym. Koszt paliwa za okres 15-ostatni dzień miesiąca powinien więc być przypisany do przychodów z usług transportowych wykonanych w tym samym okresie, ponieważ tylko wtedy dochód za dany miesiąc odzwierciedla faktyczną relację między przychodami a kosztami ich uzyskania.

Dostawca paliwa, z przyczyn technicznych i organizacyjnych związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, nie jest w stanie wystawić i przesłać faktury za okres 15-31 ostatniego dnia miesiąca. Faktura za ten okres jest wystawiana i przesyłana do KSeF około 3 albo 6 dnia następnego miesiąca. W konsekwencji, data wystawienia faktury oraz data jej otrzymania w KSeF przypadają w kolejnym miesiącu, mimo że zakup paliwa oraz jego zużycie dotyczą poprzedniego miesiąca. Wniosek dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób fizycznych i momentu zaliczenia wartości netto paliwa do kosztów uzyskania przychodów. W zakresie VAT Wnioskodawczyni zakłada odliczenie podatku naliczonego zgodnie z zasadami właściwymi dla faktury otrzymanej w KSeF, tj. nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury w KSeF.

Pytanie

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawczyni ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych wartość netto paliwa wynikającą z faktury zbiorczej za okres od 15 dnia do ostatniego dnia danego miesiąca w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa i w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług transportowych oraz osiągnięcia przychodów, mimo że faktura została wystawiona i przesłana do KSeF około 3 albo 6 dnia następnego miesiąca?

Pani stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawczyni, ma Ona prawo zaliczyć wartość netto paliwa wynikającą z faktury zbiorczej za okres 15-ostatni dzień miesiąca do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa i w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług transportowych, mimo że faktura została wystawiona i przesłana do KSeF w pierwszych dniach następnego miesiąca.

Wydatek na paliwo spełnia przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ pozostaje w bezpośrednim, gospodarczym i funkcjonalnym związku z przychodami Wnioskodawczyni z działalności transportowej. Bez poniesienia kosztu paliwa Wnioskodawczyni nie mogłaby wykonać usług transportowych. Paliwo nie jest kosztem ogólnym oderwanym od przychodów, lecz podstawowym kosztem warunkującym wykonanie konkretnych usług w konkretnym okresie rozliczeniowym.

W opisanym zdarzeniu, faktura dokumentuje paliwo faktycznie wydane w okresie 15 ostatni dzień miesiąca. Z dokumentu wynika, jakiego okresu dotyczy zakup, a księga podatkowa pozwala przypisać ten koszt do tego okresu. Przychody z usług transportowych za ten sam okres są ujmowane po stronie sprzedaży za okres 15-ostatni dzień miesiąca, chociaż zapłata od kontrahentów następuje później. Dla zachowania współmierności przychodów i kosztów, koszt paliwa powinien pomniejszać przychody tego samego okresu, w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług.

Art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszcza stosowanie zasad potrącalności kosztów z art. 22 ust. 5-5c także przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, jeżeli księga jest prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego. W ocenie Wnioskodawczyni, w opisanym przypadku istnieje możliwość jednoznacznego przypisania kosztu paliwa do usług transportowych i do okresu, którego dotyczy faktura.

Data technicznego wystawienia i przesłania faktury do KSeF w kolejnym miesiącu nie zmienia ekonomicznego i podatkowego związku kosztu paliwa z przychodami poprzedniego miesiąca. Przyjęcie przeciwnego stanowiska powodowałoby, że Wnioskodawczyni rozpoznaje przychody z usług wykonanych w danym miesiącu, bez możliwości ujęcia najistotniejszego kosztu bezpośrednio służącego uzyskaniu tych przychodów. Wpływałoby to na nierównomierne i nieadekwatne ustalenie dochodu oraz na płynność finansową działalności transportowej.

Dodatkowo Wnioskodawczyni wskazuje, że specyfika rynku paliw powoduje niestabilność cen paliwa, a wahania cen mogą zwiększać albo zmniejszać koszt wykonania usług transportowych w bardzo krótkich okresach. Przesunięcie kosztu netto paliwa do kolejnego miesiąca wyłącznie z powodu daty technicznego wystawienia faktury w KSeF może zatem sztucznie zawyżyć dochód miesiąca, w którym wykonano usługi i osiągnięto przychody, oraz sztucznie obniżyć dochód kolejnego miesiąca. Takie ujęcie nie oddaje rzeczywistego wyniku ekonomicznego działalności transportowej, ponieważ koszt paliwa jest kalkulowany i ponoszony w związku z przewozami wykonanymi w okresie, którego faktura dotyczy.

