0112-KDIL1-3.4012.482.2026.1.ŁW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 lipca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku od towarów i usług, w zakresie wskazania:

-   czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 1),

-   czy gdy faktura na rzecz Spółki zostanie wystawiona – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków, będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury (pytanie oznaczone we wniosku nr 2),

-   czy odpowiedzi na pytania 1 i 2 pozostają bez zmian, również w przypadku, gdy faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze, o której mowa w pytaniach 1 i 2, ostatecznie zostanie przesłana przez Kontrahenta do KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 3),

-   czy w przypadku otrzymania przez Spółkę faktur korygujących in minus, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur – zarówno w sytuacji, gdy Kontrahenci mieli obowiązek wystawienia faktur poprzez KSeF, jak i w przypadku gdy nie mieli obowiązku wystawienia faktur poprzez KSeF – Spółka będzie obowiązana do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymała fakturę korygującą (pytanie oznaczone we wniosku nr 4),

-   czy odpowiedź na pytanie nr 4 pozostanie bez zmian, również w przypadku, gdy faktura korygująca in minus zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze korygującej in minus wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi, ostatecznie zostanie przesłana do Spółki w KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 5).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) prowadzi działalność opodatkowaną VAT w branży mody i odzieży, realizując sprzedaż głównie w ramach sieci salonów stacjonarnych (główny kanał sprzedaży). Przeważającą działalnością Spółki, zgodnie z informacjami zawartymi w Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: „KRS”) jest sprzedaż detaliczna odzieży prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach (47, 71, Z). Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT.

Spółka co do zasady w ramach prowadzonej działalności nie wykonuje czynności zwolnionych od podatku w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. W związku z tym, Spółce zasadniczo przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z nabywanymi towarami i usługami wykorzystywanymi do wykonywania czynności opodatkowanych. W związku z tym, Spółka nie jest zobowiązana do stosowania mechanizmu proporcjonalnego odliczenia podatku naliczonego (tzw. współczynnika), o którym mowa w art. 90 ustawy o VAT.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka dokonuje nabycia szeregu towarów oraz usług, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Dostawcy towarów/usług (dalej: „Kontrahenci”) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji. Wnioskodawca otrzymuje od Kontrahentów faktury (w tym faktury korygujące) dokumentujące dostarczone towary/usługi, na których ujęte są kwoty VAT.

We wskazanych powyżej przypadkach: nabywane przez Spółkę od Kontrahentów towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Wnioskodawca podkreśla, że w stosunku do otrzymywanych faktur zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: „KSeF”), od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe (w tym faktury korygujące) otrzymywane przez Wnioskodawcę od Kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

W ramach swojej działalności Spółka współpracuje z różnymi Kontrahentami. Dla części Kontrahentów obowiązek wystawiania faktur (w tym faktur korygujących) w KSeF rozpoczął się 1 lutego 2026 r., natomiast dla pozostałych obowiązek ten powstanie odpowiednio z dniem 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. (w zależności od poziomu przychodów za 2024 r. lub określonej wartości miesięcznej sprzedaży).

A zatem, mogą się zdarzyć sytuacje, iż Spółka będzie otrzymywać faktury (w tym faktury korygujące) w sposób inny niż poprzez KSeF, ze względu na powstanie tego obowiązku u Kontrahentów w późniejszym czasie (tj. od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.).

Ponadto, Spółka przewiduje, że mogą się zdarzyć sytuacje, w których Kontrahenci – pomimo ciążącego na nich obowiązku określonego w art. 106ga ustawy o VAT – nie wystawią faktury (w tym faktury korygującej) w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, gdyż np.:

•   uznają, że nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i w związku z tym nie są objęci obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, po czym – na skutek stosownej weryfikacji – stwierdzone zostanie, że posiadają oni stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że dane świadczenie realizowane na rzecz Spółki było z tym miejscem powiązane;

•   uznają, że wysokość ich sprzedaży upoważnia ich do obligatoryjnego wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. po czym – na skutek stosownej weryfikacji – stwierdzone zostanie, że byli jednak zobligowani do wystawiania faktur poprzez KSeF już od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r.;

•   po stronie Kontrahentów wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające wystawienie faktury w KSeF, przy czym nie wystawią oni faktury, w formie którą – zgodnie z regulacjami dotyczącymi KSeF – powinni w przypadku awarii zastosować, a dokonają tego w formie dotychczasowej;

•   nie zdążą w ustawowych terminach przygotować się do obowiązkowego wystawiania faktur poprzez KSeF;

•   będą powoływać się na awarię lub niedostępność KSeF, podczas gdy – przykładowo – dane przeszkody w korzystaniu z KSeF dotyczą błędu leżącego po stronie Kontrahenta, nie zaś faktycznych zakłóceń w funkcjonowaniu KSeF, lub też sytuacji, gdy awaria bądź niedostępność faktycznie zakończyły się już przed podjęciem przez nich stosownych działań, ewentualnie takiej, która w istocie awaria bądź niedostępność nie wystąpiły;

•   błędnie uznają, że na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie mają obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF;

•   z innych, bliżej nieokreślonych powodów uznają, że wystawią fakturę w formie dotychczasowej.

W świetle powyższego, po stronie Spółki powstały wątpliwości co do możliwości odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahentów wyłącznie poza KSeF, pomimo iż Ci będą mieli obowiązek wystawić je za pomocą tego systemu.

Spółka powzięła również wątpliwości w zakresie okresu rozliczeniowego, w którym powinna zmniejszyć kwotę podatku naliczonego w związku z otrzymaniem faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania towarów/usług (dalej: „faktury korygujące in minus”) wystawionych przez Kontrahentów poza KSeF – zarówno w sytuacji, gdy mieli obowiązek wystawić je za pomocą tego systemu, jak również gdy nie mieli takiego obowiązku.

Pytania

1. Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF?

2. Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, gdy faktura na rzecz Wnioskodawcy zostanie wystawiona – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków, będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury?

3. Czy odpowiedzi na pytania 1 i 2 pozostają bez zmian, również w przypadku, gdy faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze, o której mowa w pytaniach 1 i 2, ostatecznie zostanie przesłana przez Kontrahenta do KSeF?

4. Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym w przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę faktur korygujących in minus, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur – zarówno w sytuacji, gdy Kontrahenci mieli obowiązek wystawienia faktur poprzez KSeF, jak i w przypadku gdy nie mieli obowiązku wystawienia faktur poprzez KSeF – Wnioskodawca będzie obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą?

5. Czy odpowiedź na pytanie nr 4 pozostanie bez zmian, również w przypadku, gdy faktura korygująca in minus zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze korygującej in minus wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi, ostatecznie zostanie przesłana do Wnioskodawcy w KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem:

1. W opisanym zdarzeniu przyszłym, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli oni obowiązek korzystania z KSeF.

2. W opisanym zdarzeniu przyszłym, gdy faktura na rzecz Państwa zostanie wystawiona – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie się pozostałych warunków, będzie chwila (dzień) faktycznego otrzymania tej faktury.

3. Odpowiedzi na pytania nr 1 i 2 nie ulegną zmianie w przypadku, gdy faktura wystawiona pierwotnie – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur zostanie później przesłana przez Kontrahenta do KSeF.

4. W opisanym zdarzeniu przyszłym w przypadku otrzymania przez Państwa faktur korygujących in minus, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur – zarówno w sytuacji, gdy Kontrahenci mieli obowiązek wystawienia faktur poprzez KSeF, jak i w przypadku gdy nie mieli obowiązku wystawienia faktur poprzez KSeF – będą Państwo zobowiązani do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymali Państwo fakturę korygującą.