Wnioskodawczyni podkreśla, że pytanie nie dotyczy przyspieszenia odliczenia VAT. VAT naliczony z faktur) otrzymanej w KSeF Wnioskodawczyni zamierza odliczać zgodnie z zasadami właściwymi dla podatku od towarów i usług. Przedmiotem pytania jest wyłącznie możliwość rozpoznania wartości netto paliwa, jako kosztu uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych w miesiącu, którego paliwo dotyczy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 592 ze zm.)

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, albowiem to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że jego poniesienie ma (lub może mieć) wpływ  wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·         został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·         jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·         pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·         poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·         został właściwie udokumentowany,

·         nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy również podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Z opisu wniosku wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego towarów. Jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Księga jest prowadzona w sposób umożliwiający przypisanie kosztów paliwa do okresów rozliczeniowych oraz do usług transportowych wykonywanych w tych okresach. Podstawowym kosztem działalności jest paliwo. Paliwo jest nabywane od dostawcy na podstawie cyklicznych faktur zbiorczych. Faktura za drugą połowę miesiąca obejmuje paliwo wydane i zużyte w okresie od 15 dnia miesiąca do ostatniego dnia miesiąca (np. 15-31 stycznia). Faktura zawiera informację, że dotyczy tego okresu rozliczeniowego oraz wskazuje datę sprzedaży/okres sprzedaży przypadający na ostatni dzień miesiąca. Paliwo objęte tą fakturą jest zużywane do wykonania usług transportowych w tym samym okresie rozliczeniowym. Wnioskodawca wystawia faktury sprzedaży za usługi transportowe wykonane w okresie 15-31 danego miesiąca, natomiast zapłata za te usługi następuje zwykle po 30-60 dniach. Cena paliwa jest zmienna i niestabilna. W krótkich okresach, także pomiędzy końcem miesiąca a pierwszymi dniami kolejnego miesiąca, cena paliwa może istotnie wzrosnąć albo spaść. W działalności transportowej zmiana ceny paliwa bezpośrednio wpływa na wysokość kosztu jednostkowego wykonanych przewozów oraz na realny wynik z usług wykonanych w danym okresie rozliczeniowym. Koszt paliwa za okres 15-ostatni dzień miesiąca powinien więc być przypisany do przychodów z usług transportowych wykonanych w tym samym okresie, ponieważ tylko wtedy dochód za dany miesiąc odzwierciedla faktyczną relację między przychodami a kosztami ich uzyskania. Dostawca paliwa, z przyczyn technicznych i organizacyjnych związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, nie jest w stanie wystawić i przesłać faktury za okres 15-31 ostatniego dnia miesiąca. Faktura za ten okres jest wystawiana i przesyłana do KSeF około 3 albo 6 dnia następnego miesiąca. W konsekwencji, data wystawienia faktury oraz data jej otrzymania w KSeF przypadają w kolejnym miesiącu, mimo że zakup paliwa oraz jego zużycie dotyczą poprzedniego miesiąca. Wniosek dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób fizycznych i momentu zaliczenia wartości netto paliwa do kosztów uzyskania przychodów.

W kwestii ustalenia momentu, w którym należy ująć jako koszt uzyskania przychodu poniesione przez Panią wydatki na zakup paliwa, należy wskazać, co następuje.

W tym miejscu wskazuję, że ogólna zasada rozliczania kosztów uzyskania przychodów wyrażona została w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 4a–5, 6 i 10 .

Stosownie do art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z  przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

W myśl art. 22 ust. 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1)    sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

2)    złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

– są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Zgodnie z art. 22 ust. 5b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.

Zgodnie natomiast z art. 22 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Stosownie do art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zasady określone w ust. 5-5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

W myśl natomiast art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Zatem ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych daje podatnikom możliwość prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stosując do ewidencji zdarzeń gospodarczych jedną z dwóch przewidzianych przepisami prawa podatkowego metod:

·           metodę memoriałową – określoną w art. 22 ust. 5-5c tej ustawy lub

·           metodę uproszczoną – wynikającą z art. 22 ust. 4 tej ustawy.