5. Odpowiedź na pytanie nr 4 pozostanie bez zmian, również w przypadku, gdy faktura korygująca in minus zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze korygującej in minus wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi, ostatecznie zostanie przesłana do Spółki w KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Z kolei art. 86 ust. 10b pkt 1 wskazuje, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w przytoczonym powyżej art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Jak wynika z powyżej przytoczonych przepisów, odliczenie VAT naliczonego jest możliwe w przypadku spełnienia się określonych warunków, którymi są:

·   posiadanie statusu czynnego podatnika VAT;

·   wykorzystywanie towarów lub usług, z których nabyciem VAT został naliczony, do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, tj. towary i usługi muszą być przeznaczone do działalności, która skutkuje powstaniem zobowiązania podatkowego z tytułu VAT;

·   powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy towaru lub usługi;

·   otrzymanie faktury.

Poruszając kwestię możliwości odliczenia VAT naliczonego, należy zaznaczyć, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wskazanych powyżej, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

4)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

5)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT – tak jak już wspomniano – obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT.

Jak stanowi art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Artykuł 2 pkt 31-32a ustawy o VAT zawiera definicje ustawowe faktury, i tak:

•   pkt 31 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

•   pkt 32 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

•   pkt 32a stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Art. 106e ust 1. ustawy o VAT wskazuje z kolei zakres danych jakie powinna zawierać faktura. Są to przede wszystkim:

1) data wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

6) data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

13) kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

14) kwota należności ogółem.

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy – co do zasady – po 1 lutego 2026 r. obowiązani są wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

Jak stanowi art. 106ga ust. 2-4 ustawy o VAT:

1.  Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

2.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Według art. 106na ust. 1 i 3-4 ustawy o VAT:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

3.  W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka prowadzi działalność opodatkowaną VAT, a jej przeważającą działalnością jest sprzedaż detaliczna odzieży prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach. Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT.

Dla potrzeb ww. działalności Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi od Kontrahentów. W przypadku gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a Kontrahenci są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Spółka otrzyma od nich faktury dokumentujące zrealizowane świadczenia, na których ujęte są kwoty VAT.

We wskazanych powyżej przypadkach:

1) nabywane przez Spółkę od Kontrahentów towary/usługi nie podlegają zwolnieniu od VAT;

2) są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, tj. są wykorzystywane do:

a) czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub

b) czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;

3) nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

Jednocześnie – zgodnie z przytoczonymi powyżej przepisami ustawy o VAT – od 1 lutego 2026 r. faktury otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF). Niemniej, jak to zostało wskazane w treści zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że niektóre faktury – wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. – zostaną wystawione przez Kontrahentów poza KSeF (przykładowe sytuacje zostały opisane w zdarzeniu przyszłym wniosku).

W opinii Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahentów, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – faktura, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF. Powyższe stwierdzenie Spółka opiera na zaprezentowanych poniżej argumentach.

Jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku VAT jest zasada neutralności tego podatku dla podatnika. Zasada ta w głównym stopniu opiera się o prawo do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z podlegającą opodatkowaniu działalnością gospodarczą. Treść, jak i istotność tej zasady oraz znaczenie prawa do odliczenia dla jej realizacji była wielokrotnie potwierdzana w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Przykładowo w wyroku z dnia 18 marca 2021 r. w sprawie C-895/19 Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wskazał: „Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Trybunału prawo podatników do odliczenia od VAT, który są zobowiązani zapłacić, podatku należnego lub zapłaconego z tytułu otrzymanych przez nich towarów i usług powodujących naliczenie podatku stanowi podstawową zasadę wspólnego systemu VAT ustanowionego przez prawo Unii (wyroki: z dnia 11 grudnia 2014 r., Idexx Laboratories Italia, C-590/13, pkt 30 i przytoczone tam orzecznictwo; z dnia 15 września 2016 r., Sanatex, C-518/14, pkt 26 i przytoczone tam orzecznictwo). Jak wielokrotnie podkreślił Trybunał, prawo to stanowi integralną część mechanizmu VAT i co do zasady nie podlega ograniczeniu (wyrok z dnia 15 września 2016 r., Sanatex, C-518/14, pkt 37 i przytoczone tam orzecznictwo).

System odliczeń ma na celu całkowite uwolnienie przedsiębiorcy od ciężaru VAT należnego bądź zapłaconego w ramach całej prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wspólny system VAT zapewnia w ten sposób neutralność działalności gospodarczej w zakresie obciążeń podatkowych, bez względu na jej cel i rezultaty, pod warunkiem że działalność ta, co do zasady, sama podlega opodatkowaniu VAT (wyrok z dnia 15 września 2016 r., Sanatex, C-518/14, pkt 27 i przytoczone tam orzecznictwo)”.

Ponadto w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lutego 2025 r., sygn. akt I FSK 1566/21 wskazano: „Odnośnie pierwszego zagadnienia stwierdzić należy, że zasada neutralności podatkowej polega na tym, że system odliczeń i w konsekwencji zwrotów ma na celu całkowite uwolnienie przedsiębiorcy od ciężaru VAT należnego lub zapłaconego w ramach całej prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wspólny system VAT zapewnia zatem neutralność działalności gospodarczej w zakresie obciążeń podatkowych, bez względu na cel czy rezultaty tej działalności, pod warunkiem że działalność ta, co do zasady, sama podlega opodatkowaniu VAT”.

Z kolei w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 listopada 2022 r., sygn. akt I FSK 236/19 wskazano: „Zasada neutralności VAT dla podatnika polega na tym, że przez realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego, podatnik nie ponosi faktycznie ciężaru tego podatku. Oznacza to, że VAT dla podatników uczestniczących w obrocie towarami i usługami, którzy nie są ostatecznymi odbiorcami – nie może być obciążeniem, lecz musi być neutralny. Prawo do odliczenia zostało wprowadzone po to, by całkowicie uwolnić przedsiębiorcę od kosztów VAT zapłaconego w toku jego działalności gospodarczej z tytułu nabywanych towarów i usług dla tej działalności”.

Zasada neutralności podatku VAT stanowi zatem fundament wspólnotowego systemu VAT i oznacza, że podatek ten powinien obciążać jedynie ostatecznego konsumenta. Przedsiębiorcy, którzy nabywają towary i usługi do celów działalności opodatkowanej, mają prawo do odliczenia podatku naliczonego, tak aby uniknąć podwójnego opodatkowania na różnych etapach obrotu gospodarczego. Wszelkie ograniczenia tego prawa powinny wynikać z wyraźnych regulacji ustawowych i mieć stosowną podstawę, tak aby miały one miejsce w sytuacjach szczególnie uzasadnionych i tym samym by nie doszło do naruszenia zasady neutralności VAT.

Ponadto, argumentem wzmacniającym stanowisko Wnioskodawcy jest art. 88 ustawy o VAT (który – co Wnioskodawca podkreśla – nie uległ zmianie od 1 lutego 2026 r.). Przepis ten wskazując na przesłanki negatywne odliczenia VAT nie ujmuje przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur, które zostały wystawione poza KSeF pomimo istniejącego po stronie wystawcy obowiązku korzystania z tego systemu. Ponadto, zarówno w ustawach wprowadzających obligatoryjny KSeF, jak i w innych aktach prawnych związanych z wprowadzeniem obligatoryjnego korzystania z KSeF, nie został przez ustawodawcę wprowadzony jakikolwiek przepis uniemożlwiający podatnikowi odliczenie VAT naliczonego pochodzącego z faktury wystawionej, wbrew obowiązkowi, poza KSeF.

Ponadto, z wykładni przytoczonych powyżej przepisów dotyczących odliczenia VAT naliczonego nie można w sposób domniemany wyprowadzić, iż wystawienie faktury wbrew obowiązkowi poza KSeF stanowi przesłankę negatywną, powodującą utratę prawa do odliczenia VAT naliczonego. Mając bowiem na uwadze przytoczony powyżej szczególny charakter prawa do odliczenia VAT, wykładnia przepisów, która rozszerzałaby przesłanki uniemożlwiające zastosowanie tego prawa uderzałaby w zasadę neutralności, a tym samym, byłaby sprzeczna z istotą i fundamentami wspólnotowego systemu VAT.