Wybór metody należy do podatnika, z tym zastrzeżeniem że wybraną metodę powinien stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Definicja momentu poniesienia kosztu zawarta w art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, niezależnie od przyjętej metody ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.

Jednocześnie pamiętać należy, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księgach. Dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów i usług dodatkowych będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura (rachunek) lub inny dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy:

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a–22o.

Pani wątpliwości dotyczą momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości netto paliwa wynikającej z faktury zbiorczej za okres od 15 dnia do ostatniego dnia danego miesiąca w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa i w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług transportowych.

Pani zdaniem, ma prawo Pani zaliczyć wartość netto paliwa wynikającą z faktury zbiorczej za okres 15-ostatni dzień miesiąca do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa i w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług transportowych, mimo że faktura została wystawiona i przesłana do KSeF w pierwszych dniach następnego miesiąca.

Tytułem wstępu nadmienić należy, że celem każdej faktury – zarówno w wersji papierowej, elektronicznej, jak i ustrukturyzowanej − bez względu na jej formę – jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego i potwierdzenie przeprowadzenia transakcji.

Dla celów podatkowych każda faktura musi być rzetelna, odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i zawierać m.in. dane sprzedawcy, nabywcy, numer NIP, nazwę usługi/towaru, cenę oraz datę. W przypadku faktur kosztowych kluczowy jest przy tym opis celu zakupu (np. adnotacja, że zakupione narzędzia służą do świadczenia usług), który pozwala prawidłowo zakwalifikować dany wydatek do kosztów podatkowych.

Odnosząc się do Pani wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” − termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106na ustawy:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.(uchylony)

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Regulacje ustawy o podatku od towarów i usług wskazują, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zapis ten oznacza, że ustawodawca moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej określił wprost w tym przepisie. Moment, w którym ta faktura zostanie przesłana do KSeF uznany zostanie za wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Data ta będzie wskazana w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) i zaszyta zostanie w numerze identyfikującym tę fakturę przydzielonym w KSeF.

Co do zasady data wystawienia jest tożsama z datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej. Przy braku odmiennych (szczegółowych) regulacji w zakresie daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej, przywołany wyżej zapis ustawy wywiera również skutek na inne ustawy podatkowe, w tym ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. A więc dzień przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF wskazuje prawnie skuteczną datę wystawienia tego dokumentu, który na gruncie innych ustaw ma również takie znaczenie.

W świetle powyższego, za datę wystawienia faktury zbiorczej za okres od 15 dnia do ostatniego dnia danego miesiąca w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa i w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług transportowych oraz osiągnięcia przychodów, wystawionej i przesłanej do KSeF około 3 albo 6 dnia następnego miesiąca, należy uznać datę przesłania do KSeF.

Wobec powyższego, wydatki poniesione na zakup paliwa będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura stanowiąca podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W konsekwencji, w tym konkretnym przypadku, brak jest podstaw do ujęcia faktury zbiorczej (za okres od 15 dnia do ostatniego dnia danego miesiąca w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa) w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa i w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług transportowych.

W związku z powyższym należało uznać za nieprawidłowe Pani stanowisko, zgodnie z którym, może Pani zaliczyć wartość netto paliwa wynikającą z faktury zbiorczej za okres 15-ostatni dzień miesiąca do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych w miesiącu, którego dotyczy zakup paliwa i w którym paliwo zostało zużyte do wykonania usług transportowych, mimo że faktura została wystawiona i przesłana do KSeF w pierwszych dniach następnego miesiąca.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Panią i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Interpretacja dotyczy tylko i wyłącznie sprawy będącej przedmiotem zapytania, inne kwestie nie podlegały ocenie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

•      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Źródło: system EUREKA Ministerstwa Finansów (Krajowa Informacja Skarbowa) ↗. Dokument urzędowy — nie stanowi przedmiotu prawa autorskiego (art. 4 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Interpretacja indywidualna chroni wyłącznie wnioskodawcę, któremu została wydana, i tylko w zakresie, w jakim stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe odpowiada opisowi z wniosku. Dla innych podatników ma charakter informacyjny.

Interpretacja a sytuacja podatnika

Stanowisko organu przedstawione w interpretacji dotyczy stanu faktycznego opisanego we wniosku. Ocena, czy odnosi się ono do sytuacji innego podatnika, wymaga analizy jego dokumentów — w ramach obsługi księgowej zajmuje się tym biuro.