Co więcej, art. 86 ust. 2 ustawy o VAT wskazuje, że kwotę podatku naliczonego będzie stanowić suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług albo dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usług. Jednym z podstawowych warunków odliczenia tego podatku jest – zgodnie z ust. 10b powyższego przepisu – otrzymanie faktury. Przytoczone przepisy nie determinują, że podatkiem naliczonym może być kwota wynikająca wyłącznie z faktury, która przyjmie postać ustrukturyzowanej oraz że to właśnie otrzymanie faktury wyłącznie w takiej formie umożliwi jego odliczenie. A zatem, podatek wskazany na otrzymanym dokumencie spełniającym definicję wskazaną w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (definicja faktury) lub w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT (definicja faktury elektronicznej) i zawierającym odpowiedni zakres danych wskazany w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, będzie stanowić podatek naliczony, który będzie możliwy do odliczenia wraz z otrzymaniem takiego dokumentu (oraz spełnieniem pozostałych, wskazanych w ustawie o VAT wymogów). Tezę tę potwierdza również stanowisko zawarte w wyrokach TSUE (np. wyrok TSUE z dnia 29 września 2022 r. w sprawie C-235/21) oraz sądów administracyjnych (np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 10 stycznia 2023 r., sygn. akt I SA/Bd 592/22).

Jednocześnie Spółka podkreśla, że przepisy ustawy VAT w art. 106ni przewidują nakładanie kar pieniężnych na podatników niewywiązujących się z obowiązków dotyczących wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie brak jest podobnych regulacji w odniesieniu do nabywców (podmiotów otrzymujących faktury). Co więcej, żadne przepisy nie nakładają na nabywców obowiązków dotyczących weryfikacji statusu swoich kontrahentów pod kątem obowiązków związanych z wystawianiem faktur w formie ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy, a także przytoczone argumenty, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie przysługiwało mu – na podstawie art. 86 ust. 1 – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych od Kontrahentów faktur, wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, w przypadku, gdy zostaną spełnione wskazane powyżej warunki odliczenia VAT naliczonego. Podsumowując bowiem przedstawione powyżej argumenty Wnioskodawcy, otrzymanie takich faktur, nie może pozbawić Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż:

·   prawo to stanowi jeden z fundamentów wspólnotowego systemu VAT i jego ograniczenie może nastąpić tylko w ściśle określonych oraz uzasadnionych przypadkach;

·   otrzymanie faktury wbrew obowiązkowi poza KSeF nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT;

·   w ustawie o VAT oraz w jakiejkolwiek innej ustawie związanej z wprowadzeniem obowiązkowego korzystania z KSeF ustawodawca nie wprowadził przepisu uniemożliwiającego dokonanie odliczenia VAT pochodzącego z faktury wystawionej wbrew obowiązkowi poza KSeF;

·   regulacja stanowiąca podstawę do odliczenia VAT naliczonego (tj. art. 86 ustawy o VAT) wskazuje, że VAT może zostać odliczony z każdego dokumentu, który spełnia definicję faktury, która została wskazana w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (lub art. 2 pkt 32 ustawy o VAT – faktura elektroniczna) i która zawiera dane wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT (a więc nie tylko tego przyjmującego określoną formę ustrukturyzowaną);

·   ze względu na istotę prawa do odliczenia, braku takiego prawa w stosunku do VAT pochodzącego z faktury wystawionej wbrew obowiązkowi poza KSeF nie można – w sposób dorozumiany – wyprowadzić z brzmienia przepisów regulujących kwestię odliczenia VAT naliczonego.

Powyższe stanowisko zostało również potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Analogiczne stanowisko zostało zawarte w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

•      z 13 października 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN;

•      z 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA;

•      z 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK;

•      z 19 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 2 i 3.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W odniesieniu do faktur innych niż ustrukturyzowane, ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „otrzymanie faktury”. Dlatego też, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy Kontrahenci – wbrew obowiązkowi – nie wystawią faktur w KSeF (w formie ustrukturyzowanej), a uczynią to w sposób odmienny np. poprzez przesłanie ich drogą e-mail (w formie elektronicznej) lub poprzez wysyłkę kurierem (w formie papierowej), momentem, o którym mowa w przytoczonym powyżej przepisie (tj. od którego możliwe będzie odliczenie podatku naliczonego z takich faktur), będzie faktyczne ich uzyskanie w sposób inny niż poprzez KSeF. Oznacza to, że chwilą, od której będzie przysługiwało odliczenie podatku naliczonego (zakładając spełnienie się pozostałych warunków odliczenia) będzie realny wpływ tych dokumentów np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail bądź od kuriera. Spółka nie będzie musiała zatem oczekiwać aż Kontrahenci prześlą dane faktury do KSeF.

Niemniej, nawet jeśli Kontrahenci – ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn – zdecydują się na późniejsze przesłanie powyższych faktur do KSeF, zdaniem Wnioskodawcy, nie powinno to wpłynąć na moment, od którego możliwe jest odliczenie podatku naliczonego z nich wynikającego (a tym bardziej na samo prawo do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur), gdyż wewnętrzne ustalenia Kontrahentów, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po ich stronie nie mogą wpłynąć na realizację jednego z podstawowych praw podatnika VAT jakim jest odliczenie podatku naliczonego. Stanowisko to potwierdza również fakt, że przytoczony już wcześniej art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że prawo to można zrealizować nie wcześniej niż z chwilą otrzymania faktury, nie wskazując przy tym, że chodzi wyłącznie o fakturę ustrukturyzowaną. Ponadto, fakt, że w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT wskazano, że w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych dniem otrzymania takiej faktury jest dzień, w którym przydzielony został numer KSeF nie powinien mieć przełożenia na powyższą sprawę, gdyż otrzymane przez Kontrahentów faktury nie będą stanowić w chwili ich przekazania faktur ustrukturyzowanych. Stanie się to dopiero w chwili przesłania ich do KSeF, a więc po tym gdy Spółka otrzyma takie faktury w formie odmiennej, która – zdaniem Wnioskodawcy – w pełni umożliwi jej odliczenie podatku naliczonego.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 4.

Na podstawie art. 29a ust. 10 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania obniża się o:

1)  kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2)  wartość zwróconych towarów i opakowań;

3)  zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4)  wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

W myśl art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, z zastrzeżeniem ust. 13a-13c.

Jak wskazano w art. 29a ust. 13a ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, z zastrzeżeniem ust. 13b i 13c.

Stosownie do treści art. 29a ust. 13b ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą:

1) w postaci faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 lub art. 106nh ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2-6, i udostępnił ją temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

2) w postaci faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1, i udostępnił ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

-   obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, można dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do Krajowego Systemu e-Faktur.

Na podstawie art. 29a ust. 13c ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1, i udostępnił ją nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl art. 29a ust. 14 ustawy o VAT, przepisy ust. 13-13c stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Obowiązek dokonania zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w przypadku otrzymania faktur in minus został uregulowany w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13-13c, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Powyższy przepis wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku otrzymania faktury in minus nabywca ma obowiązek zmniejszyć kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał – nie rozróżniając przy tym sytuacji, w których faktury zostały wystawione w KSeF lub poza KSeF (w przypadku braku obowiązku wystawienia faktury w KSeF wbrew takiemu obowiązkowi).

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym w przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę faktur korygujących in minus, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur – zarówno w sytuacji, gdy Kontrahenci mieli obowiązek wystawienia faktur poprzez KSeF, jak i w przypadku gdy nie mieli obowiązku wystawienia faktur poprzez KSeF – Wnioskodawca będzie obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 5.

W ocenie Wnioskodawcy, odpowiedź na pytanie nr 4 pozostanie bez zmian, również w przypadku, gdy faktura korygująca in minus zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze korygującej in minus wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi, ostatecznie zostanie przesłana do Wnioskodawcy w KSeF – zgodnie z argumentacją przedstawioną przez Wnioskodawcę w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 2 i 3.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność opodatkowaną VAT w branży mody i odzieży, realizując sprzedaż głównie w ramach sieci salonów stacjonarnych (główny kanał sprzedaży). Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT.

Spółka co do zasady w ramach prowadzonej działalności nie wykonuje czynności zwolnionych od podatku w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z nabywanymi towarami i usługami wykorzystywanymi do wykonywania czynności opodatkowanych.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka dokonuje nabycia szeregu towarów oraz usług, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Dostawcy towarów/usług (dalej: „Kontrahenci”) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji. Spółka otrzymuje od Kontrahentów faktury (w tym faktury korygujące) dokumentujące dostarczone towary/usługi, na których ujęte są kwoty VAT.

We wskazanych powyżej przypadkach: nabywane przez Spółkę od Kontrahentów towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. W stosunku do otrzymywanych faktur zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

W ramach swojej działalności Spółka współpracuje z różnymi Kontrahentami. Dla części Kontrahentów obowiązek wystawiania faktur (w tym faktur korygujących) w KSeF rozpoczął się 1 lutego 2026 r., natomiast dla pozostałych obowiązek ten powstanie odpowiednio z dniem 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

A zatem, mogą się zdarzyć sytuacje, iż Spółka będzie otrzymywać faktury (w tym faktury korygujące) w sposób inny niż poprzez KSeF, ze względu na powstanie tego obowiązku u Kontrahentów w późniejszym czasie (tj. od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.).

Ponadto, Spółka przewiduje, że mogą się zdarzyć sytuacje, w których Kontrahenci – pomimo ciążącego na nich obowiązku określonego w art. 106ga ustawy – nie wystawią faktury (w tym faktury korygującej) w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, gdyż np.:

•   uznają, że nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i w związku z tym nie są objęci obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, po czym – na skutek stosownej weryfikacji – stwierdzone zostanie, że posiadają oni stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że dane świadczenie realizowane na rzecz Spółki było z tym miejscem powiązane;

•   uznają, że wysokość ich sprzedaży upoważnia ich do obligatoryjnego wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. po czym – na skutek stosownej weryfikacji – stwierdzone zostanie, że byli jednak zobligowani do wystawiania faktur poprzez KSeF już od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r.;

•   po stronie Kontrahentów wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające wystawienie faktury w KSeF, przy czym nie wystawią oni faktury, w formie którą – zgodnie z regulacjami dotyczącymi KSeF – powinni w przypadku awarii zastosować, a dokonają tego w formie dotychczasowej;

•   nie zdążą w ustawowych terminach przygotować się do obowiązkowego wystawiania faktur poprzez KSeF;

•   będą powoływać się na awarię lub niedostępność KSeF, podczas gdy – przykładowo – dane przeszkody w korzystaniu z KSeF dotyczą błędu leżącego po stronie Kontrahenta, nie zaś faktycznych zakłóceń w funkcjonowaniu KSeF, lub też sytuacji, gdy awaria bądź niedostępność faktycznie zakończyły się już przed podjęciem przez nich stosownych działań, ewentualnie takiej, która w istocie awaria bądź niedostępność nie wystąpiły;

•   błędnie uznają, że na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie mają obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF;

•   z innych, bliżej nieokreślonych powodów uznają, że wystawią fakturę w formie dotychczasowej.

Państwa wątpliwości dotyczą stwierdzenia:

-   czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 1),

-   czy w sytuacji gdy faktura na rzecz Państwa zostanie wystawiona – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków, będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury (pytanie oznaczone we wniosku nr 2),

-   czy odpowiedzi na pytania 1 i 2 pozostają bez zmian, również w przypadku, gdy faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze, o której mowa w pytaniach 1 i 2, ostatecznie zostanie przesłana przez Kontrahenta do KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) oraz faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem, jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktur wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Według art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

-     powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

-     doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

-     podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Stosownie do 86 ust. 10c ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Natomiast na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem, prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

-   w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

-   za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

-   przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury zakupowej wystawionej poza systemem KSeF powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. W analizowanym przypadku, moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez Państwa faktury zakupowej poza KSeF.

Z przepisów ustawy odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, należy mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (jako że dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy i zawiera wszystkie wymagane elementy), moment powstania tego prawa należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Ewentualne późniejsze wprowadzenie lub przesłanie faktury do systemu KSeF nie ma wpływu na możliwość odliczenia.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Kontrahentów ponownie wystawiona i przesłana w KSeF.

Podsumowując:

1. Będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF.

2. W sytuacji, gdy faktura na rzecz Państwa zostanie wystawiona – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków, będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury.

3. Odpowiedzi na pytania 1 i 2 pozostają bez zmian, również w przypadku, gdy faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze, o której mowa w pytaniach 1 i 2, ostatecznie zostanie przesłana przez Kontrahenta do KSeF.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1, nr 2 i nr 3 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również wskazania:

-   czy w przypadku otrzymania przez Państwa faktur korygujących in minus, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, będą Państwo zobowiązani do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymali fakturę korygującą (pytanie oznaczone we wniosku nr 4),

-   czy odpowiedź na pytanie nr 4 pozostanie bez zmian, również w przypadku, gdy faktura korygująca in minus zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze korygującej in minus wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi, ostatecznie zostanie przesłana do Państwa w KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 5).

W myśl art. 29a ust. 1 ustawy:

Według art. 29a ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 29a ust. 13 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ust. 14 ustawy:

Na podstawie art. 29a ust. 15 ustawy:

W myśl art. 29a ust. 17 ustawy:

Z kolei według art. 29a ust. 18 ustawy:

Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy:

Wskazać należy, że faktury korygujące można generalnie podzielić na te, które powodują zmniejszenie podstawy opodatkowania (tzw. faktury korygujące „in minus”) oraz te, które wywołują skutki odwrotne, tj. w wyniku ich wystawienia wartość podstawy opodatkowania ulega podwyższeniu (tzw. faktury korygujące „in plus”).

Z powołanych wyżej przepisów ustawy dotyczących faktur korygujących wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, również, gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, udzielono rabatu, bądź upustów i obniżek cen.

Zatem, co do zasady, korygowanie pierwotnie wystawionej faktury, z przyczyn wskazanych wyżej, powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Stosownie do art. 86 ust. 19a ustawy:

Zgodnie z tym przepisem, korekta podatku naliczonego „in minus” powinna zostać dokonana przez Państwa w rozliczeniu za okres, w którym otrzymają Państwo fakturę korygującą wystawioną poza KSeF.

Podkreślić jednak należy, że w sytuacji, gdy faktura pierwotna od początku zawierała dane niezgodne z rzeczywistością, a zatem nie przysługiwało Państwu w całości prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury pierwotnej, korekta podatku naliczonego nie będzie dokonywana na podstawie art. 86 ust. 19a ustawy. Ze względu bowiem na zastosowanie art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a) oraz lit. b) ustawy wystąpi obowiązek skorygowania podatku naliczonego „wstecz”, tj. w rozliczeniu za okres, w którym Państwo w sposób nieprawidłowy skorzystali w całości z prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zakupowej (korygowanej).

Późniejsze otrzymanie przez Państwa faktury korygującej wystawionej ponownie przez Kontrahentów przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił fakturę korygującą poza KSeF, nie będzie miało wpływu na moment dokonania korekty podatku naliczonego „in minus”.

W konsekwencji:

4. W przypadku otrzymania przez Państwa faktur korygujących in minus, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur – zarówno w sytuacji, gdy Kontrahenci mieli obowiązek wystawienia faktur poprzez KSeF, jak i w przypadku gdy nie mieli obowiązku wystawienia faktur poprzez KSeF – będą Państwo zobowiązani do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymali Państwo fakturę korygującą.

5. Odpowiedź na pytanie nr 4 pozostanie bez zmian, również w przypadku, gdy faktura korygująca in minus zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze korygującej in minus wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi, ostatecznie zostanie przesłana do Państwa w KSeF.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytań oznaczonego we wniosku nr 4 i nr 5 jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur i faktur korygujących poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.